आपके प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ के बारे में सब कुछ

प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़

आइए शुरुआत से शुरू करते हैं। प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ क्या है? दरअसल, यह एक ऐसा दस्तावेज़ है जो उस प्रोजेक्ट के बारे में वह सारी जानकारी विस्तार से बताता है जिसे किसी को जानने की आवश्यकता हो सकती है जिस पर आप काम कर रहे हैं। जब हम इसे एक दस्तावेज़ के रूप में कहते हैं, तो हमारा मतलब यह नहीं है कि यह छोटा है या केवल एक पेज का है। बल्कि, यह कागजों का काफी लंबा पुलिंदा हो सकता है क्योंकि इसमें बिल्कुल हर चीज़ को समझाने की ज़रूरत होती है। अब, आप इसे जितना हो सके उतना संक्षिप्त करना चाहेंगे ताकि कोई भी 20 पन्नों का पैकेट लेकर न घूमे (बेशक यह इस पर निर्भर करता है कि आप किस पर काम कर रहे हैं) लेकिन फिर भी आप इसे विस्तृत रखना चाहते हैं।

किसी को भी इस दस्तावेज़ को पढ़कर यह समझने में सक्षम होना चाहिए कि आपका अंतिम लक्ष्य क्या है, आप इसे कैसे प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं, डिलिवरेबल्स (देय परिणाम) क्या हैं, और रास्ते में आप किन प्रमुख मील के पत्थरों (milestones) पर काम कर रहे हैं। यह एक व्यापक दस्तावेज़ होने जा रहा है और यह कुछ ऐसा है जिसे कम से कम, आपकी टीम के सदस्यों, आपके सुपरवाइजरों और आपके क्लाइंट को यह सुनिश्चित करने के लिए देख लेना चाहिए कि सब कुछ सही तरीके से और उन योजनाओं के अनुसार किया जा रहा है जिन्हें आपने शुरुआत में निर्धारित किया था। संक्षेप में, आपके प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ में शामिल होना चाहिए:

• प्रोजेक्ट के लक्ष्य
  
• धारणाएं
  
• बाधाएं
  
• प्रमुख डिलिवरेबल्स
  
• आवश्यकताएं
  
• मुख्य मील के पत्थर (Key milestones)
  

ये वे चीजें हैं जिन पर आप बाकी सब कुछ छोड़कर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं। अगर कोई चीज़ आपको इस दस्तावेज़ में बताए गए लक्ष्यों के करीब नहीं ले जाती है, तो उसका कोई महत्व नहीं है। तो, आखिर आप इस दस्तावेज़ को कैसे तैयार करने जा रहे हैं?

आपको प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है

शायद आप सोच रहे होंगे कि आपको अपने प्रोजेक्ट के लिए इस प्रकार के दस्तावेज़ की आवश्यकता ही क्यों है। यदि आप उनके बिना भी काफी अच्छी तरह से काम कर रहे हैं, तो आपको लग सकता है कि यह समय और ऊर्जा की बर्बादी है। सच्चाई यह है कि एक प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ या स्कोप ऑफ वर्क दस्तावेज़ आपकी समग्र सफलता में बड़ा अंतर पैदा कर सकता है। आइए इस प्रकार के दस्तावेज़ बनाने के कुछ सबसे महत्वपूर्ण कारकों और इसे सफल बनाने के लिए आपको किन चीज़ों की आवश्यकता होगी, इस पर नज़र डालें। इस तरह, आप तुरंत शुरुआत कर सकते हैं।

पहली बात यह है कि आप और आपके क्लाइंट को ठीक से समझ आ जाएगा कि आप क्या कर रहे हैं और प्रोजेक्ट को सफल बनाने के लिए क्या पूरा करने की आवश्यकता है। आप इस दस्तावेज़ का उपयोग प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को समझाने के लिए करेंगे और यह सुनिश्चित करेंगे कि आप दोनों को एक-दूसरे की अपेक्षाओं के बारे में स्पष्ट पता है। इससे आप दोनों के लिए प्रोजेक्ट को ठीक से पूरा करना और उससे खुश होना आसान हो जाएगा। किसी को भी अचानक झटका लगने की ज़रूरत नहीं है और कोई भी परिणाम से निराश नहीं होगा क्योंकि यह सब शुरू से ही तय और समझाया गया है।

