परियोजना प्रबंधन क्या है? अंतिम गाइड

इससे पहले कि हम कुछ और करें, आइए प्रोजेक्ट्स के बारे में विस्तार से जानें। कोई भी चीज़ एक प्रोजेक्ट हो सकती है। जब आप अपने घर के काम करते हैं तो आप एक प्रोजेक्ट पूरा कर रहे होते हैं। जब आप परिवार के लिए अपनी अगली छुट्टी या काम पर बड़े अकाउंट के लिए अपने बजट की योजना बनाते हैं। ये सभी चीज़ें प्रोजेक्ट्स हैं लेकिन कम औपचारिक रूप से। यदि आप एक वास्तविक, औपचारिक प्रोजेक्ट बनाना चाहते हैं तो आपको कुछ महत्वपूर्ण चीज़ों की आवश्यकता होगी:

• शुरू होने की तारीख
• समाप्त होने की तारीख
• समग्र लक्ष्य
• समग्र दायरा
• उचित संसाधन
• प्रबंधन

यदि आपके पास ये सभी चीज़ें हैं तो आपके पास एक वास्तविक प्रोजेक्ट है, लेकिन संभवतः आप अभी तक यह नहीं जानते होंगे कि उस प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने की बात आने पर आपको क्या करना है। यहीं पर इस प्रक्रिया का अगला चरण आता है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की परिभाषा

जब हम प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के बारे में बात करते हैं तो हम एक क्रिया के बारे में बात कर रहे होते हैं। कोई व्यक्ति (प्रोजेक्ट मैनेजर) यह सुनिश्चित करेगा कि बाकी सभी वही कर रहे हैं जो उन्हें करने की ज़रूरत है और तब कर रहे हैं जब उन्हें करने की ज़रूरत है। मैनेजर वे लोग होते हैं जो यह सुनिश्चित करेंगे कि प्रोजेक्ट के वे सभी विभिन्न पहलू जिनके बारे में हमने पहले बात की थी, सुचारू रूप से चल रहे हैं। प्रबंधन वास्तव में निगरानी करने की प्रक्रिया है।

अक्सर हम ‘मैनेजमेंट’ शब्द को उच्च स्तर के अधिकारियों का वर्णन करने के तरीके के रूप में सुनते हैं। ‘मैनेजमेंट उसका ध्यान रखता है।’ लेकिन शब्द का उपयोग इस तरह से नहीं किया जाना चाहिए। प्रबंधन एक अभ्यास है, व्यक्ति नहीं। जब हम किसी प्रोजेक्ट के प्रबंधन के बारे में बात करते हैं तो हम इस बारे में बात कर रहे होते हैं कि यह सुनिश्चित करने के लिए क्या किया जा रहा है कि चीज़ें वैसी ही की जा रही हैं जैसी उन्हें होनी चाहिए। जबकि मैनेजर उचित प्रबंधन को निष्पादित करने के लिए ज़िम्मेदार होता है, वे स्वयं प्रबंधन नहीं होते हैं।

एक प्रोजेक्ट के 4 मुख्य तत्व क्या हैं?

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की प्रक्रिया हर व्यवसाय और प्रोजेक्ट के प्रकार के लिए काफी अलग होती है। उदाहरण के लिए, एक उत्पादन कारखाने को सॉफ्टवेयर हाउस की तुलना में अलग प्रोजेक्ट मैनेजमेंट तकनीकों की आवश्यकता हो सकती है। इसके पीछे का कारण विभिन्न व्यवसायों की प्रकृति में अंतर है। हालाँकि, जब भी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की बात आती है, प्रोजेक्ट्स के 4 मुख्य तत्व होते हैं जो हमेशा मानक होते हैं। इसलिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर को हमेशा उन चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करके शुरुआत करने की आवश्यकता होती है। नीचे उन सभी का विवरण दिया गया है।

प्रोजेक्ट का दायरा

प्रोजेक्ट का पहला तत्व इसका दायरा है। दायरे में प्रोजेक्ट के आकार के संबंध में लक्ष्य और उद्देश्य शामिल हैं। दायरा विभिन्न प्रोजेक्ट आवश्यकताओं, हितधारकों, उपयोगकर्ता आधार, मुख्य विशेषता और कार्यक्षमता आवश्यकताओं आदि पर भी ध्यान केंद्रित करता है।

प्रोजेक्ट के लिए संसाधन

अगला मुख्य तत्व जिस पर प्रोजेक्ट प्रबंधकों को ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है वह संसाधनों का सेट है। संसाधन प्रोजेक्ट के आधार पर भिन्न होते हैं, लेकिन मुख्य श्रेणियों में प्रोजेक्ट के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री और उपकरण और जनशक्ति शामिल हैं। इन सभी को प्रोजेक्ट की निष्पादन आवश्यकताओं के अनुसार प्रबंधित किया जाना चाहिए।

प्रोजेक्ट की समय अवधि

हर प्रोजेक्ट एक निश्चित अवधि के साथ आता है। उदाहरण के लिए, एक वेबसाइट विकास प्रोजेक्ट 20-30 दिनों की समय अवधि के साथ आ सकता है। हालाँकि, एक प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए, इस समय अवधि में कई चीज़ें शामिल होती हैं, जिनमें निम्नलिखित शामिल हैं:

·   समग्र रूप से प्रोजेक्ट की अवधि

·   डिलिवरेबल और कार्यों की समय सीमा

·   प्रोजेक्ट का क्रिटिकल पाथ डिज़ाइन और कार्यान्वयन

·   डिलिवरेबल्स और मील के पत्थर को ध्यान में रखते हुए प्रोजेक्ट का शेड्यूल

·   निर्भरताएँ

लागत और पैसा

प्रोजेक्ट का अंतिम तत्व पैसा है। इस तत्व में लागत, व्यय, राजस्व, आकस्मिकताएं और लाभ सहित सब कुछ शामिल है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर को आमतौर पर इन सभी चीज़ों के लिए लक्ष्य मिलते हैं जिन्हें उन्हें प्रोजेक्ट की समयसीमा और गुणवत्ता बनाए रखते हुए पूरा करना होता है।

इन सभी तत्वों में दायरा सबसे महत्वपूर्ण है क्योंकि प्रोजेक्ट पूरा होने पर यह सबसे प्रभावी होता है। एक पूर्ण प्रोजेक्ट अपने हितधारकों के लिए इसकी प्रभावशीलता और दक्षता के अनुसार महत्वपूर्ण है, और इसका दायरा उनकी सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है।

प्रोजेक्ट मैनेजरों को समझना

तो, आखिर प्रोजेक्ट मैनेजर क्या है? वे वही हैं जिन्हें हर किसी के साथ संवाद करना होता है। उन्हें पहेली के अपने हिस्से पर काम करने वाले सभी विभिन्न विभागों को एक साथ रखने की आवश्यकता है। उन्हें पहेली का ही हिसाब रखना होता है और उन्हें इस बात से अवगत होना चाहिए कि टीम क्या चाहती है और क्लाइंट क्या चाहता है। ये वे व्यक्ति हैं जो स्कोप क्रीप, प्रोजेक्ट के भीतर विफलताओं और प्रोजेक्ट को कैसे पूरा किया जाएगा, इसके बारे में बड़े निर्णय लेने के लिए ज़िम्मेदार हैं। अन्य कार्यों में शामिल हो सकते हैं:

• संसाधन नियोजन
• समय/लागत का अनुमान लगाना
• बैठकों की सुविधा प्रदान करना
• जोखिमों का विश्लेषण/प्रबंधन करना
• प्रोजेक्ट की स्थिति की निगरानी करना

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कैसे काम करता है

जब प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के वास्तविक निष्पादन की बात आती है तो यह एक टीम से दूसरी टीम और यहां तक कि एक प्रोजेक्ट से दूसरे प्रोजेक्ट में भिन्न होता है। मुख्य बात एक ऐसा संतुलन खोजना है जो संगठन और उन लोगों के लिए काम करे जो प्रक्रिया के हर चरण के लिए ज़िम्मेदार होने जा रहे हैं। हालाँकि, जब किसी प्रोजेक्ट को चलाने की बात आती है, तो अधिकांश संगठन इन तीन बुनियादी चरणों का पालन करते हैं, जिसमें विभिन्न विशिष्टताएँ होती हैं। 

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में विभिन्न लक्ष्य और उद्देश्य

एक प्रोजेक्ट में आप जो हासिल करना चाहते हैं उसका वर्णन 2 तरीकों से किया जा सकता है:

1. उच्च-स्तरीय कथन जो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लक्ष्य हैं

2. निम्न-स्तरीय कथन जो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के उद्देश्य हैं

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लक्ष्य

ये उच्च-स्तरीय विवरण हैं जो व्यवसाय के लक्ष्यों के अनुरूप होते हैं। इस प्रकार, वे रूपरेखा तैयार करते हैं कि एक प्रोजेक्ट उच्च स्तर पर क्या हासिल करना चाहता है। यह लागत और गुणवत्ता में सुधार के माध्यम से व्यावसायिक प्रदर्शन और लाभप्रदता पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित करता है।

कुछ प्रोजेक्ट लक्ष्यों में शामिल हैं:

·   बेहतर ग्राहक अनुभव

·   अधिक राजस्व

·   बेहतर ग्राहक संतुष्टि

·   लागत में कमी

·   डेटा संग्रह

प्रोजेक्ट मैनेजर इन सभी लक्ष्यों के साथ-साथ व्यवसाय के अन्य सभी लक्ष्यों को प्रबंधित करने के लिए जिम्मेदार होते हैं। इस बीच, सब कुछ व्यवसाय की गुणवत्ता और ग्राहक के समग्र अनुभव को बढ़ाने पर केंद्रित होता है। प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए प्रोजेक्ट के हितधारकों की पहचान करना आवश्यक है। उनकी पहचान के बाद, आपको उन हितधारकों की जरूरतों पर शोध करना चाहिए।

यहाँ आखिरी और सबसे महत्वपूर्ण बात उन्हें सबसे महत्वपूर्ण से कम महत्वपूर्ण के क्रम में छाँटना है। इसके बाद, आप तदनुसार अपनी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट योजना तैयार कर सकते हैं। इस प्रकार, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लक्ष्यों को पूरा करना आसान हो जाता है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के उद्देश्य

