एक बात: परियोजना प्रबंधन में फोकस हासिल करना

आजकल व्यस्त रहना अक्सर उत्पादक होने से भ्रमित हो जाता है। गैरी केलर और जे पापासन ने अपनी बेस्टसेलर द वन थिंग में सुझाव दिया है कि खुद से यह सवाल पूछने से बाकी सब कुछ या तो आसान हो जाएगा या अनावश्यक हो जाएगा। पुस्तक बताती है कि कैसे एक केंद्रीय लक्ष्य के लिए अपने सभी प्रयासों को समर्पित करने से आपको उत्कृष्ट परिणाम प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

लोगों को सफल होने में मदद करने के अलावा, नियोजन का यह तरीका प्रबंधन में एक बड़ी भूमिका निभाता है, खासकर गैंट चार्ट और समूह परियोजनाओं के साथ। हम द वन थिंग के मुख्य विचारों की समीक्षा करेंगे और देखेंगे कि वे आपकी नियोजन, प्रबंधन और परियोजनाओं के निष्पादन को कैसे प्रभावित कर सकते हैं।

फोकसिंग प्रश्न: अपने प्रोजेक्ट की एक चीज़ ढूँढना

केलर ने द वन थिंग पुस्तक को फोकस प्रश्न का उत्तर देने के लिए समर्पित किया। मैं कौन सी एक कार्रवाई कर सकता हूं, जिसे करने से बाकी सब कुछ सरल या अनावश्यक हो जाता है? यह आपको अपने उद्देश्य के लिए महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। प्रबंधन परियोजनाओं में, हर चरण में यह पहचानना महत्वपूर्ण है कि कौन सा कार्य या उपलब्धि सबसे महत्वपूर्ण है।

उदाहरण के लिए, गैंट चार्ट बनाते समय निम्न बातों पर विचार करें:

• वह कौन सी निर्भरता है जो बाकी सभी को समर्थन और संचालन देती है?
• कौन सा कार्य आइटम यदि पीछे धकेल दिया जाए तो सम्पूर्ण समय-सीमा की प्रगति अवरुद्ध हो जाएगी?

नियमित रूप से यह प्रश्न पूछने से परियोजना प्रबंधकों को अपने संसाधनों को सर्वोत्तम तरीके से आवंटित करने में मदद मिलती है। यह व्यस्त कार्य शेड्यूल को समझने में मदद करता है, और सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को करने में टीम के साथ जुड़ने में मदद करता है।

दैनिक कार्यों को उद्देश्य के साथ संरेखित करना: लक्ष्य निर्धारण और सफलता की आदत

केलर के विचार को लागू करते हुए, आप अपने दीर्घकालिक लक्ष्यों को लेकर उन्हें प्रोजेक्ट बना सकते हैं जिन पर आप आज काम कर सकते हैं। इसकी शुरुआत यह जानने से होती है कि आपका "किसी दिन" का लक्ष्य क्या है और फिर इस साल, इस महीने, इस सप्ताह और आज के लिए अपने उद्देश्यों को देखें। यह दृष्टिकोण गैंट चार्ट जैसे प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल में डालने पर रणनीतिक योजना को बेहतर बनाता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर यह निर्धारित कर सकते हैं कि अंतिम लक्ष्य क्या है, इसे महत्वपूर्ण खंडों में विभाजित करें, प्रत्येक खंड को मील के पत्थर के रूप में उपयोग करें और फिर प्रत्येक मील के पत्थर को पूरा करने के लिए कार्य बनाएं। सभी कार्य मुख्य लक्ष्य का हिस्सा बन जाते हैं, इसलिए ऐसा कुछ भी नहीं जोड़ा जाता जो उपयोगी न हो।

