Che cos'è una pietra miliare?
Una pietra miliare è un periodo specifico del tuo piano di gestione del progetto in cui ti siedi e fai il punto su dove sei e su ciò che hai realizzato. Ti permette di vedere quanta strada hai fatto e quanta ne devi ancora fare per raggiungere l'obiettivo finale del tuo progetto. Ecco perché è così importante che tu stabilisca queste pietre miliari e che le monitori attentamente. In effetti, dovresti avere diverse pietre miliari sparse per tutto il progetto, in modo da poter capire se sei sulla buona strada per rispettare la scadenza fissata dal cliente.
In genere, per i progetti più grandi è preferibile avere più tappe. Se hai un piccolo progetto che richiede una settimana o meno per essere completato, potresti avere una pietra miliare o forse due. Oppure potresti non averne nessuna. Ma se hai un progetto che richiederà diversi mesi per essere completato, devi assolutamente avere delle pietre miliari. Devi avere un modo per assicurarti di rispettare la scadenza. E scoprire in anticipo che sei fuori strada è uno dei modi migliori per assicurarti di arrivare al punto in cui devi essere.
Perché hai bisogno di pietre miliari
La cosa più importante è che i tuoi clienti si aspettano che tu rispetti le scadenze. Si aspettano che tu completi l'incarico entro il periodo di tempo che hai dichiarato. Le pietre miliari ti assicurano che sei sulla strada giusta per fare esattamente questo. Con le pietre miliari puoi assicurarti di sapere se hai completato un quarto del progetto entro un quarto del tuo tempo. Puoi sapere se hai completato metà del progetto entro la metà del tempo a tua disposizione. E così via.
Vuoi essere in grado di guardare una metrica specifica per sapere cosa stai facendo e per sapere che è giusto. Se raggiungi la scadenza di una pietra miliare e ti rendi conto di non aver raggiunto tutto quello che avresti dovuto, sai che devi fare qualche passo avanti per essere in regola con la pietra miliare successiva. Poi, quando arriverà la tappa successiva, potrai fare la stessa cosa. Puoi vedere se sei in regola, in ritardo o in anticipo rispetto alla tabella di marcia. In questo modo, saprai cosa dovrai raggiungere quando raggiungerai la pietra miliare successiva e quella dopo ancora, fino ad arrivare alla scadenza finale.
Se non avessi delle pietre miliari, avresti solo una data di inizio e una scadenza. Ciò significa che non sapresti, mentre stai lavorando al tuo progetto, se riuscirai a portarlo a termine in tempo. O almeno, non sapresti come stai andando fino a quando la scadenza non sarà dietro l'angolo e ti renderai improvvisamente conto di avere una tonnellata di lavoro in più da fare. In questo caso, ti ritroveresti a lottare per cercare di completare il gantt entro la scadenza e potresti non farcela o non fare il lavoro di qualità che sai avresti potuto fare.
Con le milestone, non devi sentirti così sopraffatto alla fine. Puoi raggiungere la pietra miliare e fare un inventario rapido e approfondito di dove sei e di dove devi essere. Poi, potrai fare un piano su cosa fare per andare avanti. Se sei già in regola o in anticipo sulla tabella di marcia, puoi continuare a fare quello che stai facendo. Se invece sei in ritardo, saprai che devi accelerare il passo e potrai distribuire le attività necessarie nel resto del tempo.
Anche l'intero team saprà come sta andando il progetto se hai fissato delle tappe fondamentali. Quante volte capita che qualcuno del team venga a chiederti se le cose stanno rispettando i tempi? Oppure ti chiede se c'è qualcos'altro che deve fare? Il tuo team vuole sapere che sta facendo tutto bene e che la sua parte (almeno) sarà completata in tempo. Con le pietre miliari puoi rendere tutto più semplice.
Le pietre miliari permetteranno a tutti coloro che hanno accesso al progetto di sapere a che punto è l'inventario. Potrebbero anche indicare esattamente cosa deve essere fatto entro quel momento. In questo modo, tutti coloro che hanno lavorato al progetto fino a quel momento sapranno qual è la loro scadenza per quei compiti specifici. Non solo, ma sapranno anche come regolarsi dal momento in cui ricevono un compito fino all'avvicinarsi della scadenza della pietra miliare. Questo dovrebbe aiutarli a portare a termine le cose in modo più rapido ed efficiente.
Compiti vs. Pietre miliari
In generale, una pietra miliare è costituita da attività che devono essere completate. Quindi, se hai già creato il tuo progetto e hai già stabilito tutti i tuoi compiti, è il momento di dare un'occhiata più da vicino per decidere dove aggiungere le pietre miliari. Una pietra miliare non è qualcosa che devi fare per forza. Non è come "scrivere una relazione" o "archiviare i documenti". Al contrario, la tua pietra miliare ti farà sapere che hai già raggiunto i compiti stabiliti e che completerai l'intero progetto entro la scadenza che tu e il cliente avete concordato. Ma in realtà dipendono esclusivamente da te.