इसके बाद, आपके पास उन सभी कार्यों और डिलिवरेबल्स का एक रास्ता होगा जिन्हें बनाया जाना है। यह आपके लिए या प्रभारी सुपरवाइजर के लिए प्रत्येक कार्य को सौंपने के लिए महत्वपूर्ण होने वाला है। आप वह सब कुछ देख पाएंगे जिस पर आप और क्लाइंट सहमत हुए थे, जिससे आप यह देख पाएंगे कि आपकी टीम के कौन से लोग उन कार्यों में से प्रत्येक के लिए सबसे अच्छे हैं। देखते ही देखते आपके पास कार्यों को सर्वोत्तम संभव क्षमता से पूरा करने का बहुत बेहतर अवसर होगा। इसके अलावा, आप कार्यों का एक अधिक सुसंगत शेड्यूल और पूरा होने की समयसीमा बना सकते हैं।

यह जानकर कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, आप एक बजट बना सकते हैं कि उन प्रोजेक्ट्स पर कितनी लागत आएगी। आप एक बेहतर समयसीमा भी बना सकते हैं। अंतिम लक्ष्य तक पहुँचने के लिए आवश्यक प्रत्येक अलग-अलग कार्यों और उप-कार्यों पर विस्तार से चर्चा करके, आप प्रत्येक चरण को देख पाएंगे और देख पाएंगे कि इसमें कुछ घंटे, कुछ दिन या कुछ सप्ताह लगेंगे। फिर आप सभी टुकड़ों को एक साथ जोड़ सकते हैं। आप उन सभी सामग्रियों और घंटों को भी जानते हैं जो इसमें लगेंगे, जिससे आप लागत बना सकते हैं और आवश्यक कार्यों को पूरा करने के लिए क्लाइंट के बजट को ध्यान में रख सकते हैं।

इसके बाद, आप देखेंगे कि लोगों को प्रोजेक्ट के साथ चलने वाले वास्तविक उद्देश्यों पर कैसे केंद्रित किया जाए। आप प्रोजेक्ट स्कोप से संबंधित सभी विवरणों को रखने के लिए इस दस्तावेज़ का उपयोग करेंगे और फिर आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि हर कोई उन उद्देश्यों को समझता है। यह सभी को उद्देश्यों पर और अपने स्वयं के कार्यों पर काम करते समय उन्हें क्या करना चाहिए, इस पर स्पष्टीकरण प्राप्त करने में सक्षम बनाने वाला है। इस तरह, कोई भी समस्या में नहीं उलझता।

अंत में, आप यह सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि प्रोजेक्ट उसी मूल सीमा के भीतर रहे जो उसे होनी चाहिए। इस बात की चिंता करने का कोई कारण नहीं है कि कोई किसी ऐसे अलग पहलू पर चला जाए जो प्रोजेक्ट के अंतर्गत नहीं आता है क्योंकि आप उनकी ज़रूरत की जानकारी प्राप्त करने के लिए जल्दी और आसानी से इस दस्तावेज़ को देख सकते हैं। प्रोजेक्ट के लिए जो कुछ भी किया जा रहा है उसे इस दस्तावेज़ से जोड़ा जा सकता है, बिना किसी के बहुत अधिक प्रश्न पूछे या ऐसा काम किए जिसके लिए आपकी कंपनी को भुगतान नहीं किया जा रहा है, जिससे समय की बर्बादी हो सकती है।

प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ बनाना

ठीक है, तो आपको इस प्रक्रिया में कुछ प्रयास और विचार करने होंगे। आपको उस प्रोजेक्ट की गहराई में जाना होगा जिसे आप पूरा कर रहे हैं और प्रत्येक पहलू का विस्तृत विवरण तैयार करना होगा। ध्यान रखें कि यह पहला चरण उतना सुसंगत नहीं होगा। प्रक्रिया के पहले चरण में आप बस सब कुछ लिख लेना चाहते हैं। नीचे दिए गए प्रत्येक प्रश्न या अनुभाग के साथ कुछ नोट्स लिखें और उसी से शुरुआत करें। आप चीज़ों को बाद में परिष्कृत कर सकते हैं।