मल्टीटास्किंग को परियोजना प्रबंधन पर हावी नहीं होना चाहिए

वन थिंग इस विचार का विरोध करता है कि हमारा ध्यान बंटाने से हमारी उत्पादकता बढ़ सकती है। केलर का मानना है कि एक ही समय में अलग-अलग काम करने की कोशिश करने से काम पर कम ध्यान लगता है। सच तो यह है कि अलग-अलग कामों के बीच में कूदने से रिकवरी का समय आता है, गलतियाँ होती हैं और प्रोजेक्ट के लिए ज़रूरी समय बढ़ जाता है।

यह टीमों को एक ही समय में कई प्रोजेक्ट देने के खिलाफ सलाह देता है। चूंकि कर्मचारी असाइनमेंट के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करते हैं, इसलिए प्रत्येक चरण में उन्हें अपनी मुख्य भूमिका को संभालने की अनुमति मिलनी चाहिए।

इस सिद्धांत के अनुप्रयोग से निम्नलिखित समस्याओं को हल करने में मदद मिलती है:

• बर्नआउट को कम करना.
• जो वितरित किया जाता है उसके मानकों को बढ़ाना।
• महत्वपूर्ण कार्यों को शीघ्रता से पूरा करना।

कई बार, मल्टीटास्किंग इसलिए होती है क्योंकि योजना ठीक से नहीं बनाई गई थी। इसके बजाय, कार्यों को फैलाने के लिए अपने गैंट चार्ट पर भरोसा करें और सभी को अपने लक्ष्यों पर बने रहने में मदद करें।

अपने प्रोजेक्ट कार्य को कैलेंडर पर कैसे व्यवस्थित करें

टाइम ब्लॉकिंग एक शक्तिशाली विधि है जिसे द वन थिंग में समझाया गया है। केलर सलाह देते हैं कि कुछ समय अलग रखें जब आपको उस काम पर काम करने में कोई बाधा न आए जो आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण है। आप इन चरणों को अपने प्रोजेक्ट के लिए गैंट चार्ट में प्लॉट कर सकते हैं।

• अपने परियोजना प्रबंधकों को रणनीतिक योजना पर ध्यान केंद्रित करने के लिए पर्याप्त समय दें।
• डेवलपर्स को महत्वपूर्ण सुविधाओं पर काम करने के लिए निर्धारित घंटे प्रदान करें।
• QA टीमों के लिए निर्बाध परीक्षण विंडो बनाएं।

टाइम ब्लॉकिंग से आप बेहतर तरीके से ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल को और अधिक व्यवस्थित बना सकते हैं। हितधारक समझेंगे कि गैंट चार्ट में ब्लॉक किए गए समय का मतलब है कि उन्हें आपको बाधित नहीं करना चाहिए।

छोटे-छोटे कारण जिनसे लोग सफल होते हैं

डोमिनो इफ़ेक्ट केलर द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले महत्वपूर्ण रूपकों में से एक है। सिर्फ़ एक महत्वपूर्ण चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने से एक ऐसी प्रक्रिया शुरू होती है जो कई मामलों में निम्नलिखित कार्यों की आवश्यकता को कम करती है। प्रबंधन करते समय, डोमिनो इफ़ेक्ट जिस तरह से काम करता है, वह गैंट चार्ट के निर्माण को प्रभावित कर सकता है।

• परियोजना के प्रत्येक प्रमुख चरण में महत्वपूर्ण कार्य का निर्धारण करें।
• आप जो भी काम करें, उसे ध्यान में रखें।
• जब तक पहला डोमिनो गिरा न दिया जाए, तब तक दूसरे कार्यों पर आगे न बढ़ें।

इस सिद्धांत की बदौलत, काम का मिलान किया जाता है ताकि यह कुशलता से हो सके। उत्पाद के हर विवरण को जानने से पहले मार्केटिंग शुरू करने के बजाय, उत्पाद को अपनी रणनीति का मुख्य हिस्सा बनाएं। हर काम आसान हो जाता है जब उससे पहले वाला काम पूरा हो जाता है।

