Cos'è una lavagna Kanban? Definizione e storia

Che cos'è il Kanban?

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Facciamo un piccolo passo indietro per analizzare il Kanban in sé. Si tratta di un tipo di gestione del flusso di lavoro che ti permette di tenere traccia di tutto ciò che accade all'interno di un progetto, di un'azienda, di un team o di qualsiasi altra cosa tu voglia. Il suo scopo è quello di assicurarti una maggiore efficienza e la possibilità di vedere il lavoro che deve essere svolto. Piuttosto che una tradizionale lista di cose da fare, questo tipo di sistema di flusso di lavoro è nato nel settore manifatturiero e ha iniziato a crescere fino a diventare un metodo più avanzato di organizzazione e tracciamento per mantenere te stesso e il resto del tuo team in linea con i compiti.

Usare Kanban per se stessi

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Ora, se vuoi usare il Kanban, hai bisogno di un modo per tenere traccia di tutti questi progetti e per guardarli. È qui che entra in gioco la lavagna Kanban. Questo tipo di lavagna ti permette di disegnare i diversi compiti che devi portare a termine o i diversi progetti a cui stai lavorando. Ma ovviamente devi sapere come creare un sistema Kanban o, nello specifico, una lavagna Kanban che ti aiuti a fare esattamente questo. Una lavagna progettata in modo corretto aumenterà le tue possibilità di successo, quindi diamo un'occhiata più da vicino.

Che cos'è una lavagna Kanban?

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Una lavagna Kanban è esattamente ciò che sembra. Si tratta di una lavagna o di una singola postazione in cui puoi scrivere tutti i tuoi compiti o tutto ciò di cui vuoi tenere traccia e organizzarlo nel modo che preferisci. In parole povere, si tratta di un luogo in cui puoi memorizzare le tue idee, come se dovessi attaccare dei post-it alla parete. Ma il tutto verrà fatto sul tuo computer, invece di dover scrivere tutto.

La storia di Kanban

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Allora, da dove nasce il Kanban? Originariamente l'idea è partita da Toyota. Sì, l'azienda automobilistica. La crearono come parte della loro strategia "just in time" per la produzione nel mondo manifatturiero. Era la fine degli anni '40 e lo utilizzavano come sistema pull, in cui la produzione veniva completata solo quando la domanda dei clienti lo richiedeva. In pratica, costruivano i veicoli solo quando c'era una richiesta, piuttosto che averne molti a disposizione e rifornire eccessivamente il mercato. In questo modo si è creato una sorta di processo di produzione snello che ha contribuito a ridurre al minimo gli sprechi e a massimizzare la produttività.

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Col passare del tempo, gli operatori di altri mercati hanno iniziato a cercare modi migliori per migliorare i loro processi di distribuzione. Hanno iniziato a cercare modi per migliorare i loro modelli di efficienza e hanno iniziato a guardare a Kanban per se stessi. Iniziò a essere applicato all'IT, allo sviluppo di software, alla R&S e ad altre aree del mondo commerciale. Fu un successo e continuò a evolversi e a crescere negli ultimi 80 anni fino a diventare il tipo di sistema e di processo di board che usiamo spesso ancora oggi. Ma le sue origini sono molto più semplici.
Infatti, all'inizio c'erano solo tre colonne per le schede. Erano "richieste", "in corso" e "completate". Sebbene queste colonne possano essere ampliate e modificate con il modo in cui le lavagne Kanban sono progettate oggi, possono assolutamente migliorare la produttività e creare un sistema unico e semplice per qualsiasi settore, mostrando dove si verificano i problemi e fornendo aggiornamenti in tempo reale a tutti i soggetti coinvolti. È stato David J. Anderson, nel 2007, a trasformarlo nel tipo di sistema che probabilmente hai pensato di utilizzare e a iniziare a implementare i principi che lo fanno funzionare e le pratiche più importanti per il suo successo.

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Questi principi includono:

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- Iniziare con quello che si fa ora
- Accettare di perseguire un cambiamento incrementale ed evolutivo
- Rispettare il processo, i ruoli e le responsabilità attuali
- Incoraggiare atti di leadership a tutti i livelli

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Le pratiche includono:

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- Visualizzare il flusso di lavoro
- Limitare il lavoro in corso
- Gestire il flusso
- Rendere esplicite le politiche di processo
- Circuiti di feedback
- Migliorare in modo collaborativo

Creare una lavagna Kanban

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Quando si tratta di creare una lavagna Kanban, ci sono quattro componenti importanti. Si tratta di schede, colonne, limiti di lavoro in corso e piani di lavoro. Lavorando con ciascuno di questi quattro componenti puoi ottenere il massimo da una lavagna Kanban.
Schede - Qui è dove scriverai tutti i tuoi compiti. Ogni compito ha la sua scheda, in modo che tu possa spostarla facilmente e gestire con facilità le attività da svolgere. Puoi inserire qualsiasi cosa tu voglia in una scheda e puoi renderla semplice o complessa quanto vuoi. L'importante è che tu inserisca un solo compito in ogni scheda.
Colonne - Tradizionalmente queste sono "richieste, in corso e completate", ma in realtà possono essere qualsiasi cosa tu voglia. Puoi anche creare colonne aggiuntive o avere meno colonne. L'importante è che ogni colonna rappresenti una fase che il tuo compito deve attraversare fino al suo completamento. Sei tu a decidere le fasi del flusso di lavoro.
Limiti di lavoro in corso - Si tratta del numero massimo di attività che possono essere presenti in una categoria in un determinato momento. Potresti volere solo un determinato numero di attività "richieste" in un determinato momento. In questo caso dovresti impostare un limite di attività in corso e limitare il numero di attività in quella colonna. Se dovessero esserci ulteriori attività da aggiungere, queste dovrebbero essere spostate in un'altra fase.
Piani di nuoto: sono le linee orizzontali che attraversano il grafico. Puoi inserire delle categorie aggiuntive all'interno di ogni colonna per le attività che devono essere svolte più velocemente o per quelle che possono essere rallentate. Puoi scegliere le diverse "corsie" e poi inserire le carte in una delle corsie della colonna a cui appartengono.

