Riassunto del Progetto Produttività di Chris Bailey

Chris Bailey ha impiegato un anno per testare i suoi trucchi di produttività personale, sperimentando abitudini, attenzione ed efficacia. Nel suo libro, The Productivity Project, fornisce lezioni concrete su come organizzare al meglio il nostro modo di lavorare.

In combinazione con i diagrammi di Gantt e le migliori pratiche di gestione dei progetti, le informazioni fornite da Bailey possono essere molto efficaci in ambienti di progetto in cui le scadenze, le dipendenze e le collaborazioni sono importanti. Questo schema indica come progettare i processi di lavoro, ottimizzare l'energia e ottenere risultati di squadra sostenibili.

L'importanza della produttività nei progetti

Chris Bailey ha dedicato un anno della sua vita allo studio della produttività personale in termini di miglioramento delle abitudini di declino, concentrazione ed efficienza. The Productivity Project condivide le sue scoperte e offre lezioni utili che possono essere applicate in ambienti di progetto in cui i limiti di tempo, la collaborazione e il coordinamento degli sforzi sono fondamentali.

Le sue intuizioni, combinate con i diagrammi di Gantt e la gestione sistematica dei progetti, possono aiutare i team a creare un flusso di lavoro efficiente, a sostenere l'energia e a ottenere risultati regolari.

Capire l'attenzione e l'energia 

Bailey sottolinea che la produttività non consiste nella forza di volontà o nella mera gestione del tempo, ma nella gestione dell'attenzione e dell'energia. Anche i piani più solidi di un progetto possono essere rovinati dalla stanchezza mentale e dalle distrazioni. Lo sviluppo dei compiti più importanti in accordo con i tempi ad alta energia aumenta la produttività.

In pratica, questo significa programmare il lavoro quando sei più sveglio e fare delle pause energetiche di tanto in tanto. I diagrammi di Gantt possono rappresentare una strategia di questo tipo, mettendo in atto blocchi di concentrazione e periodi di ricarica per migliorare la qualità dei risultati e il completamento del progetto nei tempi previsti.

Regola del 3: Priorità giornaliere per il massimo impatto

La Bailey dice di aver sviluppato la cosiddetta Regola del 3, secondo la quale ogni giornata inizia con la definizione di tre azioni importanti da compiere, ovvero la mattina, il pomeriggio e la sera. In questo modo si evita il sovraccarico e si rende la giornata equilibrata e significativa.

Questi compiti possono essere descritti come di massima priorità in un diagramma di Gantt nel contesto del progetto. Programmandoli in base al percorso critico del progetto e proteggendo queste porzioni di tempo dalle distrazioni, ci si può aspettare di lavorare in modo più concentrato ed efficace.

Evitare le distrazioni e rimanere impegnati

Essere occupati non significa essere produttivi. Bailey evidenzia due trappole: l'infra-produttività (occuparsi di cose poco importanti) e l'iper-produttività (lavorare senza riposare). Per controllarle, è necessario organizzare il tempo in modo mirato.

A titolo esemplificativo, i project manager possono assegnare ore di riunione e di invio di e-mail e riservarne altre come ore di lavoro intenso e concentrato. La distinzione visiva di queste zone nei diagrammi di Gantt aiuta i membri del team a trovare un equilibrio tra impegno e burnout.

Progettare il lavoro intorno ai cicli energetici

I nostri livelli di energia scendono e salgono automaticamente durante la giornata. Bailey ha provato ad associare fasi ad alta energia con attività ad alta concentrazione e questo ha migliorato notevolmente le sue prestazioni. È un vantaggio per i team di progetto essere consapevoli dei cicli energetici personali e di gruppo e lavorare in base ad essi.

Sarebbe un flusso di lavoro più sostenibile e che migliora l'umore assegnare compiti impegnativi nel momento della giornata in cui i livelli di energia sono alti e un lavoro meno critico nel pomeriggio. 

Il potere del single-tasking

Il multi-tasking riduce la concentrazione e l'eccellenza. Bailey ha scoperto che concentrarsi su un compito di 60-90 minuti e poi fare una pausa lo aiutava a ottenere risultati migliori. Questo può essere emulato dai team che creano sessioni di lavoro intensive separate da brevi pause.

Tracciare i risultati raggiunti all'interno di queste finestre può consentire ai team di ottimizzare i tempi e prevenire il burnout. 

Controllare le interruzioni esterne

Le interruzioni dovute a distrazioni come notifiche ed e-mail distruggono la concentrazione. Bailey consiglia di limitarne l'esposizione durante le sessioni di lavoro profondo. Questo può essere facilitato dai team che designano aree tranquille comuni durante le ore di concentrazione e lo indicano bene sui diagrammi di Gantt. Condividendo i calendari personali, si può notare che nessuno sprecherà il tempo e l'attenzione di un altro.

Abitudini fondamentali per il progresso

Bailey ha scoperto che le mini-abitudini quotidiane hanno effetti pervasivi. Una di queste è il monitoraggio del tempo, che gli ha permesso di capire meglio le sue abitudini lavorative e il consumo di energia. I team possono fare lo stesso prima di lanciare un grande progetto. Misurando l'energia rispetto ai compiti, si può ottimizzare il programma e diventare più saggi nella pianificazione dei progetti.

Gli strumenti del riposo e del rinnovamento

Non è facoltativo: il riposo è il carburante per la produttività. Bailey sostiene che senza un periodo di recupero deliberato, le prestazioni vengono compromesse. Le pause, i pasti, i tempi morti, ecc. devono essere pianificati nei progetti come in qualsiasi altro lavoro. La loro inclusione nei diagrammi di Gantt faciliterà la resilienza e ridurrà le possibilità di errori dovuti alla stanchezza.

Stabilire dei rituali di concentrazione

Gli stessi rituali quotidiani indicano al cervello di entrare in modalità lavoro. Bailey si è affidato a segnali semplici come la pulizia della sua area di lavoro e il riesame delle sue priorità. I team di progetto possono avvalersi dell'aiuto di attività rituali che possono essere programmate all'inizio di ogni giornata lavorativa per fornire una transizione formale tra la pianificazione e il lavoro vero e proprio. Queste abitudini rendono la produttività più inconsapevole e duratura.

Imparare attraverso l'iterazione

La capacità di gestire il tempo richiede pratica. Bailey suggerisce un ciclo di pianificazione-fare-riflettere-regolare. I piani di progetto dovrebbero incorporare punti di controllo retrospettivi costruiti dai team. Le lezioni apprese dopo ogni tappa possono essere applicate alla pianificazione futura.

Rendere le riunioni efficienti

Le riunioni possono far perdere tempo. Bailey preferisce visite brevi e orientate agli obiettivi. I team di progetto possono sostituire le lunghe riunioni con brevi stand-up e fare in modo che ogni incontro sia focalizzato su un risultato chiaro. In questo modo si libera tempo per il lavoro vero e proprio e si rende la comunicazione coerente con gli obiettivi del progetto.

Tracciare ciò che conta davvero

Bailey non si è limitato a seguire il lavoro svolto contando l'impegno, l'energia e la soddisfazione. Quando si fa lo stesso negli ambienti di progetto, emergono dei modelli e si possono apportare dei cambiamenti che migliorano i risultati a lungo termine. I flussi di lavoro Gantt possono prevedere misurazioni come il livello di concentrazione o il punteggio energetico e il grafico può diventare uno strumento di autoanalisi e di sviluppo.

Eliminazione del lavoro a basso valore

Il numero di compiti completati non determina il valore. Bailey ha scoperto che eliminare il lavoro irrilevante gli ha permesso di essere più efficiente. Questo principio è vantaggioso per i progetti perché elimina i compiti irrilevanti prima del processo di implementazione. Le revisioni settimanali possono essere considerate come sessioni di potatura per eliminare il disordine e rimanere concentrati su ciò che conta.

Misurare i risultati, non lo sforzo

La vera produttività non è data da quanto si è impegnati, ma dai risultati. Bailey non si è concentrato sul numero di ore lavorate, ma sui risultati. I progetti devono definire i risultati e le attività principali in obiettivi quantificabili. Ad esempio, contare la realizzazione di una caratteristica funzionale invece delle ore di codifica permette al team di concentrarsi sui risultati.

Pianificazione: Un investimento di tempo

Le ore spese nella pianificazione possono in seguito far risparmiare ore. Come ha dimostrato Bailey, la preparazione, l'impostazione degli strumenti e la creazione di abitudini si sono rivelate utili a lungo termine. Nella gestione dei progetti questo si traduce nel pre-caricare le definizioni dei compiti, i ruoli e la formazione sugli strumenti per rendere l'esecuzione il più fluida possibile ed evitare la confusione.

Resistere all'impulso di impegnarsi troppo

Il burnout è causato dal dire sì a tutto. Bailey suggerisce di scegliere e di dare un senso alle cose. Può essere applicato anche alla pianificazione dei progetti: né il sovraccarico di compiti né la Regola del 3 utilizzata quotidianamente possono sovraccaricare i team e garantire un progresso costante.

Prova e personalizza

Persone diverse hanno modi diversi di lavorare. Bailey suggerisce di fare delle prove per vedere cosa diventa ottimale. I team possono anche monitorare quali modelli di pianificazione producono i risultati migliori e utilizzare queste informazioni per adattare i piani dei progetti successivi. La personalizzazione del flusso di lavoro per i singoli individui aumenta il risultato complessivo.

I piccoli guadagni si sommano

Migliorare la produttività non significa fare grandi passi avanti, ma piuttosto farne di piccoli e costanti. Bailey ha dimostrato come anche i piccoli cambiamenti si accumulino. I team possono anche misurare e monitorare i guadagni settimanali in termini di velocità, qualità o riduzione della rilavorazione e mostrare questo vantaggio visivamente nei loro strumenti Gantt, il che aiuta a bloccare il momento positivo.

Collaborazione di gruppo migliorata dal punto di vista della produttività.

Gli approcci di Bailey sono scalabili dal team. La pianificazione reciproca di sessioni di lavoro coordinate e di pause di gruppo favorisce l'unità e la produttività del gruppo. L'organizzazione dei blocchi di lavoro principali e l'introduzione di punti di riflessione nei piani Gantt aiutano a mantenere tutte le persone allineate e motivate.

Sostenere l'energia a lungo termine

La produttività dovrebbe essere lo schiavo della vita e non il suo padrone. Bailey incoraggia l'equilibrio tra lavoro e vita privata e il benessere invece di lavorare sempre. Il team può organizzare check-in trimestrali sul benessere e la resilienza, oltre ad aggiungere pause collettive al calendario per evitare il burnout e mantenere alte le prestazioni.

Conclusione

The Productivity Project di Chris Bailey rivela che essere produttivi non significa essere fortunati, ma è un'abilità da affinare. Questi principi, insieme all'uso dei diagrammi di Gantt e alle buone pratiche di gestione dei progetti, portano a condizioni di lavoro concentrate, armonizzate e sostenibili.

Quando controlliamo la nostra attenzione, preserviamo la nostra energia e ci concentriamo sui risultati che contano, i team possono progredire nella giusta direzione, un'azione deliberata alla volta.

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