2023 में पार्किंसंस नियम (Parkinson’s Law) पर अल्टीमेट गाइड

हम देखेंगे कि पुरुष कुछ ही मिनटों में पोस्टकार्ड पोस्ट कर देगा, जबकि महिला को पूरा दिन लग जाएगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि पुरुष पर दबाव अपेक्षाकृत अधिक था जिसने उसे उन चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रेरित किया जो महत्वपूर्ण हैं जैसे पोस्टकार्ड पोस्ट करना। दूसरी ओर, महिला के पास बहुत खाली समय था जिसने उसे वही काम करने के लिए मजबूर किया जिसमें पूरे दिन में केवल कुछ मिनट लगते थे।

यह सब काम के कम दबाव के कारण है। यदि हम इस उदाहरण को पेशेवर स्तर पर ले जाएं, तो हम देखेंगे कि जिन कर्मचारियों के पास अपने कार्य और उनके लिए समय सीमा निर्धारित होती है, वे उन चीज़ों पर अधिक ध्यान देते हैं जिन्हें उन्हें करने की आवश्यकता होती है। हालाँकि, वे कर्मचारी जो सोचते हैं कि वे काम करते हुए उन कार्यों को पूरा कर सकते हैं, वे हमेशा अपनी समय सीमा में देरी करते हैं।

यह एक गंभीर मुद्दा है क्योंकि, पेशेवर स्तर पर, यह व्यवसाय के प्रदर्शन और परिणाम को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करेगा। समय प्रबंधन से उत्पन्न समस्याओं से निपटने का एक शानदार तरीका है। इसे पार्किंसंस का नियम (Parkinson’s Law) कहा जाता है। यहाँ हम चर्चा करेंगे कि पार्किंसंस का नियम क्या है और इसे लागू करना कैसे फायदेमंद है।

पार्किंसंस का नियम (Parkinson’s Law) क्या है?

यह 1955 में सिरिल नॉर्थकोट द्वारा खोजा गया एक नियम है जो एक प्रसिद्ध ब्रिटिश इतिहासकार थे। नियम कहता है कि “कार्य उसके पूरा होने के लिए उपलब्ध समय को भरने के लिए विस्तारित हो जाता है”। यदि हम इसे आसान शब्दों में समझें, तो हम देखेंगे कि यह नियम हमें बताता है कि यदि हम प्रत्येक कार्य के लिए विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करते हैं तो हम कार्यों को बेहतर तरीके से निपटा सकते हैं।

हालाँकि अगर हम खुद से कहें कि हमारे पास इस 215 मिनट के कार्य को पूरा करने के लिए पूरा दिन है, तो हम इस कार्य को कभी भी कम समय में पूरा नहीं कर पाएंगे और यदि हम खुद से कहें कि छोटे कार्य के लिए समय कम है, तो कार्य तय समय सीमा में पूरा हो जाएगा।

पार्किंसंस का नियम लागू करने से पहले जिन महत्वपूर्ण चीजों का परीक्षण किया जाना चाहिए।

जब आप अपनी क्षमताओं का आकलन करने और अपनी समय सीमा खुद बनाने और उन पर टिके रहने के इच्छुक होते हैं, तो पहली चीज़ जो आपको जानने की ज़रूरत है वह है आपकी क्षमताएँ। आपके कर्मचारियों के साथ भी यही स्थिति है, इसलिए जब आप उन्हें समय सीमा सौंप रहे हों, तो आपको हर किसी की क्षमताओं, ताकत और कमजोरियों पर विचार करना चाहिए।

फिर आप विशिष्ट समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं। यहाँ हम कुछ सबसे महत्वपूर्ण कारकों पर चर्चा करेंगे जिन्हें समय सीमा बनाने से पहले कम से कम एक बार जाँचने की आवश्यकता है।

पोमोडोरो तकनीक (Pomodoro technique)।

पहली चीज़ जो आपको जाँचने की ज़रूरत है वह यह है कि क्या इस तकनीक का उपयोग करना आपके काम के लिए फायदेमंद होगा। यह तकनीक हमें कुल कार्यभार को कार्यों और छोटे टुकड़ों में विभाजित करने और प्रत्येक कार्य के लिए एक छोटी समय सीमा रखने के लिए कहती है। इस तकनीक के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि हर कार्य की समय सीमा के बाद, मान लीजिए कि वह 20 मिनट है, कर्मचारी को 10 से 15 मिनट का ब्रेक मिलेगा।

