प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट और सफलता की योजना क्या है

यह तीसरा पक्ष उस विशेष परियोजना में भागीदार बनने जा रहा है। जब आप सीख रहे होते हैं कि प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट क्या है, तो आपको इस बात का अंदाजा होना चाहिए कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं।

जब प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट के बारे में सोचते या बात करते हैं, तो यह तीसरे पक्ष के साथ इस तरह से व्यवहार करने के बारे में है कि वह आपकी परियोजना का हिस्सा बन जाए। यह केवल एक प्रोजेक्ट पार्टनर होने के बारे में नहीं है, बल्कि विभिन्न प्रस्तावों पर बोली लगाने और सबसे अच्छा विकल्प खोजने के बाद पार्टनर चुनने के बारे में है।

प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट क्या है?

प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट क्या है और एक सफल परियोजना चलाने के लिए हमें इसके बारे में सीखने की आवश्यकता क्यों है? प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट ठेकेदारों, आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं जैसे तीसरे पक्षों के साथ संबंध विकसित करने और बनाए रखने के बारे में है।

प्रोजेक्ट मैनेजर एक अच्छे और सक्षम विक्रेता को खोजने के लिए जिम्मेदार होते हैं। कर्मचारियों को काम पर रखने की तरह ही, प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक चीजें खरीदने के लिए विक्रेताओं के साथ उचित संवाद करते हैं।

बोली लगाकर, वे परियोजना के लिए एक अच्छा मेल खोजते हैं, चाहे वह सेवाएं खरीदने के लिए हो या उत्पाद। वे सर्वोत्तम भागीदारों को चुनने और पूरी परियोजना के लिए उनके साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए जिम्मेदार हैं। इसलिए, वे टीम की तरह ही परियोजना का हिस्सा बन जाते हैं, और एक प्रोजेक्ट मैनेजर अच्छे संबंध विकसित करने और परियोजना के अंत तक उन्हें बनाए रखने के लिए जिम्मेदार होता है।

सभी जिम्मेदारियां एक प्रोजेक्ट मैनेजर के कंधों पर आती हैं जो न केवल अपना प्रस्ताव रखने के लिए प्रस्ताव पत्र लिखकर एक अच्छा साथी हासिल करेगा। ठेकेदार बोली लगाएंगे, और आपसी समझ से, वे एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करेंगे जिसमें दोनों पक्ष विन-विन (दोनों की जीत) सोच अपनाकर कुछ बिंदुओं पर सहमत होंगे।

प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट को कैसे आगे बढ़ाएं?

अब, आप अच्छी तरह जानते हैं कि प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट क्या है और इसके दौरान आवश्यक चरणों का बेसब्री से इंतजार कर रहे हैं। तो, प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट कैसे होगा, इसे समझने के लिए यहाँ उचित स्टेप-बाय-स्टेप गाइड दी गई है। इसमें चार प्रमुख प्रक्रियाएं शामिल हैं।

शुरुआत करने के लिए उचित योजना

योजना सफलता की कुंजी है, चाहे आप किसी भी स्तर की परियोजना शुरू कर रहे हों। निष्पादन से पहले हर छोटी परियोजना को उचित योजना की आवश्यकता होती है क्योंकि इससे समय, संसाधनों और धन की बचत होती है। योजना के माध्यम से, आप अपनी चीजों को सफलतापूर्वक प्रबंधित कर सकते हैं।

जब मैनेजर योजना बनाते हैं, तो वे परियोजना के बजट पर विचार करते हैं और उसके अनुसार चीजों को सूचीबद्ध करते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर उन संसाधनों के बारे में बहुत अच्छी तरह जानते हैं जिनकी उन्हें इस परियोजना के लिए आवश्यकता है और उन्हें क्या बाहर करना चाहिए जो उनके पास पहले से है। इसलिए, परियोजना की योजना बनाते समय, वे निम्नलिखित विवरणों पर विचार करते हैं।

·   परियोजना निष्पादन के लिए उन्हें जिस संसाधन की आवश्यकता है।

·   उस विक्रेता के गुण जिससे वे संसाधन खरीदेंगे

·   बजट को अंतिम रूप देना

·   अनुबंध की आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करना

·   अनुबंध के नियम और शर्तें

·   उनकी परियोजना के लिए कानूनी शर्तें

·   समय सीमा

इसलिए, प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजरों को बहुत अधिक सक्रिय होना चाहिए और अपनी परियोजना को सफल बनाने के लिए व्यवस्था करनी चाहिए।