In che modo le tavole Kanban possono aiutarti

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Ci sono diversi modi in cui questi tipi di lavagne possono migliorare il funzionamento della tua azienda e il modo in cui il tuo team lavora insieme. È per questo che vuoi provarle di persona, giusto? Allora, perché dovresti usare queste lavagne? Cosa possono fare per te? E varranno lo sforzo che dovrai fare per metterle insieme? Diamo un'occhiata ai risultati che otterrai utilizzando queste lavagne nel modo giusto.

1. Visualizza il lavoro

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Con una lavagna Kanban, sarà molto più facile visualizzare tutti i diversi compiti che devono essere svolti. Puoi vederli come schede separate, il che significa che conoscerai il numero di compiti. Saprai anche a quale categoria appartiene ognuno di questi compiti in base alle colonne in cui sono organizzati. Tutto questo ti renderà più facile capire a cosa sta lavorando il tuo team.

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2. Individuare i punti deboli del tuo processo

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Utilizzando la lavagna Kanban per un certo periodo di tempo, potrai capire meglio come funziona attualmente il tuo processo e dove potresti essere indietro. Potrai dare un'occhiata più da vicino a ogni fase del processo in corso e, se riscontrerai lo stesso problema, potrai intervenire immediatamente. Questo potrebbe aprirti gli occhi su cose che prima non riuscivi a vedere o che non riconoscevi come problemi.

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3. Limitare il lavoro in corso e aumentare la concentrazione

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Mettere un limite al lavoro in corso rende più facile tenerne traccia. Anche se pensi di avere un limite ora, l'installazione di un limite sulla tua lavagna Kanban significa che rifiuterà tutto ciò che supera quel limite di attività. Questo permette al tuo team di concentrarsi meglio sui compiti che ha, senza essere appesantito da compiti extra o sovraccaricato da troppe cose da fare.

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4. Ridurre la necessità di riunioni

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Fare riunioni solo per parlare delle cose da fare o per aggiornarsi sui compiti a cui tutti stanno lavorando non è necessario. Se tutti hanno accesso alla lavagna Kanban, possono facilmente vedere quali compiti devono essere svolti, chi ci sta lavorando e altro ancora. Possono anche controllare quali sono i loro compiti e cosa dovrebbero fare in ogni momento. Tutto questo significa che potrai fare meno riunioni e quindi utilizzare il tuo tempo in modo più efficiente. Potrai concentrarti sul lavoro invece che sulle riunioni.

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5. Riconosci i blocchi al tuo progresso

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Quando qualcosa ostacola la tua capacità di completare un'attività, puoi bloccarla invece di lasciare che intasi il tuo processo. Quindi, se stai aspettando che un cliente approvi una parte di un progetto e questa si trova tra i tuoi lavori in corso, puoi bloccare l'attività in modo che non occupi uno degli slot disponibili per i lavori in corso. Potrai aggiungere un'altra attività e continuare a lavorare su tutto ciò che ti serve per il progetto completo (o anche per altri progetti che sono tracciati nella tua bacheca).

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6. Valutare le metriche e i rapporti per continuare a migliorare

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Infine, una lavagna Kanban ti permetterà di valutare e tenere traccia delle metriche e dei rapporti sulle diverse attività. Potrai vedere come il tuo team si comporta nei diversi compiti e potrai anche assicurarti che ogni progetto venga completato in modo tempestivo. Puoi impostare diverse metriche da monitorare e puoi tenere d'occhio tutti i tuoi report per capire dove hai ancora bisogno di lavorare o quali cose potrebbero essere fatte in modo diverso.

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Hai bisogno di una lavagna Kanban?

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Se lavori in qualsiasi tipo di azienda, puoi fare molte cose buone con una lavagna Kanban. Non importa quanto bene tu stia facendo o pensi di fare, ci sono modi per continuare ad apportare modifiche e miglioramenti se sei in grado di tenere traccia di tutto con maggiore precisione. Con un pannello Kanban, puoi disporre ogni attività in modo organizzato e saprai sempre a che punto sono i tuoi compiti e i tuoi progetti.
Il tuo obiettivo è quello di avere successo e di essere il più efficiente possibile nella tua attività. Con una lavagna Kanban è assolutamente possibile. E con l'evoluzione di queste lavagne scoprirai sempre più modi per utilizzarle. Non solo, ma potrai anche continuare a personalizzarli man mano. Con i diagrammi di Gantt, la tua azienda e il tuo team possono creare una sintesi perfetta per tracciare le attività che ti permetteranno di migliorare la tua attività, anche se stai già ottenendo risultati di alto livello. Ci vuole solo un po' di pratica per capire come funziona.