ये निचले स्तर के विवरण प्रोजेक्ट लक्ष्यों को साकार करने में सहायता करते हैं। ये प्रोजेक्ट मैनेजरों को पूरे प्रोजेक्ट जीवनचक्र के दौरान अपनी प्रगति को ट्रैक करने में मदद करते हैं। उद्देश्यों में आमतौर पर डिलिवरेबल्स और ठोस उत्पाद शामिल होते हैं जिन्हें प्रोजेक्ट को डिलीवर करना होता है। जबकि अलग-अलग प्रोजेक्ट्स के लिए लक्ष्य समान हो सकते हैं, उद्देश्य समय, लागत, दायरे, प्रबंधन और कई अन्य कारकों के आधार पर भिन्न होते हैं।

हालाँकि उद्देश्य अलग-अलग होते हैं, लेकिन हर उद्देश्य SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound) होना चाहिए। इन उद्देश्यों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:

·   प्रोजेक्ट वेबसाइट पर ट्रैफ़िक को 50% तक बढ़ाना

·   1 सप्ताह के प्रशिक्षण सत्रों के माध्यम से टीम संचार में सुधार

·   1 महीने के भीतर ग्राहक संतुष्टि टूल प्रदान करना

·   अगले अपडेट के बाद वेबसाइट को पहले की तुलना में 2 गुना तेज़ी से लोड करना।

अनुसंधान और योजना चरण

इस प्रक्रिया में पहला चरण यह शोध करना है कि प्रोजेक्ट को सफल बनाने के लिए क्या करने की आवश्यकता है। इसमें आम तौर पर बाजार अनुसंधान, प्रतिस्पर्धी विश्लेषण और क्लाइंट क्या तलाश रहा है इसकी गहन समझ शामिल होती है। किसी भी अन्य चीज़ को शुरू करने से बहुत पहले शोध और प्रक्रिया की योजना बनाने से यह सुनिश्चित करना संभव है कि पर्याप्त लक्ष्य निर्धारित किए गए हैं। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आवश्यकताओं को पूरी तरह से समझा और विकसित किया गया है ताकि टीम के सभी सदस्य कार्यों के अपने हिस्से को उचित रूप से पूरा कर सकें। विचार यह सुनिश्चित करना है कि आपके पास प्राथमिकता और प्रतिनिधिमंडल का सही स्तर है, जो आप हमारे Ultimate Gantt software के माध्यम से करते हैं।

निष्पादन चरण

प्रक्रिया का अगला चरण आपके द्वारा बनाई गई योजना को निष्पादित करना है। इसका अर्थ है एक ऐसा रास्ता और तरीका चुनना जिसका आप पालन करने जा रहे हैं, जो कई लोकप्रिय किस्मों में से एक हो सकता है, जिसमें वॉटरफॉल या एजाइल (जिसके बारे में हम बाद में बात करेंगे) शामिल हैं। कुल मिलाकर, यहाँ आप उन सभी के साथ काम करना चाहते हैं जो टीम का हिस्सा बनने जा रहे हैं और सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर किसी के पास ऐसे कार्य हों जिन्हें उन्हें साथ-साथ पूरा करना है। आपको उन कर्मचारियों से बात करने की ज़रूरत है जो प्रत्येक पहलू को निष्पादित करने जा रहे हैं। आपको उन हितधारकों और क्लाइंट्स से बात करने की ज़रूरत है जिन्हें परिणाम से लाभ (या नहीं) होने वाला है। हर किसी को यह जानने की ज़रूरत है कि प्रक्रिया क्या है और इस क्षण से लेकर अंतिम उत्पाद वितरित होने के लिए तैयार होने तक यह सब कैसे होने वाला है। इसके लिए बहुत सावधानीपूर्वक योजना के साथ-साथ बहुत अधिक संरचना की आवश्यकता होगी।

परीक्षण चरण

अंतिम चरण वह है जब प्रोजेक्ट समाप्त हो जाता है। कम से कम, यह वह जगह है जहाँ प्रोजेक्ट का निर्माण समाप्त हो गया है। यहाँ आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि सब कुछ उसी तरह काम कर रहा है जैसा उसे करना चाहिए और उसे उस प्रकार के परिणाम मिल रहे हैं जिसकी अपेक्षा की गई थी। आप चीजों का परीक्षण करना चाहते हैं और यदि आपको बिल्कुल वैसा नहीं मिल रहा है जैसा योजनाबद्ध था, तो आपको आगे बढ़ते हुए बदलाव करने की आवश्यकता हो सकती है। अंतिम परिणाम तक पहुँचने से पहले समायोजन और परीक्षण के कई चरण हो सकते हैं, लेकिन जब यह चरण समाप्त हो जाता है तो इसका मतलब है कि प्रोजेक्ट पूरा हो गया है।

सबको एक साथ लाना

अब, आइए उन चरणों पर थोड़ा करीब से नज़र डालें और यह देखें कि आपकी योजना को प्रभावी, कुशल और व्यावहारिक बनाने के लिए क्या होने वाला है। हम इस पर नज़र डालेंगे कि कार्य योजना कैसे बनाई जाए और साथ ही उस योजना को लागू करने के लिए आप कुछ अलग प्रक्रियाओं का उपयोग कैसे कर सकते हैं। हम इस पर भी करीब से नज़र डालेंगे कि यह कैसे सुनिश्चित किया जाए कि हर कोई जानता हो कि उन्हें क्या करना है और उन्हें कैसे पता चलेगा कि उन्हें कौन से कार्य पहले पूरे करने हैं। तो, चलिए सीधे शुरू करते हैं।

