Make Time: Come concentrarsi su ciò che conta ogni giorno

In Make Time, gli autori Jake Knapp e John Zeratsky spiegano come concentrarsi meglio ogni giorno. Si allontana dalla misurazione della produttività e inizia a mostrare l'importanza delle azioni mirate. Creare un "Highlight" ogni giorno incoraggia le persone a concentrarsi su ciò che è più importante.

Pur essendo personali, funzionano molto bene nel contesto dei progetti. Se si utilizzano i diagrammi di Gantt, i team hanno una migliore comprensione e organizzano il proprio lavoro secondo il piano di gestione.

Il riepilogo si concentra sul metodo in quattro parti, Highlight, Laser, Energize, Reflect, e descrive come possa essere utilizzato insieme alla gestione dei progetti e ai diagrammi di Gantt per aumentare la concentrazione, mantenere la responsabilità e ottenere risultati migliori.

1. Highlight: Definire il cardine quotidiano

Ogni giorno, l'"Highlight" dovrebbe essere la tua priorità principale, poiché è l'attività su cui devi concentrarti. Tali occasioni potrebbero essere una riunione con un cliente, l'unione di codice informatico o il test di un sito web con gli utenti. La prima cosa da fare al mattino è scegliere il proprio obiettivo.

La sua importanza.

Se non hai un Highlight, la tua giornata non è pianificata. Si susseguono così tante riunioni che le attività strategiche importanti potrebbero non essere completate. L'elemento principale su cui concentrarsi nella gestione dei progetti è l'Highlight perché avrà l'impatto maggiore.

Mettere in funzione i diagrammi di Gantt

I blocchi Highlight dovrebbero essere inclusi ogni giorno nel diagramma di Gantt. Dedica loro un'attenzione speciale in quanto attività prioritarie. I blocchi sono utili come confini quando vengono programmati. Dicono: non c'è nulla che oggi possa distogliere la mia attenzione da questo compito.

Utilizzo per i team sul posto di lavoro

Assicurati che ogni stand-up inizi con un Highlight da parte di ogni persona. Promuove la comprensione tra tutti. Diventa possibile utilizzare correttamente i diagrammi di Gantt e strumenti simili.

2. Laser: Tornare in carreggiata

Lavorare su un argomento in modo completamente ininterrotto è definito "laser". Knapp e Zeratsky suggeriscono di impedire ai telefoni di inviare notifiche, in modo da non esserne distratti.

Stabilire una forte concentrazione

Scegli periodi di 60-90 minuti per lavorare senza distrazioni. Chiudi i siti web non necessari e disattiva le connessioni Internet dei tuoi dispositivi.

Metodo Swiss Cheese: come rispondere alle interruzioni

Se non è possibile programmare lunghi blocchi, lavora in brevi scatti di tempo man mano che si presentano.

Incorporare l'uso dei diagrammi di Gantt

Inserisci una barra per ogni blocco Laser sulla cronologia di Gantt. Assegna all'elemento un marcatore unico o prova a usare un colore vivace. Informa il team che non deve interromperti. Assicura che il lavoro profondo sia incluso nella pianificazione di qualsiasi progetto.

Confini del team

Promuovi modi di collaborare in orari diversi. Prova a utilizzare strumenti online condivisi o commenti. Aiuta a usare il tempo in modo efficiente e a mantenere organizzati gli output del diagramma di Gantt.

3. Energize: Dare priorità al benessere

"Energize" si riferisce alla ricarica del corpo e della mente. Gli autori menzionano che periodi di riposo, bere acqua, muoversi e fare pause sono i modi principali per sostenere l'energia a lungo termine.

Come rimanere concentrati

Il lavoro su progetto richiede spesso di usare costantemente la propria forza mentale. Fai piccole pause di tanto in tanto per recuperare.

Trova il tempo per includere cibo sano ed esercizio quotidiano.

Fai delle pause per camminare, bere acqua o fare stretching. Inserisci una nota ogni volta che vedi informazioni utili in una sezione ampia ed evidenziata.

Riposo strutturato

Gli eventi aziendali sotto forma di Energize possono essere incorporati nel diagramma di Gantt. Sono attività importanti pianificate, piuttosto che svolte accidentalmente. In questo modo, la concentrazione e la creatività rimangono vive durante l'intero progetto.

4. Reflect: Misurare, Imparare, Ripetere

Alla fine della giornata, riflettere su ciò che è accaduto migliora la nostra comprensione. Suggeriscono di chiedere al team: Cosa ha prodotto buoni risultati? Cosa no? Quali aspetti del caso devo modificare?

Il potere della riflessione

Riflettere sulla propria esperienza aiuta a migliorare il modo in cui si gestiscono i progetti. Attraverso l'autovalutazione, i team possono individuare eventi che li rallentano e frammenti di informazioni che vengono persi.

Aggiungere informazioni ai diagrammi di Gantt

Considera le riunioni settimanali di riflessione come eventi importanti e regolari. Al termine dello sprint o dell'avanzamento mensile, prenditi del tempo per esaminare il tuo piano e apportare le modifiche necessarie alla cronologia di Gantt.

Soddisfare la domanda

Prendi le informazioni apprese dai dati e aggiungile al diagramma. Regola gli intervalli di tempo, sottolinea le relazioni tra determinati compiti e specifica il grado di ogni lavoro. In questo modo, il diagramma di Gantt è flessibile anziché rimanere fisso.

5. Metodi di lavoro di squadra per il business

Gli autori forniscono esempi di tattiche che accompagnano l'approccio MT. Aiutano a concentrarsi meglio quando le cose si fanno difficili.