एक बार जब आप इसे लिख लेते हैं, तो दस्तावेज़ को थोड़ा और पेशेवर बनाने का समय आ गया है। ध्यान रखें कि आप यह दस्तावेज़ अपने सुपरवाइज़र, अपनी टीम और क्लाइंट को दिखाने जा रहे हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई इसे समझ सके और वे देख सकें कि कहाँ चीज़ों को बदलने, समायोजित करने, सुधारने या स्पष्ट करने की आवश्यकता है। आप इस दस्तावेज़ के माध्यम से कार्य के दायरे (scope of work) को जितना बेहतर ढंग से परिभाषित करेंगे, अंतिम प्रोजेक्ट को वास्तव में निष्पादित करने में हर कोई उतना ही बेहतर रहेगा।

आपको क्या जानने की आवश्यकता है

सबसे पहले, वे कौन सी चीज़ें हैं जिन्हें आपको इस दस्तावेज़ में जोड़ना चाहिए? इसमें कई अलग-अलग हिस्से हैं जिन्हें आप एक साथ इकट्ठा करना चाहेंगे और सुनिश्चित करेंगे कि आप उन्हें ठीक से लिख रहे हैं ताकि आप अपने विवरण (statement) का अधिकतम लाभ उठा सकें।

प्रोजेक्ट के समग्र लक्ष्य

जब भी आप कोई प्रोजेक्ट बनाते हैं तो आपके मन में एक लक्ष्य होता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उसी से शुरुआत करें। यह संभवतः वह एक (या कुछ) चीज़ें हैं जो आपके क्लाइंट ने आपसे कही थीं कि वे प्रोजेक्ट पूरा होने पर आपसे चाहते हैं। इसलिए, आपको यह व्यक्त करने की आवश्यकता होगी कि वे लक्ष्य वास्तव में क्या हैं। फिर, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप बताएं कि फंडिंग कहाँ से आ रही है और लक्ष्य का समर्थन कौन करने वाला है। ये वे सभी चीज़ें हैं जिन पर प्रोजेक्ट पर काम करते समय किसी को (हर किसी को) नज़र रखने की ज़रूरत होती है।

अब, सुनिश्चित करें कि आप निर्धारित मूल लक्ष्यों पर नज़र रखें और सुनिश्चित करें कि आप जो कुछ भी करते हैं वह उन लक्ष्यों के अनुरूप हो। यदि क्लाइंट कुछ जोड़ना चाहता है या आपकी टीम का कोई सदस्य कुछ जोड़ना चाहता है, तो आप उन लक्ष्यों पर वापस जाना चाहते हैं और देखना चाहते हैं कि क्या यह वहां सूचीबद्ध है या क्या यह उस लक्ष्य तक पहुँचने में मदद करेगा। यदि ऐसा नहीं है, तो इसे किसी और समय के लिए अलग रख देना चाहिए। आप उन विशिष्ट कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं जो आपको आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य तक ले जाएंगे।

प्रोजेक्ट का विवरण

इसके बाद, आप यह समझाना चाहते हैं कि प्रोजेक्ट पूरी तरह से समाप्त होने पर आप क्लाइंट को वास्तव में क्या देने जा रहे हैं। पहेली के अंतिम हिस्से क्या हैं? हो सकता है कि आप बिक्री के लिए डिज़ाइन किए गए और पैक किए गए भौतिक प्रारूप में 2000 प्लानर दे रहे हों। शायद आप एक छोटे विज्ञापन के लिए 6-पेज की स्क्रिप्ट दे रहे हैं जो कंपनी की वेबसाइट पर प्रसारित किया जाएगा। शायद आप क्लाइंट की वेबसाइट का C++ कोडित संस्करण बना रहे हैं जिसमें वीडियो और ऑडियो क्लिप शामिल हैं।

सुनिश्चित करें कि आप प्रोजेक्ट के दौरान आवश्यक प्रत्येक डिलिवरेबल (deliverable) को विशेष रूप से बताएं (जैसे कि तीसरे सप्ताह में वेबसाइट का मॉक-अप देना और छठे सप्ताह में अंतिम डिलिवरेबल)। कुल मिलाकर, इस अनुभाग में उन सभी अलग-अलग चीज़ों के बारे में बताया जाना चाहिए जो आप क्लाइंट को भेजेंगे और यह संक्षिप्त और समझने में आसान बिंदुओं में होना चाहिए। इसलिए, यदि आप डिलिवरेबल को देखते हैं, तो आपको तुरंत यह देखने में सक्षम होना चाहिए कि इसका वास्तव में क्या अर्थ है और आप इसे क्लाइंट को कैसे देने जा रहे हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप प्रारूप (format), लंबाई, रंग या स्टाइल या क्लाइंट से मिली किसी भी अन्य चीज़ को निर्दिष्ट करते हैं। इस तरह, डिलिवरेबल स्वीकार कर लिया जाएगा।