अपने लक्ष्य निर्धारित करना

लक्ष्य निर्धारित करना आपकी प्रक्रिया का पहला कदम होगा, क्योंकि यदि आप नहीं जानते कि आप कहाँ जा रहे हैं, तो आपको कैसे पता चलेगा कि आप वहाँ कब पहुँचेंगे? आपने लुईस कैरोल और योगी बेरा के इस उद्धरण के विभिन्न रूप सुने होंगे। वे दोनों जानते थे कि कहीं पहुँचने के लिए आपको वास्तव में एक अंतिम लक्ष्य निर्धारित करने की आवश्यकता है और केवल एक अंतिम लक्ष्य ही नहीं। आपको एक SMART अंतिम लक्ष्य निर्धारित करने की आवश्यकता है। नहीं, SMART लक्ष्य केवल एक स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करने के समान नहीं है। निश्चित रूप से, आपको अपने लक्ष्यों के बारे में कुछ विचार करने की आवश्यकता है, लेकिन आपको उससे भी अधिक की आवश्यकता है:

• विशिष्ट (Specific)
• मापने योग्य (Measurable)
• प्राप्त करने योग्य (Achievable)
• प्रासंगिक (Relevant)
• समयबद्ध (Time-Bound)

यदि आपका लक्ष्य इन पाँचों निशानों पर खरा उतरता है, तो आप वास्तव में इसे पूरा करने में सफलता के लिए खुद को तैयार कर रहे हैं। यदि ऐसा नहीं है, तो ड्राइंग बोर्ड पर वापस जाने और यह देखने का समय है कि आप क्या लेकर आ सकते हैं। इसका कारण यह है कि शोध से पता चलता है कि SMART लक्ष्य वे होते हैं जिन्हें हासिल करने के लिए लोग खुद को प्रेरित करते हैं, और यही मुख्य बात है, है ना? आप एक लक्ष्य निर्धारित करते हैं क्योंकि आप वहाँ पहुँचना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करके कि आप इनमें से प्रत्येक बिंदु पर टिके रहें, आप स्वयं को (और अपने संगठन को) ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित कर रहे हैं। 

योजना बनाना

अगला कदम योजना बनाना है। हमने उल्लेख किया था कि यह तीन-चरणीय डिज़ाइन का पहला चरण है, लेकिन इसे केवल इतना कहने से थोड़ा अधिक समझाने की आवश्यकता है। योजना बनाने का अर्थ है कि आप प्रोजेक्ट को चरणों में विभाजित करने जा रहे हैं। आप मन में एक अंतिम लक्ष्य के साथ शुरुआत करेंगे और फिर आपको उन चीजों के बारे में सोचना शुरू करना होगा जिन्हें अंततः उस अंतिम लक्ष्य तक पहुँचने के लिए रास्ते में पूरा करने की आवश्यकता है। इस प्रक्रिया में कई लोग शामिल होंगे और आपको यह जानने की आवश्यकता है कि उनमें से प्रत्येक व्यक्ति अपने कार्यों को उसी तरह से निष्पादित कर रहा है जैसा आप उम्मीद करते हैं।

हालाँकि अपनी टीम के साथ व्यक्तिगत रूप से जाँच करना हमेशा एक अच्छा विचार है, लेकिन ऐसा कोई तरीका नहीं है कि आप दिन के हर पल उनके कार्यों के हर हिस्से पर नज़र रख सकें। सोचें कि आपकी टीम कितनी बड़ी है और उन्हें क्या-क्या पूरा करने की आवश्यकता है। संभावना है कि वे केवल एक ही प्रोजेक्ट पर काम नहीं कर रहे हैं। इसलिए, आपको यह जानने की आवश्यकता है कि उन्हें सौंपे गए प्रत्येक कार्य में क्या हो रहा है, लेकिन आप हर समय उनसे बात करने के लिए उनके पास जाकर उनके दिन (या अपने दिन) में बाधा नहीं डालना चाहते हैं, यहीं पर एक अच्छी प्रोजेक्ट कार्य योजना एक बड़ा बदलाव लाएगी। आप एक ऐसी योजना बनाना चाहते हैं जो सभी को निर्देशित करे और फिर उसे एक सिस्टम में डाल दें।

इस तरह, प्रत्येक व्यक्ति चेक-इन कर सकता है, देख सकता है कि उन्हें क्या करना है, और उन प्रोजेक्ट्स को चिह्नित कर सकता है जिन पर वे काम कर रहे हैं या जिन्हें उन्होंने पूरा कर लिया है। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आप फिर सिस्टम में जाँच कर सकेंगे और देख सकेंगे कि कौन से प्रोजेक्ट पूरे हो रहे हैं, अभी क्या किया जाना बाकी है और हर कोई कहाँ काम कर रहा है। वहां से, आप देख सकते हैं कि आपको किस तरह की मीटिंग या चेक-इन शेड्यूल करने की आवश्यकता है और वहां ध्यान केंद्रित करें, न कि उन लोगों से बात करने में बहुत समय बिताएं जिन्हें इसकी आवश्यकता नहीं है।

