उत्पादकता परियोजना सारांश क्रिस बेली द्वारा

क्रिस बेली ने व्यक्तिगत उत्पादकता हैक्स का परीक्षण करने के लिए एक वर्ष का समय लिया, और उन्होंने आदतों, ध्यान और प्रभावशीलता पर प्रयोग किया। अपनी पुस्तक, द प्रोडक्टिविटी प्रोजेक्ट में, वह इस बारे में ठोस सबक देते हैं कि हम अपने काम करने के तरीके को सबसे बेहतर तरीके से कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं।

गैंट चार्ट और परियोजना प्रबंधन सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ संयुक्त, बेली द्वारा प्रदान की गई अंतर्दृष्टि परियोजना वातावरण में काफी शक्तिशाली हो सकती है जहां शेड्यूल, निर्भरता और सहयोग महत्वपूर्ण हैं। यह रूपरेखा बताती है कि कार्य प्रक्रियाओं को कैसे डिज़ाइन किया जाए, ऊर्जा का अनुकूलन कैसे किया जाए और स्थायी टीम परिणाम कैसे प्राप्त किए जाएं।

परियोजनाओं में उत्पादकता का महत्व

क्रिस बेली ने अपने जीवन का एक साल व्यक्तिगत उत्पादकता के अध्ययन के लिए समर्पित किया, जिसमें आदत में कमी, एकाग्रता और दक्षता शामिल है। उत्पादकता परियोजना उनके निष्कर्षों को साझा करती है और उपयोगी सबक प्रदान करती है जिन्हें परियोजना वातावरण में लागू किया जा सकता है जहाँ समय सीमा, सहयोग और प्रयासों का समन्वय महत्वपूर्ण है।

उनकी अंतर्दृष्टि, गैंट चार्ट और व्यवस्थित परियोजना प्रबंधन के साथ मिलकर, टीमों को एक कुशल कार्यप्रवाह बनाने, ऊर्जा बनाए रखने और नियमित परिणाम प्राप्त करने में सहायता कर सकती है।

ध्यान और ऊर्जा को समझना 

बेली इस बात पर जोर देते हैं कि उत्पादकता केवल इच्छाशक्ति या समय प्रबंधन में नहीं होती, बल्कि यह ध्यान और ऊर्जा प्रबंधन के बारे में होती है। किसी प्रोजेक्ट पर सबसे ठोस योजनाएँ भी मानसिक थकान और विकर्षणों से बर्बाद हो सकती हैं। उच्च-ऊर्जा समय के साथ सबसे महत्वपूर्ण कार्यों का विकास उत्पादकता को बढ़ाता है।

व्यावहारिक रूप से, इसमें उस समय काम का शेड्यूल बनाना शामिल है जब आप सबसे ज़्यादा सतर्क होते हैं और बीच-बीच में ऊर्जा ब्रेक लेते रहते हैं। गैंट चार्ट फ़ोकस ब्लॉक और रिचार्ज अवधि निर्धारित करके ऐसी रणनीति को पकड़ सकते हैं ताकि गुणवत्तापूर्ण आउटपुट और समय पर प्रोजेक्ट पूरा हो सके।

नियम 3: अधिकतम प्रभाव के लिए दैनिक प्राथमिकता निर्धारण

बेली का कहना है कि उन्होंने तथाकथित 3 का नियम विकसित किया है, जिसके अनुसार हर दिन की शुरुआत तीन महत्वपूर्ण कार्यों को परिभाषित करने से होती है, जिन्हें सुबह, दोपहर और शाम को किया जाना चाहिए। यह ओवरलोड से बचने और दिन को संतुलित और सार्थक बनाने में सहायता करेगा।

इन कार्यों को परियोजना के संदर्भ में गैंट चार्ट में सर्वोच्च प्राथमिकता के रूप में वर्णित किया जा सकता है। परियोजना के महत्वपूर्ण पथ के अनुसार उन्हें शेड्यूल करके और समय के इन हिस्सों को विकर्षणों से बचाकर, कोई व्यक्ति अधिक केंद्रित और प्रभावी ढंग से काम करने की उम्मीद कर सकता है।

