リモートワーク：すべてを理解するための完全ガイド
いくつかの大手有名企業は、リモートワークの重要性を認識しており、さまざまな戦略を導入し、この新しく最も知的な働き方を世界に紹介しようとしていました。
ほとんどの企業や事業所は、生産性を高め、従業員のパフォーマンスを把握する上でより効果的であると考え、オフィス勤務のみを支持する理論を支持していました。様々なプラットフォームで異なる提案が交錯していましたが、2019年に中国で突如としてCOVID-19の混乱が発生し、瞬く間に世界中に広がりました。
この世界的なパンデミックにより、人々は外出を制限され、自宅に留まり、自分自身や家族の健康を守ることを余儀なくされました。しかし、コロナウイルスの強力な波が世界を襲う前に始まっていた仕事、生活、そしてプロジェクトはどうなるのでしょうか。ほぼ3分の2の企業は途方に暮れ、従業員の安全を確保しながら、この状況にどのように対処し、経済を維持すべきか分からずにいました。リモートワークの完全ガイドの詳細を見ていきましょう。
リモートワークとは何ですか？
会社や企業によって定められたオフィスや特定の場所に行くのではなく、自宅や、国や都市を問わず世界中のどこからでも、おそらくオンラインで仕事をしている場合、あなたはリモートワークをしていると言えます。リモートワークをしているときは、フォーマルな服、靴、ネクタイを着用したり、自宅から職場まで移動したりする必要はありません。今いる場所に留まり、職務を遂行することが求められます。
ある調査によると、現在のパンデミックの状況と今後の予想される状況を深く検討した結果、非常に多くの企業（約70%の企業と言えるでしょう）が、オフィスベースのビジネスをリモートワーク・ビジネスへと転換しました。スタッフの約80%がリモートワークを行っており、記録の維持、インフラ、企業の物理的な証明のためにオフィスで働いているスタッフはわずか20%から25%に過ぎません。
どのようにリモートワークができますか？リモートワークの完全ガイド。
さて、疑問が生じます。どのようにリモートワークを行うことができるのか、あるいは、企業が従業員に提供しているリモートワークの種類にはどのようなものがあるのでしょうか。企業が提供するリモートワークには、自由に働くこと、数日は自宅で働き残りはオフィスで働くことなど、主に3つのカテゴリーがあると考えています。リモートワークを楽しむことができます。
フリーランスとして働く
フリーランスは今や一般的になりましたが、振り返ってみると、大多数の人々がフリーランスという言葉さえ知らなかったことがわかります。それはあなたが従業員ではなく、あなたをコントロールする上司がいない仕事です。あなたは自分の行いの唯一のボスですが、締め切りが来たときには、あなたが働いている特定の人物、あるいは割り当てられたタスクを完了する責任を負った相手に対して責任を負うことになります。
フリーランスとは、特定の企業、組織、個人に対してオファーを出したり、あるいはオファーを受け入れたりして、有償のタスクを行うことです。約束された期間内であれば、自由に働くことができます。フリーランスでは、特定の会社に縛られる必要はありません。より良い機会を見つけることができますし、その後、あなたがクライアントになって他の失業者にオファーを出すこともでき、その流れは続いていきます。
一般的なリモートワーク
物理的な実体を持たない、あるいは完全にオンラインで業務を行っている企業は、オンラインワークの管理や連携のために様々なタスクを遂行する従業員を雇用します。そのような企業は、週6日間のリモートワークを提供し、その間は仕事をしていることを証明するためにオンラインである必要があります。彼らは1日あたりの固定時間であなたを雇用し、契約書に、これらの勤務時間中に対応可能かどうかを尋ねることでそれを明記します。
ここでは、フリーランスのように自由に仕事ができるわけではありません。ウェブサイトやページ、あるいは指定されたその他のオンラインプラットフォーム上で、決められた時間を過ごす必要があります。
フレキシブルな時間と場所で働く
週に数日はリモートで働き、残りは定期的なローテーションでオフィスで働くスタッフを雇用している企業もあります。例えば、10人のグループがオフィスで2日間働いている間、他の2つのグループは自宅で働き、このグループがオフィスでの勤務日を終えるとリモートワークに移り、他のグループの1つがオフィスで働くという形です。この繰り返しが続き、限られたリソースを使用することで、一週間を通して作業効率がスムーズに維持されます。
