प्रोजेक्ट डिलिवरेबल क्या है, इसके बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना चाहिए

शुरुआत के लिए, किसी प्रोजेक्ट की सभी प्रक्रियाएं परिणामों में समाप्त होती हैं जिन्हें डिलीवरेबल्स कहा जाता है। यह बिल्कुल पूरे प्रोजेक्ट के उद्देश्यों के समान हो सकता है। यह रिपोर्टिंग भी हो सकती है जो आमतौर पर बड़े प्रोजेक्ट्स का हिस्सा होती है।

इसे समझाने का एक और तरीका यह है कि हर अलग प्रकार के प्रोजेक्ट में किसी न किसी तरह का इनपुट या आउटपुट होता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप प्रोजेक्ट में क्या उपयोग कर रहे हैं, जैसे डेटा, संसाधन, या ऐसी अन्य चीजें। इन सभी चीजों के परिणामस्वरूप, प्रोजेक्ट से जो निकलता है वह प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स होते हैं। 

हम कह सकते हैं कि किसी प्रोजेक्ट के डिलीवरेबल्स या तो उत्पाद होते हैं या सेवाएं। यह एक साधारण दस्तावेज़ भी हो सकता है, लेकिन वह प्रोजेक्ट क्लोजर का संकलन होता है। यह दर्शाता है कि प्रक्रिया में सब कुछ साइन ऑफ हो गया है, और प्रोजेक्ट अब हर पहलू में पूरा हो गया है।

क्या प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स और प्रोडक्ट डिलीवरेबल्स एक ही हैं?

वैसे, इन दोनों शब्दों के बीच एक स्पष्ट अंतर है। यदि हम प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स की बात करें, तो वे प्रोजेक्ट प्लानिंग और रिपोर्टिंग के परिणामस्वरूप मूल आउटपुट होते हैं, जिसमें मीटिंग मिनट्स भी शामिल होते हैं। हालांकि, जब हम प्रोडक्ट डिलीवरेबल्स के बारे में बताते हैं, तो यह केवल हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, कॉन्ट्रैक्ट्स, एप्लिकेशन और टेस्ट रिजल्ट्स जैसे उत्पाद हो सकते हैं।

सभी हितधारकों और प्रोजेक्ट क्लाइंट्स को उम्मीद होती है कि उन्हें डिलीवरेबल्स उत्पाद या सेवा के रूप में मिलेंगे। हालांकि, इसमें कई अन्य चीजें भी शामिल होती हैं, जैसे कागजी कार्रवाई आदि। इस तरह के दस्तावेज़ क्लाइंट्स के लिए यह सुनिश्चित करने का स्रोत होते हैं कि प्रोजेक्ट प्रगति कर रहा है और तय समय पर पूरा हो जाएगा।

इन दस्तावेज़ों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• हस्ताक्षर के साथ कॉन्ट्रैक्ट्स।
• खर्चों के बारे में रिपोर्ट।
• प्रोजेक्ट प्लान अनुमान।
• प्रोजेक्ट प्रगति रिपोर्ट।

प्रोजेक्ट की विशिष्टताओं और हितधारकों की विशेष जरूरतों के अनुसार, प्रोजेक्ट के डिलीवरेबल्स अलग-अलग होते हैं। अधिकांश मामलों में, प्रोजेक्ट के क्लाइंट्स और हितधारक उन डिलीवरेबल्स की मांग करते हैं जिनमें प्रोजेक्ट क्लोजर और परफॉरमेंस रिपोर्ट शामिल होती है, जिसकी प्रोजेक्ट की प्रक्रिया के दौरान अपेक्षा की जाती है।

क्लाइंट्स और हितधारकों के सामने प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स को कैसे समझाएं?

प्रोजेक्ट मैनेजर्स द्वारा बनाई गई रिपोर्ट वे स्रोत हैं जिनका उपयोग डिलीवरेबल्स के रूप में किया जाता है और फिर उन्हें हितधारकों और क्लाइंट्स के सामने पेश किया जाता है। अलग-अलग हितधारकों को अलग-अलग चीजों की आवश्यकता होती है, वे लचीलेपन की मांग करते हैं, और उन्हें कस्टमाइजेशन की आवश्यकता होती है। ये सभी प्रभावी रिपोर्टिंग में परिणत होते हैं जो डिलीवरेबल्स का मूल है। इसलिए, यदि कोई जानता है कि प्रोजेक्ट डिलीवरेबल क्या है, तो इस प्रक्रिया का पालन करना काफी सरल हो जाता है। 