एजाइल बनाम वॉटरफॉल प्लानिंग

आइए प्रोजेक्ट की योजना बनाने और उसे निष्पादित करने के दो सबसे आम तरीकों पर नज़र डालें। ये एजाइल प्लानिंग और वॉटरफॉल प्लानिंग हैं। जबकि इनमें से कोई भी सफल हो सकता है और आपके प्रोजेक्ट के लिए उत्कृष्ट परिणाम दे सकता है, उनके अपने लाभ और कमियां भी हैं जो आपके विशिष्ट संगठन या आपके संगठन के भीतर एक विशिष्ट प्रोजेक्ट के लिए एक या दूसरे को बेहतर विकल्प बना सकते हैं। कुल मिलाकर, एजाइल प्लानिंग योजना को छोटे चरणों में विभाजित करने पर केंद्रित है। 

इनमें से प्रत्येक चरण को स्प्रिंट कहा जाता है, जो लगभग 1 से 3 सप्ताह का काम होता है। चीजों को स्प्रिंट में तोड़कर प्रत्येक प्रोजेक्ट को अधिक प्रबंधनीय चरणों में विभाजित करना संभव है। जब आप एक बड़े प्रोजेक्ट के बजाय छोटे टुकड़ों को देख पाते हैं, जिसे पूरा होने में महीनों या उससे अधिक समय लग सकता है, तो इसे निष्पादित करना बहुत आसान लगता है। यह प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि प्रत्येक चरण सही तरीके से किया जा रहा है और प्रक्रिया में कुछ भी छूट न जाए। यह सबसे लोकप्रिय तरीका भी है, लगभग 71% संगठनों का कहना है कि वे इस पद्धति का उपयोग करते हैं, संभवतः इसलिए क्योंकि यह लचीला है, बदलावों के लिए खुला है और टीम के सदस्यों के लिए काम करने के लिए काफी सरल है। दूसरी ओर, वॉटरफॉल प्लानिंग काफी संरचित और सख्त है।

कई प्रोजेक्ट मैनेजर इस पद्धति के प्रति उतने उत्सुक नहीं हैं क्योंकि यह पूरी तरह से बहुत निश्चित लगती है। ऐसा लगता है कि आपके पास लचीलेपन का कोई स्तर नहीं है, जिसका पालन करना कुछ लोगों के लिए थोड़ा कठिन हो सकता है। दूसरी ओर, यदि आप एक चरण से दूसरे चरण तक रैखिक तरीके से जाने में रुचि रखते हैं तो यह प्रोजेक्ट को निष्पादित करने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है। यह वास्तव में एक के बाद एक हर चीज की योजना बनाता है। जब पहला चरण पूरा हो जाता है तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं और इसी तरह, जब तक कि अंत में अंतिम लक्ष्य प्राप्त नहीं हो जाता।

भूमिकाओं को उचित रूप से सौंपना

प्रोजेक्ट कार्यान्वयन और ऊपर बताए गए चरणों के दौरान, सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक सभी को काम सौंपना है। टीम के प्रत्येक सदस्य को यह जानने की आवश्यकता है कि वे चीजों की व्यापक योजना में कहाँ फिट बैठते हैं और वे क्या करने के लिए जिम्मेदार हैं। सकारात्मक और प्रभावी ढंग से भूमिकाएँ सौंपने का एक तरीका एक RACI चार्ट के माध्यम से है। यह एक चार्ट है जो कार्यों को सौंपने के चार महत्वपूर्ण पहलुओं पर केंद्रित है।

·   उत्तरदायी (Responsible)

·   जवाबदेह (Accountable)

·   परामर्शित (Consulted)

·   सूचित (Informed)

इन अलग-अलग भूमिकाओं में से प्रत्येक के साथ, आप टीम के विभिन्न सदस्यों को नियुक्त करने जा रहे हैं, जो प्रोजेक्ट को अधिक कुशल बनाता है और यह सुनिश्चित करता है कि हर किसी के पास पूरा करने के लिए एक काम हो। यदि आप इस बारे में और भी अधिक जानने में रुचि रखते हैं कि RACI आपको और आपकी पूरी टीम को काम पूरा करने में कैसे मदद कर सकता है, तो ऊपर दिए गए लिंक को देखें।

कार्यों को शेड्यूल करना

अब, अपने प्रोजेक्ट की योजना बनाने का एक और महत्वपूर्ण पहलू यह सुनिश्चित करना है कि प्रोजेक्ट का प्रत्येक पहलू सही तरीके से किया जाए। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि न केवल आपके पास कार्य सौंपे गए हों बल्कि सभी को पता हो कि कौन से कार्य पहले पूरे किए जाने की आवश्यकता है। ऐसे चक्र में फंसना आसान है जहाँ आप केवल सूची से कुछ हटाने के लिए सबसे आसान कार्यों को पहले पूरा करने का प्रयास कर रहे हैं। 

एक आइजनहावर मैट्रिक्स (Eisenhower Matrix) न केवल आपको उन कार्यों को प्रदर्शित करने की अनुमति दे सकता है जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, बल्कि यह भी सुनिश्चित करता है कि उन्हें प्राथमिकता दी गई है, ताकि सबसे महत्वपूर्ण चीजें पहले की जा रही हों। इस मैट्रिक्स के साथ (जिसके बारे में आप और भी अधिक जान सकते हैं) आप अपनी टीम को संकेत दे पाएंगे कि कौन से सबसे महत्वपूर्ण कार्य हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। या, आइजनहावर के शब्दों में, जो कि तत्काल कार्य हैं। सामान्य तौर पर, वस्तुओं को चार चतुर्थांशों में से एक में विभाजित किया जाता है।

