Getting Things Done: L'arte della produttività senza stress di David Allen
Scopri i valori del sistema di produttività descritto nelle opere di David Allen, Getting Things Done. Impara a Raccogliere, Elaborare, Organizzare, Riflettere e Agire per migliorare verso una vita senza stress.
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity di David Allen ha cambiato la visione delle persone sulla produttività e sulla gestione dei progetti. Il libro presenta un framework efficace volto ad aumentare la consapevolezza delle persone e dei team riguardo al proprio lavoro, al loro approccio consapevole verso di esso e al loro livello di coinvolgimento nei compiti.
Introdurre i metodi GTD nel lavoro o nella vita quotidiana è un modo eccellente per migliorare l'organizzazione, ridurre lo stress e rilassarsi. Che si tratti di gestione di progetti tramite grafici di Gantt o del controllo delle attività quotidiane, individueremo strumenti e strategie efficaci per concludere le cose (Getting Things Done).
Il flusso di lavoro di Getting Things Done
Il flusso di lavoro consiste in cinque fasi chiave: Cattura, Chiarisci, Organizza, Rifletti e Agisci. Ognuna di esse è essenziale nei processi di formazione di un sistema che porterà alla produttività e aiuterà a evitare situazioni stressanti.
Cattura
La prima fase del flusso di lavoro GTD è la Cattura. Questa fase prevede la raccolta di tutti i compiti, le idee e gli impegni in un sistema affidabile. L'obiettivo è togliere tutto dalla testa e inserirlo in un sistema esterno affidabile, liberando la mente dal peso di dover ricordare ogni dettaglio.
Questo può essere fatto utilizzando vari strumenti come taccuini, app, grafici di Gantt o agende digitali. Catturando tutto in un unico posto, puoi assicurarti che nessun compito o idea vada perduto, permettendoti di concentrarti sul compito da svolgere con la mente lucida.
Chiarisci
Una volta catturato tutto, il passo successivo è Chiarire. Questa fase comporta l'elaborazione di ogni elemento raccolto per determinare cosa significa e quale azione è richiesta. Durante questo processo, ti poni domande come: "È realizzabile?" e "Qual è il prossimo passo?".
Se un elemento è realizzabile, definisci l'azione successiva richiesta per portarlo avanti. In caso contrario, decidi se cestinarlo, incubarlo per una valutazione futura o archiviarlo come materiale di riferimento. Chiarire ti aiuta a ottenere una chiara comprensione dei tuoi compiti e di come affrontarli efficacemente.
Organizza
Dopo aver chiarito i tuoi compiti, il passo successivo è Organizzare. Questa fase prevede la categorizzazione e la definizione delle priorità dei compiti in base al contesto, all'urgenza e all'importanza. Puoi utilizzare elenchi, cartelle o strumenti digitali per organizzare i tuoi compiti in categorie come Prossime Azioni, Progetti, In Attesa e Un Giorno/Forse.
Organizzando i tuoi compiti, crei un sistema strutturato che ti consente di accedere e gestire rapidamente le tue attività in base al contesto attuale e al tempo disponibile. Questa organizzazione ti aiuta a rimanere concentrato e garantisce che tu stia sempre lavorando sui compiti più importanti.
Rifletti
La fase Rifletti è fondamentale per mantenere l'efficacia del GTD sia per il futuro che per il momento attuale. Ciò comporta una revisione periodica dei compiti e dei progetti e un corretto inserimento nel sistema per aumentare l'affidabilità dei feedback. Si suggerisce di effettuare revisioni settimanali in cui apportare modifiche ai propri elenchi in base alle prestazioni e alle nuove informazioni acquisite.
Descritta affettuosamente come l'atto di revisione, ti consente di gestire il tuo lavoro, valutare i problemi e modificare i tuoi piani se necessario. Questo ti permette di rimanere sempre concentrato e di sapere che stai facendo progressi, assicurandoti al contempo di revisionare costantemente il piano che hai stabilito.
Agisci
L'ultima delle fasi GTD è Agisci. È qui che lavori seguendo l'elenco dei compiti che hai composto e analizzato in precedenza. In questo modo, se sei ben organizzato e dai la priorità alle tue attività, sarai in grado di iniziare a lavorare sui tuoi compiti senza dubitare di concentrarti sulle cose più importanti al momento opportuno.
Questa fase si concentra sull'azione; è la fase del "come". Seguendo le fasi precedenti, è possibile gestire i compiti in modo efficiente e, di conseguenza, completarli con soddisfazione.
Strumenti e tecniche chiave
Molti componenti e principi del GTD sono stati ideati da David Allen, ma i principali includono i seguenti strumenti e tecniche. Ognuno di essi è fondamentale nella pianificazione dei compiti affinché nulla sfugga.
Cesta di entrata (In-Tray)
La Cesta di entrata è il punto di ingresso in cui tutte le informazioni, i compiti, le idee e gli impegni vengono elaborati prima di essere ordinati e collocati in un luogo appropriato. È un luogo in cui accumuli tutto ciò che richiede la tua attenzione; funge da archivio. La Cesta di entrata può essere un vassoio sulla scrivania, un centro messaggi digitale o, più praticamente, un taccuino.