संचालन प्रक्रिया

योजना बनाने के बाद प्रोक्योरमेंट का संचालन आता है, जिसमें मैनेजर विक्रेताओं से बोलियों की तलाश करता है। वह बोलियों का आकलन करता है, विक्रेताओं के साथ संवाद करता है और सर्वोत्तम प्रस्ताव प्राप्त करता है। जब दोनों पक्ष, यानी विक्रेता और संगठन, दोनों सहमत हो जाते हैं, तो वे अनुबंध के लिए जाते हैं। दोनों पक्ष अनुबंध के लिए अपने नियम और शर्तें साझा करते हैं और ध्यान से पढ़ने के बाद हस्ताक्षर करते हैं। यह वह समय होता है जब मैनेजर सौदे को अंतिम रूप देता है और उत्पादों को खरीदने के लिए भुगतान करता है।

महत्वपूर्ण भागों को नियंत्रित और प्रबंधित करना

आपकी ओर से योजना बना ली गई है, और आपने अब अनुबंध पर हस्ताक्षर कर दिए हैं। अब विक्रेताओं से ली जा रही सेवाओं या उत्पादों के उचित कामकाज और गुणवत्ता को देखने का समय है। इस प्रक्रिया में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सेवाएं या उत्पाद पूरी तरह से काम कर रहे हैं या नहीं।

परियोजना पूरी होने तक इसकी जांच करते रहें। इस प्रक्रिया के दौरान, आप प्रक्रिया और उत्पादों का निरीक्षण करेंगे, भुगतान की जांच करते रहेंगे, परियोजना की प्रगति की जांच करेंगे, और विक्रेता से उत्पादों को अपडेट करेंगे।

समापन

इस प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट की अंतिम प्रक्रिया क्लोजिंग है, जिसमें प्रोजेक्ट मैनेजर साझेदारी को अच्छे तरीके से समाप्त करने के लिए जिम्मेदार होता है। उसे अनुबंध की समीक्षा करके सभी भुगतान और मामलों को स्पष्ट करने की आवश्यकता है। मैनेजर यह जांच करेगा कि विक्रेता ने गुणवत्तापूर्ण सामग्री वितरित की है या नहीं। समीक्षा के बाद अंत में हस्ताक्षर करना इस बात का प्रमाण है कि विक्रेता ने वही वस्तु प्रदान की जिसका उसने अनुबंध के समय दावा किया था। 

हमें प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट करने की आवश्यकता क्यों है?

यह सोच रहे हैं कि आपको प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट के लिए जाने की आवश्यकता क्यों है? हां, जब मैंने शुरुआत की थी तो इसी सवाल ने मुझे परेशान किया था, लेकिन फिर मुझे इसके कारण मिल गए।

हर कंपनी न तो सब कुछ बना सकती है और न ही उसके पास सब कुछ हो सकता है।

जब कोई संगठन परियोजना शुरू करता है, तो उसे कुछ कच्चे माल या पहले से तैयार उत्पादों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के मामले में, कंपनियां तैयार पीसीबी असेंबली का ऑर्डर देती हैं क्योंकि वे पीसीबी और पीसीबी असेंबली के निर्माण में विशेषज्ञ नहीं हैं, इसलिए वे अपने कार्यस्थल पर निर्माण करने के बजाय पीसीबी निर्माण कंपनियों से इन उत्पादों को मंगवाना पसंद करती हैं।

उन्हें पीसीबी निर्माण की एक और परियोजना शुरू करने और इंजीनियरों और पीसीबी डिजाइनरों की एक नई टीम को काम पर रखने में एक बड़ी राशि निवेश करने की आवश्यकता होगी। उनके लिए एक ही छत के नीचे दो परियोजनाएं चलाना व्यस्तता भरा हो जाएगा। इसलिए, प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट क्या है, यह सीखकर, यदि आप इसे नियंत्रित कर सकते हैं तो आप सही निर्णय लेते हैं।

समय और पैसा बचाने के लिए।

जब आप अपने प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक उत्पाद निर्माण के लिए एक टीम को काम पर रखते हैं, तो आप बहुत सारा पैसा निवेश करेंगे। इसलिए, प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट पद्धति अपनाकर अन्य कंपनियों या विक्रेताओं से उत्पाद खरीदना बेहतर है।

यहाँ तक कि कम श्रम के साथ भी काम किया जा सकता है।

यह स्पष्ट है कि जब आप काम बढ़ाते हैं या पिछले प्रोजेक्ट के साथ एक नया प्रोजेक्ट शुरू करते हैं, तो आपको अधिक श्रम की आवश्यकता होती है। यदि आप अपने प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक उत्पाद के निर्माण का विकल्प चुनते हैं, तो आप अधिक श्रम को काम पर रखेंगे।

