2023年版パーキンソンの法則に関する究極のガイド

ある男性は数分でポストカードを投函しますが、ある女性は一日中かかってしまう様子を目にすることになるでしょう。これは、男性の方が相対的にプレッシャーが強く、ポストカードの投函といった重要なことに集中できたからです。一方で、女性は自由な時間がたっぷりあったため、数分で済むはずの同じ作業に丸一日を費やしてしまったのです。

すべては、仕事のプレッシャーが少ないことが原因です。この例をプロフェッショナルのレベルに当てはめると、タスクとその締め切りが明確に定義されている従業員は、やるべきことに、より注意を払うことがわかります。しかし、いつでも仕事をしてそのタスクを完了できると考えている従業員は、常に締め切りに遅れてしまいます。

これは深刻な問題です。なぜなら、プロフェッショナルのレベルでは、ビジネスのパフォーマンスや成果に大きな影響を与えるからです。タイムマネジメントによって生じる問題に対処するための素晴らしい方法があります。それは「パーキンソンの法則」と呼ばれています。ここでは、パーキンソンの法則とは何か、そしてそれを導入することがどのように有益であるかについて説明します。

パーキンソンの法則とは？

これは、有名なイギリスの歴史家であるシリル・ノースコートによって1955年に発見された法則です。この法則は、「仕事の量は、完成のために与えられた時間を満たすまで膨張する」と述べています。簡単に言えば、この法則は、各タスクに具体的な締め切りを設定すれば、より良い方法でタスクに対処できることを教えてくれています。

しかし、215分で終わるタスクを完了するのに丸一日あると自分に言い聞かせてしまうと、短時間でそのタスクを完了させることは決してできません。逆に、小さなタスクに対して時間が短いと自分に言い聞かせれば、決められた時間内にそのタスクを達成することができます。

パーキンソンの法則を適用する前にテストすべき重要な事項

自分の能力を評価し、自分で締め切りを作ってそれを守ろうとする際、まず知っておくべきなのは自分の能力です。これは従業員の場合も同様であり、締め切りを割り当てる際は、全員の能力、強み、弱みを考慮しなければなりません。

そうすることで、具体的な締め切りを割り当てることができます。ここでは、締め切りを作る前に少なくとも一度はチェックすべき、最も重要な要素のいくつかについて説明します。

ポモドーロ・テクニック

まず確認すべきことは、このテクニックを使うことが仕事にとって有益かどうかです。このテクニックは、全体の仕事量をタスクや小さな塊に分割し、各タスクに短い締め切りを設けるというものです。このテクニックの最大の利点は、各タスクの締め切り（例えば20分）の後に、従業員が10分から15分程度の休憩を取れることです。

これにより、従業員の作業スピードが大幅に向上するだけでなく、小さなタスクの塊に対処することに自信を持てるようになります。

時間の使い方を追跡する

勤務時間の毎分がどのように使われているかを追跡することは非常に重要です。なぜなら、自分の時間の使い方をチェックすることで、自分が行っていることのうち何が生産的であり、役に立たないことにどれだけの時間を費やしているかがわかるからです。

この分析によって、作業スケジュールから排除すべき事項を把握することができます。それに取り組むことで、それらを排除することも可能になります。

勤務時間中に休憩は取れるか？

休憩は、労働者が仕事中に多くのことを回復させるためのものです。その一部を以下に挙げます。

• 休憩は、これからのタスクに関する情報をより適切に処理し、保持するのに役立ちます。
• これまでの目標を達成したことに、より満足感を得られるでしょう。
• 休憩は、仕事のためのエネルギーを回復させるのに役立ちます。
• 休憩は生産性を向上させます。
  

勤務時間中に休憩を取ることは従業員にとって非常に有益であるため、成功しているすべての企業が、従業員に対して仕事と休憩のルーチンを組み込んだ非常に興味深いタイムテーブルを提供していることがわかります。