इससे न केवल कर्मचारियों की कार्य गति में काफी वृद्धि होगी, बल्कि यह उन्हें कार्यों के छोटे टुकड़ों से निपटने में आत्मविश्वास भी महसूस कराएगा।

ट्रैक करें कि समय कैसे व्यतीत हो रहा है।

आपके काम के समय का हर मिनट कैसे व्यतीत हो रहा है, इस पर नज़र रखना बहुत महत्वपूर्ण है। ऐसा इसलिए है क्योंकि जब आप जाँचते हैं कि आप समय कैसे बिता रहे हैं; तो आपको पता चल जाएगा कि आप कौन सी चीज़ें कर रहे हैं जो आपके लिए उत्पादक हैं और आप बेकार की चीज़ों को कितना समय दे रहे हैं।

इस विश्लेषण के माध्यम से, आपको उन चीज़ों का पता लगाना होगा जिन्हें आपके कार्य शेड्यूल से हटाने की आवश्यकता है। उस पर काम करके आप उनसे छुटकारा भी पा सकते हैं।

क्या काम के घंटों के दौरान ब्रेक उपलब्ध हैं?

ब्रेक वह चीज़ है जो कर्मचारी को काम करने के दौरान बहुत सी चीज़ों को पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है। उनमें से कुछ नीचे सूचीबद्ध हैं।

• ब्रेक आपको आने वाले कार्यों के बारे में जानकारी को बेहतर तरीके से संसाधित करने और याद रखने में मदद कर सकते हैं।
• आप अपने पिछले लक्ष्यों को प्राप्त करने से अधिक संतुष्ट होंगे।
• एक ब्रेक आपको काम करने के लिए अपनी ऊर्जा बहाल करने में मदद कर सकता है।
• ब्रेक आपकी उत्पादकता बढ़ाएंगे।
  

चूंकि काम के घंटों के दौरान ब्रेक लेना कर्मचारियों के लिए बहुत फायदेमंद है, हम देख सकते हैं कि सभी सफल कंपनियां अपने कर्मचारियों को काम के लिए एक बहुत ही दिलचस्प समय सारिणी और उनकी कार्य दिनचर्या के बीच ब्रेक प्रदान करती हैं।

क्या आपके साथ कोई जवाबदेही भागीदार है?

कभी-कभी, सब कुछ खुद ही प्रबंधित करना इष्टतम समाधान नहीं होता है। यह वह समय है जब आपको किसी की मदद की ज़रूरत होती है। यह जाँचने का सही समय है कि क्या आपके पास कोई जवाबदेही भागीदार (accountability partner) है। ऐसा इसलिए है क्योंकि वह जवाबदेही भागीदार कर्मचारियों को सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान देकर ट्रैक पर रहने में मदद करेगा।

एक अच्छा जवाबदेही भागीदार कर्मचारियों की व्यक्तिगत उत्पादकता को भी बढ़ा सकता है।

समय सीमा के संबंध में सख्त नियम बनाएं।

कुछ कार्य ऐसे होते हैं जिन्हें प्रतिदिन करने की आवश्यकता होती है। यह आपके काम से संबंधित ईमेल की जाँच करना हो सकता है। लोग काम के दौरान उन्हें जाँच कर अपना समय बर्बाद करते हैं। यदि आप अपनी उत्पादकता बढ़ाना चाहते हैं, तो आप अपने कार्यालय के समय के पहले कुछ मिनटों में सभी के ईमेल जाँचने के बारे में एक नियम बना सकते हैं। यह विकर्षणों को दूर करके बर्बाद होने वाले समय को समाप्त कर देगा।

बेकार की गतिविधियों के लिए एक विशेष समय स्लॉट बनाएं।

कुछ गतिविधियाँ कर्मचारियों और कंपनी के लिए भी उपयोगी नहीं लगती हैं, लेकिन व्यक्तिगत सुधार पर उनका बहुत बड़ा प्रभाव पड़ता है। इसलिए लोगों को काम के समय के दौरान ये चीज़ें करने देने के बजाय, आप उनके लिए एक विशिष्ट समय पर ऐसा करने का नियम बना सकते हैं। इससे न केवल उन्हें कुछ मनोरंजन का समय मिलेगा, बल्कि वे बेहतर भी महसूस करेंगे।