ध्यान भटकाने वाली चीजों से बचें और व्यस्त रहें

व्यस्त होने का मतलब उत्पादक होना नहीं है। बेली दो जाल बताते हैं - इन्फ्रा-प्रोडक्टिविटी (महत्वहीन चीजों में व्यस्त रहना) और हाइपर-प्रोडक्टिविटी (बिना आराम किए काम करना)। इन्हें नियंत्रित करने के लिए, व्यक्ति को समय को उद्देश्यपूर्ण ढंग से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर मीटिंग और ईमेल करने के घंटे निर्धारित कर सकते हैं और अन्य घंटों को गहन, केंद्रित कार्य के घंटों के रूप में अलग रख सकते हैं। गैंट चार्ट में इन क्षेत्रों का दृश्य भेद टीम के सदस्यों को जुड़ाव और बर्नआउट के बीच संतुलन बनाने में सहायता करता है।

ऊर्जा चक्रों के इर्द-गिर्द कार्य डिजाइन करना

दिन के दौरान हमारे ऊर्जा स्तर अपने आप कम और बढ़ जाते हैं। बेली ने उच्च-ऊर्जा चरणों को उच्च-एकाग्रता गतिविधियों के साथ जोड़ने की कोशिश की और इससे उसका प्रदर्शन काफी बेहतर हुआ। व्यक्तिगत और समूह ऊर्जा चक्रों के बारे में जागरूक होना और उनके आसपास काम करना परियोजना टीमों के लिए फायदेमंद है।

दिन के उस समय चुनौतीपूर्ण कार्य सौंपना अधिक टिकाऊ कार्यप्रवाह होगा, जब ऊर्जा का स्तर ऊंचा हो और दोपहर के समय कम महत्वपूर्ण कार्य सौंपना अधिक मनोदशा को बेहतर बनाएगा। 

सिंगल-टास्किंग की शक्ति

मल्टी-टास्किंग से एकाग्रता और उत्कृष्टता कम होती है। बेली ने पाया कि 60 से 90 मिनट तक एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने और फिर ब्रेक लेने से उन्हें बेहतर प्रदर्शन करने में मदद मिली। यह उन टीमों द्वारा अनुकरण किया जा सकता है जो थोड़े समय के आराम से अलग गहन कार्य सत्र बनाते हैं।

ऐसी समयावधि में उपलब्धियों पर नज़र रखने से टीमें समय-सारिणी को अनुकूलित कर सकती हैं और थकान को रोक सकती हैं। 

बाहरी व्यवधान को नियंत्रित करना

नोटिफ़िकेशन और ईमेल जैसे विकर्षणों से ध्यान भंग होता है। बेली गहन कार्य सत्रों के दौरान इनसे संपर्क सीमित करने की सलाह देते हैं। टीमों द्वारा फ़ोकस घंटों के दौरान सामान्य शांत क्षेत्रों को नामित करके और गैंट चार्ट पर इसे अच्छी तरह से दर्शाकर इसे सुगम बनाया जा सकता है। व्यक्तिगत कैलेंडर साझा करके, यह देखा जा सकता है कि कोई भी दूसरे का समय और ध्यान बर्बाद नहीं करेगा।

प्रगति के लिए मुख्य आदतें

बेली ने पाया कि छोटी-छोटी, दैनिक आदतों के व्यापक परिणाम होते हैं। उनमें से एक है समय पर नज़र रखना, जिससे उन्हें अपनी कार्य आदतों और ऊर्जा खपत को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिली। टीमें किसी बड़े प्रोजेक्ट को शुरू करने से पहले भी ऐसा ही कर सकती हैं। कार्यों के विरुद्ध ऊर्जा को मापकर, कोई भी व्यक्ति शेड्यूल को अनुकूलित कर सकता है और प्रोजेक्ट की योजना बनाते समय समझदार बन सकता है।

विश्राम और नवीनीकरण के साधन

यह वैकल्पिक नहीं है; आराम उत्पादकता के लिए ईंधन है। बेली का मानना है कि जानबूझकर ठीक होने की अवधि के बिना, प्रदर्शन ख़राब होता है। ब्रेक, भोजन, डाउनटाइम, आदि को किसी भी अन्य काम की तरह ही प्रोजेक्ट में नियोजित किया जाना चाहिए। गैंट चार्ट में इन्हें शामिल करने से लचीलापन बढ़ेगा और थकान के कारण होने वाली गलतियों की संभावना कम होगी।