Un compito è una cosa specifica che deve essere fatta nell'ambito del progetto, ma in genere si tratta di piccole cose. Si tratta di singoli passi lungo il percorso. Ma la pietra miliare è il pianerottolo che raggiungi dopo ogni piano. È lì che ti guardi indietro e ti assicuri di aver percorso tutte le tappe. Ti assicurerai di non averne saltato nessuno e di essere pronto a passare al piano successivo. Senza le pietre miliari non saprai se sei arrivato al punto giusto, ma in realtà la pietra miliare non significa che ti sei avvicinato di un passo. La pietra miliare è semplicemente un punto in cui prendi nota.
Ora, c'è un'eccezione a questa regola delle pietre miliari. In alcuni casi, il cliente stabilisce delle tappe. Potrebbe darti un periodo di tempo prestabilito per completare alcuni compiti e consegnare loro un rapporto. Potrebbero chiederti aggiornamenti periodici o chiederti di presentare diverse parti del progetto in momenti diversi. In questi casi, una pietra miliare sarà anche un compito. Dovrai raccogliere tutte le informazioni per il cliente e assicurarti che gli vengano consegnate al momento stabilito.
Se devi ottenere l'approvazione per un compito specifico prima di poter procedere, anche questo è un buon momento per avere una pietra miliare. Dato che devi già ottenere l'approvazione per andare avanti, dovrai completare l'attività principale (o una serie di attività) per ottenere l'approvazione. Si tratta di una tappa naturale che può verificarsi quando si parla di un progetto importante. Potresti avere questo tipo di tappa con il cliente, con il capo o addirittura con gli azionisti. La persona a cui devi riferire o da cui devi ottenere l'approvazione varia a seconda del progetto, ma se hai bisogno di qualcuno che ti dia l'autorizzazione, hai ottenuto una pietra miliare.
Crea un piano coeso
Dovrai creare una strategia coesa e un piano per il tuo progetto nel suo complesso. Solo così sarai in grado di creare le tappe fondamentali di cui il tuo progetto ha bisogno. Quindi, assicurati di conoscere le basi del progetto. Prima di accettare un progetto, dovresti già conoscere la data di inizio e la scadenza. Dovresti anche conoscere il risultato atteso del progetto e il tipo di compiti che devono essere completati.
Se hai dovuto fare un'offerta per un progetto, avrai ancora più informazioni perché tutti i compiti e le persone responsabili di tali compiti dovrebbero essere indicati nell'accordo o nel contratto. Se così non fosse, è il momento di esaminare il risultato finale e di creare uno schema dettagliato di ogni compito che deve essere portato a termine e di chi ne sarà responsabile. Dovrai lavorare con ciascuno dei membri del team per assicurarti che possano assumersi la responsabilità di questi compiti e dedicarsi al progetto.
Dovrai anche stabilire le date e gli orari chiave del progetto. Hai una riunione con gli azionisti nel bel mezzo del progetto? Avranno bisogno di essere aggiornati? Il cliente vuole incontrarsi a intervalli prestabiliti per discutere? Questi orari e date devono essere aggiunti alla timeline del progetto. Sono le tue pietre miliari. E se le aggiungi subito, sarà molto meglio che cercare di aggiungerle dopo aver già delineato tutto il resto del progetto e aver cercato di stabilire le altre scadenze.
Di cosa avranno bisogno il cliente/il capo/gli azionisti in quel momento? Quali informazioni dovranno conoscere? Quali compiti dovranno essere completati? Questo ti aiuterà a programmare tutto ciò che deve essere fatto all'interno del progetto in modo che tutto il tuo team sia sulla strada giusta. Questi periodi di tempo in cui ci sono delle pietre miliari suddivideranno naturalmente il lavoro da fare in base a ciò che deve essere completato prima, durante e dopo ciascuno di questi periodi. Questo ti aiuta a prepararti e a rimanere al passo con i tempi.
Hai troppe o troppo poche pietre miliari?
Avere troppe poche pietre miliari può essere un problema perché se non le controlli periodicamente potresti finire molto indietro rispetto al tuo programma. Se ciò accade, ti ritroverai a lottare per recuperare. E più tempo passa senza accorgerti del tuo ritardo, più sarà difficile per te recuperare in tempo. Potresti ritrovarti a non rispettare le scadenze o a dover chiamare il cliente per chiedere una proroga. E questo non sarà un bene per la tua azienda.
D'altra parte, avere troppe pietre miliari può essere opprimente. Se ti concentri troppo sul raggiungimento delle pietre miliari e non sul completamento delle attività, rischi di distrarti. Quello che ti serve sono alcune pietre miliari in fasi importanti del processo. Queste ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi. Troppe pietre miliari diluiscono tutto e rendono più difficile per il tuo team rimanere concentrato sul lavoro come dovrebbe.
Alla fine
In generale, le pietre miliari possono fare una grande differenza per il tuo progetto. Se non le hai ancora stabilite, devi assolutamente iniziare a pensarci. Se le hai già fissate, assicurati di avere tutto il tempo necessario per rivederle. Le tue pietre miliari sono al punto giusto nel processo del progetto? Dovresti avere più o meno tappe all'interno del progetto? Sei sulla buona strada per raggiungere le pietre miliari che hai stabilito? Tutti questi aspetti sono importanti e ti aiuteranno a capire se i tuoi clienti saranno soddisfatti del risultato... o meno.