ये हैं:

1. तत्काल और महत्वपूर्ण

2. तत्काल नहीं और महत्वपूर्ण

3. तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं

4. तत्काल नहीं और महत्वपूर्ण नहीं

कार्यों को ट्रैक करना

एक बार कार्यों को सौंपे जाने और निर्धारित किए जाने के बाद, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि उन्हें ठीक से पूरा और निष्पादित किया जा रहा है। यहीं से हम प्रोजेक्ट के दूसरे चरण में प्रवेश करना शुरू करते हैं जैसा कि हमने पिछले भाग में बात की थी। कार्यों को ट्रैक करने के लिए आप कई अलग-अलग तरीकों का उपयोग कर सकते हैं, जिनमें Trello, Wrike, Asana या Monday जैसे प्रोग्राम शामिल हैं, लेकिन आप Instagantt को देखना चाहेंगे क्योंकि यह आपको केवल कार्य सौंपने से कहीं अधिक करने की अनुमति देता है।

जहाँ Trello, Asana, और Monday आपको कार्य सौंपने और यहाँ तक कि नोट्स लिखने और यह सुनिश्चित करने की अनुमति देंगे कि कार्य पूरे हो गए हैं, वे आपको प्रबंधन प्रक्रिया के अधिक उन्नत पहलू प्रदान नहीं करेंगे। आप बेसलाइन, क्रिटिकल पाथ, डिपेंडेंसी, माइलस्टोन और बहुत कुछ जैसी चीजों का प्रबंधन नहीं कर पाएंगे। उन चीजों के लिए, आपको एक गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी। अब, आप यहाँ Gantt chart सॉफ्टवेयर के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, यदि आप इसकी पृष्ठभूमि, इसकी शुरुआत और इसके विकास जैसी चीजों में रुचि रखते हैं, लेकिन आप हमारे द्वारा बताए गए अन्य दो विकल्पों की तुलना में Wrike या Instagantt के साथ अधिक हासिल कर सकते हैं।

इस प्रकार के सॉफ्टवेयर की सबसे अच्छी बात यह है कि आप केवल यह देखने के बजाय कि प्रोजेक्ट पूरा हुआ है या नहीं, उसकी प्रगति की जांच कर पाएंगे। आप अपने विशिष्ट संगठन और अपनी टीम की जरूरतों के अनुसार प्रोग्राम को बेहतर भी बना सकते हैं। आप संसाधनों का प्रबंधन, वर्कलोड का प्रबंधन और यहाँ तक कि बजट और बहुत कुछ ट्रैक कर पाएंगे। कुल मिलाकर, यह एक बहुत ही गहन और विवरण-उन्मुख प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम है, जो किसी भी प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए इसका उपयोग करना बहुत आसान बनाता है। यह आपके द्वारा प्रबंधित किए जा रहे प्रोजेक्ट के दूसरे चरण के लिए आवश्यक अधिकांश अवधारणाओं का भी ध्यान रखता है।

Measuring Success

प्रक्रिया का अंतिम पहलू आपकी सफलता को मापना है। अब, कई अलग-अलग तरीके हैं जिनसे आप किसी प्रोजेक्ट की सफलता को मापना चुन सकते हैं और यह मुख्य रूप से प्रोजेक्ट की विशिष्टताओं पर निर्भर करेगा। आपको क्लाइंट के लिए निवेश पर रिटर्न और कुल समय जैसी चीजों को देखना होगा जिसे यह उनके लिए बचा सकता है। सफलता को मापने का अर्थ है कि आपको प्रोजेक्ट लागू होने से पहले के कुछ मेट्रिक्स को जानना होगा और प्रोजेक्ट पूरा होने के बाद उन्हीं मेट्रिक्स से उनकी तुलना करनी होगी।

Instagantt इन कुछ चरणों में आपकी मदद कर सकता है, और आप अन्य प्रकार के ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर भी देख सकते हैं जो आपके क्लाइंट और आपकी टीम को यह मापने की अनुमति देंगे कि कोई विशेष प्रोजेक्ट कहाँ सफल हो रहा है और कहाँ अतिरिक्त बदलाव या सुधार किए जा सकते हैं। यह सभी को परिणाम से खुश रहने की अनुमति देगा और यह सुनिश्चित करेगा कि आप उस स्तर की सफलता प्राप्त कर रहे हैं जिसकी आप तलाश कर रहे हैं।

Tips to make your project management job easier

यदि आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, तो आपको अपने काम को आसान बनाने के लिए निम्नलिखित सभी बातों पर विचार करना चाहिए:

·   अच्छी दस्तावेज़ीकरण बनाने में हमेशा प्रयास करें क्योंकि यह अच्छे प्रबंधन के लिए आधार तैयार करता है

·   रीयलटाइम में संवाद, सहयोग और समन्वय करें

·   भ्रम से बचने के लिए हमेशा मुख्य लक्ष्य पर केंद्रित रहें

·   संसाधनों और तकनीकों के साथ अपडेट रहें

·   प्रोजेक्ट के प्रबंधन के सुरक्षित तरीकों का पालन करें

Principles of project management

कुछ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिद्धांत पूरी टीम को व्यावसायिक लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं और निम्न-स्तर के कर्मचारियों से लेकर उच्च-स्तरीय प्रबंधन तक बेहतर प्रदर्शन और दक्षता प्रदान करते हैं। निम्नलिखित उन सभी सिद्धांतों का विवरण हैं।