Il concetto qui è di avere un'area specifica in cui trasferire immediatamente tutto ciò che si riceve. Nel caso della Cesta di entrata, lo svuotamento e l'elaborazione regolare assicurano che i nuovi compiti o le idee siano gestiti correttamente senza sopraffare la persona interessata.
Prossime azioni
Le Prossime azioni sono i dettagli pratici di come porterai a termine i tuoi compiti. Una volta che sai cosa deve essere fatto, scomponi ogni compito nella sua successiva azione gestibile. Questo aiuta a evitare situazioni in cui i compiti risultano troppo vaghi o la quantità di lavoro è troppo grande per essere affrontata.
L'azione successiva elimina la procrastinazione enfatizzando l'azione fisica più immediata da intraprendere, incoraggiando così la persona a iniziare e continuare a lavorare. Le Prossime azioni possono essere categorizzate in base al contesto, ad esempio al lavoro, a casa, al computer e altro ancora. È facile vedere cosa si dovrebbe fare a seconda della posizione attuale e degli strumenti disponibili.
Elenco dei Progetti
Questa è semplicemente una lista composta da tutti i tuoi progetti attivi, per questo nota come Lista dei Progetti. Il metodo GTD definisce un progetto come qualsiasi risultato finale che probabilmente richiederà più passaggi d'azione prima di essere completato. La Lista dei Progetti ti impedisce di dimenticare qualsiasi attività che richieda più fasi e mantiene una panoramica degli obiettivi generali.
Ogni progetto deve soddisfare il proprio obiettivo di gestione del progetto e deve esserci una serie di Prossime Azioni collegate all'attività in questione. Revisionando periodicamente la Lista dei Progetti, avrai la certezza di essere allineato e potrai far avanzare costantemente la maggior parte dei tuoi progetti cruciali.
Contesti
I Contesti sono la parte dell'attività organizzata in base a dove o come una particolare mansione può essere svolta. Puoi recuperare in modo rapido ed efficiente qualsiasi attività pertinente alla tua situazione attuale basandoti sui Contesti e svolgere le mansioni relative nella stessa zona.
I Contesti comuni sono
- Telefono, quando devi fare una chiamata
- Computer, quando devi scrivere qualcosa
- Commissioni, per le cose che si devono fare fuori casa e ufficio.
Aiuta nell'ottimizzazione del tempo e dell'energia impiegati, indirizzando semplicemente i tuoi sforzi sul lavoro che si adatta al contesto dato.
Lista Un giorno/Forse
La lista Un giorno/Forse è un luogo in cui puoi annotare quelle idee, attività o progetti che non sono abbastanza stimolanti o importanti da giustificare l'attuazione immediata, ma che vale la pena realizzare un giorno. Utilizzando questa lista, è possibile catturare spunti per sviluppi aziendali senza essere necessariamente pressati a intraprendere un'azione immediata.
Consultare periodicamente la lista Un giorno/Forse ti permette di richiamare le idee in sospeso e valutare quando vuoi spostarle nella lista attiva. Offre inoltre un senso di sicurezza, sapendo che i tuoi sogni futuri sono scritti e custoditi in un luogo sicuro.
Vantaggi dell'applicazione degli insegnamenti di Getting Things Done
L'utilizzo delle conoscenze di Getting Things Done offre molti vantaggi, tra cui una migliore concentrazione, una riduzione dello stress e un aumento della produttività. Registrare tutte le attività e gli impegni in un unico posto libera la mente dal pensiero estenuante di ciò che deve essere fatto o di dove devi essere.
Ciò porta a una maggiore produttività poiché ci sono meno distrazioni, permettendoti di concentrarti su ciò che stai facendo. L'approccio sistematico alla scomposizione e alla definizione delle attività riduce al minimo la tensione e la confusione rendendo i compiti più comprensibili. Definire chiaramente cosa deve essere fatto e avere un piano riduce lo stress legato ad attività e scadenze dimenticate.
Inoltre, il GTD migliora la produttività suddividendo il lavoro in prossime azioni gestibili e garantendo la coerenza. La manutenzione riflessiva e pianificata del sistema garantisce che le tue priorità siano in linea con i tuoi obiettivi, permettendoti di fare di più con meno tempo e meno problemi.
Conclusione
Il libro Getting Thing Done insegna una tecnica che può alterare notevolmente il modo in cui vengono gestiti compiti e progetti. La sua metodologia CCORE garantisce che i tuoi compiti vengano portati a termine con meno sforzo. La metodologia GTD, quando si parla di organizzazione, è molto flessibile e può essere implementata in molti ambiti della vita, dalle semplici liste di cose da fare agli strumenti di gestione dei progetti come i diagrammi di Gantt.
Guardando a una produttività senza stress, dai il benvenuto al sistema GTD e ottieni di più dalle tue potenzialità.