लेकिन यदि आप किसी दूसरी कंपनी से उत्पाद खरीदते हैं, तो आप श्रम के लिए भुगतान करने, मशीनरी खरीदने, ऊर्जा की खपत करने और कच्चा माल खरीदने के बजाय केवल उस उत्पाद के लिए भुगतान करेंगे। इसलिए, आपको इस योजना को छोड़ने और प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट के साथ जाने की आवश्यकता है।

नियंत्रण से बाहर की चीज़ों से बचने के लिए।

चूंकि आपके पास अपने क्षेत्र का अनुभव है और एक ऐसी टीम है जिसके पास आपके प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक कौशल है, इसलिए जब आपकी चीज़ों पर पकड़ न हो तो पिछले प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए दूसरा प्रोजेक्ट शुरू करना समझदारी भरा फैसला नहीं होगा। प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट चुनना आपको उन चीज़ों से बचने में मदद करेगा जो आपके नियंत्रण के दायरे में नहीं हैं।

प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट प्रबंधकों को कितना सक्रिय होना चाहिए?

एक प्रोजेक्ट मैनेजर को तेज दिमाग, सक्रिय और स्व-प्रेरित व्यक्ति होना चाहिए। उसे गलत दिशा में समय और ऊर्जा बर्बाद करने के बजाय सर्वोत्तम विकल्पों की तलाश करते रहना चाहिए।

·   प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट शुरू करने की जिम्मेदारी लेता है

·   प्रोजेक्ट शुरू करने से पहले उनका लक्ष्य स्पष्ट होना चाहिए

·   उन्हें अच्छी तरह से संवाद करना चाहिए

·   उन्हें हितधारकों के साथ समन्वय बनाना चाहिए

·   उन्हें विक्रेताओं को भी प्रभावित करना चाहिए

प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट के क्या लाभ हैं?

यह शोध करते समय कि प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट क्या है, आप इसके कई लाभ देखेंगे। प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट के कुछ लाभ इस प्रकार हैं:

कम जोखिम

प्रोजेक्ट मैनेजरों को विक्रेताओं के साथ बैठक करते समय खरीदे जा रहे उत्पादों की गुणवत्ता और अनुबंध के मामले में बहुत अधिक सक्रिय और तेज दिमाग होने की आवश्यकता है। चूंकि यह प्रक्रिया सुनियोजित है और संगठन को लागत, उत्पाद की गुणवत्ता और विक्रेता द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के बारे में पता होता है, इसलिए धोखाधड़ी का जोखिम कम होता है।

लिखित अनुबंध होने से, आप यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपसी सहमति के बाद अनुबंध में उल्लिखित नियमों, शर्तों के विरुद्ध कुछ भी नहीं है।

उच्च गुणवत्ता वाले उत्पाद

आपको विक्रेता से खरीदे जाने वाले उत्पादों की गुणवत्ता से समझौता करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आपके पास विक्रेताओं के साथ बातचीत करने और सर्वोत्तम गुणवत्ता वाले उत्पादों को चुनने का विकल्प होता है। यह आप पर निर्भर करता है कि आप किस विक्रेता को चुनते हैं। आप उत्पाद खरीदने के लिए सबसे अच्छे और प्रतिष्ठित विक्रेता को चुन सकते हैं और उच्च गुणवत्ता वाले उत्पाद को चुनकर अपने प्रोजेक्ट में अपना आत्मविश्वास बढ़ा सकते हैं।

प्रोजेक्ट की लागत सीमा से अधिक नहीं होती

जब आप अलग-अलग विक्रेताओं के साथ संवाद करने के बाद एक विक्रेता चुनते हैं, तो आप सुरक्षित पक्ष पर खेल रहे होते हैं क्योंकि आप प्रोजेक्ट की लागत को सीमित करने जा रहे हैं। प्रोजेक्ट पार्टनर के साथ संवाद करके, आप प्रोजेक्ट की शुरुआत में उत्पाद की लागत तय कर सकते हैं और इसे नियंत्रण में रख सकते हैं।

निष्कर्ष

जब आप यह एक्सप्लोर करते हैं कि प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट क्या है, तो आप पाएंगे कि यह एक सक्षम विक्रेता खोजने का सबसे अच्छा तरीका है जो एक टीम सदस्य के रूप में काम करता है और समय पर और बजट के भीतर काम पूरा करता है। किसी प्रोजेक्ट को जीतने और उसे अंत तक सफल बनाने के लिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर को बहुत सक्रिय होने और प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए योजना बनाने की आवश्यकता होती है।