Come dare priorità ai progetti. La guida definitiva

È necessaria una solida comunicazione con i clienti o le organizzazioni con cui si lavora. In secondo luogo, è necessario conoscere il tipo di progetto di cui ci si occuperà, avere tutti i dettagli e conoscere lo stile di lavoro precedente seguito dall'organizzazione.

Passaggi da seguire per dare priorità ai progetti in modo migliore:

È necessario seguire i passaggi indicati di seguito.

1. Identificare gli obiettivi aziendali

Per decidere come dare priorità ai progetti, è necessario analizzare gli obiettivi dell'azienda e le strategie seguite dalla stessa per raggiungere i propri traguardi.

Rimanendo aggiornati sugli obiettivi aziendali, è possibile definire meglio gli obiettivi del progetto e lavorare all'altezza delle aspettative. Se si dispone di un obiettivo aziendale chiaro, è possibile decidere quale attività debba occupare il primo posto nell'elenco delle priorità del progetto aziendale.

Senza studiare le strategie passate e presenti dell'organizzazione con cui si lavora, è quasi impossibile conoscerne gli obiettivi e la dichiarazione d'intenti.

Importanza degli obiettivi:

• Gli obiettivi di un'azienda dovrebbero essere molto chiari e specifici, in modo da poter misurare i progressi verso il successo e stabilire le proprie visioni specifiche.
• Gli obiettivi definiscono la dichiarazione d'intenti di un'organizzazione e aiutano ad analizzare le prestazioni dei dipendenti, verificando se supportano o meno la missione aziendale.
  Tipi di obiettivi/missione:

Esistono due tipi di obiettivi per un'azienda:

• Obiettivi ufficiali

Si tratta delle dichiarazioni d'intenti di un'azienda o di un'organizzazione. Sono obiettivi a lungo termine e vengono stabiliti per creare la reputazione e l'immagine pubblica di un'organizzazione.

• Obiettivi operativi

Si tratta di obiettivi temporanei che di solito vengono sviluppati esclusivamente durante un progetto aziendale.

2. Creare una lista di cose da fare

Prima di iniziare un progetto, è necessario sviluppare una lista di cose da fare (to-do list) che includa tutte le possibili attività necessarie per il completamento di un progetto. È la base del lavoro che fornisce la direzione giusta per smaltire il lavoro accumulato in tempo.

In genere, le liste di cose da fare vengono sviluppate prima di iniziare un progetto.  Le to-do list aiutano a capire come dare priorità ai progetti. Si possono sviluppare due tipi di liste di cose da fare:

• To-do list del team

Questa lista viene sviluppata all'inizio di un progetto e concordata dall'intero team.

• To-do list personale

Ogni membro del team sviluppa la propria lista di cose da fare per raggiungere l'obiettivo.

Importanza delle To-Do List:

Le liste di cose da fare sono importanti per i seguenti motivi:

• Le liste di cose da fare aiutano a gestire il carico di lavoro e a capire come dare priorità ai progetti.
• Le to-do list aiutano il team leader a decidere quale attività assegnare a quale membro con una scadenza specifica.
• Queste liste rendono anche indipendenti; non è necessario chiedere agli altri cosa fare dopo. Si hanno i propri piani per essere leader di se stessi.

3. Categorizzare gli obiettivi (Grandi Massi)

La categorizzazione aiuta a orientarsi su come dare priorità ai progetti. Categorizzando il lavoro, è possibile mettere le cose più importanti al primo posto. Da un cumulo di lavoro eccessivo, bisogna separare i propri "grandi massi" (big rocks), che rappresentano gli obiettivi più importanti da completare efficacemente senza perdere nemmeno un minuto.

Organizzando le attività o gli eventi che si andranno a realizzare uno dopo l'altro, è possibile dare priorità ai compiti in quattro categorie principali:

• Lavoro importante e urgente

Queste attività occupano la prima priorità della lista. Sono compiti fondamentali che devono essere portati a termine; pensare in modo critico può portare a stress nello sviluppo della strategia, ma bisogna essere proattivi trovando i modi per affrontare i problemi che si presentano durante il completamento di queste attività.

È possibile raggiungere facilmente questi obiettivi pensando fuori dagli schemi e ampliando i propri pensieri con una mente serena.

• Lavoro importante ma non urgente

Questo tipo di lavoro è importante ma non urgente. Pertanto, non è necessario seguire una cronologia rigida. Dedicare tempo a questo lavoro include la visione, la missione e la concentrazione sulle cose che si possono controllare senza limiti di tempo.

• Lavoro non importante ma urgente

Questa categoria include lavori urgenti ma non importanti, come riunioni urgenti con i clienti solo per colmare lacune comunicative o per discutere. Potremmo dire che questa categoria appartiene alla gestione delle crisi.

