Grafici Burndown: tutto quello che devi sapere
Esistono molti modi diversi in cui puoi e dovresti tenere traccia dei tuoi compiti e progetti come azienda. Sia che tu abbia già creato altri tipi di grafici in passato o che tu stia cercando la tua prima opzione per la produttività, un burndown chart potrebbe essere esattamente ciò di cui hai bisogno. Devi solo sapere come funziona e come trarne il massimo vantaggio. Da qui, i tuoi progetti e l'intero team potrebbero trarne grande beneficio.
Cos'è un burndown chart?
Un burndown chart è un po' meno ampio di un diagramma di Gantt o di una bacheca Kanban. Invece di essere altamente specifico e dettagliare ogni attività e ogni persona coinvolta, un burndown chart si concentra solo su quanto tempo rimane per un progetto specifico. Lo fa esaminando due diversi fattori, ovvero la quantità di lavoro che resta per completare il progetto e la quantità di tempo che resta per completare il lavoro. Il grafico ti permette quindi di vedere le risposte a queste domande in modo semplice e diretto.
Questi grafici analizzano le informazioni anche in due modi leggermente diversi. Ad esempio, puoi consultare uno sprint burndown chart per determinare quanto lavoro rimane nell'attività che deve essere completata o che desideri misurare. Ciò consente a te e al resto del team di avere un'idea precisa di come state procedendo durante i brevi sprint. Può essere una parte estremamente importante del processo e garantisce che l'intero team lavori al massimo delle proprie possibilità su quello sprint. Se tendi a fissare obiettivi per progetti più ampi che devono essere completati in un periodo più breve, questo potrebbe essere un ottimo metodo.
Puoi anche creare un product burndown chart, che ti permetterà di monitorare quanto lavoro rimane per l'intero progetto a cui stai lavorando. Che si tratti di un progetto grande o piccolo, tu e il tuo team vorrete comunque sapere come state procedendo e quanto ancora dovete fare per completarlo. Con il product burndown, puoi farlo e puoi confrontare quanto del progetto hai già completato nel frattempo. Questo ti aiuta a portare a termine ancora più lavoro rapidamente.
Perché usare un burndown chart?
Ne abbiamo accennato brevemente nella sezione precedente, ma è un aspetto che dovremmo approfondire. In generale, un burndown chart è un eccellente complemento ad altri tipi di grafici di produttività che puoi creare, come una bacheca Kanban o un diagramma di Gantt. Sebbene non fornisca le informazioni dettagliate di questi ultimi, può darti una buona quantità di informazioni su come stai progredendo e se devi accelerare o mantenere il ritmo attuale.
Grazie all'uso di questo tipo di grafico, scoprirai se il tuo progetto è in linea per essere completato in tempo. Mentre una bacheca Kanban può mostrarti a che punto è un'attività nel tuo programma o un diagramma di Gantt può dirti quanto tempo manca alla scadenza e persino la percentuale di completamento, può comunque essere difficile capire cosa stia succedendo all'interno del progetto. Con il burndown chart, puoi vedere una rappresentazione grafica di quanto lavoro c'era da fare all'inizio, quanto ne hai fatto finora e quanto dovrai farne per finire in tempo.
Questo tipo di grafico ti permette di osservare facilmente il ritmo di lavoro sostenuto finora e il ritmo necessario per completare il lavoro in tempo. Questo può rendere molto più semplice raggiungere l'obiettivo. Puoi esaminare più da vicino il ritmo e condividerlo anche con il resto del team, permettendo a tutti di vedere cosa devono ancora fare per aiutare a concludere l'attività o il progetto.
Poiché hanno un design molto semplice e diretto, sono facili da consultare per chiunque. Ti basta poco tempo per guardarlo e ottenere un feedback immediato su ciò che resta da fare e su quanto bene stai procedendo. Ti consigliamo di controllarlo almeno una volta al giorno per vedere come state andando, all'inizio della giornata o alla fine (o in entrambi i momenti). Questo aiuterà te e il tuo team a capire cosa fare dopo per rimettervi in carreggiata o restarci.
Cosa vedrai
Quando crei il tuo burndown chart per un progetto specifico, vedrai rappresentate due linee diverse. Sull'asse Y del grafico è riportata la quantità di lavoro rimanente. Sull'asse X vedrai la quantità di tempo a disposizione per completare il lavoro. Questi due elementi ti aiuteranno a creare il grafico e lo renderanno più facile da leggere. Possono anche essere rappresentati in modi diversi, così che la cronologia sia più lunga o più breve a seconda di ciò che stai monitorando, ma la quantità di lavoro può essere dettagliata dal 100% allo 0%.
Una volta ottenuto il grafico, vi sono presenti due linee. La prima è la linea del lavoro ideale. Questa è la linea che collega il lavoro dal 100% allo 0%. Quindi, analizza il ritmo che dovresti tenere per passare dall'inizio alla fine del progetto con il minor numero di intoppi possibile. Se dovessi lavorare al livello ottimale, quello sarebbe il ritmo che useresti e il modo in cui tutto verrebbe completato. Ma non è sempre così che vanno le cose. Molto raramente le cose vanno così.
