たとえあなたがそのように考えたことがなかったとしても、あなたのチームは多くのスプリントを経験している。実際、これらのスプリントは、何かを成し遂げる必要があることに気づき、それを成し遂げるために大きな 努力をするたびに起こるものだ。
座って、あるタスクやプロジェクトの一部を短時間で終わらせる必要があることをチームに伝え、全員がそれを押し進めることがスプリントであり、ビジネスにとって重要なプロセスの一部である。
スプリントを進めるとき、あなたはタスクやプロジェクトの一部を終わらせようとし、それを素早くやり遂げたいと思う。しかし、同時に正しいやり方であることも確認したい。スプリントが数時間といった短いタスクに基づくものであれば、スプリントに費やす時間は非常に短いかもしれない。あるいは、数日、あるいは1週間という長いスプリントに費やすかもしれない。何を達成しようとしているのか、そしてそれが実際にどれくらいの規模のタスクなのかによって、すべてが変わってくるのだ。
重要なのは、スプリントが他のすべてに優先するということだ。スプリントに取り組んでいるときは、他のプロジェクトやプロジェクト内の他のタスクには手をつけない。その1つのタスクやシリーズだけに取り組むのだ。こうすることで、自分の注意と意志の力、そしてチームメンバー全員の力をその1つのことに集中させることができ、そうすることで、全体の作業スピードが速くなり、また、その特定のタスクやプロジェクトにより多くの目が向けられるため、ミスが少なくなるのだ。
スプリントを設定したら、誰がそのスプリントに関わるのか、何をするのか、何を無視するのか、どれくらいの期間でタスクを完了させなければならないのかを全員が把握することが重要だ。これらのことが明確になれば、物事を処理し、スプリントが適切に遂行されていることを確認するのがとても簡単になる。結局のところ、それが要点であり、それを実現するためにはチームの全員が必要なのだ。しかし、スプリントがいつも期待通りにうまくいくとは限らない。
スプリントがうまくいくときもあれば、うまくいかないときもある。スプリントがうまくいってもいかなくても、スプリントを振り返ってチームと話し合い、スプリントのプロセスや結果を確認する必要がある。物事を分解したり、洗いざらい話したり、何とでも呼べるが、次に同じことをするべきか、あるいは違うことをすべきかを理解するために必要なのだ。振り返りをしなければ、そのスプリントで何が起こったのかを本当に知ることはできない。
レトロスペクティブとは、そのスプリントに関わった人たち全員が集まってミーティングをすることだ。特に、すでに多くのミーティングを行っているチームと一緒に仕事をしている場合は、少し負担に感じるかもしれませんが、このミーティングは非常に重要です。あなたのプロセスや ビジネス全体の成功に 大きく関わってくるので、各スプリントの後には、少なくとも短い振り返りミーティングを予定しておきましょう。振り返りミーティングの効果に驚くかもしれない。
スプリントがどうだったかを棚卸ししたいだろう。実際にうまくいったか？スプリントに割り当てられた時間内に、必要なタスクを終わらせることができたか？割り当てられた時間内にほとんどのタスクを終わらせることができたか？割り当てられた時間内に何かを終わらせるのに苦労したか？これが分かれば、あなたが取り組んでいた特定のスプリントについて、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを調べることができる。
うまくいったことまず、スプリントでうまくいったことをすべて探しましょう。スプリントが完全に失敗したと思っても、少なくともうまくいったことがあるはずだ。だから、数分かけてそれを見つけ出そう。チームのみんなと話し合って、何がうまくいったと思うか確認するのだ。全員がプロジェクトに取り組んだとか、全員がずっと連絡を取り合っていたとか、そういう単純なことかもしれない。あるいは、スプリントが驚くほどうまくいって、「うまくいったこと」リストが非常に長くなると思うかもしれない。それも素晴らしいことだ。それをすべて書き出して、チームと話し合ってください。
何が悪かったのか。スプリント全体が思い通りにいかなかったと感じたり、完全に失敗したと思ったりする場合は、この方がやりやすいかもしれません。スプリントでうまくいかなかったことをすべて書き出してみましょう。スプリントが大成功だったと思っている人はこのセクションに苦労するかもしれませんが、うまくいかないことは常にあります。たとえそれが完璧にいかなかったり、理想通りにいかなかったりしたことでも、失敗したこととしてカウントしてください。
何が違うか？次に必要なのは、次にどう違うことをするかということだ。うまくいかなかったと感じたことをすべて振り返り、それを好転させ、より良くする方法を考えてみるのだ。状況を改善し、次回同じ失敗や問題を起こさないようにするためにはどうすればいいのか。何がそれらを軽減し、あるいはなくすだろうか？コミュニケーションの強化、時間管理の改善、チームメンバーの増員など、どんなことでも構わないので、チームでアイデアを出し合ってほしい。
何を改善するか？また、うまくいったことをよく観察し、それを改善する方法も考えなければならない。うまくいかなかったことを修正するだけではない。うまくいったことを改善することも大切だ。物事をより良くする方法、より効率的にする方法、より速くする方法など、チームと一緒に仕事をする方法を改善するために役立つものを常に探している。これはそれほど重要なステップではないように思えるかもしれないが、間違いなく重要だ。
計画を立てる。何が正しくて、何がよくなかったのかを把握したら、次は計画を立てよう。またスプリントに取り組むのだから、正しいやり方で、前回のスプリントで学んだことをすべて考慮に入れていることを確認しよう。次回はさらにうまくいくように、やりたいことのプランをまとめればいい。結局のところ、それがスプリントの要点なのだ。
毎回繰り返す。スプリントが終わるたびに、必ずレトロスペクティブを行う必要がある。最初の数回で、すべてがうまくいったからもうレトロスペクティブは必要ないと思うかもしれない。しかし、それは絶対に間違っている。スプリントがあるたびに、絶対にスプリント・レトロスペクティブを繰り返すべきだ。短いミーティングであろうと長いミーティングであろうと、次回のパフォーマンスに大きな違いをもたらすことがわかるだろう。
スクラムのメンバー全員がミーティングに参加していることを確認する。これにはスクラムマスターや プロダクトオーナーも含まれる。そうすることで、関わった人全員に発言の機会が与えられる。実際、プロセスに参加した各人が、良かったと思う点、良くなかったと思う点、次回スプリントを実施する際の提案について話せるようにしたい。
ミーティングでは、上記で説明したさまざまな側面についてすべて確認する必要がある。また、他のミーティングですでに決めているルールに従っているかどうかも、絶対に確認したい。全員に発言の順番を与え、互いの話を遮らないといったことだ。また、グループに提示されたそれぞれのアイデアや考えを検討し、評価する必要がある。これらはすべて、チームがさらに多くのことを達成し、次回はさらに良い結果を出すために非常に重要になるからだ。
まず、何をどのように話したいのか、そのステージを設定する。チームメンバー全員が安心して共有でき、必要なときにはいつでも発言できるようなオープンな場を提供する。全員が会議の進め方を理解し、会議のガイドラインに沿って安心して進めることができるようにしましょう。また、重要なデータが何であるかを把握するために、チームメンバーからすべての情報を実際に得ていることを確認する。
何がうまくいき、何がうまくいかなかったのか、チームメンバー一人ひとりと協力しながら、さまざまなタスクを洗い出す必要がある。うまくいったこととその理由、うまくいかなかったこととその理由を把握するのだ。そして、次に何をすべきかを確認し、タスクやプロジェクトのシステムを前進させるために使える、適切なタイプのアクションポイントを作成する。チームが必要なタスクを達成できるような、実行可能で小さなタスクや活動を作りたいものだ。
最後に、話し合ったさまざまなことをすべて確認し、ミーティングを締めくくる必要がある。やるべきことをすべて計画し、次のスプリントに備えるようにする。ミーティングで話し合ったことをまとめ、ミーティング自体がうまくいったかチームと話し合うようにする。これも重要なプロセスであり、今後より効果的で効率的なミーティングを運営するのに役立つだろう。
チームをケアし、プロジェクトを正しい方法で進めるためには、自分が何をしているのかを知ることが重要だ。このスプリント・レトロスペクティブのプロセスを使えば、スプリントがより効果的になり、それ以上に他のプロジェクトもよりよく進められることがわかるだろう。そして、チーム全体がそのことに感謝するようになるだろう。
時間をかけてスプリントの適切な進め方を学び、レトロスペクティブを毎回確実に実施する。あなたは最終的な結果に満足するでしょうし、あなたのチームやクライアントも満足するでしょう。結局のところ、彼らはあなたの改善されたプロセスに関連するすべての利益を享受することになるのだ。そしてそれは、あなたのビジネスが全面的に向上することを意味する。そのためには、ほんの少しの時間と集中が必要なのだ。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
