Trova il tempo: come concentrarsi su ciò che conta ogni giorno

In Make Time, gli autori Jake Knapp e John Zeratsky spiegano come concentrarsi meglio ogni giorno. Si allontana dalla misurazione della produttività e inizia a mostrare l'importanza di azioni mirate. Fare un "Highlight" ogni giorno incoraggia le persone a concentrarsi su ciò che è più importante.

Nonostante siano personali, funzionano molto bene nel contesto dei progetti. Se si utilizzano i diagrammi di Gantt, i team hanno una migliore comprensione e organizzano il loro lavoro in base al piano di gestione.

Il riassunto si concentra sul metodo in quattro parti, Highlight, Laser, Energize, Reflect, e descrive come può essere utilizzato insieme alla gestione dei progetti e ai diagrammi di Gantt per aumentare la concentrazione, mantenere la responsabilità e ottenere risultati migliori.

1. In evidenza: Definire la tua chiave di volta quotidiana

Ogni giorno, il "momento clou" dovrebbe essere la tua priorità principale, poiché è il compito su cui devi concentrarti. Tali occasioni possono essere una riunione con un cliente, la combinazione di un codice informatico o la prova di un sito web con gli utenti. La prima cosa da fare al mattino è scegliere il tuo obiettivo.

Il suo significato.

Se non hai un Highlight, la tua giornata non è pianificata. Ci sono così tante riunioni che le attività strategiche importanti potrebbero non essere portate a termine. La cosa principale su cui concentrarsi nella gestione dei progetti è l'Highlight perché avrà l'impatto maggiore.

Mettere in funzione i diagrammi di Gantt

I blocchi in evidenza dovrebbero essere inclusi ogni giorno nel tuo diagramma di Gantt. Dedica loro un'attenzione particolare in quanto compiti prioritari. I blocchi sono utili come confini quando sono programmati. Dicono: non c'è nulla che possa togliermi la concentrazione su questo compito oggi.

Utilizzo per i team sul posto di lavoro

Assicurati che ogni standup inizi con un Highlight da parte di ogni persona. In questo modo si favorisce la comprensione tra tutti. L'utilizzo di diagrammi di Gantt e strumenti simili nel modo giusto è reso possibile.

2. Laser: Per rimetterti in carreggiata

Lavorare su un argomento in modo completamente ininterrotto viene definito "laser". Knapp e Zeratsky suggeriscono alle persone di interrompere l'invio di notifiche da parte dei loro telefoni, in modo da non esserne distratti.

Stabilire una forte concentrazione

Scegli periodi di 60-90 minuti per lavorare senza distrazioni. Chiudi i siti web non necessari e spegni le connessioni internet dei tuoi dispositivi.

Il modo in cui rispondi alle interruzioni è un formaggio svizzero

Se non è possibile bloccare dei blocchi lunghi, fai il tuo lavoro in brevi intervalli di tempo, man mano che si presentano.

Incorporare l'uso dei diagrammi di Gantt

Metti una barra per ogni blocco laser sulla tua linea temporale Gantt. Dai all'animale un pennarello unico o prova a usare una vernice brillante. In questo modo il team sa che non deve interromperti. Assicura che il lavoro profondo sia incluso nella pianificazione di qualsiasi progetto.

Limiti del team

Promuovi modi per collaborare in momenti diversi. Prova a utilizzare strumenti o commenti condivisi online. Questo aiuta a utilizzare il tempo in modo efficiente e a mantenere organizzate le emissioni del diagramma di Gantt.

3. Energizzare: dare priorità al benessere

Energizzare il tuo corpo e la tua mente è ciò a cui si riferisce "Energize". I ricercatori affermano che i periodi di riposo, l'acqua, il movimento e le pause sono i modi principali per sostenere l'energia a lungo termine.

Come rimanere concentrati

Il lavoro a progetto richiede spesso un uso costante della tua forza mentale. Fai delle piccole pause di tanto in tanto per recuperare.

Ritagliati del tempo per mangiare sano e fare esercizi quotidiani.

Fai delle pause per camminare, bere acqua o fare stretching. Inserisci una nota ogni volta che vedi informazioni utili in un'ampia sezione evidenziata.

Riposo strutturato

Gli Eventi aziendali sotto forma di Energize possono essere incorporati nel tuo diagramma di Gantt. Si tratta di attività importanti pianificate, invece di essere svolte accidentalmente. In questo modo, l'attenzione e la creatività rimangono vive durante l'intero progetto.

4. Riflettere: Misurare, imparare, iterare

Alla fine della giornata, riflettere su ciò che è successo migliora la nostra comprensione. Suggeriscono di chiedere al team: Cosa ha prodotto buoni risultati? Cosa non ha funzionato? Quali aspetti del caso devo modificare?

Il potere della riflessione

Riflettere sulla tua esperienza ti aiuta a migliorare il modo in cui gestisci i progetti. Grazie all'autovalutazione, i team possono individuare gli eventi che li rallentano e le informazioni mancanti.

Aggiungere informazioni ai diagrammi di Gantt

Considera le riunioni settimanali di riflessione come eventi importanti e regolari. Quando lo sprint o l'avanzamento mensile sono terminati, prenditi del tempo per esaminare il tuo piano e apportare le modifiche necessarie alla timeline di Gantt.

Soddisfare la domanda

Prendi le informazioni che hai appreso dai dati e aggiungile al grafico. Modifica i tempi, sottolinea le relazioni tra alcune mansioni e dettaglia il grado di ogni lavoro. In questo modo il tuo diagramma di Gantt sarà flessibile invece di rimanere fisso.