このタイプの働き方は、現在多くの組織や企業、特に教育機関で、特定の場所への集中を避けるために取り入れられており、うまく機能しています。
リモートワークで実りある成果を得るには？
リモートワークで採用された場合、自分のポジションとパフォーマンスを維持するために、最大限の実りある成果を得るにはどうすればよいでしょうか。リモートワークには、チームとして働く場合もあれば、独立して働く場合もある、さまざまな役職があります。独立して働いている場合は、フリーランスのように、あなたがボスであり、あなたがチームですので、自分のパフォーマンスに注目するだけで済みます。
しかし、チームで働いている場合や、チームを管理することになっている場合は、非常に意識を高く持ち、複数のタスクを遂行する準備ができている必要があります。便宜上、そのいくつかを以下に説明します。
1. チームをトレーニングする
リモートで仕事をしており、チームの管理、タスクの管理、指示を出すことによるチームメンバーへの正しい方向性の提示に責任がある場合、上司が見ていないからといって怠けるのではなく、より積極的でエネルギッシュである必要があります。チームのパフォーマンスは、あなたのチームとのコラボレーションを示しています。
最大限の成果を確保するために、チームメンバーをトレーニングする必要があります。以下の方法でチームをトレーニングできます。
- バーチャル会議を開催する
チームとの視覚的な交流を維持しましょう。そうすることで、メンバーはあなたが彼らのパフォーマンスを気にかけており、優れた成果を出すことを望んでいることを認識できます。プロジェクトやタスクのマネージャーとして、少なくとも週に2回はチームのトレーニングのためのバーチャルセッションを設けるべきです。仕事中に直面している問題について尋ねたり、スキルを向上させ、仕事へのモチベーションを高めるためのワークショップを提供したりしましょう。
現在、Zoom、Teams、Google Classroomなど、バーチャル会議のための便利なオンライン会議アプリケーションが数多く導入されています。テクノロジーを有効に活用して、チームメンバーの活力を高めましょう。
- チュートリアルの共有
チームが新しくリモートワークを始めたばかりなら、彼らの学習成果についてより注意を払う必要があります。バーチャルセッションに加えて、リモートワークの方法や特定のタスクの実行に関するチュートリアル動画を探しましょう。それらの動画をチームに共有してください。ただし、共有する前に必ず自分で動画を視聴するようにしてください。共有する動画の内容は多岐にわたり、時にはチームにとって不適切な場合もあるため、事前に内容を確認しましょう。
YouTubeには膨大な数のチュートリアルがあり、その内容は千差万別です。チームメンバーに共有するのに最適なものを見つけてください。
- 模範的なデータ管理
チームをトレーニングするもう一つの手法は、タスクを割り当てる前に例を作成することです。例を示すことは、正しい壁に梯子をかけるようなものであり、タスクの性質に応じて、適切なツール、ドキュメント、またはソフトウェアを選択できるようチームを準備させることを意味します。Word文書やMS PowerPointのスライドを作成して、正しい方向に作業を開始するためのメッセージや方法を伝えましょう。そうしないと、コラボレーションが損なわれ、時間、お金、そしてチームメンバーのエネルギーが無駄になる可能性があります。そのような場合、チームや上司から評価されることはありません。
- より良いコミュニケーション
テクノロジーを活用し、音声通話、ビデオ通話、テキストメッセージ、またはメールを通じて、チームメンバーと良好なコミュニケーションを図り、良い関係を築きましょう。毎日全員とコミュニケーションをとることが難しい場合は、メンバーをグループに分け、1日に1グループずつコミュニケーションをとるのも一つの手です。
仕事に関することであれ、個人的なことであれ、問題を共有してもらうようにしましょう。つまり、共感的傾聴を促進すべきです。そうすることで、チームの信頼を得ることができ、彼らは一人で解決策を見つけるために時間を浪費するよりも、問題を共有することを選ぶようになるでしょう。
2. 目標を忘れない
リモートワークであっても、いくつかの目標を立て、それを達成するための戦略を定義すべきです。目標は、しばらくして忘れるために設定するものではありません。特にプロとして職務を遂行している場合は、目標を設定し、常にそれを意識しておく必要があります。考えているだけのことは想像や記憶の一部に過ぎず、他の思考の中に紛れて失われてしまうことがあります。目標を忘れたくないのであれば、以下のような指示に従うべきです。