Programmazione a base zero

Assicurati di pianificare il tuo tempo ogni settimana e non dipendere solo dalle abitudini. Mentre lavori a un progetto, crea un nuovo diagramma di Gantt da zero per ogni fase.

Rendi speciale la tua giornata

Assegna a ogni giorno un tema da seguire, ad esempio, Lunedì delle Riunioni e Martedì dei Dati. Raggruppa le attività nel diagramma di Gantt in base ai loro temi per aiutarti a visualizzare il piano.

La lista delle distrazioni

Invece di assecondare ogni impulso, tieni un elenco di idee non urgenti. Gestisci il tuo apprendimento durante la riflessione regolare. Questo assicura che il Tempo Laser rimanga libero da disordine e confusione.

Elaborazione a lotti

Organizza le attività di revisione dei feedback, reportistica e documentazione insieme nella stessa parte della giornata. Imposta i diversi lotti nel diagramma di Gantt per ridurre al minimo il passaggio da un'attività all'altra.

6. Assicurarsi che venga riservato tempo adeguato nella gestione dei progetti.

Make Time può aiutare te e il tuo team a rimanere più concentrati, responsabili e a portare a termine tutto ciò che deve essere fatto.

Passaggio 1: Mappa i Momenti Salienti sulle Pietre Miliari

Concentrati sui momenti salienti di ogni settimana man mano che procedi. Ognuno contribuisce a miglioramenti significativi nel progetto, segnando un traguardo per il cliente, tenendo una riunione di revisione o dimostrando il software.

Passaggio 2: Proteggi gli Slot Laser nel Gantt

Assicurati di inserire il tempo dedicato al lavoro profondo nei calendari del team e di evidenziarlo all'interno del diagramma di Gantt. 

Passaggio 3: Aggiungi Attività di Ricarica Energetica alla Routine

Trova il tempo affinché le persone possano fare stretching, fare una pausa e verificare il benessere dei colleghi. Ciò promuove la sostenibilità e l'efficienza nella gestione di progetti impegnativi.

Passaggio 4: Rifletti e Itera

Ad ogni revisione, prenditi del tempo per considerare cosa è andato bene e dove il progresso è stato bloccato. Rendi la cronologia del periodo successivo più dettagliata per favorire la concentrazione sui prossimi passi. Man mano che le persone migliorano e imparano, i diagrammi di Gantt possono essere aggiornati di conseguenza.

7. Make Time e Gantt sono stati utilizzati in questo caso per lanciare una nuova funzionalità.

Immagina un gruppo che introduce un nuovo aggiornamento dell'app in quattro settimane.

• Settimana 1: Configura le specifiche della funzionalità. Blocca il tempo mattutino per la scrittura delle specifiche e non dimenticare di ricaricarti durante la pausa.
• Settimana 2. Implementazione dell'ingegneria principale e degli unit test. Difendi i tuoi slot laser, controlla i modelli di energia e apporta modifiche quando le tue dipendenze vengono create.
• Settimana 3: L'attenzione è rivolta al test e alla correzione dei bug. Abbina i tuoi blocchi Laser e le pause energetiche alle priorità nel diagramma di Gantt.
• Settimana 4: Finalizzazione della documentazione e realizzazione di una demo per gli stakeholder importanti. La riflessione del fine settimana aiuta a definire la strategia per il rilascio imminente.

Il programma ti protegge dal burnout, ti rende più produttivo e assicura che il carico di lavoro corrisponda ai limiti umani.

8. Miglioramenti Ottenuti Combinando Make Time e gli Strumenti di Progetto

Esistono molteplici vantaggi per diversi tipi di utenti, tra cui:

• Per i Singoli: Migliore concentrazione, meno distrazioni e un migliore utilizzo dell'energia.
• Per i Team: Conversazioni più calme, meno sovrapposizioni nel parlato e regole più chiare da seguire.
• Per i Progetti: Programmi migliori, risultati ottimizzati e miglioramenti più tempestivi.

9. Affrontare le Sfide e i Modi per Superarle

Di seguito è riportato un elenco di alcune sfide spiegate nel libro e come superarle:

Sfida: Interruzioni

Puoi utilizzare i blocchi Laser e aggiornare gli stati del lavoro al di fuori dei canali principali; limita i tuoi messaggi quando è previsto che tu stia lavorando alle attività.

Sfida: Resistenza del Team

La resistenza del team è una delle sfide principali. Aiuta le persone coinvolte a conoscere le tecniche di Make Time. Scegli un team pilota e fai sapere a tutti come hanno ottenuto successo.

Sfida: Orari non Allineati

Pianificate le sessioni Laser insieme; riservate le collaborazioni solo ai periodi in cui ogni persona sta lavorando profondamente.

10. Sostenere la Mentalità a Lungo Termine

Essere costanti è molto importante. Continua a includere queste abitudini nel modo in cui il tuo team gestisce i progetti. Avere un diagramma di Gantt significa che puoi usarlo anche per organizzare le tue attività quotidiane. In caso di problemi, torna al framework MT.

Conclusione

Make Time offre un piacevole senso di semplicità. Ci permette di organizzare le nostre giornate con intenzione ed energia. Se utilizzi i diagrammi di Gantt e le linee guida per la gestione dei progetti, questo sistema aiuta le persone e i gruppi a ottenere di più, a sentirsi bene e a godere di progressi continui.

Usa la strategia in quattro passaggi. I diagrammi come il Gantt rendono facile rivedere i tuoi piani dall'inizio alla fine di ogni giornata. Scambia l'essere occupati con l'avere uno scopo. Scoprirai che i tuoi progetti procedono più velocemente, con uno scopo chiaro e fornendo risultati più significativi.