5. Metodi di lavoro di squadra per le aziende

Gli autori forniscono esempi di tattiche che accompagnano l'approccio MT. Queste aiutano a concentrarsi meglio quando le cose sono difficili.

Programmazione a base zero

Assicurati di pianificare il tuo tempo ogni settimana e non dipendere solo dalle abitudini. Quando lavori a un progetto, crea un nuovo diagramma di Gantt dall'inizio per ogni fase.

Rendi speciale il tuo giorno

Assegna a ogni giorno un tema da seguire, ad esempio: Lunedì riunione e Martedì dati. Raggruppa i compiti nel tuo diagramma di Gantt in base ai loro temi per aiutarti a vedere il piano.

L'elenco delle distrazioni

Invece di seguire ogni impulso, tieni una lista di idee che non sono urgenti. Gestisci il tuo apprendimento durante una riflessione regolare. In questo modo il Tempo del Laser rimarrà libero da sporcizia e disordine.

Elaborazione in batch

Organizza le attività di revisione del feedback, reporting e documentazione nella stessa parte della tua giornata. Imposta i diversi lotti nel diagramma di Gantt per ridurre al minimo il passaggio da un'attività all'altra.

6. Assicurati di dedicare un tempo adeguato alla gestione del progetto.

Make Time può aiutare te e il tuo team a rimanere più concentrati, a rispondere e a portare a termine tutto ciò che deve essere fatto.

Fase 1: Mappa dei punti salienti con le pietre miliari

Concentrati sui punti salienti di ogni settimana mentre vai avanti. Tutti contribuiscono a miglioramenti significativi nel progetto, segnando un risultato per il cliente, organizzando una riunione di revisione o dimostrando il software.

Passo 2: Proteggere gli slot laser nel Gantt

Assicurati di elencare il tempo di lavoro profondo sui calendari del team e di evidenziarlo nel diagramma di Gantt. 

Fase 3: Aggiungi attività energizzanti di routine

Dedica del tempo alle persone per fare stretching, fare una pausa e controllare il benessere dei colleghi. In questo modo si favorisce la sostenibilità e l'efficienza nella gestione di progetti impegnativi.

Passo 4: Riflettere e iterare

A ogni revisione, prenditi del tempo per considerare cosa è andato bene e dove i progressi sono stati bloccati. Rendi più dettagliate le scadenze per il periodo successivo, in modo da concentrarti sulle cose da fare. Man mano che le persone migliorano e imparano, i diagrammi di Gantt possono essere aggiornati di conseguenza.

7. In questo caso, Make Time e Gantt sono stati utilizzati per lanciare una nuova funzione.

Immagina che un gruppo introduca un nuovo aggiornamento dell'app tra quattro settimane.

• Settimana 1: Prepara le specifiche delle caratteristiche. Blocca il tempo della mattina per scrivere le specifiche e non dimenticare di dare energia durante la pausa.
• Settimana 2. Implementazione dell'ingegneria di base e dei test unitari. Difendi i tuoi slot laser, controlla gli schemi dell'energia e regola le dipendenze.
• Settimana 3: L'attenzione è rivolta ai test e alla riparazione dei bug. Fai coincidere i blocchi laser e le pause energetiche con le priorità del diagramma di Gantt.
• Settimana 4: Finalizzazione della documentazione e realizzazione di una demo per gli stakeholder più importanti. La riflessione del fine settimana aiuta a definire la strategia per il prossimo rilascio.

Il programma ti protegge dal burnout, ti rende più produttivo e garantisce che il carico di lavoro corrisponda ai limiti umani.

8. Miglioramenti ottenuti dalla combinazione degli strumenti Make Time e Project

I vantaggi per i diversi tipi di utenti sono molteplici, tra cui:

• Per gli individui: Migliora la concentrazione, diminuisce il numero di cose che ti distraggono e sfrutta meglio la tua energia.
• Per le squadre: Colloqui più tranquilli, meno chiacchiere e regole più chiare da seguire.
• Per i progetti: Programmi migliori, risultati migliori e miglioramenti più tempestivi.

9. Sfide e modi per superarle

Di seguito ti elenchiamo alcune sfide spiegate nel libro e come superarle:

Sfida: Interruzioni

Puoi usare i blocchi Laser e aggiornare gli stati dei lavori fuori dal gruppo; limita i tuoi messaggi quando ci si aspetta che tu stia lavorando alle attività.

Sfida: Resistenza di squadra

La resistenza di squadra è una delle sfide principali. Aiuta le persone coinvolte a conoscere le tecniche di Make Time. Scegli un team pilota e fai sapere come hanno raggiunto il successo.

Sfida: Programmi disallineati

Programmate le sessioni di laser insieme; riservate le collaborazioni solo ai periodi in cui ciascuno lavora profondamente.

10. Sostenere il Mindset a lungo termine

Essere coerenti è molto importante. Continua a includere queste abitudini nel modo in cui il tuo team gestisce i progetti. Avere un diagramma di Gantt significa poterlo utilizzare anche per organizzare le tue attività quotidiane. Se ci sono problemi, torna alla struttura MT.

Conclusione

Make Time offre un piacevole senso di semplicità. Ci permette di organizzare le nostre giornate con intenzione ed energia. Se utilizzi i diagrammi di Gantt e le linee guida per la gestione dei progetti, questo sistema aiuta le persone e i gruppi a ottenere maggiori risultati, a sentirsi bene e a godere dei continui progressi.

Usa la strategia delle quattro fasi. Grafici come quello di Gantt ti permettono di rivedere facilmente i tuoi piani dall'inizio alla fine di ogni giornata. Il commercio è impegnato per avere uno scopo. Scoprirai che i tuoi progetti vengono portati avanti prima, hanno uno scopo chiaro e forniscono risultati più significativi.