書き出し、本編、そして結び、そのすべてが非常に重要です。そのため、結びの部分で気を緩めすぎるのは良くありません。新しい上司に好印象を与えようとして、「yours sincerely」といった古い手法を使うことがありますが、これは雇用主にとっては非常に奇妙に映ります。まだ自社の一員でもない人間が、どうして自分や組織に対してそこまで忠誠を誓えるのか、と疑問に思うからです。したがって、お世辞が過ぎたり、逆に不誠実だったりする言葉ではなく、正確な言葉を選んで完璧な状態を保つ必要があります。現時点では、「best regards」または「kind regards」のいずれかを選択するのが賢明です。

さて、ここで「best regards」と「kind regards」をいつ使い分けるべきかという混乱が生じます。「best regards vs Kind regards」に関する完全なガイドとして、以下の情報が役立つでしょう。「best regards vs Kind regards」を正しく理解するためには、それぞれの用語が何を意味し、いつ使うべきかを個別に理解する必要があります。

「best regard」とは何か？

仕事用であれ個人用であれ、メールを書く際には、メールの最後に結びの言葉（サインオフ）を添える必要があります。「best regards vs Kind regards」について学ぶと、あまり堅苦しくない手紙、親しみやすいメール、あるいは家族や友人への個人的な手紙を書く際には「best regards」を使うことがわかります。「Best regards」は、手紙の最後に読者への幸福を祈る気持ちを伝えるために使用される、セミフォーマルな結びの言葉です。この種の結びの言葉は、フォーマルとインフォーマルの両方の目的に適しています。

しかし、面識のない相手に手紙を書き、面接や取引を確定させる必要がある場合は、応募書類や手紙の最後にこの結びの言葉を使うのは避けるべきです。「best regards vs Kind regards」の意味、そして適切な使用場所についての完全なガイドを確認した上で、どのようなクライアント、受信者、または相手にメールを書いているのかを判断し、結びの言葉を添える必要があります。

「best regards」はいつ使うべきか？

フォーマルなメールを書く前に「best regards vs Kind regards」を理解しておくことは、将来の目標の成否を分ける可能性があるため不可欠です。上司、同僚、または先輩に対して、特別でユニークなメールを書く際には、「best regards vs Kind regards」の違いを学び、それらを正しく使い分けることを検討すべきです。この学習の中で、メールの最後に結びの言葉として「best regard」をいつ使い、いつ避けるべきかを知る必要があります。以下は、「best regards」を添えるべきケースです。

親しい上司にメールを書くとき

同じ組織で長く働いていると、上司と親しい関係になることがあります。状況は様々ですが、例えば上司の方が年齢や経験が若く、取引をまとめるために賢明な提案が必要なときにあなたと連携することを好む場合などがあります。他にも、上司が陽気な性格で、誰もが抱えている問題について話せる場を提供してくれている場合もあるでしょう。このような上司は通常、従業員に対して厳しい制限を設けません。そのため、上司へのメールの最後に「best regards」を結びの言葉として使うことができます。上司はそれを気に留めることはなく、むしろあなたの好意に感謝するでしょう。

親しいクライアントにメールを書くとき

クライアントには、親しい関係から事務的な関係まで、さまざまなタイプがいます。何年も付き合いのあるクライアントの中には、顧客というよりも友人のように振る舞う人もいます。そのようなクライアントに対して、提案書や情報の申請、あるいは取引の連絡をする際には、セミフォーマルな結びの言葉である「best regards」を使用できます。クライアントはあなたの提案を受け入れるだけでなく、最後に添えられた幸福を祈る言葉も気に入るでしょう。ですから、「best regards vs Kind regards」について学びながら、まずはクライアントとの関係性を定義し、どちらを使うべきか判断してください。

ベンダーを説得しようとしているとき

ベンダーとは、商品やサービスを販売する企業、ブランド、または個人を指します。長年知っているベンダーから何かを購入するために正式な手紙や申請書を書く場合、メールの最後に結びの言葉として「best regards」を使うことができます。これは、そのベンダーに対する敬意と配慮を示しており、相手もきっとそれを受け入れてくれるでしょう。

