Per qualsiasi organizzazione o azienda è molto importante gestire le cose in modo efficace. Un modo per raggiungere l'efficienza è quello di portare a termine tutti i compiti, ma non è molto facile per i dipendenti di livello superiore. Per questo motivo, i dipendenti dividono i compiti più grandi in piccoli compiti e li distribuiscono ai reparti e ai dipendenti.
Poiché questi compiti vengono suddivisi, hanno bisogno di una descrizione adeguata che aiuti la persona a comprendere i requisiti del compito. La descrizione del compito è nota come voce d'azione del compito.
Un punto d'azione non è un termine semplice, poiché può contenere molte informazioni sul compito da svolgere; in questa sede discuteremo di cosa sia un punto d'azione e di tutte le sue caratteristiche.
Le 3 W principali dell'articolo d'azione:
Ogni volta che parliamo di un punto d'azione, ci sono tre W che vengono prese in considerazione. Si tratta di Chi, Cosa e Quando. Tutte e tre sono discusse in dettaglio qui di seguito.
Chi?
Come dice il termine, questa è la persona che si occuperà del compito. La voce d'azione per questo compito chiarirà che il compito specifico è assegnato a quella determinata persona.
Cosa?
Questa è una parte molto importante dell'azione. Si tratta infatti della descrizione che indicherà alla persona cosa deve fare per il compito. Non solo deve essere chiara, ma anche breve e diretta, in modo da non lasciare ambiguità.
Quando?
Si tratta del tempo concesso per completare il compito. A volte viene chiamata scadenza del progetto. È preferibile che questo termine sia indicato solo nel formato incompleto di data e ora invece che nei formati casuali.
Suggerimenti per implementare queste "W" nella tua vita professionale:
Anche se un punto d'azione sembra essere una cosa molto semplice da realizzare, non è così semplice. Infatti, ogni presenza di informazioni incerte significa che la persona che deve occuparsi del compito dovrà affrontare molte difficoltà.
Ecco quindi alcuni consigli per migliorare le voci di azione di qualsiasi attività. Questo non sarà utile solo per le autorità superiori, ma anche per i dipendenti a cui saranno assegnati i compiti.
Fai chiarezza fornendo una descrizione breve ma chiara:
Quando fai un punto d'azione, devi essere chiaro e breve. Ma non è una buona pratica rendere il punto d'azione breve e poco chiaro allo stesso tempo. Questo creerà problemi di comprensione dell'azione. Ad esempio, se prendiamo il caso di un registro delle vendite di un ufficio e il compito è quello di creare un report delle vendite della settimana in corso.
Se crei una voce d'azione come "Registro delle vendite" e la assegni a un qualsiasi dipendente, quest'ultimo non saprà cosa deve fare. Per rendere le cose più chiare, puoi creare un'azione del tipo "Esaminare il registro delle vendite" o un rapporto sul registro delle vendite. In questo modo sarà molto più chiaro il compito da svolgere.
Iniziare sempre la tua azione con un verbo ti aiuterà molto:
La maggior parte delle volte ci si chiede cosa sia un punto d'azione e come renderlo efficiente. Ecco come rendere efficiente il tuo punto d'azione. Dato che un punto d'azione non può essere composto da una o due parole, perché in questo modo si creano molte ambiguità, è buona norma che il tuo punto d'azione abbia la forma di una frase.
La pratica migliore è quella di iniziare il nome con un verbo, in quanto questo comporta diversi vantaggi. Alcuni di questi vantaggi sono elencati di seguito.
- Ti aiuterà a mantenere il punto d'azione al centro dell'attenzione.
- Ti aiuterà a capire meglio.
- In questo modo le istruzioni saranno più chiare fin dall'inizio.
Se riprendiamo lo stesso esempio del caso precedente, possiamo notare che un elemento d'azione del tipo "fai un rapporto sulle vendite" indicherà alla persona di cosa si deve occupare in questo compito.
Fai in modo che il tuo punto d'azione assomigli a delle istruzioni:
Un ottimo modo per rendere efficaci le tue azioni è quello di renderle simili a istruzioni. In questo modo sarà molto chiaro ciò che è richiesto e a volte anche le descrizioni aiuteranno a capire meglio.
