समस्या समाधान क्या है यह जानने के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका
इस दुनिया में होने वाली हर चीज की अपनी समस्याएं हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि इस दुनिया में किसी भी प्रणाली में 100% दक्षता नहीं है। लेकिन किसी भी तरह की समस्या से निपटने के लिए तैयार रहने वाले लोगों के लिए यह कोई बड़ा मुद्दा नहीं है। वह क्षेत्र जो कंपनियों और संगठनों के क्षेत्र में समस्याओं से काफी प्रभावित होता है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि बहुत सारे कर्मचारी एक ही नाम से विभिन्न विभागों में काम कर रहे हैं। एक कर्मचारी या एक विभाग के लिए समस्या दूसरों के लिए समस्याएँ पैदा कर सकती है। यही कारण है कि कर्मचारियों को विशेष समस्या-समाधान प्रशिक्षण दिया जाता है। यहां हम चर्चा करेंगे कि समस्या-समाधान क्या है और इसमें कुछ प्रभावी कदम शामिल हैं।
समस्या समाधान क्या है?
समस्या-समाधान किसी भी प्रकार की समस्या को हल करने की एक प्रक्रिया है। इस प्रक्रिया पर कुछ चरणों में कार्रवाई की जाती है। ये चरण समस्या की पहचान करने और समस्या का कारण निर्धारित करने से शुरू होते हैं। समस्या और उसके कारण की पहचान होने के बाद, अगला कदम समाधान के लिए विकल्पों का चयन करना और समाधानों को लागू करना है।
इन सभी चरणों को सामूहिक रूप से समस्या-समाधान प्रक्रिया के रूप में जाना जाता है।
समस्या-समाधान में शामिल बुनियादी कदम।
चूंकि समस्या-समाधान प्रक्रिया में विभिन्न चरण शामिल होते हैं जो सामूहिक रूप से समस्या की आईडी प्राप्त करने में मदद करते हैं। इसलिए, यहां हम समस्या-समाधान में शामिल चरणों के बारे में विस्तृत चर्चा करेंगे।
समस्या को परिभाषित करना।
समस्या को परिभाषित करने का मतलब है कि आप स्थिति का निदान कर रहे हैं। यह समस्या को हल करने के लिए आगे के कदम उठाने में मदद करता है। यह समस्या को परिभाषित करने जितना आसान नहीं है। यहां आप समस्या की स्थिति पर नज़र रखने के लिए प्रभावी उपाय करते हैं। समस्या को परिभाषित करने के कुछ सबसे प्रभावी और आसान तरीकों को लागू करना नीचे सूचीबद्ध है।
· प्रक्रिया के फ़्लोचार्ट और इसमें समस्या।
· कारण और प्रभाव आरेख।
इन चरणों की सहायता से, आप आसानी से समस्या के मूल कारणों की पहचान कर सकते हैं। हालांकि, समस्या को परिभाषित करने के इन तरीकों के लिए, आपको तथ्यात्मक जानकारी शामिल करनी चाहिए और फिर अपेक्षाओं की वास्तविकता से तुलना करनी चाहिए। इसके अलावा, आपको समस्या के मूल कारण पर भी ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है क्योंकि इसे मिटाना यहां आपका मुख्य उद्देश्य होगा।
इस चरण में समस्या-समाधान के लिए एक सफल कटौती बनाने के लिए, आपको सबसे पहले अपने सिस्टम के विभिन्न क्षेत्रों की समीक्षा करनी होगी। फिर आपको इस आधार पर चीजों का मूल्यांकन करना होगा कि कोई चीज सिस्टम को कैसे प्रभावित करेगी।
विकल्प उत्पन्न करना।
एक बार जब आप पहले चरण से गुजर जाते हैं, तो अगला कदम समस्या का समाधान प्राप्त करना होगा। यह हमारे मानस में है कि एक बार जब हम किसी विचार या समाधान के बारे में सोचते हैं, तो हम सोचते रहते हैं कि यह प्रभावी होगा। लेकिन वास्तव में, यह हर बार नहीं होगा और आप एक और प्रभावी समाधान के साथ आने में बहुत समय बर्बाद करेंगे।
तो, यहां सबसे अच्छी बात यह है कि एक समय में अधिक से अधिक समाधानों के साथ आना है। इसके लिए आप निम्न कार्य कर सकते हैं।
· विभिन्न कर्मचारियों से विचार लें।
· समस्या के विभिन्न पहलुओं के अनुसार अपने मूल विचार को ढालना।
· एक प्रभावी विचार के अलावा अन्य के बारे में सोचें।
जब आप बैकअप के लिए विचारों के एक सेट के साथ जा रहे हैं, तो आप समस्या को हल करने में बहुत कुशल होंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि यदि एक विचार विफल हो जाता है, तो आप दूसरे को लागू कर सकते हैं और यह तब तक किया जा सकता है जब तक आप समस्या का समाधान नहीं कर लेते।
विकल्पों का मूल्यांकन और चयन करना।
तो, अब आप जानते हैं कि आपको एक से अधिक विचारों के साथ आना है, लेकिन आपको कैसे पता चलेगा कि विचार प्रभावी हैं या नहीं। इसके लिए आप अपने दिमाग में आने वाले विचारों का आसानी से मूल्यांकन कर सकते हैं। यह केवल सबसे अच्छे और सबसे प्रभावी विचारों को फ़िल्टर करने में मदद करेगा। यहां देखिए यह कैसे काम करता है।
· क्या यह समाधान सिस्टम में अन्य समस्याओं को पैदा किए बिना विशिष्ट समस्या को हल करने में सक्षम होगा?
