毎日を明瞭に形成し、重要なプロジェクトに優先順位をつけ、ガントチャートなどのツールを使ってプロジェクト管理と日々の集中力を高めるための実践的ガイド。
Make Time』では、著者のジェイク・ナップとジョン・ゼラツキーが、毎日をよりよく集中する方法を説明している。生産性の測定から脱却し、的を絞った行動の重要性を示している。毎日「ハイライト」を作ることで、最も重要なことに集中できるようになる。
個人的なものであるにもかかわらず、プロジェクトの文脈では非常によく機能する。ガントチャートが使用されれば、チームはよりよい理解を持ち、経営計画に従って仕事を組織する。
この要約では、「ハイライト」「レーザー」「エナジャイズ」「リフレクション」という4つのパートからなるメソッドに焦点を当て、プロジェクトマネジメントやガントチャートと併用することで、集中力を高め、アカウンタビリティを維持し、より良い結果を達成する方法について説明している。
毎日、"ハイライト "を最優先する。クライアントとの打ち合わせ、コンピューター・コードの組み合わせ、ユーザーとのウェブサイトの試用などだ。朝一番にすべきことは、目標を決めることだ。
Highlightがなければ、一日が計画的でない。多くの会議が起こり、重要な戦略的活動が完了しない可能性がある。プロジェクトマネジメントで最も重視すべきは「ハイライト」である。
ハイライト・ブロックは、ガント・チャートに毎日入れること。優先タスクとして特別な注意を払ってください。ブロックはスケジュールされたときに境界線として役に立つ。ブロックはこう言う：今日はこのタスクに集中する。
すべての立ち上がりは、必ず一人一人のHighlightから始まるようにする。それが全員の理解を促進する。ガントチャートや同様のツールを正しい方法で使用することが可能になる。
完全に中断されない方法でトピックに取り組むことを「レーザー」と呼ぶ。KnappとZeratskyは、携帯電話からの通知を止め、通知に気を取られないようにすることを勧めている。
60～90分の時間を選び、気を散らさずに仕事をする。不要なウェブサイトを閉じ、デバイスのインターネット接続をオフにする。
長いブロックを確保できない場合は、思いついたときに短時間で仕事をする。
ガントタイムラインの各レーザーブロックにバーを置く。その動物にユニークなマーカーを与えるか、明るいペンキを使ってみよう。これはチームに、あなたの邪魔をしてはいけないことを知らせる。どんなプロジェクトでも、深い仕事が計画に含まれるようにする。
異なる時間帯での共同作業の方法を推進する。共有オンラインツールやコメントを活用してみよう。時間を効率的に使い、ガントチャートの排出量を整理しておくことができる。
身体と心に活力を与えること、それが "エナジャイズ "である。休息時間を持つこと、水を飲むこと、体を動かすこと、休憩を取ることが、長期的なエネルギーをサポートする主な方法だという。
プロジェクトの仕事は、地道に精神力を使わなければならないことが多い。ときどき小休止をとり、回復に努めましょう。
歩いたり、水を飲んだり、体を伸ばしたりして休憩を取る。大きく強調された部分に役立つ情報を見つけたら、その都度メモを入れる。
エナジャイズのビジネスイベントは、ガントチャートに組み込むことができます。それらは、偶発的に行われるのではなく、計画された重要なタスクです。こうすることで、プロジェクト全体を通して集中力と創造性が持続する。
一日の終わりには、何が起こったのかを考えることで、理解が深まる。彼らはチームに問いかけることを提案する：何が良い結果をもたらしたか？何が良くなかったのか？ケースのどの部分を修正する必要があるか？
自分の経験を振り返ることは、プロジェクトの管理方法を改善するのに役立つ。自己評価を通じて、チームは足手まといになるような出来事や、見逃している情報の断片に気づくことができる。
毎週の振り返りミーティングを重要かつ定期的なイベントとして扱う。スプリントや月次の進捗が終わったら、計画を見直して、ガントタイムラインに必要な変更を加える。
データから得た情報をチャートに追加する。時間枠を調整したり、特定の業務間の関係に下線を引いたり、各業務のランクを詳細に示したりする。そうすることで、ガントチャートは固定されたものではなく、柔軟なものになる。
著者はMTのアプローチに沿った戦術の例を挙げている。それらは、困難な状況にあるときに、より集中するための助けとなる。
毎週必ず時間を計画し、習慣だけに頼らないこと。プロジェクトに取り組んでいる間は、フェーズごとに最初から新しいガントチャートを作成する。
例えば、月曜日はミーティング、火曜日はデータというように、日ごとにテーマを決めましょう。ガントチャートのタスクをテーマごとにグループ分けすると、計画が見やすくなります。
すべての衝動に従うのではなく、緊急でないアイデアをリストアップしておく。定期的に振り返りを行いながら、学習を処理する。そうすることで、レーザー・タイムが汚れたり散らかったりすることがない。
フィードバック・レビュー、レポート、ドキュメンテーションのタスクを、1日の同じ時間にまとめて行うことができます。ガントチャートで異なるバッチを設定することで、タスク間の切り替えを最小限に抑えます。
Make Timeは、あなたとあなたのチームがより集中し、答えられる状態を維持し、やるべきことをすべてやり遂げるのに役立つ。
各週のハイライトに焦点を当て、前進する。全員がプロジェクトの有意義な改善に貢献し、クライアントの業績をマークし、レビュー・ミーティングを開催し、ソフトウェアのデモンストレーションを行う。
チームカレンダーに深い作業時間を記載し、ガントチャート内で強調表示するようにしてください。
ストレッチをしたり、休憩を取ったり、同僚の健康状態をチェックしたりする時間を作る。それは持続可能性を促進し、困難なプロジェクトに対処する効率を高める。
レビューのたびに、何がうまくいき、どこで進歩が阻まれたかを考える時間を取る。次の期間へのタイムラインをより詳細にし、次のことに集中できるようにする。人々が改善し、学ぶにつれて、ガントチャートもそれに応じて更新できる。
4週間後に新しいアプリのアップデートを導入するグループを想像してみてほしい。
スケジュールは、あなたを燃え尽き症候群から守り、生産性を高め、人間の限界に見合った仕事量を確保する。
さまざまなタイプのユーザーにとって、以下のような利点がある：
以下は、この本で説明されているいくつかの課題とその克服法のリストである：
レーザーブロックを使用し、帯域外で仕事のステータスを更新することができる。
チームの抵抗は主な課題の一つである。関係者がメイク・タイムのテクニックを学ぶのを助ける。パイロットチームを1つ選び、彼らがどのように成功を収めたかを人々に知らせる。
レーザーセッションのスケジュールを一緒に組み、各自が深く働いている時間帯にのみ共同作業を行う。
一貫していることはとても重要だ。チームがプロジェクトを管理する方法に、こうした習慣を取り入れ続けましょう。ガントチャートを持つということは、日々のタスクの整理にも使えるということだ。問題があれば、MTフレームワークに戻る。
メイクタイムは、シンプルで心地よい感覚を与えてくれる。意図とエネルギーをもって日々をアレンジすることができる。ガントチャートやプロジェクト管理ガイドラインを使うなら、このシステムは人々やグループがより多くのことを達成し、素晴らしい気分になり、継続的な進歩を楽しむのに役立つ。
つのステップ戦略を使う。ガントチャートのようなチャートを使えば、毎日の開始から終了までの計画を簡単に見直すことができる。貿易は目的を持つために忙しい。プロジェクトが早く進み、明確な目的が与えられ、より有意義な結果をもたらすことがわかるだろう。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