कोई भी देर तक काम नहीं करता।

आखिरी चीज़ जो आपको जाँचने की ज़रूरत है वह यह है कि कोई भी देर तक काम न करे। ऐसा इसलिए है क्योंकि जब हमें पता होता है कि हम देर तक काम कर सकते हैं, तो हम अपनी समय सीमा चूकने की संभावना रखते हैं। इसके विपरीत जब हमें पता होता है कि काम पूरा करने की यह अंतिम समय सीमा है, तो उत्पादकता बढ़ जाएगी।

आप पार्किंसन के नियम (Parkinson’s Law) को कैसे लागू कर सकते हैं।

यदि आप पार्किंसन के नियम (Parkinson’s Law) को लागू करना चाहते हैं, तो यहां वे चरण दिए गए हैं जिनका आपको अपने कार्य जीवन में इसे लागू करने के लिए पालन करने की आवश्यकता है।

1. अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना।

दैनिक कार्यों और लक्ष्यों की जांच करने पर विचार करें और जानें कि उनमें से कौन से महत्वपूर्ण हैं। जब आपके पास महत्वपूर्ण कार्यों की सूची हो, तो उन्हें तत्काल (urgent) के रूप में चिह्नित करना सुनिश्चित करें।

2. प्रत्येक महत्वपूर्ण कार्य को उचित समय स्लॉट देना।

तत्काल कार्यों की सूची में, प्रत्येक कार्य के लिए कुछ समय आवंटित करें और वही उस कार्य को पूरा करने की समय सीमा होगी।

3. चयनित समय को आधा कर दें।

एक बार जब आप कार्यों के लिए समय निर्धारित कर लेते हैं, तो आपको समय को आधा कर देना चाहिए। इससे कर्मचारी पर कुछ दबाव बनेगा और यह दबाव उस कार्य को पूरा करने की इच्छा पैदा करेगा। कार्य पूरा होने से पहले व्यक्ति विचलित भी नहीं होगा।

4. तनाव की अंतिम मात्रा की समीक्षा करें।

जब आपने समय को आधा कर दिया है, तो आकलन करें कि वह छोटी समय सीमा आप पर कोई तनाव डाल रही है या नहीं। ऐसा इसलिए है क्योंकि तनाव की सही मात्रा आपकी उत्पादकता को बढ़ाएगी। दूसरी ओर, यदि तनाव झेलने के लिए बहुत अधिक है, या चिंता करने के लिए बहुत कम है, तो उत्पादकता नहीं बढ़ेगी।

पार्किंसन के नियम (Parkinson’s Law) को लागू करने के लाभ।

जिन कर्मचारियों को अपने कार्य-जीवन में संतुलन बनाए रखने में कठिनाई होती है, वे पार्किंसन के नियम को अत्यंत उपयोगी पाते हैं। यहाँ हम कुछ लाभों पर चर्चा करेंगे जो आपको अपने कार्य जीवन में पार्किंसन के नियम को लागू करने पर मिल सकते हैं।

• कर्मचारी अपना महत्वपूर्ण समय बर्बाद नहीं करेंगे।

प्रत्येक कर्मचारी को अपनी समय सीमा और अपने ब्रेक के समय के बारे में पता होगा। छोटी समय सीमा उन्हें कार्यों को करने के लिए प्रेरित करेगी और यह उन्हें छोटी चीजों से विचलित होने से दूर रखेगी।

• महत्वपूर्ण कार्यों को बेहतर ध्यान और समय मिल रहा है।

चूँकि सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को तत्काल समय सीमा के रूप में माना जाएगा, इसलिए उन्हें कर्मचारियों से बेहतर ध्यान मिलेगा।

• कार्यों में देरी नहीं होगी।

काम के घंटों और ब्रेक के समय के बीच सही संतुलन कर्मचारियों को एक ही समय में तरोताजा, ऊर्जावान और उत्पादक बनाए रखेगा। इससे न केवल उनकी गुणवत्ता सुसंगत रहेगी, बल्कि यह भी सुनिश्चित होगा कि कोई भी समय सीमा न छूटे।

अंतिम विचार।

कर्मचारियों पर बहुत सारी समय सीमा और कार्यों की बौछार करने के बजाय जो कर्मचारियों पर दबाव डालेंगे, पार्किंसन का नियम कर्मचारियों को तनाव की एक उपयुक्त मात्रा प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करता है। छोटी समय सीमा के कारण यह तनाव संभालना आसान होगा, लेकिन काम के समय के दौरान ब्रेक जैसी चीजों को जोड़ने से कर्मचारियों के लिए चीजों को प्रबंधित करना आसान हो जाता है।