स्वीकृति के मानदंड

क्लाइंट द्वारा प्रोजेक्ट स्वीकार करने के लिए आपको क्या प्रदान करने की आवश्यकता है? वे क्या प्राप्त करना चाह रहे हैं? सुनिश्चित करें कि प्रोजेक्ट शुरू करने से पहले ही आप एक दस्तावेज़ तैयार कर रहे हैं जो यह बताता है कि आपका क्लाइंट वास्तव में क्या ढूंढ रहा है। क्या वे चाहते हैं कि टेक्स्ट एक विशिष्ट फ़ॉन्ट में हो? क्या वे एक विशिष्ट प्रारूप में कोड की तलाश कर रहे हैं? क्या उन्हें एक ऐसे दस्तावेज़ की आवश्यकता है जो एक विशिष्ट लंबाई का हो? सुनिश्चित करें कि आप क्लाइंट की तलाश के बारे में हर संभव विवरण प्राप्त करें और उसे अपने कार्य के दायरे (scope of work) के दस्तावेज़ में शामिल करें।

इन सभी विवरणों को भरकर आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रक्रिया का हर चरण ठीक से पूरा किया गया है। यदि अंतिम डिलिवरेबल (या रास्ते में कोई भी डिलिवरेबल) उन विशिष्ट मानदंडों पर खरा नहीं उतरता है, तो इसका मतलब है कि इसे स्वीकार नहीं किया जाएगा। शुरुआत से ही सब कुछ स्पष्ट होने से आप यह जान पाएंगे और अपने उत्पाद को बेहतर बनाने में सक्षम होंगे और यह सुनिश्चित करेंगे कि यह बिल्कुल वही है जो क्लाइंट ने अनुरोध किया था। इससे पहली ही बार में इसके स्वीकार किए जाने की संभावना बढ़ जाएगी।

लागू की गई सीमाएं

यह वह जगह है जहाँ आप क्लाइंट को उन चीज़ों के बारे में बताने जा रहे हैं जिन्हें आप करने में सक्षम नहीं हैं। उस समयसीमा (timeline) को ध्यान में रखें जो क्लाइंट (और आपने) निर्धारित की है और साथ ही उपलब्ध बजट और अंतिम डिलिवरेबल जो क्लाइंट चाहता है। वे कौन सी चीज़ें हैं जो आप कर सकते हैं और वे कौन सी चीज़ें हैं जो आप नहीं कर सकते? इन चीज़ों को क्लाइंट को स्पष्ट रूप से बताएं ताकि वे जान सकें कि वे क्या उम्मीद कर सकते हैं और मूल दायरे (scope) के भीतर आप उनसे क्या वादा नहीं करने जा रहे हैं।

यदि क्लाइंट ने कुछ ऐसी आवश्यकताएं लागू की हैं जो आपके द्वारा की जाने वाली चीज़ों पर सीमाएं लगाती हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उन्हें निर्दिष्ट करें। यदि वे किसी विशिष्ट भाषा में कोड की गई कोई चीज़ चाहते हैं और आप जानते हैं कि कोडिंग में अधिक समय लगने वाला है, तो आपको उन्हें यह बताना होगा कि उपलब्ध समयसीमा और बजट के भीतर आप जो दे सकते हैं उसकी सीमाएं क्या हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके क्लाइंट को इन सभी चीज़ों के बारे में जल्द से जल्द सूचित किया जाए ताकि कोई गलतफहमी न हो और बाद में प्रक्रिया में कोई परेशान न हो।

धारणाएं और बहिष्करण (Assumptions & Exclusions)