同僚にメールを書くとき

オフィスで働く際、私たちはマネージャーや上司の下で働くだけでなく、多くのプロジェクト業務で同僚とも連携しています。通常、同僚は同年代であることが多く、率直に話し合える関係であれば、フォーマルな結びとインフォーマルな結びの両方を使います。そのため、「kind regards」の代わりに「best regards」を使うのが適しています。同僚に対しては、自分の行動に重い責任を負う必要はなく、親しい関係において印象を損なうこともないため、「best regards vs Kind regards」を理解した上で「best regards」を使うことができます。

「best regards」の代わりになる言葉は？

「best regards」を使うのに飽きた場合は、代わりに以下のような言葉を使うことができます。

·   Thanks

·   Regards

·   Thanks in advance

·   Thank you for your time

·   All the best

·   Talk soon または see you soon

·   Looking forward to the conversation

·   Have wonderful day

·   Reach with questions

「kind regard」とは何か？

私たちは、企業、組織、機関、家族、友人とコミュニケーションをとるために電子メッセージを使用します。私たちは皆、さまざまな目的でメールを使用していることを知っています。今日では、申請書を郵送先に投函する必要はなく、メールアカウントを作成してサインアップし、郵送先の住所の代わりに関係者のメールアドレスを選択してメールを書くだけで済みます。

「Kind regards」は、通常、仕事に関わる最も重要でフォーマルな立場の人々に対して使用すべき、最もフォーマルな結びの言葉です。「best regards vs Kind regards」について明確な指針を得るためには、メール作成において「kind regards」をどのように使うべきかを知っておく必要があります。

Kind regardsは、他のどの結びの言葉よりもフォーマルな表現です。したがって、best regardsとKind regardsの違いを知りたい場合は、best regardsはKind regardsよりも公式度が低いと考えてください。Kind regardsを書く前に、他のフォーマルな文章やフレーズを使用していないことを確認してください。そうしないと、読者にとって不自然に感じられることがあります。

Kind regardsはいつ使うべきですか？

ご存知のように、Kind regardsは書いているメールの性質によって、best regardsよりもフォーマルなものとなります。best regardsとKind regardsの違いをより明確にするために、best regardsと同様に、Kind regardsの使用方法について学ぶ必要があります。以下は、Kind regardsを書くことができるシナリオです。

仕事の応募メールを書いているとき

ソーシャルメディアや印刷媒体で求人を知り、その条件に合致したため応募したい場合。テクノロジーの世紀である今日では、電子メッセージであるメールを書いて雇用主に送ることができます。メールを送る先の企業の雇用主や上司については何も知りません。相手を以前から知っていて、現在の上司のような親しい関係があるわけではないので、best regardsではなくKind regardsを使用すべきです。

年長の同僚や先輩とコミュニケーションをとるとき

私たちはチームで同僚と一緒に働いており、チームワークの中で、プロジェクトに関するフォーマルなメールや情報をメールで共有する必要があるかもしれません。どのようなメールを書く場合でも、同僚の役職や経験を考慮する必要があります。年上の同僚や先輩にメールを書く場合は、best regardsを使用する代わりに、メールの完璧な結びとしてKind regardsを検討すべきです。相手に対する敬意を示すために、よりフォーマルな印象を与えます。

年配で厳格な上司とコミュニケーションをとるとき

現在の上司が年配で態度が厳しいと感じる場合は、最もフォーマルな方法でメールを書くべきです。そうでなければ、仕事に支障をきたす可能性があります。そのため、年配で厳格な上司にメールを書くときは、相手に対する忠実で敬意を払った態度を示すために、best regardsではなくKind regardsを使用する必要があります。

新しい顧客やクライアントとコミュニケーションをとるとき

市場で取引を行う際、さまざまな種類の顧客がいます。親しみやすい長年の顧客もいれば、新しく控えめな顧客もいます。そのため、新しく控えめなクライアントにメールを書くときは、Kind regardsの結びの言葉を使用する必要があります。

Kind regardsの代わりの表現は何ですか？

クライアントへのメールでKind regardsを使いすぎていると感じる場合は、以下の結びの言葉に切り替えることができます。

·   Warm regards

·   Yours faithfully

·   Yours sincerely

·   Best wishes

·   With gratitude

·   With respect

·   Cordially

·   With appreciation

結論

効果的なメールを書くためには、メールの最後にどちらかを正確に使用できるように、best regardsとKind regardsについて適切な知識を持つ必要があります。