ऐसे बहुत से प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स हैं जो क्लाइंट्स की मदद कर सकते हैं। केवल एक-क्लिक रिपोर्टिंग के साथ, ये टूल प्रोजेक्ट का डेटा एकत्र करते हैं, उसमें होने वाले बदलावों को छाँटते हैं, समय, लागत और अन्य चीजों को भी ध्यान में रखा जाता है। मैनेजर्स इन दस्तावेज़ों के PDF फॉर्म का उपयोग करना और हितधारकों के साथ साझा करना पसंद करते हैं। हितधारक कुछ अन्य विशिष्टताएँ और प्राथमिकताएँ भी दे सकते हैं जिन्हें आप काम करते समय ध्यान में रख सकते हैं।

इसके अलावा, यह बेहतर है कि रिपोर्ट को फ़िल्टर किया जा सके, और केवल वही डेटा दिखाया जा सके जिसे क्लाइंट रिपोर्ट में देखना चाहते हैं, आदि। साथ ही, यह न भूलें कि क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर भी हैं जो रीयल-टाइम डेटा का प्रतिनिधित्व करने वाला दस्तावेज़ीकरण प्रदान करते हैं।

उन क्लाइंट्स के लिए जो लाइव संस्करण देखना चाहते हैं, आप उनके साथ लाइव डैशबोर्ड साझा कर सकते हैं ताकि वे अपनी पसंद के अनुसार जानकारी प्राप्त कर सकें। आप अपने क्लाइंट के अनुसार टूल सेट कर सकते हैं, और उन्हें प्रतिस्पर्धियों से गुप्त रख सकते हैं। कई प्रकार के फ्री-ट्रायल टूल का उपयोग करना संभव है जो आपको बहुत अभ्यास करने में मदद कर सकते हैं। 

अच्छे प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स कैसे बनाएं?

अब तक, हमने सीखा है कि प्रोजेक्ट डिलीवरेबल क्या है। अब हम सीखेंगे कि किसी प्रकार की रिपोर्ट का उपयोग करके, आप अपने क्लाइंट या हितधारक के लिए प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स कैसे बना सकते हैं। ये कुछ मामलों में वेरिएंस रिपोर्ट, स्टेटस रिपोर्ट और टाइम्सहीट रिपोर्ट हैं।

प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट का उपयोग करके, कोई भी निम्नलिखित को शानदार ढंग से संकलित कर सकता है:

1. हितधारक को समझाता है कि काम कैसा चल रहा है

2. दर्शाता है कि प्रोजेक्ट के कौन से सदस्य प्रोजेक्ट का सबसे अधिक भार ले रहे हैं और इसे ठीक करने के लिए कैसे समायोजन किया जा सकता है।

3. हर उस चीज़ की रूपरेखा तैयार करें जिसे सुधारा जा सकता है, और प्रोजेक्ट के आगे बढ़ने या क्लोजर की ओर बढ़ने पर उसे हटाने में सक्षम हों। 

स्टेटस रिपोर्ट

स्टेटस रिपोर्ट आमतौर पर कस्टमाइज़ करने योग्य हो सकती हैं, यानी उन्हें क्लाइंट की जरूरतों के अनुसार बनाया जा सकता है। वे सभी प्रकार के डेटा सेट और विभिन्न प्रकार के कॉलम चुन सकते हैं। इनका उपयोग उस जानकारी को प्राप्त करने के लिए किया जाएगा जिसे क्लाइंट एक विशेष समय पर प्रोजेक्ट में ढूंढ रहे हैं।

आप प्रोजेक्ट स्टेटस का उदाहरण भी ले सकते हैं जो वर्क ब्रेकडाउन जैसे वेरिएबल्स का उपयोग करके बनाया गया है। उनमें शुरू करने की योजना और निश्चित समाप्ति भी होती है। इसके अलावा, उनमें नियोजित घंटे होते हैं, प्रोजेक्ट पूरा होने का प्रतिशत भी दिया जाता है, सभी सदस्यों के कार्य असाइनमेंट का भी उल्लेख किया जाता है, वास्तविक घंटों के साथ शुरू होने की तारीखें भी इसका हिस्सा बनाई जाती हैं।

वेरिएंस रिपोर्ट

यदि आप वेरिएंस रिपोर्ट का उपयोग करना चाहते हैं तो यह भी काफी अच्छी है। आप कुछ प्रकार के सारांश कार्यों, प्रोजेक्ट पूरा होने के प्रतिशत को जोड़कर इसे कस्टमाइज़ भी कर सकते हैं, और प्रोजेक्ट की वास्तविक प्रगति की व्याख्या भी हो सकती है। इसकी तुलना अनुमानित प्रगति से भी की जा सकती है।

इस रिपोर्ट के परिणामस्वरूप, आप अपने क्लाइंट को दिखा सकते हैं कि अनुमानित प्रारंभ तिथियां क्या थीं, और कौन सी समाप्ति तिथियां हैं। इसके साथ ही, प्रोजेक्ट पर खर्च किए गए अनुमानित घंटों और वास्तविक घंटों का भी उल्लेख किया गया है। क्लाइंट को यह अंतर बिल्कुल स्पष्ट होगा। इसके अलावा, प्रोजेक्ट की अनुमानित अवधि बनाम इसे पूरा करने में लगने वाले समय को परिणाम रिपोर्ट का हिस्सा बनाया गया है। 

