Sintesi di Eat That Frog! di Brian Tracy

Il libro di Brian Tracy Eat That Frog! spiega che dovresti iniziare la giornata affrontando il tuo compito più importante e difficile. Con 21 strategie utili, Tracy spiega come sconfiggere la procrastinazione e diventare più efficienti.

Questo approccio è estremamente utile nei progetti in cui i diagrammi di Gantt aiutano a organizzare le attività, mostrare le loro relazioni e unire i team. Integrare le loro strategie nelle fasi pianificate del progetto può aiutare i team a prestare maggiore attenzione, visualizzare gli obiettivi e riscontrare miglioramenti nei risultati.

1. Assicurati di avere scopi e obiettivi chiari

Tracy sottolinea che dovresti essere molto chiaro riguardo ai tuoi obiettivi prima di iniziare. Suggerisce che gli obiettivi debbano essere messi per iscritto in modo da poter essere misurati.

Come sono correlati i diagrammi di Gantt e la gestione dei progetti.

L'obiettivo del progetto è ora il suo deliverable principale. Nel diagramma di Gantt, suddividi questo obiettivo in attività e milestone realizzabili. Un deliverable chiaro aiuta ogni attività a concentrarsi su un obiettivo specifico. Se i team riescono a vedere ogni milestone, possono seguire i propri progressi ed evitare lavori non necessari.

2. Pianifica la tua giornata in anticipo

Una buona pianificazione trasforma obiettivi poco chiari in programmi organizzati. Tracy suggerisce di iniziare la giornata decidendo quali sono i compiti più importanti.

Mettere in pratica i diagrammi di Gantt

Il piano giornaliero dovrebbe basarsi sulla cronologia di Gantt. Una breve riunione mattutina consente ai team di vedere cosa è previsto per la giornata. Le "rane" possono essere contrassegnate con un tag speciale per aiutare i membri del team a capire quali attività sono più importanti. Questo aiuta a garantire che i compiti quotidiani siano in linea con gli obiettivi principali del progetto.

3. Usa la regola 80/20 quando lavori sui progetti.

Secondo il Principio di Pareto, il 20% di ciò che fai porterà all'80% dei tuoi risultati. Tracy suggerisce di individuare quali sono i compiti più importanti.

Valuta ciò che mostra il tuo diagramma di Gantt e nota i momenti in cui il tuo team avanza più velocemente, ad esempio creando le specifiche di progettazione, formalizzando i contratti e includendo parti principali del sistema. Usa etichette o colori diversi per contrassegnare le attività più importanti. Quando ti concentri su questi compiti, il tuo progetto progredisce nelle aree più rilevanti.

4. Pensa ai possibili risultati.

Tracy spiega che se continui a rimandare compiti importanti, i risultati saranno peggiori. Se comprendi questo, puoi superare la procrastinazione.

L'uso dei diagrammi di Gantt è un modo utile per gestire i progetti. Includi segnalatori di rischio e indicatori di sensibilità nella pianificazione delle milestone importanti. Spiega come i ritardi si tradurranno in ritardi sui prodotti, maggiori spese o problemi con le risorse. Quando il progetto è facile da visualizzare, il team è incoraggiato ad affrontare prima i compiti più difficili e a mantenere la responsabilità per tutta la durata del progetto.

5. Prova a usare la procrastinazione creativa.

Tracy consiglia di ignorare deliberatamente i compiti che hanno scarso impatto. Concentra i tuoi sforzi su ciò che è importante.

Utilizzo dello strumento noto come diagramma di Gantt:

Rivedi la cronologia del tuo progetto e identifica le sotto-attività che non sono necessarie da mantenere o che possono essere affidate a qualcun altro. Se possibile, esegui i compiti a bassa priorità nei momenti in cui hai meno cose da fare. Questo aiuta il team a concentrarsi sulle attività fondamentali per il successo del progetto.

6. Applica il metodo ABCDE quando lavori sulle attività del progetto.

Tracy propone l'etichettatura ABCDE:

• Rappresenta i compiti critici
• B indica compiti importanti
• C indica compiti che sarebbe semplicemente bello completare
• D può essere delegato
• E sono i compiti che possono essere eliminati.

Metti da parte il lavoro per il quale aggiungi un tag rosso per mostrare l'elevata importanza. Gli stakeholder possono identificare rapidamente ciò che deve essere affrontato immediatamente. Le attività contrassegnate con la D dovrebbero essere assegnate ai membri del team corretti, in modo che le attività importanti non vengano bloccate.

7. Presta attenzione ai compiti più importanti (le rane).

È importante affrontare il tuo compito più importante come prima cosa al mattino. Evita le distrazioni. Assicurati di riservare le ore del primo mattino ai compiti più importanti. Difendi queste fasce orarie dall'essere occupate da riunioni o altre distrazioni. Il diagramma di Gantt evidenzia i periodi in cui puoi concentrarti sul tuo lavoro. Dopo gli stand-up giornalieri, cerca di dedicare 60–90 minuti ai tuoi compiti più importanti.