Accountability

जवाबदेही पहला सिद्धांत है, और यह किसी विशिष्ट कार्य पर काम करने वाले व्यक्ति को उस कार्य की सफलता या विफलता के लिए जवाबदेह बनाता है। जवाबदेही असाइनी, प्रोजेक्ट मैनेजर और पूरी टीम पर अधिक दबाव डालती है। इस प्रकार, आवश्यकताएं बेहतर तरीके से पूरी होती हैं, और प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को कुशलतापूर्वक प्राप्त करने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट भी बेहतर ढंग से किया जाता है।

The clarity in goals and objectives

अगले सिद्धांत में स्पष्ट लक्ष्य और उद्देश्य हैं। अस्पष्टता होने से पूरे प्रोजेक्ट लाइफसाइकिल के दौरान प्रदर्शन की गति टूट जाएगी। लक्ष्यों और उद्देश्यों में स्पष्टता के साथ, चरणों को आसानी से पूरा किया जा सकता है। यही कारण है कि प्रोजेक्ट मैनेजर हर प्रोजेक्ट के लक्ष्यों और उद्देश्यों को SMART गाइडलाइन्स के अनुसार निर्धारित करता है।

Communication

जब कोई टीम किसी प्रोजेक्ट पर एक साथ काम कर रही होती है, तो प्रभावी सहयोग के लिए संचार महत्वपूर्ण होता है। खराब संचार पूरी टीम की प्रगति और दक्षता में बाधा डाल सकता है। इसके अतिरिक्त, अच्छी टीम संचार के साथ, हर कोई सभी महत्वपूर्ण विवरणों के साथ अपने कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को जानता है।

प्रभावी संचार प्रोजेक्ट पर काम करने के पहले दिन से लेकर अंतिम डिलीवरेबल देने के दिन तक टीम को बेहतर प्रदर्शन करने में मदद करता है।

Exceptional Management

एक प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट के सभी मानकों और समय सीमा को पूरा करते हुए गुणवत्ता और लागत का प्रबंधन करने के लिए असाधारण रूप से काम करना चाहिए। एक प्रोजेक्ट मैनेजर को अन्य टीम के सदस्यों को कार्य और अन्य जिम्मेदारियां सौंपकर दक्षता को अधिकतम करना चाहिए ताकि वे अपने अधीन काम करने वाले कर्मचारियों का प्रभार संभाल सकें।

यह उच्च-स्तरीय प्रबंधन और निम्न-स्तरीय प्रबंधन का मॉडल है। बेहतरीन प्रदर्शन के लिए सभी स्तर के कर्मचारियों के लिए तनाव को कम से कम रखना आवश्यक है।

Focusing on the main goal

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से एक मुख्य लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित करना है। आसान प्रबंधन के लिए प्रोजेक्ट के कुछ हिस्सों को छोटे कार्यों और डिलीवरेबल्स में विभाजित करना एक अच्छा दृष्टिकोण है। हालाँकि, सभी डिलीवरेबल्स और कार्यों का मुख्य ध्यान मुख्य लक्ष्य होना चाहिए। हमेशा मुख्य लक्ष्य को परिप्रेक्ष्य में रखने से वह समाधान निकालने में मदद मिलती है जो केवल उस समय के लिए उस समस्या को हल करने के बजाय मुख्य लक्ष्य को लाभ पहुँचाता है।

Risk Management

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की प्रक्रिया कुछ स्तरों पर कई जोखिमों से होकर गुजरती है। वास्तव में, कुछ प्रोजेक्ट्स के लिए, जोखिमों का प्रबंधन करना अन्य कार्यों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है। इसलिए, प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए जोखिम प्रबंधन योजना और गुण होना आवश्यक है। जोखिम 2 प्रकार के होते हैं:

1. जिन्हें आप पूर्वानुमानित कर सकते हैं

2. जिन्हें आप पूर्वानुमानित नहीं कर सकते

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, जोखिम मूल्यांकन सत्र आयोजित करना और उन जोखिमों को निर्धारित करने और हल करने के लिए एक बैकअप टीम का होना आवश्यक है। जोखिम प्रबंधन में निश्चित रूप से चीजों की योजना बनाने और लागू करने में कुछ अतिरिक्त समय और प्रयास लगता है। हालांकि, जब जोखिम प्रबंधन सही ढंग से किया जाता है, तो अंतिम डिलिवरेबल सबसे लाभदायक परिणाम देता है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का महत्व

एक नज़र में, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्रोजेक्ट को डिलीवर करने के लिए डिलिवरेबल्स और समयरेखा को परिभाषित करता है। हालांकि, विस्तृत निरीक्षण के तहत, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट उस प्रोजेक्ट पर काम करने वाली पूरी टीम को प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को स्पष्ट करने में मदद करता है, जिसके परिणामस्वरूप सटीक निष्पादन होता है। उचित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के बिना, प्रोजेक्ट पर काम करने वाले सभी लोगों के लिए प्रोजेक्ट के लक्ष्य और उद्देश्य अस्पष्ट रहते हैं। इस प्रकार, प्रोजेक्ट विफलता की ओर बढ़ सकता है।

