Quando ti siedi e dici al tuo team che devi portare a termine un determinato compito o una parte di un progetto in un breve lasso di tempo e tutti si impegnano, questo è uno sprint ed è una parte importante del processo della tua azienda.
Che cos'è uno Sprint?
Quando fai uno sprint stai cercando di portare a termine un compito o una parte di un progetto e vuoi farlo velocemente. Ma vuoi anche essere sicuro di farlo bene. Potresti dedicare un tempo molto breve a uno sprint se è basato su un compito breve, ad esempio qualche ora. Oppure potresti dedicare diversi giorni o addirittura una settimana a uno sprint più lungo. Tutto dipende da cosa stai cercando di realizzare e da quanto è grande il compito che stai svolgendo.
La chiave è che lo sprint ha la priorità su tutto il resto. Non devi lavorare ad altri progetti o ad altre attività all'interno del progetto quando stai lavorando allo sprint. Lavori solo su quell'unica attività o serie. Questo ti aiuta a concentrare tutta la tua attenzione e la tua forza di volontà e quella di tutti i membri del tuo team su quell'unica cosa: in questo modo il lavoro viene portato a termine molto più velocemente e ti permette anche di commettere meno errori perché ci sono più occhi puntati su quel particolare compito o progetto.
Una volta impostato uno sprint, è importante che tutti sappiano chi è coinvolto, cosa viene fatto, cosa viene ignorato e quanto tempo hanno a disposizione per portare a termine il compito. Una volta che tutti hanno ben chiaro ognuno di questi aspetti, diventa molto più facile occuparsi delle cose e assicurarsi che lo sprint venga portato a termine correttamente. In fin dei conti è proprio questo lo scopo e ci vorranno tutti i membri del team per assicurarsi che ciò avvenga. Ma non sempre gli sprint vanno bene come si sperava.
Che cos'è una Retrospettiva di Sprint?
Quando si parla di sprint, ci saranno momenti in cui lo sprint andrà benissimo e altri in cui non andrà bene. Indipendentemente dal fatto che sia eccellente o meno, devi fare una retrospettiva dello sprint per sederti con il tuo team e scoprire di più sul processo e su come è andato. Devi analizzare le cose, fare un po' di chiarezza o come vuoi chiamarla per capire cosa dovresti fare di diverso o di uguale la volta successiva. Se non fai una retrospettiva, non saprai mai cosa è successo durante lo sprint.
La retrospettiva significa che tutte le persone coinvolte nello sprint si riuniscono e fanno una riunione. Può sembrare un po' opprimente, soprattutto se lavori con un team che ha già molte riunioni, ma questa è estremamente importante. Sarà determinante per il successo del tuo processo e della tua azienda nel suo complesso, quindi assicurati di programmare almeno una breve riunione retrospettiva dopo ogni sprint. Potresti rimanere sorpreso dall'utilità di queste riunioni.
Dovrai fare un inventario di come è andato lo sprint. Ha funzionato davvero? Hai portato a termine i compiti che ti servivano nel tempo che ti eri prefissato per lo sprint? Hai portato a termine la maggior parte dei compiti nel tempo previsto? Hai faticato a portare a termine qualcosa nel tempo stabilito? Una volta che lo saprai, sarai in grado di analizzare cosa è andato bene e cosa è andato male nello specifico sprint a cui stavi lavorando e questo è importante.
Cosa è andato bene. Per prima cosa, cerca tutto ciò che è andato bene nel tuo sprint. Anche se pensi che lo sprint sia fallito del tutto, deve esserci almeno qualcosa che è andato bene. Quindi, prenditi qualche minuto e cerca di capirlo. Parlane con tutti i membri del team e vedi cosa pensano sia andato bene. Potrebbe trattarsi di qualcosa di semplice, come il fatto che tutti hanno lavorato al progetto o che siete stati in comunicazione tra di voi per tutto il tempo. O forse pensi che lo sprint sia andato incredibilmente bene e la tua lista di "cose che sono andate bene" sarà lunghissima. Anche questo è fantastico. Scrivi tutto e discutine con il team.
Cosa è andato storto. Questo potrebbe essere più facile da fare se pensi che l'intero sprint non sia andato come volevi o se pensi di aver avuto un fallimento completo. Scrivi tutte le cose che non sono andate bene durante il tuo sprint. Se pensi che il tuo sprint sia stato un successo travolgente, potresti avere difficoltà con questa sezione, ma ci sono sempre cose che non vanno bene. Anche se si è trattato di qualcosa che non è andato alla perfezione o nel modo ideale che volevi, puoi considerarlo come qualcosa che è andato storto.
Cosa faresti di diverso? La cosa successiva che devi valutare è come faresti le cose in modo diverso la prossima volta. Esamina tutte le cose che ritieni siano andate male e cerca di capire in che modo potresti cambiarle e migliorarle. Cosa potresti fare per migliorare la situazione e assicurarti di non avere gli stessi fallimenti o problemi la volta successiva? Cosa potrebbe attenuare o addirittura eliminare questi problemi? Potrebbe trattarsi di una maggiore comunicazione, di una migliore gestione del tempo, di un maggior numero di membri del team o di qualsiasi altra cosa, ma proponete delle idee come team.
Cosa miglioreresti? Dovresti anche esaminare con attenzione le cose che sono andate bene e trovare il modo di migliorarle. Non si tratta solo di correggere le cose che sono andate male. Dovresti anche assicurarti di migliorare le cose che sono andate bene. Cerca sempre di migliorare le cose, di renderle più efficienti, più veloci o qualsiasi altra cosa che possa aiutare a migliorare il tuo team e il modo in cui lavorate insieme. Questo potrebbe non sembrare un passo così importante, ma lo è sicuramente.
Fai un piano. Una volta capito cosa hai fatto bene e cosa no, è il momento di fare un piano per la prossima volta. Lavorerai ancora sugli sprint, quindi assicurati di fare le cose nel modo giusto e di tenere conto di tutto ciò che hai imparato dall'ultimo sprint. Puoi mettere a punto un piano per quello che vuoi fare la prossima volta per assicurarti che funzioni ancora meglio. In fondo, lo scopo degli sprint è proprio quello di fare molto e bene.
Ripeti ogni volta. Dopo ogni sprint devi assicurarti di fare una di queste retrospettive. Dopo le prime potresti pensare di aver risolto tutto e di non doverle più fare. Ma non è assolutamente così. Dovresti assolutamente ripetere la retrospettiva di sprint ogni volta che hai uno sprint. Che si tratti di una riunione breve o lunga, scoprirai che fa un'enorme differenza nel modo in cui ti comporterai la volta successiva, ed è questo l'obiettivo che stai cercando di raggiungere.
Come fare una riunione
Assicurati che tutti coloro che fanno parte di Scrum siano presenti alla riunione. Questo include lo Scrum master e il proprietario del prodotto. In questo modo, tutti coloro che sono stati coinvolti avranno la possibilità di dire qualcosa e dovrebbero essere invitati a parlare. In effetti, devi assicurarti che ogni persona che ha preso parte al processo possa parlare di ciò che ritiene sia stato buono o meno buono e di quali suggerimenti abbia per la prossima volta che realizzerai uno sprint.
La riunione deve riguardare tutti i diversi aspetti di cui abbiamo parlato sopra e devi assolutamente assicurarti di seguire le regole che hai già in vigore per le altre riunioni. Ad esempio, tutti devono avere un turno di parola e non ci si deve interrompere a vicenda. Devi anche prendere in considerazione e valutare ogni idea o pensiero che viene presentato al gruppo, perché saranno tutti estremamente importanti per far sì che il tuo team raggiunga risultati ancora più importanti e faccia ancora meglio la volta successiva.
Per prima cosa, stabilisci il contesto in cui vuoi parlare e come lo farai. Offri a tutti i membri del tuo team uno spazio aperto in cui possano sentirsi a proprio agio nel condividere e nel farsi avanti ogni volta che ne hanno bisogno. Assicurati che tutti sappiano come si svolgerà la riunione e che si sentano a proprio agio nel seguire le linee guida della riunione. Dovrai anche assicurarti di ricevere tutte le informazioni dai membri del team in modo da sapere quali sono i dati importanti.
Dovrai capire cosa è andato bene e cosa no, lavorando con i membri del tuo team per esaminare i diversi compiti. Dovrai capire cosa ha funzionato e perché e cosa non ha funzionato e perché non ha funzionato. Poi, assicurati di esaminare le azioni successive e di creare i giusti punti d'azione da utilizzare per andare avanti e lavorare sul tuo sistema di compiti e progetti. Devi creare attività e compiti piccoli e fattibili che aiutino il tuo team a portare a termine i compiti di cui hai bisogno.
Infine, devi concludere l'incontro ripercorrendo tutte le cose di cui hai discusso. Fai un piano per tutto ciò che deve essere fatto e assicurati di essere pronto per il prossimo sprint che farai. Dovrai riassumere ciò che hai affrontato durante la riunione e dovrai assicurarti di parlare con il tuo team di come è andata la riunione stessa. Anche questa è una parte importante del processo e ti aiuterà a gestire riunioni più efficaci ed efficienti in futuro.
Ciò di cui hai più bisogno
Quando si tratta di prendersi cura del proprio team e di assicurarsi di lavorare ai progetti nel modo giusto, è importante sapere cosa si sta facendo. Grazie a questo processo di retrospettive degli sprint, i tuoi sprint saranno ancora più efficaci e, soprattutto, ti accorgerai che anche il resto dei tuoi progetti sarà gestito molto meglio. E tutto il tuo team lo apprezzerà.
Prenditi un po' di tempo per imparare a svolgere correttamente gli sprint e poi assicurati di svolgere le retrospettive ogni volta. Sarai più che soddisfatto del risultato finale e lo saranno anche il tuo team e i tuoi clienti. Dopo tutto, saranno loro a raccogliere tutti i benefici associati al miglioramento del processo. E questo significa che la tua attività migliorerà in tutto e per tutto. Ci vuole solo un po' di tempo e di concentrazione per arrivarci.