- 書面でのリマインダーを残す
書き留めたことは、指先を通り、目に触れ、想像力を介するため、忘れにくく記憶に残りやすいものです。したがって、目標を紙に書き、自宅の仕事場や、主に使用する場所の壁に貼っておくのが良いでしょう。これにより、目標達成のために書いた戦略を常に思い出すことができます。これらの書き留めた目標と定義された戦略の要約は「 mission statements（ミッションステートメント）」と呼ばれ、誰もが持つべきものです。
- アカウンタビリティ・パートナーを見つける
紙のリマインダーを用意した後は、アカウンタビリティ・パートナー（責任を共有する相手）も選ぶべきです。その相手は、今週実行する予定だったタスクについて問いかけ、週の定義されたタスクの完了状況について現在の立ち位置を認識させてくれます。アカウンタビリティ・パートナーは、パフォーマンスについて警告を発し続けるだけでなく、理解できていないことや仕事に不備を生じさせていることに対処するための、より良い選択肢を提案してくれる「人間版リマインダー」です。
3. 締め切りを守る
リモートワークという形態で実りある結果を得るために行うべき3つ目の重要なことは、特定のタスク完了の締め切りを守ることです。リモートワークでは上司の目の前で仕事をしているわけではありませんが、上司はあなたの活動やタスクの完了状況をしっかり見ています。ですから、職務に対して怠慢になったり無責任になったりせず、必ず締め切りを守るようにしましょう。
不幸にも健康上の問題やその他の深刻な問題により、締め切りに間に合わない場合は、信頼を失う前にあらかじめ連絡を入れるのが得策です。
4. 仕事をしていることを上司に証明する
あなたが報酬を得てタスクを行っている会社や組織のオーナーは、あなたが随時何をしているかを直接見ているわけではありませんが、仕事の記録を見ています。例えば、商品の販売といったリモートワークをしている場合、オーナーは証明を求めます。対象となるソーシャルメディアアプリやグループ、会社のウェブサイトに投稿したメディア投稿のスクリーンショットなど、その特定のパフォーマンスの証拠を用意しておくべきです。
正直に働いていれば、言葉で語らずとも、仕事そのものが語ってくれます。仕事の形跡を絶やさず、勤務時間中は精力的に活動し、リモートワークを継続するために全力を尽くしましょう。
5. 活動の記録と証拠を維持する
MS ExcelやMS Wordの知識を持ち、業務パフォーマンスの記録を管理する必要があります。週ごとのフォルダやシートを作成し、行った作業の証明を入力してください。時として、上司の前で評判を落とすような噂を立てられたり、嫉妬や足を引っ張るために誰かが何かをしたりすることがありますが、その際に自分の立場を守るための証明を提示できるようにしておくべきです。
その日やその週の特定のタスクについて、日付と曜日が入った写真を使用したり、弁明のために記録として残しておける書面による証明を保持したりすることができます。
6. コンピュータとインターネットにアクセスするための強力なネットワーク環境を整える
リモートワークを行う際に誰もが備えておくべき最も重要なものは以下の通りです。
- ノートパソコンまたはデスクトップパソコン
オフィスではなく自宅で仕事をするため、タスクを実行するためのノートパソコンまたはコンピュータが必要です。テキスト、画像、ビデオ、ドキュメント、ファイルのいずれの形式であっても、それを公式に作成するにはコンピュータが必要です。そのため、自宅から操作して仕事をするための個人用ノートパソコンを必ず用意してください。
- インターネットにアクセスするための強力なネットワーク
Word文書を作成したり、ビデオや画像を編集したりして、それをチームや上司と共有したい場合、あるいはプロフェッショナルなメッセージとして投稿する必要がある場合、インターネット接続なしでどうやってそれを行うのでしょうか？そうです、自宅でスムーズにリモートワークを行うには、強力なインターネット接続が必要です。ケーブルネット、Evo、Wi-Fiなど、どれを使うかはあなた次第です。
以上が、リモートワークを行うためのいくつかのステップです。完全ガイド。
リモートワークにはどのような利点がありますか？