8. Assicurati di essere pronto prima di iniziare

Tracy sottolinea: il modo in cui imposti il tuo lavoro conta molto. Se la tua scrivania è disordinata, probabilmente lo è anche la tua mente. Raccogli i requisiti, le specifiche di progettazione e le intuizioni del team prima di iniziare a lavorare su un'attività. Prima di qualsiasi attività principale, aggiungi sotto-attività di "preparazione" al tuo diagramma di Gantt.

Per iniziare, assicurati che ci sia tempo prima della codifica per rivedere l'architettura e organizzare l'ambiente di sviluppo. Questo aiuta a evitare lavoro extra e mantiene il processo fluido. 

9. Lavora sui tuoi obiettivi per un solo minuto alla volta

Dividi i compiti grandi in parti più piccole che siano più facili da gestire. Piccoli passi avanti in soli 5 minuti sono comunque importanti. Scomponi i grandi pacchetti di lavoro in compiti più piccoli che si susseguono nel tuo diagramma di Gantt. Lavorare su compiti più piccoli ti aiuta a renderti visibile, riduce le difficoltà e ti permette di fare progressi costanti.

Se il tuo compito sembra troppo grande, scomponilo nel piccolo passo successivo per continuare e non rimandarlo.

10. Applica la "Regola dei Cinque" quando scrivi.

Scegli cinque compiti importanti su cui concentrarti ogni giorno. Contrassegna cinque compiti importanti nella visualizzazione settimanale. Considerali come i tuoi compiti settimanali da completare. Una volta terminato il primo, inizia il secondo. Vedere i progressi sui diagrammi di Gantt incoraggia il team e lo aiuta a collaborare durante tutto il progetto.

11. Riserva lunghi periodi di tempo per concentrarti sui tuoi compiti principali (Rock Breakthrough)

Tracy ritiene che lavorare per lunghi periodi senza interruzioni sia importante. Assegna almeno 90 minuti di tempo ininterrotto quando lavori su compiti difficili come la progettazione di sistemi informatici, la revisione del codice o l'analisi dei dati.

Gli slot “Rock Breakthrough” devono essere chiaramente contrassegnati nel tuo diagramma di Gantt e programmati per quando hai più energia. Ciò garantisce che l'organizzazione lavori sui compiti più importanti.

12. Migliora le tue competenze più importanti

È importante continuare a migliorare costantemente. Tracy suggerisce che l'apprendimento possa aiutarti a progredire più velocemente.

Aggiungere lo sviluppo delle competenze al processo

Includi attività di formazione o certificazione nel diagramma di Gantt. Ad esempio, concedi ai membri del tuo team il tempo necessario per migliorare i propri strumenti o tecniche. Ciò porta a un completamento dei compiti più rapido e migliore.

13. Utilizza la tecnologia per mantenere il tuo lavoro organizzato.

Lascia che la tecnologia ti aiuti con i tuoi compiti principali, ma non lasciare che distolga la tua attenzione. Scegli piattaforme Gantt che consentano il lavoro di squadra, ti ricordino i compiti e si colleghino alle app di comunicazione. Usa l'automazione per i compiti che devono essere eseguiti regolarmente, in modo da poterti concentrare sulle attività principali. Usa le notifiche Gantt solo per gli eventi importanti.

14. Premiati per i tuoi sforzi

Tracy sottolinea che premiare il completamento dei compiti può essere di grande valore. Ogni volta che vengono raggiunti traguardi importanti del progetto, assicurati di festeggiarli con il team o di offrire piccoli premi. Aggiungi blocchi di flusso di lavoro “Reward Time” al diagramma, così il tuo team avrà qualcosa da aspettarsi. Quando l'impegno viene riconosciuto, le persone si sentono meglio e restano concentrate.

15. Immagina i risultati che vuoi ottenere.

Immaginati mentre ottieni successo. Guardare i tuoi progressi ti aiuta a rimanere motivato. Tieni a mente l'obiettivo finale in ogni fase. Quando analizzi un progetto, usa elementi visivi insieme al diagramma per rendere più chiaro lo scopo. Quando i team si rendono conto di come i loro sforzi attuali li aiutino a raggiungere il successo futuro, diventano più forti.

16. Assicurati di concentrarti sulla tua salute e sui tuoi livelli di energia.

Tracy ritiene che una buona salute aiuti le persone a concentrarsi e a produrre di più. Assicurati di aggiungere pause Energize al programma Gantt, come stretching, bere acqua o camminare. Svolgi i compiti importanti quando hai più energia. Non pianificare le attività più rilevanti subito dopo le riunioni o quando sei stanco.

Conclusione

Svolgi prima il compito più importante. Brian Tracy fornisce consigli d'oro per sconfiggere definitivamente la procrastinazione ed essere produttivi. Applicare le strategie di una metodologia efficace nei progetti insieme ai diagrammi di Gantt consente a persone e team di consegnare un lavoro migliore, più veloce e più facile da comprendere.

Organizzare il lavoro in compiti con diverse priorità, riservare tempo per il lavoro di concentrazione e premiare i successi aiuta a trasformare un lavoro disordinato in un programma ordinato. Quando ti senti sopraffatto dal tuo progetto, chiediti: qual è la rana di oggi? E controlla se è presente nel tuo diagramma panoramico con tutti i compiti. Iniziare presto con il tuo progetto aiuta molto.