• Lavoro non importante e non urgente

Questa categoria include le attività e le responsabilità che non hanno un valore immediato ma che dobbiamo svolgere per raggiungere i nostri obiettivi importanti, come la navigazione web e l'uso dei social media solo per controllare le tendenze o il modo in cui gli altri si stanno approcciando ai loro progetti.

Sarà utile per le nostre capacità di gestione del team. Saremo in grado di imparare cose nuove e migliorare le nostre competenze. Ovviamente, non dovremmo ignorare le piccole cose legate alla nostra responsabilità lavorativa, poiché questo atteggiamento ci aiuterà ad affrontare sfide anche più grandi e importanti in qualsiasi circostanza.

4. Sviluppare il diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt definisce bene come dare priorità ai progetti, poiché contiene l'elenco delle attività importanti da ripetere più volte fino al completamento del progetto; ad esempio, se si è un ingegnere civile impegnato in un progetto che richiede di visitare il cantiere molte volte al mese.

Quindi, utilizzando il diagramma di Gantt, è possibile pianificare le date delle visite e quante volte si visiterà il sito in una settimana o in un mese.

Il diagramma di Gantt è una barra orizzontale che mostra la cronologia e lo stato. È utile per analizzare quanto tempo richiede un progetto e quali tipi di strumenti sono necessari per la sua esecuzione.

• Modo di creare un diagramma di Gantt

        Può essere creato utilizzando Google Sheets o Excel oppure sviluppandolo tramite un “software di gestione dei progetti collaborativo”, ma la scelta delle funzionalità migliori dipende dalle proprie esigenze.

• L'applicazione nella gestione dei progetti

Il diagramma di Gantt aiuta nell'approccio alla pianificazione dei progetti. Per sviluppare progetti di successo sono necessarie collaborazione e comunicazione, rese possibili da una comunicazione snella che centralizza il piano di progetto.

• Come snellire i propri progetti

Invitare l'intero team al progetto permette a ogni persona di filtrare il diagramma per l'attività assegnata, rendendo più facile la priorizzazione del tempo.

   Condividendolo con i propri clienti, è possibile ridurre al minimo la necessità di feedback costanti e lavorare in modo continuo senza intoppi logistici.

5. Imparare a dire di no ai nuovi progetti

Quando si lavora su un progetto importante con un carico di lavoro enorme e il cliente o il capo assegna un altro progetto che non può essere completato in modo efficiente, è meglio dire di no al nuovo incarico.

È una questione di carriera: se si consegna un lavoro incompleto o di scarsa qualità, ciò può compromettere il proprio futuro professionale. Se non si vuole dire di no in modo troppo esplicito, è opportuno prendersi del tempo per analizzare le nuove idee proposte dal cliente.

Dopo aver ascoltato il cliente in merito al nuovo progetto, essere gentili e usare parole adeguate per rifiutare l'inizio di un nuovo lavoro a causa della routine frenetica. È necessario convincere il cliente che il suo nuovo progetto richiede il tempo adeguato per procedere e che non si sarà in grado di farlo a causa degli impegni attuali.

6. Rispettare le scadenze

Le scadenze sono stabilite per ricordare che bisogna lavorare a un progetto e quando farlo. Le scadenze sono fondamentali per responsabilizzarsi e completare il lavoro in tempo limitato e con precisione.

Gestione delle scadenze:

In genere, le persone sottovalutano il tempo necessario per completare un progetto e accettano senza tenerne conto. È possibile gestire le scadenze nei seguenti modi:

• Prima di tutto, è necessario capire per quale tipo di progetto si è stati assunti e quali sono i requisiti per completarlo.  Se la scadenza riguarda un compito complicato, informare la persona che ha assegnato l'attività.
• In secondo luogo, è necessario ottenere le risorse giuste come team, strumenti, formazione, materiale e anche tempo a sufficienza.
• Nonostante l'impegno costante, se si completa il progetto dopo la scadenza, non farsi prendere dal panico e fare ogni sforzo per limitare i danni. In una situazione del genere, è meglio comunicare con il cliente, chiedere una nuova scadenza e rispettarla la volta successiva.

Conclusione

Tenendo a mente tutti i passaggi sopra descritti, è possibile imparare a dare priorità ai progetti con sicurezza. Per un project manager, questi dati saranno utili per stabilire le priorità, organizzare i dati, rispettare le scadenze e pianificare le attività importanti a cadenza settimanale e mensile.

È necessario essere costanti nel seguire tutti i passaggi indicati perché, se non si è sempre sul pezzo, si rischia di creare confusione.