リモートワークをしている人々は、家族から離れてオフィスに通うためにさまざまな交通手段を利用するよりも、この働き方を楽しんでいるという意見を持っています。これは従業員側だけが肯定的な働き方として捉えているのではなく、雇用主側もリモートワークスタッフを評価し、優先的に採用するようになっています。
リモートワークスタッフを雇用する背景にはいくつかの理由があり、そのうちのいくつかをここで詳しく説明します。
1. 危機的な状況に対応するため
前述のように、世界中を襲った新型コロナウイルス（Covid-19）の猛威は、人々が予想もしていなかった災難であり、先進国かどうかにかかわらず、各国に悲惨な状況をもたらし、誰もがパニック状態に陥りました。私たちは何日も、何週間も、そして何ヶ月も家にいなければなりませんでした。すべての産業が閉鎖され、輸出入も大きな影響を受けました。
しかし、時間が経過し、現在でも新型コロナウイルスの第3の、そして最も重要な局面に差し掛かっていますが、私たちはパニックにはなっていません。何をすべきか分かっているからです。ほぼすべての企業や組織が、スタッフの半分、あるいは全員にリモートワークを導入しています。リモートワークを通じて人々は貢献を果たし、生計を立てています。また、投資家はビジネスに投資し、実店舗のオフィス運営時と同等、あるいはそれ以上の成果を得ています。
現在では、どのような状況であっても、効果的かつタイムリーなリモートワークという方法を採用することで、業務は継続されます。ロックダウン中のこのような厳しい状況を打破するために、上記のような形態を採用することで、あなたのビジネスもリモートビジネスに転換することができます。
2. 経費を削減するため
大半の従業員が自宅で仕事をする場合、企業は家具、請求書の支払い、電気や発電機の使用、各従業員へのコンピュータやノートパソコンの提供に資金を費やす必要がありません。従業員は、個人のツール、ノートパソコン、コンピュータ、インターネット接続で対応しています。
リモートワークのこの特性は、従業員の便宜を図りオフィスを運営するために以前費やしていた余分な出費を回避できるため、企業にとってより有益です。一部の研究者は、物理的なオフィスを廃止し、オンライン企業へと変貌を遂げ、リモートワークの可能性を持つ従業員を採用している企業もあると述べています。
例えば、異なる役職の従業員が約300人いる会社があったとします。リモートワーク体制に移行した後、250人の従業員をリモートワークや在宅勤務に送り出しました。この会社は、従業員にコンピュータ、照明、エアコン完備の個室、その他使用されていた多くの電化製品を備えた個別のワークスペースを提供するための経費を削減しました。
3. 幅広い人材発掘のため
企業がリモートワークを推進していれば、大規模にさらに多くの才能を発掘できる可能性が高まります。オフィス勤務の採用では、勤務地が非常に重要になります。広告を出して非常に有能な人物を見つけたとしても、面接後に場所だけを理由に断られてしまい、その有能な人材を失うことに落胆することがあります。しかし、その人物にオフィスへの出社ではなく、リモートでの勤務を依頼すれば、損失を被ることはありません。現在、伝統的な勤務システムは完全には機能していません。ビジネスのすべてではなくても、少なくとも50パーセントはオンラインビジネスに転換する必要があります。
4. 生産性の向上のため
リモートワークのもう一つの利点は、生産性が向上することです。ある市場調査では、前回のロックダウン中に生産性が約4.4%という顕著な向上を見せたことが明らかになりました。企業がリモートワークを導入すれば、ロックダウンや遠距離のためにオフィスに出勤できない、遠方の有能で献身的な従業員を確保できる可能性が高まります。彼らは努力と賢明な提案によって市場での競争に貢献し、会社により多くの利益をもたらすことができます。
5. 生態学的持続可能性のために
別の研究では、リモートワークがもたらす非常に明確な影響として、生態学的持続可能性が指摘されています。大多数の人が自宅で仕事をし、自家用車を使用しなければ、次のような生態学的持続可能性に関する大きなメリットにつながります。
- 燃料消費の削減
- 大気汚染の減少による健康的で清浄な空気の質
- 電力使用の減少による電力需要の低下
これらのポイントはリモートワークの重要性を示しています。リモートワークの完全ガイドと、なぜそれに従うべきかについて説明しました。
結論
リモートワークは、その数多くの利点と、Covid-19のパンデミックによる困難な状況を克服する能力により、人々の間で普及しています。成果を得るためのリモートワークの完全ガイドを上記にまとめました。