फोकस अनुष्ठान स्थापित करना

हर दिन एक ही तरह की रस्में मस्तिष्क को काम के मोड में जाने का संकेत देती हैं। बेली ने अपने कार्य क्षेत्र को साफ करने और अपनी प्राथमिकताओं की फिर से जांच करने जैसे आसान संकेतों पर भरोसा किया। परियोजना दल अनुष्ठान कार्यों की सहायता ले सकते हैं जिन्हें योजना और वास्तविक कार्य के बीच एक औपचारिक संक्रमण प्रदान करने के लिए हर कार्यदिवस की शुरुआत में निर्धारित किया जा सकता है। ये आदतें उत्पादकता को अधिक अचेतन और स्थायी बनाती हैं।

पुनरावृत्ति के माध्यम से सीखना

समय का प्रबंधन करने की क्षमता के लिए अभ्यास की आवश्यकता होती है। बेली योजना-कार्य-चिंतन-समायोजन चक्र का सुझाव देते हैं। परियोजना योजनाओं में टीमों द्वारा बनाए गए पूर्वव्यापी चेकपॉइंट शामिल होने चाहिए। प्रत्येक मील के पत्थर के बाद सीखे गए सबक भविष्य की योजना बनाने में लागू किए जा सकते हैं।

बैठकों को कुशल बनाना

मीटिंग्स समय की बरबादी हो सकती हैं। बेली संक्षिप्त, लक्ष्य-उन्मुख मुलाकातों को प्राथमिकता देते हैं। प्रोजेक्ट टीमें लंबी मीटिंग्स की जगह छोटे स्टैंड-अप्स का इस्तेमाल कर सकती हैं और प्रत्येक मीटिंग को स्पष्ट परिणाम के साथ केंद्रित बना सकती हैं। इससे वास्तविक काम करने के लिए समय की बचत होती है और संचार प्रोजेक्ट लक्ष्यों के अनुरूप होता है।

जो वास्तव में महत्वपूर्ण है उस पर नज़र रखना

बेली ने केवल किए गए काम का अनुसरण नहीं किया, बल्कि प्रयास, ऊर्जा और संतुष्टि को भी गिना। जब प्रोजेक्ट के माहौल में ऐसा ही किया जाता है, तो पैटर्न उभर कर आते हैं और ऐसे बदलाव किए जा सकते हैं जो दीर्घकालिक परिणामों को बढ़ाएंगे। गैंट वर्कफ़्लो में एकाग्रता स्तर या ऊर्जा स्कोर जैसी चीज़ों का मापन शामिल हो सकता है और चार्ट एक आत्म-विश्लेषण और विकास उपकरण बन सकता है।

कम मूल्य वाले कार्य का उन्मूलन

पूर्ण किए गए कार्यों की संख्या मूल्य निर्धारित नहीं करती है। बेली ने पाया कि अप्रासंगिक कार्य को संपादित करने से वह अधिक कुशल बन गया। यह सिद्धांत परियोजनाओं के लिए फायदेमंद है क्योंकि यह कार्यान्वयन प्रक्रिया से पहले अप्रासंगिक कार्यों को समाप्त कर देता है। साप्ताहिक समीक्षाओं को अव्यवस्था को खत्म करने और महत्वपूर्ण बातों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए छंटाई सत्र के रूप में भी माना जा सकता है।

प्रयास नहीं, परिणाम मापें

वास्तविक उत्पादकता इस बात से नहीं बढ़ती कि आप कितने व्यस्त हैं, बल्कि परिणामों से बढ़ती है। बेली ने काम किए गए घंटों की संख्या पर ध्यान नहीं दिया, बल्कि परिणामों पर ध्यान दिया। परियोजनाओं को डिलीवरेबल्स और मूल कार्यों को मात्रात्मक उद्देश्यों में स्पष्ट करना चाहिए। उदाहरण के लिए, कोडिंग के घंटों के बजाय एक कार्यात्मक सुविधा की उपलब्धि की गणना करने से टीम परिणाम केंद्रित रहती है।