· क्या सिस्टम के सभी लोग और हितधारक समाधान स्वीकार करेंगे?
· क्या मैं जिस समाधान के साथ आया हूं वह संभव और लागू करने में आसान है?
· क्या समाधान और विकल्प संगठन की बाधाओं में होंगे?
जब आप सभी विचारों और उनके विकल्पों के बारे में सोचते हैं, तो आप बहुत कुशलता से उन विचारों को फ़िल्टर करेंगे जो काम नहीं कर रहे हैं।
समाधानों को लागू करना।
अब आप उस स्थिति में हैं जहां आपके पास इन समाधानों के विचार, समाधान और विकल्प हैं। समस्या को हल करने के लिए एकमात्र कदम समाधान को लागू करना है। यह भी बहुत आसान कदम नहीं है। यहां कुछ चीजें दी गई हैं जिन्हें आपको अपने समाधान की दक्षता बढ़ाने के लिए इस चरण में शामिल करना चाहिए।
· दूसरों को शामिल करना।
सबसे अच्छी चीजों में से एक है अपने समाधान के कार्यान्वयन में दूसरों को शामिल करना। इससे न केवल उस तनाव को कम किया जाएगा जो आपको सहन करना होगा। लेकिन इससे उनके दिमाग में आने वाले अन्य इनोवेटिव आइडिया भी जुड़ जाएंगे। यह समस्या के समाधान को बेहतर बनाने में बहुत मददगार हो सकता है।
· परीक्षण और समाधान की अपेक्षाएं।
जब आप समाधान लागू कर रहे हैं या आपने समाधान लागू किया है, तो समाधान और उसके काम करने की लगातार निगरानी करते रहना बहुत महत्वपूर्ण है। इसके लिए, आप विभिन्न घटनाओं में काम करने वाले समाधानों का परीक्षण कर सकते हैं। परिणामों का परीक्षण करना और अपेक्षाओं के साथ तुलना करना भी आपको यह विचार देगा कि समाधान कितना अच्छा प्रदर्शन कर रहा है।
· प्रतिक्रिया प्रणाली।
जब आपने समाधान लागू कर लिया है, तो भविष्य में आप जो भूमिका निभाएंगे वह अन्य कर्मचारियों की भूमिका से कम होगी। इसलिए, आप कुछ समय बाद फीडबैक जरूर लें। फीडबैक सिस्टम आपको आपके समाधान और उसके काम करने के बारे में लोगों की भावनाओं के बारे में बताएगा। इससे समाधान को बेहतर बनाने में भी मदद मिलेगी।
समस्या-समाधान चरणों में से प्रत्येक में विचार करने के लिए कुछ महत्वपूर्ण बातें।
लेख में ऊपर, हमने समस्या-समाधान में शामिल प्रत्येक चरण के महत्व पर चर्चा की। यहां हम कुछ अतिरिक्त बातों पर चर्चा करेंगे जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे न केवल आपकी समस्या को सुलझाने के अनुभव को बेहतर बनाएंगे, बल्कि वे आपकी समस्या को सुलझाने की तकनीकों को और अधिक कुशल भी बनाएंगे।
अपनी समस्या को अच्छे तरीके से जानना:
यदि आप इस बारे में सोच रहे हैं कि समस्या समाधान क्या है और समस्या को परिभाषित करना कितना महत्वपूर्ण है। फिर हम आपको यहां समस्या को परिभाषित करने का महत्व और इसे लागू करने के कुछ बेहतरीन तरीके बताएंगे। किसी भी समस्या को हल करने के लिए यह जरूरी है कि आपको वास्तविक कारण और समस्या की जड़ का पता होना चाहिए।