प्रभावी दस्तावेज़ीकरण

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का अधिकांश कार्य प्रभावी प्रोजेक्ट दस्तावेज़ीकरण बनाने के बारे में है। ऐसा इसलिए है क्योंकि अधिकांश प्रोजेक्ट मैनेजरों के लिए केवल कथन मात्र होते हैं। हालांकि, वे प्रभावी दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के लिए प्रोजेक्ट के उपयोग के मामलों (use cases), आवश्यकताओं, कार्यात्मकताओं और तकनीकी विशिष्टताओं पर काम करते हैं। इस प्रकार, यह दस्तावेज़ीकरण पूरे प्रोजेक्ट के जीवनचक्र में मदद करता है और पूरी टीम को उसी के अनुसार काम करने में मदद करता है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के माध्यम से, अच्छा दस्तावेज़ीकरण तैयार किया जाता है जो प्रोजेक्ट के प्रमुख तत्वों और आवश्यकताओं को स्पष्ट करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

बेहतर निगरानी के साथ बेहतर प्रदर्शन

प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट के जीवनचक्र के सभी स्तरों पर प्रदर्शन की निगरानी पर ध्यान केंद्रित करते हैं। वे प्रोजेक्ट पर काम करने के लिए त्वरित और अधिक प्रभावी तरीके परिभाषित कर सकते हैं। ये टीमों को बेहतर समन्वय करने की अनुमति भी देते हैं। इसलिए, प्रोजेक्ट मैनेजर निम्नलिखित बातों पर विचार करते हुए प्रोजेक्ट पर काम करने वाले सभी लोगों के प्रदर्शन की निगरानी कर सकते हैं:

·   समयरेखा और कार्यक्रम

·   डिलिवरेबल्स और उनकी समय सीमा (deadlines)

·   परिणाम

·   जोखिम

·   कार्य के मालिक (व्यक्तिगत और एकाधिक)

प्रोजेक्ट के दायरे, उसके प्रकार, बजट, समय और बाकी सब चीजों की परवाह किए बिना अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजमेंट हमेशा एक सफल प्रोजेक्ट की नींव होता है। उचित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के साथ, मैनेजर उस प्रोजेक्ट पर काम करने वाले सभी लोगों के लिए कुशलतापूर्वक काम करने हेतु एक संपूर्ण वातावरण और समयरेखा बनाते हैं। इस प्रकार, उस प्रोजेक्ट को प्रोसेस करना आसान हो जाता है। अधिक महत्वपूर्ण बात यह है कि उस प्रोजेक्ट को उपयोगकर्ताओं के लिए तैनात (deploy) करना और उपयोग करना आसान होता है, जिसके परिणामस्वरूप एक शानदार उपयोगकर्ता अनुभव मिलता है जो प्रत्येक प्रोजेक्ट मैनेजर के प्रमुख लक्ष्यों में से एक है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पर अंतिम शब्द

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट और विशेष रूप से प्रभावी और उच्च गुणवत्ता वाला प्रोजेक्ट मैनेजमेंट किसी भी कंपनी के लिए फायदेमंद है क्योंकि यह कुछ प्रमुख पहलू प्रदान करता है जिन्हें अन्यथा प्राप्त करना कठिन या असंभव है:

·   कुशल टीमें

·   खुश क्लाइंट्स

·   उचित संगठन

·   टीम की वृद्धि और विकास

·   समग्र लचीलापन

·   प्रोजेक्ट की गुणवत्ता

·   प्रोजेक्ट की मात्रा

इन विभिन्न पहलुओं में से प्रत्येक में संलग्न होकर, कोई भी व्यवसाय अपनी लाभप्रदता (bottom line) में सुधार करने और उनके द्वारा प्रदान किए जा रहे कार्य के स्तर को बढ़ाने में सक्षम होगा। उचित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट शैली का उपयोग यह सुनिश्चित करता है कि टीमें प्रभावी ढंग से बनाई गई हैं और उन टीमों को अलग-अलग कार्यों को पूरा करने की कोशिश करने के बजाय उनके मजबूती वाले क्षेत्रों में काम करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक संगठनात्मक संरचना, विकास और वृद्धि प्रदान करता है और वह लचीलापन प्रदान करता है जो हर किसी के लिए अपनी आवश्यकता को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है।

इस पूरी प्रक्रिया के दौरान एक प्रभावी प्रबंधन टीम के साथ काम करके, कर्मचारियों और टीम के सदस्यों के लिए बेहतर ढंग से सुने जाने और समझे जाने का अनुभव करना भी संभव है, जिससे वे बोलने और पूरी प्रक्रिया में प्रभावी बदलाव करने में सक्षम होते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट किसी भी व्यवसाय के लिए गेम-चेंजर हो सकता है, जब तक कि वे जानते हों कि इसे हर चरण में ठीक से कैसे लागू किया जाए।

यदि आप कोई प्रोजेक्ट शुरू करने की सोच रहे हैं या यदि आप किसी ऐसे प्रोजेक्ट के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर हैं जो पहले से ही चल रहा है, तो आपको एक सफल प्रोजेक्ट के इन विभिन्न पहलुओं में से प्रत्येक पर नज़र डालनी चाहिए। आपकी टीम नेतृत्व और सफल होने में मदद के लिए आपकी ओर देख रही है, और केवल उचित प्रबंधन के माध्यम से ही वे इसे प्राप्त कर पाएंगे।