सुनिश्चित करें कि आप परियोजना के परिणाम के प्रति जो भी धारणाएं बना रहे हैं, उन्हें लिखित रूप में बताएं। यदि आपका क्लाइंट आपको बताता है कि उन्हें स्लाइड शो चाहिए लेकिन वह किसी प्रोग्राम या gantt chart software के प्रकार का उल्लेख नहीं करता है, तो बताएं कि आप मान रहे हैं कि आप PowerPoint (या जो भी स्लाइड शो प्रारूप आप पसंद करते हैं) का उपयोग करेंगे। यदि क्लाइंट टेक्स्ट प्रारूप या आकार निर्दिष्ट नहीं करता है, तो बताएं कि आप Times New Roman और 12 पॉइंट फ़ॉन्ट मान रहे हैं। अपनी धारणाओं को तुरंत बताने से यह सुनिश्चित होगा कि बाद में कोई भ्रमित या नाखुश न हो (और यदि वे धारणाएं गलत हैं तो क्लाइंट आपको तुरंत बता सकता है)।

इसके बाद, यह भी सुनिश्चित करें कि आप ऐसी किसी भी चीज़ का उल्लेख कर रहे हैं जो डिलीवर या प्रदान नहीं की जा रही है। यदि क्लाइंट C++ में लिखी गई सामग्री के एक टुकड़े के लिए भुगतान कर रहा है, तो सुनिश्चित करें कि आप निर्दिष्ट करते हैं कि इसे केवल उसी भाषा में लिखा जाएगा। यदि वे एक भौतिक उत्पाद चाहते हैं, तो निर्दिष्ट करें कि आप उनके लिए डिजिटल प्रारूप नहीं बनाने जा रहे हैं। कोई भी चीज़ जो प्रदान नहीं की जा रही है लेकिन अंतिम डिलिवरेबल से संबंधित मानी जा सकती है, उसे यहाँ निर्दिष्ट किया जाना चाहिए ताकि आवश्यकतानुसार क्लाइंट के साथ उस पर चर्चा की जा सके।

लागत और बजट

चर्चा करें कि परियोजना के लिए विशिष्ट मील के पत्थर (milestones) क्या हैं और उनमें से प्रत्येक पर कितनी लागत आएगी। इससे यह रूपरेखा तैयार करने में मदद मिलेगी कि आप क्लाइंट के लिए क्या कर रहे हैं और उनका बजट कहाँ खर्च किया जा रहा है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप हर चीज़ का विवरण दें, जिसमें यह भी शामिल है कि लागत कर्मचारियों के वेतन में कहाँ जा रही है और उनसे किए जा रहे विशिष्ट कार्य के लिए कहाँ शुल्क लिया जा रहा है। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक लागत को उस कार्य से जोड़ते हैं जिसे पूरा करने के लिए भुगतान किया जा रहा है ताकि क्लाइंट को पता चले कि उन्हें उनके पैसे के बदले क्या मिल रहा है।

अंतिम समझौता

सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ पर सभी आवश्यक व्यक्ति हस्ताक्षर करें। इसका अर्थ है कि आपको, आपके सुपरवाइजर (आपसे कम से कम एक स्तर ऊपर) और क्लाइंट को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने चाहिए। आप यह सुनिश्चित करना चाह सकते हैं कि क्लाइंट के व्यवसाय से कम से कम दो लोग दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें, जब तक कि आप किसी एकल प्रोपराइटर के साथ काम नहीं कर रहे हों, क्योंकि इससे आपको पुष्टि मिलती है कि समझौते को कंपनी की पूरी शक्ति का समर्थन प्राप्त है। यह आपको भविष्य में कभी कोई समस्या होने पर पेश करने के लिए कुछ आधार देता है। आप क्लाइंट को दिखा सकते हैं कि उन्होंने प्रोजेक्ट के बारे में सभी जानकारी देने वाले इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं।

इसे ध्यान में रखें

कार्य के दायरे (scope of work) के दस्तावेज़ को ऐसी जगह रखें जहाँ टीम का कोई भी व्यक्ति इसकी समीक्षा कर सके। इससे उन्हें यह देखने में मदद मिलेगी कि आपने क्या वादा किया है और क्या नहीं। उस तरह से, यदि वे मान लेते हैं कि कोई कार्य उनके कार्य के साथ जुड़ा है, तो वे देख सकते हैं कि वह डिलिवरेबल्स या धारणाओं में शामिल है या वह बहिष्करण (exclusions) में है। किसी भी तरह से, किसी को भी ऐसा काम नहीं करना चाहिए जिसके लिए उन्हें भुगतान नहीं मिलने वाला है या जिसके लिए क्लाइंट ने अनुरोध नहीं किया है।