Se fai in modo che i tuoi punti d'azione assomiglino a delle istruzioni, non solo sarà più facile suddividere i compiti, ma anche per i dipendenti sarà molto facile capire la portata dell'intero progetto, perché sapranno quali sono le parti correlate nei progetti e come possono aumentare l'efficienza del loro compito.
Oltre al titolo, le descrizioni possono essere realizzate anche come una serie di istruzioni. Sarà estremamente utile per i dipendenti capire di cosa devono occuparsi perché la descrizione sarà già molto utile.
Trasformare questa utile descrizione in una serie di istruzioni ti aiuterà a capire meglio il problema che devi affrontare.
Non dimenticare mai di aggiungere le date di scadenza per tutte le azioni:
Oltre a tutte le altre forze che spingono una persona a completare i compiti, le date di scadenza e le scadenze sono le più efficaci. Questo perché le scadenze fissano un limite di tempo per i progetti e i compiti. Ogni volta che crei un punto d'azione e lo assegni a un dipendente o a un compito specifico, una cosa da considerare è la scadenza.
Questa scadenza non solo aiuterà il dipendente a gestire meglio il tempo, ma aiuterà anche i datori di lavoro a gestire le scadenze finali del progetto completo.
Un grande errore in questa fase di creazione degli oggetti d'azione è che le persone di solito fissano le scadenze sotto forma di giorni, come "5 giorni o 2 settimane". Questo comporta molti problemi. Alcuni di essi sono elencati di seguito.
- Questo non è un modo molto formale di assegnare una scadenza, quindi non avrà un buon impatto sulla persona a cui viene assegnato il compito.
- Avrai problemi di tempo in quanto non viene indicata una scadenza precisa.
- Le persone con fusi orari diversi possono incontrare molti problemi.
La soluzione migliore a tutti questi problemi è quella di creare una scadenza adeguata che contenga tutte queste informazioni.
- Ora con AM e PM.
- La regione di localizzazione del tempo.
- Giorno, Data, Mese e Anno.
Con tutti questi elementi aggiunti alla scadenza, il termine sarà completo e non ci saranno ambiguità sulla scadenza.
Assegna alle persone i loro compiti in modo intelligente:
Una cosa da fare, quando si sa cosa è un punto d'azione e si creano i punti d'azione per un compito specifico, è sapere quale dipendente è il migliore per questo compito. Non è una buona pratica assegnare un compito relativo alla contabilità a una persona di un altro reparto.
Questo perché la mancanza di informazioni e competenze causerà una mancanza di prestazioni e di produttività. Per questo motivo devi assegnare i compiti solo ai dipendenti che fanno parte di uno specifico reparto.
Gli elementi di azione sotto forma di passi saranno estremamente utili:
Se c'è più di un compito, ci deve essere più di un punto d'azione e il modo migliore per affrontare questa situazione è quello di fornire le informazioni passo dopo passo. Questo sarà molto utile e questo punto d'azione fungerà da guida per risolvere i compiti più complessi.
Fornisci dettagli brevi ma descrittivi su ciascun punto d'azione:
Ci sono volte in cui non si assegna a un dipendente un solo compito; in questo caso, un dipendente deve occuparsi di molti compiti e per ogni compito è necessario creare un punto d'azione. Se stai cercando di capire cos'è un punto d'azione e come puoi renderlo utile ai dipendenti e ai datori di lavoro, questa è la soluzione migliore per te.
Poiché la voce d'azione serve a dire ai dipendenti cosa devono fare, è necessario che sia molto chiara. A tal fine, la voce d'azione deve contenere una descrizione adeguata per ogni compito. Di seguito sono riportate alcune proprietà della descrizione.
- Deve essere breve e diretto al punto.
- La descrizione del compito deve essere facile da capire.
- Nessuna delle informazioni importanti deve essere tralasciata.
Se crei una descrizione per l'azione, sarà molto facile per il dipendente capire i requisiti del compito e in questo modo l'azione sarà molto utile per il dipendente.
Conclusione:
A volte è necessario dividere compiti complessi e difficili in parti più piccole. Se stai cercando una risposta a cosa sia un punto d'azione, la risposta è che si tratta di una serie di istruzioni che aiutano ad assegnare queste piccole parti di un compito complesso a diversi dipendenti. In questo modo è molto facile per ogni dipendente comprendere il compito assegnatogli e i relativi requisiti.