アカウンタビリティ・パートナーはいるか？

時には、すべてを自分一人で管理することが最適な解決策ではない場合もあります。そんな時、誰かの助けが必要になります。アカウンタビリティ・パートナーがいるかどうかを確認するのは、今が適切なタイミングです。なぜなら、そのパートナーは、最も重要なことに注意を向けさせることで、従業員が軌道から外れないように助けてくれるからです。

優れたアカウンタビリティ・パートナーは、従業員の個人の生産性を向上させることもできます。

締め切りに関する厳格なルールを作る

タスクの中には、毎日行う必要のあるものがあります。例えば、仕事関連のメールのチェックなどが挙げられます。人々は仕事中にそれらをチェックすることで時間を浪費してしまいます。生産性を高めたいのであれば、就業時間の最初の数分間に全員がメールをチェックするというルールを作ることができます。これにより、注意散漫の原因を排除し、無駄な時間をなくすことができます。

役に立たない活動のための特別な時間枠を作る

従業員や会社にとっても一見役に立たないように見える活動もありますが、それらは個人の向上に大きな影響を与えます。ですから、勤務時間中にそれらを行わせるのではなく、特定の時間に行うというルールを作ることができます。これにより、娯楽の時間を提供できるだけでなく、彼らの気分も良くなるでしょう。

残業はしない

最後に確認すべきことは、誰も遅くまで働かないということです。なぜなら、遅くまで働けることがわかっていると、締め切りを守れなくなりがちだからです。逆に、これが仕事を完了させるための最終的な締め切りであるとわかっていれば、生産性は向上します。

パーキンソンの法則の適用方法

パーキンソンの法則を取り入れたいと考えているなら、仕事において実践するために従うべきステップは以下の通りです。

1. より重要なタスクに集中する。

日々のタスクと目標を確認し、どれが重要であるかを把握してください。重要なタスクのリストができたら、それらを緊急としてマークするようにしましょう。

2. 各重要タスクに適切な時間枠を割り当てる。

緊急タスクのリスト上で、各タスクに時間を割り当てます。それがそのタスクを完了させるための期限となります。

3. 設定した時間を半分に削る。

タスクに時間を割り当てたら、その時間を半分に短縮しなければなりません。これにより作業者に一定のプレッシャーがかかり、このプレッシャーがタスクを完了させようとする衝動を生みます。また、タスクが完了するまで気が散ることもなくなります。

4. 最終的なストレス量を確認する。

時間を半分に短縮した後、その短くなった期限が自分にストレスを与えているかどうかを評価してください。適切な量のストレスは生産性を向上させるからです。一方で、ストレスが対処できないほど大きすぎたり、逆に全く気にならないほど小さすぎたりすると、生産性は向上しません。

パーキンソンの法則を適用するメリット

ワークライフバランスの管理に苦労している従業員にとって、パーキンソンの法則は非常に有用です。ここでは、仕事でパーキンソンの法則を適用した際に得られるメリットをいくつか紹介します。

• 従業員が貴重な時間を無駄にしなくなる。

各従業員が自らの期限と休憩時間を把握するようになります。期限を短く設定することでタスクへの意欲が高まり、些細なことに気を取られるのを防ぐことができます。

• 重要なタスクにより多くの集中力と時間が割かれるようになる。

最も重要なタスクが緊急の期限として扱われるため、従業員からより多くの注意を向けられるようになります。

• タスクが遅れなくなる。

勤務時間と休憩時間の完璧なバランスにより、従業員は常にリフレッシュされ、活力的で生産的な状態を維持できます。これにより、品質が一貫して保たれるだけでなく、期限が守られないこともなくなります。

最後に

従業員に大量の期限やタスクを押し付けて圧力をかけるのではなく、パーキンソンの法則は従業員に適切な量のストレスを与えることに焦点を当てています。期限を短くすることでこのストレスは扱いやすくなりますが、勤務時間中に休憩などを追加することで、従業員は物事を管理しやすくなります。