ऐसा इसलिए है क्योंकि छोटी समस्याओं को आसानी से पहचाना और हल किया जा सकता है। लेकिन जब हम विभिन्न संगठनों के स्तर पर समस्याओं से निपट रहे होते हैं, तो शुरू से ही समस्या से छुटकारा पाना बहुत महत्वपूर्ण होता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यदि समस्या की पूरी तरह से पहचान नहीं की जाती है, तो यह वास्तव में कभी भी समाप्त नहीं होगी।
और यह कंपनी को कई तरह से नुकसान पहुंचाता रहेगा। समस्या की पहचान करने वाले तरीकों के लिए हमने ऊपर उल्लेख किया है, विभिन्न उपकरणों के लिए किसी भी तरीके की पहल की जा सकती है। कुछ उपकरण 5 डब्ल्यू, मूल कारण विश्लेषण और प्रशंसा हैं। यह भी बहुत महत्वपूर्ण है कि आप उनमें से प्रत्येक पर अलग-अलग दृष्टिकोणों से ध्यान से विचार करें।
ऐसा इसलिए है क्योंकि समस्या का कारण अनुचित कार्यभार या प्रशिक्षण की कमी हो सकती है लेकिन यदि अज्ञात है, तो यह बेहद बुरा हो सकता है।
समस्या की जटिलता के बारे में जानना।
जब आप किसी भी समस्या को हल कर रहे हैं, तो आपको यह समझना चाहिए कि हर समस्या का एक जैसा दायरा नहीं होगा और हर समस्या के लिए आवश्यक समय अलग-अलग होगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रत्येक समस्या की जटिलता अलग होती है। समस्या की जटिलता के बारे में जानने के लिए बहुत सारे उपकरण और तरीके हैं। उनमें से कुछ नीचे सूचीबद्ध हैं।
· आत्मीयता आरेख।
· कारण और प्रभाव आरेख।
· स्विम लेन आरेख।
· सिस्टम आरेख।
· फ्लो चार्ट।
· अड़चन विधि।
समस्या के विभिन्न कारकों की पहचान करने के बाद, आप इनमें से किसी भी उपकरण को लागू कर सकते हैं और यह आपको समस्या की जटिलता के बारे में बताएगा। कभी-कभी एक समस्या जो एक ही समस्या लगती है वह विभिन्न छोटी समस्याओं का संग्रह होती है।
यह वह बिंदु है जहां ड्रिल-डाउन तकनीक बहुत मददगार हो सकती है। यह आसानी से और कुशलता से समस्या को छोटे भागों में तोड़ देगा।
समस्या को हल करने की प्रक्रिया।
इसलिए, ऐसा मामला हो सकता है कि समस्या बहुत छोटी हो, और इससे आसानी से निपटा जा सके। लेकिन ज्यादातर मामलों में, समस्या इतनी सरल नहीं है, और यह विभिन्न विभागों से संबंधित कई जटिल समस्याओं का संग्रह है।
इस मामले में, समस्या-समाधान टीम के प्रमुख को विभिन्न विभागों से अलग-अलग सदस्यों को लेना चाहिए जो ऊपर बताए गए टूल, ट्रिक्स विधियों और युक्तियों का उपयोग करके उस समस्या को हल करने में मदद करेंगे।
समाप्ति
विभिन्न संगठनों में बढ़ती जटिलताओं के साथ, कई लोग पूछ रहे हैं कि समस्या हल करना क्या है। यदि आप भी इस बारे में अनिश्चित हैं कि समस्या समाधान क्या है, तो यह वह लेख होगा जो आपको समस्या समाधान के बारे में बताएगा।
ऐसा इसलिए है क्योंकि यह न केवल आपको विभिन्न समस्याओं को हल करने के लिए कुछ सबसे प्रभावी तकनीकों के बारे में बताएगा, बल्कि हमने यहां जिन युक्तियों, उपकरणों और विधियों का उल्लेख किया है, वे जटिल समस्याओं से निपटने में सभी के लिए बहुत मददगार भी हो सकते हैं।