टाइम्सशीट रिपोर्ट

टाइम्सशीट यह समझाने के लिए बनाई गई है कि प्रोजेक्ट को पूरा करने में सदस्यों द्वारा कितने घंटे लिए गए और पूरी प्रक्रिया के दौरान यह कैसा रहा। इसके अलावा, इसमें निम्नलिखित से संबंधित जानकारी भी शामिल है:

• कार्य असाइनमेंट का महत्व और वह टीम जो इसे कर रही थी।
• प्रत्येक व्यक्ति की प्रति घंटे की दर।
• संसाधनों में प्रोजेक्ट का समय और लागत शामिल है।

टाइम्सशीट रिपोर्ट उस व्यक्ति का भी उल्लेख करने में सक्षम है जो किस घंटे में काम सबमिट कर रहा है, कितना समय समर्पित किया गया था और उसके द्वारा कितना समय लिया गया था, सबमिशन की सटीक तारीख, और उनके पास काम करने के लिए बचे हुए घंटों की संख्या। 

किसी व्यक्ति द्वारा किए जाने वाले कार्य को प्रबंधित करने की भी संभावनाएं हैं। इस टाइमफ्रेम शीट रिपोर्ट के साथ कई प्रोजेक्ट्स का प्रबंधन करने वालों को भी ध्यान में रखा जा सकता है। उपरोक्त अनुभागों में दी गई सभी शीट्स का उपयोग करके, यह काफी संभव है कि कोई व्यक्ति प्रोजेक्ट को सर्वोत्तम संभव तरीके से प्रबंधित कर सके। टीम समय पर रहेगी, प्रोजेक्ट बजट के भीतर होगा, और यह उस दायरे में भी होगा जो आप चाहते हैं या जो क्लाइंट प्रोजेक्ट से बनाना चाहता है।

प्रोजेक्ट क्लोजर से पहले सबमिट करने योग्य प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स

कई लोग सोचते हैं कि प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स केवल प्रोजेक्ट क्लोजर के समय ही बनाए जा सकते हैं। हालाँकि, जो लोग प्रोजेक्ट को प्रायोजित कर रहे हैं, उन्हें प्रोजेक्ट की शुरुआत में भी डिलिवरेबल्स की आवश्यकता हो सकती है। साथ ही, कई लोग इसे निष्पादन और प्रगति के समय भी चाहते हैं। इसलिए, यह वह जानकारी है जिसे कंपनी को शुरुआत से ही बनाए रखना चाहिए।

जैसा कि हम विस्तार से देखते हैं कि प्रोजेक्ट डिलिवरेबल क्या है, आइए हम अंतिम डिलिवरेबल्स और प्रारंभिक चरण के डिलिवरेबल्स पर भी नज़र डालें ताकि जो लोग उनके बारे में नहीं जानते वे अवधारणा को समझ सकें। 

• अंतिम डिलिवरेबल्स

प्रोजेक्ट में काम का पूरा दायरा अंतिम डिलिवरेबल्स में दिया गया है। हालाँकि, ये प्रोजेक्ट पर शुरुआती काम, इसे कैसे तैयार किया गया था, टीम द्वारा किए गए शुरुआती काम, साथ ही उस समय सीमा के भीतर प्रोजेक्ट गतिविधि के स्नैपशॉट्स के आधार पर बनाए जाते हैं।

• प्रारंभिक चरण के डिलिवरेबल्स

प्रोजेक्ट चार्टर और बिजनेस केस प्रारंभिक चरण के डिलिवरेबल्स का हिस्सा हैं। इससे प्रोजेक्ट के आउटपुट को जानने में मदद मिलेगी। 

निष्कर्ष

उपरोक्त चर्चा से, हमें पता चलता है कि प्रोजेक्ट डिलिवरेबल किसी प्रोजेक्ट के लिए एक प्रकार का प्रबंधन दस्तावेज है। कंपनी प्रोजेक्ट के काम की प्रगति को ट्रैक करने के लिए इसे रखती है और क्लाइंट या स्टेकहोल्डर को भी इसी तरह के उद्देश्य के लिए इसकी आवश्यकता होती है। यह एक निश्चित समय पर प्रोजेक्ट के दौरान इनपुट और आउटपुट के बारे में सब कुछ बताता है। हमें यकीन है कि उपरोक्त जानकारी आपके लिए यह समझने में बहुत मददगार होगी कि प्रोजेक्ट डिलिवरेबल क्या है। अब आप भविष्य में अपने प्रोजेक्ट्स के लिए उपयुक्त डिलिवरेबल बनाने के बारे में सीखने पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे।