問題解決とは何かを理解するための完全ガイド

これは、多くの従業員が同じ名称の下で異なる部門で働いているためです。一人の従業員や一つの部門の問題が、他の人々に問題を引き起こす可能性があります。そのため、従業員には特別な問題解決トレーニングが提供されます。ここでは、問題解決とは何か、およびそれに含まれるいくつかの効果的な手順について説明します。

問題解決とは何ですか？

問題解決とは、あらゆる種類の問題を解決するプロセスのことです。このプロセスはいくつかのステップで実行されます。これらのステップは、問題を特定し、問題の原因を特定することから始まります。問題とその原因が特定された後、次のステップは解決策の選択肢を選び、その解決策を実行することです。

これらすべてのステップは、総称して問題解決プロセスと呼ばれます。

問題解決に含まれる基本ステップ

問題解決プロセスは、問題を解消するのに集合的に役立つさまざまなステップで構成されているため、ここでは、問題解決に含まれるステップについて詳しく説明します。

問題を定義する

問題を定義するとは、状況を診断することを意味します。これは、問題を解決するためのさらなるステップを踏むのに役立ちます。これは単に問題を定義するほど単純なことではありません。ここでは、問題の状況を把握するために効果的な手段を講じます。問題を定義するための、最も効果的で実施しやすい方法のいくつかを以下に示します。

· プロセスとその中の問題のフローチャート。

· 特性要因図（原因と結果の図）。

これらのステップの助けを借りて、問題の根本原因を簡単に特定できます。ただし、これらの問題定義の方法では、事実情報を取り入れ、期待と現実を比較する必要があります。これとは別に、ここでの主な目的は根本原因を根絶することであるため、問題の根本原因に集中し続ける必要もあります。

このステップで問題解決のための適切な推論を行うには、まずシステムのさまざまな部門を見直す必要があります。次に、何かがシステムにどのように影響するかに基づいて物事を評価する必要があります。

代替案を生成する

最初のステップを終えたら、次のステップは問題の解決策を得ることです。一度アイデアや解決策を思いつくと、それが効果的であると考え続けてしまうのが人間の心理です。しかし実際には、毎回そううまくいくとは限らず、別の効果的な解決策を考え出すのに多くの時間を無駄にしてしまうことになります。

ですから、ここで最善の方法は、一度に複数の解決策を考え出すことです。そのために、以下のことができます。

· さまざまな従業員からアイデアを募る。

· 問題のさまざまな側面に沿って、元のアイデアを形作る。

· 一つの効果的なアイデア以外にも考える。

バックアップ用のアイデアをいくつか持っておけば、非常に効率的に問題を解決できます。なぜなら、一つのアイデアが失敗しても別のアイデアを実行でき、問題が解決するまでこれを継続できるからです。

代替案を評価し、選択する

複数のアイデアを出さなければならないことはわかりましたが、そのアイデアが効果的かどうかはどうすればわかるでしょうか。そのためには、思い浮かんだアイデアを簡単に評価することができます。これにより、最善かつ最も効果的なアイデアだけを絞り込むことができます。その仕組みは以下の通りです。

· この解決策は、システムに他の問題を引き起こさずに、特定の問題を解決できますか？

· システムのすべての人々やステークホルダーがその解決策を受け入れますか？

· 私が考え出した解決策は、実現可能で実行しやすいものですか？

· その解決策や代替案は、組織の制約内に収まりますか？

すべてのアイデアとその代替案について考えれば、うまくいきそうにないアイデアを非常に効率的に排除できます。

解決策を実行する

これで、アイデア、解決策、およびそれらの代替案が揃った状態になりました。問題を解決するために残された唯一のステップは、解決策を実行することです。これも非常に単純なステップではありません。解決策の効率を高めるために、このステップに含めるべき事項をいくつか挙げます。