इच्छाशक्ति का उपयोग करना और शेड्यूल के अनुसार योजना बनाना क्यों सहायक होता है

केलर के अनुसार, आपकी इच्छाशक्ति जितनी अधिक आप इसका उपयोग करेंगे, धीरे-धीरे खत्म होती जाएगी। इसलिए, आपको उस समय उच्च-केंद्रित कार्य करने का प्रयास करना चाहिए जब आपकी मानसिक क्षमता सबसे मजबूत हो। परियोजना प्रबंधन में इसे शामिल किया जा सकता है:

• विचार-मंथन या रणनीतिक सत्र आयोजित करने के लिए सुबह का समय निर्धारित करें।
• दिन में बाद में इस प्रकार की बैठकें होंगी।
• अपने गैंट चार्ट के शुरुआती घंटों में अपने गहन कार्य कार्यों को शेड्यूल करना।

जब आप ऊर्जा से भरे हों तो ज़्यादा काम करना और जब आप थके हों तो कम काम करना आपको काम पर ज़्यादा उत्पादक और खुश बनाता है। अब, टीमें इस बात को लेकर ज़्यादा सजग हैं कि वे अपना समय कैसे व्यवस्थित करें, और प्रोजेक्ट मैनेजर उन कार्यों की पहचान कर सकते हैं जिन्हें समयबद्ध होने के अलावा ऊर्जा देने की भी ज़रूरत है।

गैंट चार्ट और वन थिंग विधि का उपयोग करके आप अपने प्रोजेक्ट को और भी आसान बना सकते हैं

उद्देश्य के साथ, गैंट चार्ट समयसीमा प्रदर्शित करने के साथ-साथ मिशन को मजबूती भी दे सकते हैं। द वन थिंग के आधार पर, एक उपयोगी गैंट चार्ट किसी प्रोजेक्ट के हर चरण का फोकस दिखाता है। इस शैली में, आपको मुख्य कार्य को प्राथमिकता देनी चाहिए, महत्वहीन गतिविधियों में कटौती करनी चाहिए, और केंद्रित कार्यों को करने के लिए समर्पित समय निर्धारित करना चाहिए।

ऐसा करने के दो तरीके हैं: पहला, महत्वपूर्ण कार्यों को अलग-अलग रंगों से हाइलाइट करें; दूसरा, सभी महत्वहीन कार्यों को एक साथ रखें; और अंत में, कार्यों से जुड़े किसी भी महत्वपूर्ण कनेक्शन को आरेख पर चिह्नित करके स्पष्ट करें। इस विधि का पालन करके, गैंट चार्ट एक सरल समय उपकरण से संरेखण के लिए एक सहायक उपकरण बन जाता है।

सफलता की आदत में हर दिन सिर्फ एक ही काम करना शामिल है।

नियोजन विधि के साथ-साथ, केलर सफलता की आदत का सुझाव देते हैं, जिसका अर्थ है कि हमें हर दिन एक ऐसा कार्य करना चाहिए जो महत्वपूर्ण हो। उनका मानना है कि लगातार बने रहने से आपको अपने लक्ष्यों तक पहुँचने में मदद मिलती है।

प्रोजेक्ट टीमों के लिए, इसका मतलब हो सकता है कि रोज़ाना एक ही प्राथमिकता पर ध्यान केंद्रित करने वाले टच बेस सेशन, सूची का पुनर्मूल्यांकन और उसे ठीक करने के लिए साप्ताहिक समीक्षा, और खुद से बार-बार पूछना: इस समय हमारी एक चीज़ क्या है? अगर नेता इस आदत को दैनिक गतिविधियों और समूह व्यवहार का हिस्सा बना लेते हैं, तो टीमों के व्यस्त महसूस करने से बचने और इसके बजाय निर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने पर काम करने की अधिक संभावना होती है।

हर कदम पर उद्देश्य और क्रियाकलापों को एक जैसा बनाकर, परियोजना परिणाम प्राप्त करने के लिए एक अनुशासित दृष्टिकोण विकसित करती है। इस सांस्कृतिक परिवर्तन के परिणामस्वरूप, टीम का ध्यान कई काम करने से हटकर वास्तविक प्रगति करने पर केंद्रित हो जाता है।