योजना बनाना: समय का निवेश

योजना बनाने में बिताए गए घंटे बाद में कई घंटे बचा सकते हैं। यह पता चला कि तैयारी, उपकरण सेटअप और आदत-निर्माण लंबे समय में इसके लायक साबित हुए, जैसा कि बेली ने प्रदर्शित किया। परियोजना प्रबंधन में इसका अर्थ है कार्य परिभाषाओं, भूमिकाओं और उपकरण प्रशिक्षण को पहले से लोड करना ताकि निष्पादन को यथासंभव सहज बनाया जा सके और भ्रम को रोका जा सके।

अति प्रतिबद्धता की इच्छा का विरोध करना

बर्नआउट हर बात पर हाँ कहने से होता है। बेली सुझाव देते हैं कि इसे चुनें और इसका मतलब समझें। इसे प्रोजेक्ट प्लानिंग में भी लागू किया जा सकता है - न तो कार्यों का अत्यधिक बोझ डालना और न ही रोज़ाना इस्तेमाल किए जाने वाले 3 के नियम से टीमों पर ज़्यादा दबाव डाला जा सकता है और न ही उनकी निरंतर प्रगति सुनिश्चित की जा सकती है।

परीक्षण करें और अनुकूलित करें

अलग-अलग लोगों के काम करने के अलग-अलग तरीके होते हैं। बेली सुझाव देते हैं कि यह देखने के लिए कि कौन सी चीजें इष्टतम होती हैं, उन्हें आज़माया जाना चाहिए। टीमें यह भी देख सकती हैं कि कौन से शेड्यूलिंग पैटर्न सबसे अच्छे परिणाम देते हैं और उस जानकारी का उपयोग बाद की परियोजना योजनाओं को तैयार करने के लिए कर सकती हैं। व्यक्तिगत रूप से वर्कफ़्लो अनुकूलन से समग्र आउटपुट बढ़ता है।

छोटे-छोटे लाभ बढ़ते हैं

उत्पादकता में सुधार का मतलब बड़ी छलांग लगाना नहीं है, बल्कि छोटे-छोटे निरंतर बदलाव करना है। बेली ने दिखाया कि कैसे छोटे-छोटे बदलाव भी जमा होते हैं। टीमें गति, गुणवत्ता या पुनर्कार्य में कमी के साप्ताहिक लाभ को माप और निगरानी भी कर सकती हैं और अपने गैंट टूल में इस लाभ को दृश्य रूप से दिखा सकती हैं जो अच्छी गति को बनाए रखने में मदद करता है।

उत्पादकता में वृद्धि, टीम सहयोग।

बेली के दृष्टिकोण टीम स्केलेबल हैं। आपसी नियोजन समन्वित कार्य सत्र और समूह ब्रेक एकता और समूह उत्पादकता को सुविधाजनक बनाएंगे। मुख्य कार्य ब्लॉकों को व्यवस्थित करना और गैंट शेड्यूल में प्रतिबिंब बिंदुओं को शामिल करना सभी लोगों को संरेखित और प्रेरित रखने में मदद करता है।

दीर्घावधि तक ऊर्जा बनाए रखना

उत्पादकता को जीवन का दास होना चाहिए, न कि उसका स्वामी। बेली हर समय काम करने के बजाय कार्य-जीवन संतुलन और खुशहाली को प्रोत्साहित करते हैं। टीम तिमाही खुशहाली और लचीलेपन की जांच कर सकती है, साथ ही बर्नआउट से बचने और प्रदर्शन को बेहतर बनाए रखने के लिए कैलेंडर में सामूहिक ब्रेक जोड़ सकती है।

समाप्ति

क्रिस बेली द्वारा लिखित उत्पादकता परियोजना से पता चलता है कि उत्पादक होना भाग्यशाली होने के बारे में नहीं है, बल्कि एक ऐसा कौशल है जिसे निखारा जाना चाहिए। ये सिद्धांत, गैंट चार्ट और अच्छे प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रथाओं के उपयोग के साथ मिलकर केंद्रित, सामंजस्यपूर्ण और टिकाऊ कार्य स्थितियों का परिणाम देते हैं।

जब हम अपने ध्यान को नियंत्रित करते हैं, अपनी ऊर्जा को संरक्षित करते हैं, तथा महत्वपूर्ण परिणामों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो टीमें सही दिशा में प्रगति कर सकती हैं; एक समय में एक जानबूझकर की गई कार्रवाई से।

‍