La seconda linea è la linea del lavoro effettivo rimanente. Questa esamina la quantità di lavoro prevista per ogni giorno e crea un grafico che mostra quanto hai fatto e quanto resta da fare. Si aggiorna frequentemente per garantire l'accuratezza e farti sapere come stai progredendo. Se la linea del lavoro effettivo è sopra la linea ideale, significa che devi lavorare un po' di più per rimetterti in tabella di marcia. Se la linea è sotto la linea ideale, significa che sei in anticipo sulla tabella di marcia.
Tieni presente che la linea del lavoro effettivo fluttuerà mentre tu e il tuo team continuate a lavorare sul progetto e bilancerà il lavoro rimanente. Quindi, se hai ancora tempo per completare il progetto, prenderà il punto attuale in cui ti trovi e ti mostrerà un percorso ideale per arrivare alla fine. Se non segui quel percorso, continuerà a cambiare e ad aggiornarsi man mano che completi il lavoro per indicarti la strada migliore da seguire. La chiave è assicurarsi di controllarlo frequentemente.
I vantaggi associati ai Burndown Chart
Ci sono diversi vantaggi che troverai se deciderai di lavorare con i burndown chart. La chiave è assicurarsi di usarli correttamente e di avviarli per i tuoi sprint o progetti fin dall'inizio. Questo ti renderà più facile mantenere il ritmo fin dalla partenza, invece di doverti affrettare troppo quando si arriva alla fine della cronologia. Inoltre, con questi benefici, vorrai sicuramente esplorare anche le varie opzioni.
Visualizzare i progressi – Una delle prime cose che noterai con questo tipo di grafico è che le informazioni sono disponibili immediatamente. Non c'è bisogno di cercare nulla e non è necessario osservare il grafico per un periodo prolungato per vedere ciò che ti serve sapere. Puoi guardare immediatamente e vedere come stai procedendo rispetto a come dovresti procedere. Questo ti darà un feedback immediato e la possibilità di contattare subito il resto del tuo team con informazioni e consigli aggiuntivi.
Individuare i problemi – Se tu e il tuo team siete in ritardo o rischiate di esserlo, il vostro burndown chart ve lo farà sapere in brevissimo tempo. Ciò significa che puoi accorgerti subito se stai rimanendo indietro e agire immediatamente. Se la linea del lavoro effettivo scende anche di poco al di sotto della linea del lavoro ideale, potrai vederlo e accelerare immediatamente i tempi per rimetterti in carreggiata. Se non vedessi il problema fino a molto più tardi, dovresti accelerare molto di più per recuperare.
Vedere ciò di cui hai bisogno – Se nel tuo team ci sono membri che non sono molto esperti nel leggere grafici o sistemi più complessi, questo è un ottimo modo per tenerli informati. È semplice e immediato da imparare e può essere letto a colpo d'occhio. Tutto quello che devi fare è guardare le due linee e confrontare la loro posizione relativa. Da lì, avrai tutte le informazioni necessarie. Questo è un grafico eccellente da usare soprattutto quando si lavora su progetti a breve termine.
Gli svantaggi dei Burndown Chart
Ci sono ottime possibilità con i burndown chart, ma ci sono anche alcuni aspetti a cui dovrai prestare maggiore attenzione. Questi elementi ti aiuteranno a determinare se un burndown chart sia la scelta giusta per il tuo team e per il tuo project management. Dopotutto, ci sono alcune limitazioni a ciò che sarai in grado di fare.
1. È necessaria una pianificazione accurata
Dovrai pianificare accuratamente il tuo sprint per ottenere una rappresentazione precisa di quanto tempo e quanto lavoro ti rimangono. Se valuti male lo sprint, ti ritroverai a lottare per rimanere in carreggiata.
2. Ignora il backlog
Sei tu il responsabile dell'inserimento di ogni elemento nel grafico e di assicurarti che tutto funzioni correttamente. Se non completi il backlog delle attività o se non inserisci il backlog delle attività, potresti ritrovarti con un grafico impreciso.
Configurazione dei grafici
Quando si tratta di gestire lo sprint di un progetto, vuoi assicurarti di essere sulla strada giusta e di registrare tutto correttamente. Finché sai cosa stai facendo e ti assicuri di stabilire tutte le regole di base nel modo giusto, tu e il tuo team trarrete grandi benefici dall'uso di questo grafico. Assicurati solo che tutti sappiano come configurarlo e come monitorarlo. E assicurati che tutte le attività vengano riportate correttamente in modo che rimanga aggiornato.
Quando sarai pronto per iniziare a valutare diversi tipi di grafici e diversi modi per tracciare tutto il lavoro che devi completare, assicurati di prendere in considerazione i burndown chart. Potresti persino sorprenderti di quanto questo tipo di grafico possa cambiare il modo in cui tu e il tuo team guardate al lavoro da completare. E quando cerchi sistemi rapidi e monitoraggio, non c'è sicuramente modo migliore per farlo che con un burndown chart che ti aiuti lungo il percorso.