· 他人を巻き込む

最善の方法の一つは、解決策の実行に他の人々を巻き込むことです。これにより、あなたが負担しなければならないストレスが軽減されるだけでなく、彼らの頭に浮かぶ他の革新的なアイデアも加わります。これは、問題に対する解決策をより良くするのに非常に役立ちます。

· 解決策のテストと期待値

解決策を実行中、または実行した後は、解決策とその動作を常に監視し続けることが非常に重要です。そのためには、さまざまなイベントで解決策の動作をテストできます。結果をテストし、期待値と比較することで、解決策がどの程度うまく機能しているかを知ることもできます。

· フィードバックシステム

解決策を実行した後は、将来的にあなたが果たす役割は、他の従業員の役割よりも小さくなります。そのため、しばらくしてからフィードバックを得る必要があります。フィードバックシステムは、あなたの解決策とその動作に対する人々の感情を教えてくれます。これは解決策の改善にも役立ちます。

問題解決の各ステップで考慮すべき重要な事項

記事の前半では、問題解決に含まれる各ステップの重要性について説明しました。ここでは、注意が必要な追加事項についていくつか説明します。これらは問題解決の経験をより良いものにするだけでなく、問題解決の手法をより効率的にしてくれるからです。

問題を適切に把握する:

問題解決とは何か、そして問題を定義することがいかに重要であるかについて考えているなら、ここでは問題を定義することの重要性と、それを実行するための最適な方法のいくつかについてお伝えします。どのような問題を解決するにしても、問題の真の原因と根本を知ることは不可欠です。

なぜなら、小さな問題は簡単に特定し、解決できるからです。しかし、異なる組織レベルの問題を扱う場合は、最初から問題を取り除くことが非常に重要です。問題が完全に特定されなければ、真に根絶されることは決してないからです。

そして、これはさまざまな形で会社に損害を与え続けることになります。前述の問題特定方法については、さまざまなツールを用いて取り組みを開始できます。ツールには、5W、根本原因分析、アプリシエーション（真価の評価）などがあります。また、それぞれのツールを異なる視点から慎重に検討することも非常に重要です。

というのも、問題の原因が不合理な作業量やトレーニング不足である可能性がありますが、特定されないままだと、非常に深刻な状況になる可能性があるからです。

問題の複雑さを把握する。

問題を解決する際には、すべての問題が同じ範囲を持つわけではなく、問題ごとに必要な時間も異なることを理解する必要があります。これは、各問題の複雑さが異なるためです。問題の複雑さを知るためのツールや方法はたくさんあります。その一部を以下に挙げます。

· 親和図法（Affinity diagrams）。

· 特性要因図（Cause and effect diagram）。

· スイムレーン図（Swim Lane diagram）。

· 系統図（System diagram）。

· フローチャート（Flow charts）。

· ボトルネック手法（Bottleneck method）。

問題のさまざまな要因を特定した後、これらのツールのいずれかを実行することで、問題の複雑さを把握できます。単一の問題のように見えるものが、実際にはさまざまな小さな問題の集合体であることもあります。

このポイントではドリルダウン手法が非常に役立ちます。これにより、問題を簡単かつ効率的に小さな部分に分解できます。

問題解決のプロセス。

問題が非常に小さく、簡単に処理できる場合もあります。しかし、ほとんどの場合、問題はそれほど単純ではなく、異なる部門に関連するいくつかの複雑な問題が組み合わさったものです。

この場合、問題解決チームのリーダーは、前述のツール、コツ、手法、ヒントを活用して、問題解決を支援してくれるメンバーをさまざまな部門から集める必要があります。

結論

さまざまな組織において複雑さが増す中、多くの人々が問題解決とは何かを問いかけています。もしあなたも問題解決とは何かについて確信が持てないなら、この記事は問題解決のすべてを教えてくれるものになるでしょう。

なぜなら、さまざまな問題を解決するための最も効果的なテクニックのいくつかを紹介するだけでなく、ここで述べたヒント、ツール、手法は、複雑な問題に対処するすべての人にとって非常に役立つものだからです。