जब परियोजना प्रबंधक दीर्घकालिक लक्ष्यों को प्रतिबिंबित करने के लिए टीम की कार्य आदतों को समायोजित करते हैं, तो टीम के प्रत्येक सदस्य को ऐसा महसूस होगा कि वे समग्र परिणाम के अनुरूप लक्ष्य की दिशा में काम कर रहे हैं।

एजाइल और हाइब्रिड परियोजनाओं में एक ही चीज़ को लागू करना

यह दृष्टिकोण एजाइल और मिश्रित परियोजना परिवेशों पर भी उतना ही लागू होता है। हालाँकि द वन थिंग रैखिक नियोजन के साथ संगत है, लेकिन इसका मुख्य आधार, एक चीज़ को प्राथमिकता देना, एजाइल के समय के साथ काम करने के तरीके के साथ पूरी तरह से मेल खाता है।

हर स्प्रिंट का सिर्फ़ एक प्राथमिक लक्ष्य हो सकता है और अतिरिक्त परतों वाले गैंट चार्ट स्प्रिंट के बीच किसी भी निर्भरता को ट्रैक करते हैं। स्प्रिंट प्लानिंग और रेट्रोस्पेक्टिव के दौरान, सभी को एक ही रास्ते पर रखने के लिए गहराई से ध्यान केंद्रित करना महत्वपूर्ण है। हाइब्रिड में, जहाँ एजाइल और वाटरफॉल का उपयोग किया जाता है, प्रत्येक भाग को एक चीज़ सौंपने से स्पष्टता और स्थिरता दोनों की गारंटी मिलती है, चाहे कोई भी तरीका अपनाया जाए।

ध्यान भटकने से बचना: एक बात पर अडिग रहना

लगातार प्रोजेक्ट के माहौल पर ध्यान केंद्रित करने का मतलब है कि आपको ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को तब संबोधित करना चाहिए जब वे हों। द वन थिंग के उपकरण उपयोगी हैं: अपने न किए जाने वाले कामों को लिख लें, अपने लक्ष्यों को संदर्भित करने के लिए कार्ड या स्टिकी नोट्स का उपयोग करें और निर्धारित करें कि कौन से अनुरोध आपकी ज़िम्मेदारी नहीं हैं।

स्कोप क्रिप और प्राथमिकताओं में बदलाव आम तौर पर ध्यान भटकाने वाली बातों के कारण होता है; प्रत्येक टीम को उनके प्रयासों का मुख्य लक्ष्य स्पष्ट करने से टीमों को कमजोर पड़ने से बचने में मदद मिलती है। इसके अलावा, गैंट चार्ट का उपयोग योजना बनाने और सब कुछ ट्रैक पर रखने के लिए किया जा सकता है।

समाप्ति

वन थिंग में हम पाते हैं कि यह अधिक करने के बारे में नहीं है, बल्कि वह करने के बारे में है जो मायने रखता है। इस वजह से, टीमें कम गलती की संभावना के साथ अपने लक्ष्य हासिल कर सकती हैं। जब इस इरादे से उपयोग किया जाता है, तो गैंट चार्ट केवल कार्यों का प्रबंधन करने के बजाय प्रगति सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।

यदि आप अपने काम को एक ही चीज़ पर केंद्रित करते हैं, सभी कामों को अपने मुख्य लक्ष्य से जोड़ते हैं, और गहन काम को प्रबंधित करते हैं, तो आप उत्पादक बने रहते हैं और बड़ी सफलता प्राप्त करते हैं। अब जबकि मल्टीटास्किंग एक आम बात हो गई है, एक चीज़ हमें यह एहसास कराती है कि ध्यान केंद्रित करना ही काम पूरा करने की असली कुंजी है। प्रोजेक्ट प्रबंधन की प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आप खुद से पूछते हैं: एक चीज़ क्या है?

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