ブライアン・トレーシーの著書『Eat That Frog』！最も重要で困難な仕事を処理することから一日を始めるべきだと説く。21の有用な戦略で、トレーシーは先延ばしに打ち勝ち、より効率的になる方法を説明する。
このアプローチは、ガントチャートがタスクを整理し、その関係を示し、チームをまとめるのに役立つプロジェクトで最も有効である。計画されたプロジェクトのステップに彼らの戦略を持ち込むことで、チームはより注意を払い、目標を視覚化し、結果の改善を見ることができる。
トレーシーは、始める前に目標を明確にすべきだと指摘する。目標は測定できるように書き出すべきだとアドバイスしている。
プロジェクトのゴールは、今や主要な成果物である。ガントチャートでは、このゴールを達成可能なタスクとマイルストーンに分けます。明確な成果物があれば、すべてのタスクが特定のゴールに集中できる。各マイルストーンが見えれば、チームは進捗状況を確認し、不必要な作業を防ぐことができる。
計画をしっかり立てることで、不明確な目標が整理されたスケジュールに変わる。トレイシーは、最も重要なタスクを決めることから一日を始めることを提案している。
日次計画はガントタイムラインに基づくべきである。簡単な朝礼で、チームはその日の予定を確認できる。チームメンバーがどのタスクが最も重要かを理解できるように、カエルには特別なタグをつけることができる。日々のタスクがプロジェクトの主要なゴールに沿っていることを確認するのに役立ちます。
パレートの原理では、20％のことが80％の結果につながると信じられている。トレイシーは、どのタスクが最も重要かを見極めるべきだと提案している。
ガントチャートが示す内容を評価し、チームが最も早く前進した瞬間を記録する。たとえば、設計仕様書の作成、契約の正式化、システムの主要部分の組み込みなどである。異なるラベルや色を使って、最も重要なタスクをマークする。これらのタスクに集中すれば、プロジェクトは最も重要な分野で前進する。
トレイシーは、重要な仕事を先延ばしにし続ければ、結果はもっと悪くなると説明する。これを理解すれば、先延ばしを克服できる。
ガントチャートの使用は、プロジェクト管理に役立つ方法です。重要なマイルストーンの計画には、リスクフラグや感度指標を含める。遅れると、製品が遅れたり、出費が増えたり、リソースに問題が生じたりすることを説明する。プロジェクトが見やすくなれば、チームは最も困難なタスクを最初に処理するようになり、プロジェクト全体を通じて説明責任を果たすようになる。
トレーシーは、影響の少ない仕事は意図的に無視すべきだとアドバイスする。重要なことに集中するのだ。
プロジェクトのタイムラインを確認し、残しておく必要のないサブタスクや、他の人に任せることができるサブタスクを特定する。可能であれば、優先順位の低いタスクは、やるべきことが少ない時間帯に行う。そうすることで、チームはプロジェクトの成功にとって重要な活動に集中できる。
トレイシーはABCDEラベリングを思いつく：
重要度が高いことを示す赤タグを付けた仕事は、脇に置いておく。ステークホルダーは、すぐに対処すべき仕事をすぐに特定できる。Dマークのついた仕事は、重要な活動が妨げられないよう、適切なチームメンバーに任せる。
朝一番に最も重要な仕事に取り組むことが大切だ。気が散らないようにする。早朝に最も重要な仕事をする時間を確保する。この時間帯を、会議やその他の気晴らしに占領されないように守りましょう。ガントチャートは、仕事に集中できる時間帯を強調します。毎日のスタンドアップの後、最も重要な仕事に60～90分費やすようにする。
トレイシーが指摘する：ビジネスの段取りはとても重要だ。机の上が散らかっていれば、おそらく頭の中も散らかっている。タスクに取りかかる前に、要件、設計仕様、チームの洞察を集める。主要な活動の前に、ガントチャートに「準備」のサブタスクを追加する。
手始めに、コーディングの前に、アーキテクチャを見直し、コーディング環境を整える時間を確保すること。こうすることで、余分な作業を避け、プロセスをスムーズに進めることができる。
大きな仕事は、処理しやすい小さな部分に分ける。わずか5分で前進する小さな一歩は、やはり重要だ。大きな仕事のパッケージは、ガントチャートの中で次々と続く小さな仕事に分割しましょう。小さなタスクに取り組むことで、目につきやすくなり、困難が減り、着実に前進できる。
タスクが大きすぎると感じたら、それを次の小さなステップに分解して継続し、先送りしないようにする。
毎日集中すべき重要な仕事を5つピックアップする。週間ビューで5つの重要なタスクに印をつける。これを1週間分のやるべきタスクとする。1つ目が終わったら、2つ目に取り掛かる。ガントチャートで進捗を確認することで、チームは励まされ、プロジェクトを通して協力し合うことができる。
トレイシーは、中断することなく長時間働くことが重要だと考えている。コンピューターシステムの設計、コードの見直し、データ分析の実行など、難しい仕事に取り組むときは、少なくとも90分間は中断されない時間を確保する。
ロック・ブレークスルー」枠は、ガントチャートに明確にマークし、最もエネルギーがあるときにスケジューリングする。それによって、組織が最も重要なタスクに取り組んでいることが保証される。
常に向上し続けることが重要だ。トレーシーは、学ぶことでより早く前進することができると提案している。
ガントチャートにトレーニングや資格取得の活動を含める。例えば、チームメンバーにツールやテクニックの向上に取り組む時間を与えましょう。これは、より早く、より良いタスクの完了につながります。
テクノロジーに主な仕事を手伝ってもらうのはいいが、注意を奪われてはいけない。チームワークを可能にし、タスクをリマインドし、コミュニケーションアプリと連携できるガントプラットフォームを選ぼう。定期的に行う必要があるタスクには自動化を使い、メインタスクに集中できるようにしましょう。ガント通知は、重要なイベントのみに使用する。
トレイシーは、タスクの完了に対して報酬を与えることは非常に価値があると指摘する。プロジェクトの重要なマイルストーンが達成されたら、必ずチームでそれを祝うか、小さなご褒美を与える。ご褒美タイム」のワークフローブロックをチャートに追加して、チームに楽しみを持たせましょう。努力が認められると、人は気分が良くなり、集中力を維持しやすくなる。
うまくいっている自分を思い浮かべる。自分の進歩を見ることで、モチベーションを保つことができる。すべてのステップで最終目標を念頭に置く。プロジェクトを見直すときは、チャートとともにビジュアルを使い、目的を明確にする。現在の取り組みが将来の成功にどのように役立っているかを実感することで、チームは強くなる。
トレーシーは、健康であれば集中力が高まり、仕事がはかどると信じています。ガント・スケジュールに、ストレッチ、水飲み、ウォーキングなど、エナジャイズ・ブレイクを加えるようにしましょう。最もエネルギーがあるときに重要な仕事をする。会議の直後や疲れているときに、最も重要な仕事を計画しないこと。
最大の仕事を最初にやるブライアン・トレーシーは、最終的に先延ばしに打ち勝ち、生産的になるための黄金のヒントを提供する。効果的な方法論の戦略をガントチャートとともにプロジェクトに適用することで、人々やチームは、より良く、より速く、より理解しやすい仕事を提供することができる。
重要度の異なるタスクとして仕事を整理し、集中作業のための時間を確保し、成果を褒めることで、無秩序な仕事を整然としたスケジュールに変えることができる。プロジェクトに埋もれてしまいそうなときは、「今日のカエルは何だろう？プロジェクトに早く着手することは、大きな助けになる。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