कार्य के दायरे का विभाजन

जब अपनी टीम के लिए चीजों को व्यवस्थित करने की बात आती है, तो आप कार्य के दायरे के दस्तावेज़ को और अधिक विभाजित करना चाह सकते हैं। भले ही आप अपने क्लाइंट को कार्यों के बारे में समझाएंगे, आप अपनी टीम को उनके बारे में और भी अधिक समझाना चाहेंगे ताकि वे जान सकें कि वे क्या कर रहे हैं, प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है और इसे कब तक पूरा करने की आवश्यकता है। इसलिए, इस दस्तावेज़ को ऐसी जगह रखकर शुरू करें जहाँ इसकी आवश्यकता वाले सभी लोग इसे एक्सेस कर सकें (जैसे कि आपके Gantt chart में) और फिर इसे विभाजित करना शुरू करें।

व्यक्तिगत कार्य बनाएं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है ताकि प्रत्येक व्यक्ति जान सके कि रास्ते में क्या होना है। आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि कार्यों में कितना समय लगेगा (या लगना चाहिए) और यदि आवश्यक हो तो उनके लिए बजट भी। ध्यान रखें कि उम्मीदें निर्धारित करना महत्वपूर्ण है और प्रत्येक कार्य को किसी व्यक्ति या टीम को सौंपना भी महत्वपूर्ण है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई जानता हो कि वे क्या कर रहे हैं और वे उन कार्यों के बारे में एक-दूसरे के साथ संवाद कर सकें जिन पर वे काम कर रहे हैं।

अपनी टीम को दस्तावेज़ के भीतर टिप्पणियां, प्रश्न या चिंताएं पोस्ट करने के लिए आमंत्रित करें ताकि हर कोई उन्हें देख सके। यह सीधे उस Gantt chart में भी किया जा सकता है जिसे आप प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ के लिए बनाते हैं। उस तरह से, हर कोई देख सकता है कि बाकी सब क्या कह रहे हैं। वे यह भी सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि प्रश्नों और चिंताओं को जल्दी से संबोधित किया जाए और इसमें शामिल सभी लोगों को पता चले कि कार्य के दायरे या आपके क्लाइंट को प्रदान किए जाने वाले अंतिम डिलिवरेबल्स में कोई बदलाव किया गया है या नहीं। टीम के अन्य सदस्यों के साथ निरंतर संचार को प्रोत्साहित करें।

आप क्या डिलीवर करते हैं

अंत में, आपके स्कोप दस्तावेज़ में काफी समय और मेहनत लगने वाली है। आपको इसमें गंभीर काम करना होगा और आपको क्लाइंट और अपने सुपरवाइजर के साथ मिलकर इसकी समीक्षा करने में भी समय देना होगा। अपने सुपरवाइजर और क्लाइंट को दस्तावेज़ भेजने के बाद, इसकी समीक्षा करने के लिए कम से कम एक मीटिंग शेड्यूल करें। इसे डाक या ईमेल के माध्यम से भेजें और उन्हें स्वयं दस्तावेज़ की समीक्षा करने के लिए एक सप्ताह (या इसके आसपास) का समय दें। दस्तावेज़ भेजते समय एक मीटिंग शेड्यूल करें ताकि वे जान सकें कि उन्हें कब तक इसका मूल्यांकन करना है।

जब मीटिंग का समय आए, तो दोनों पक्षों के साथ बैठें (या यदि आप चाहें तो उनके साथ एक-एक करके) और दस्तावेज़ की समीक्षा करें। यह आपको यह सुनिश्चित करने के लिए समय देता है कि हर कोई समझता है कि क्या वादा किया जा रहा है और क्या नहीं। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि योजना को लागू करना शुरू करने से पहले आप कोई भी आवश्यक बदलाव कर सकें। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि काम शुरू होने से पहले हर कोई योजना से सहमत हो और हर कोई इस पर हस्ताक्षर करे। एक बार जब आप यह सब कर लेते हैं, तो आप अंतिम डिलिवरेबल के लिए बेहतर तरीके से तैयार होंगे।