ビジネスで起きていることをすべて把握できるようにしたいものだが、そのための最良の方法のひとつが、何らかのボードやチャートを用意することだ。ガントチャートは人気のある選択肢の1つですが、もう1つの素晴らしい方法はカンバンボードです。しかし、カンバンとは一体何なのでしょうか？今回は、まさにその点について詳しく見ていきましょう。
少し話を戻して、カンバン単体について見てみましょう。カンバンとはワークフロー管理の一種で、プロジェクト、ビジネス、チームなど、あらゆる場面で起きていることをすべて把握することができます。これは、より効率的に、やるべき仕事を確認できるようにするためのものだ。伝統的なToDoリストではなく、このタイプのワークフローシステムは製造業から生まれ、自分自身やチームの他のメンバーをタスクに集中させるための、より高度な組織化と追跡の方法へと成長し始めた。
さて、カンバンを使うのであれば、すべてのプロジェクトを追跡し、それらを見る方法が必要です。そこで、かんばんボードの出番です。このタイプのボードでは、達成すべきさまざまなタスクや、取り組んでいるさまざまなプロジェクトをそれぞれ書き出すことができます。しかし、もちろん、カンバンシステム、特にカンバンボードを作成する方法を知っている必要があります。ボードを適切に設計することで、成功の可能性が高まります。
カンバンボードとは、その名の通りカンバンのことです。さまざまなタスクや記録しておきたいことをすべて書き出し、思い通りに整理できるボードや一か所の場所です。簡単に言えば、壁にポスト・イットを貼るように、アイデアを保存しておく場所だ。しかし、すべてを書き出す必要はなく、すべてコンピューター上で行うことになる。
では、実際にカンバンはどこから来たのだろうか？もともとはトヨタから始まった。そう、自動車会社である。トヨタは、製造業における「ジャスト・イン・タイム」生産戦略の一環として、カンバンを考案しました。それは1940年代後半のことで、顧客からの要求があって初めて生産が完了するプル・システムとして用いられた。事実上、自動車を大量に用意して市場に供給しすぎるのではなく、需要があるときだけ生産するのである。これは一種のリーン生産プロセスを生み出し、無駄を最小限に抑えて生産性を最大化するのに役立った。
時が経つにつれ、他の市場の人々は、流通プロセスを改善するためのより良い方法を探し始めました。彼らは効率モデルを改善する方法を探し始め、カンバンに注目し始めた。IT、ソフトウェア開発、研究開発、そして商業界の他の分野にも適用され始めた。それは成功し、過去80年を通じて進化と成長を続け、今日まで私たちがよく使うタイプのシステムやボードプロセスになった。しかし、その始まりはもっと基本的なものだった。
実際、最初の頃は、理事会の欄は本当に3つしかなかった。リクエスト」「進行中」「完了」だ。これらの列は、カンバンボードが現在設計されている方法で拡張したり変更したりすることができるが、絶対に生産性を向上させることができ、あらゆる業界にとって他に類を見ないシンプルなシステムを構築し、問題の発生箇所を示し、関係者全員にリアルタイムの最新情報を提供することができる。2007年、デビッド・J・アンダーソンは、このシステムを、おそらくあなたが使用を検討したことのあるタイプのシステムに変え、それを機能させる原則と、その成功に最も重要なプラクティスを実施し始めた。
- 今やっていることから始める
- 漸進的、進化的な変化を追求することに同意する
- 現在のプロセス、役割、責任を尊重する
- あらゆるレベルにおけるリーダーシップの発揮を奨励する
- ワークフローを可視化する
- 進行中の作業を制限する
- フローを管理する
- プロセス方針を明示する
- フィードバックループ
- 協力的に改善する
実際にカンバンボードを作成するとなると、合計4つの重要な構成要素がある。カード、カラム、仕掛かり制限、スイムレーンです。この4つの構成要素をそれぞれ使いこなすことで、カンバンボードを最大限に活用することができます。
カード - ここに各タスクを書き出します。各タスクには専用のカードが用意されているので、簡単に移動させることができ、やるべきことを簡単に管理できます。カードには何でも書くことができ、シンプルでも複雑でも好きなように作ることができる。最も重要なのは、それぞれのカードに1つのタスクだけを入れることだ。
カラム - 伝統的には「依頼中、進行中、完了」だが、実際には何でもいい。追加の列を作ったり、列を少なくすることもできる。最も重要なことは、それぞれの列は一般的にタスクが完了するまでの段階を表すということだ。
Work-in-Progress Limits（進行中のタスクの制限） - これは、ある時点で1つのカテゴリーに存在できるタスクの最大数です。要求された」タスクの数だけを設定することもできます。その場合、進行中のタスクの制限を設定し、その列のタスク数を制限します。もし追加するタスクがあれば、別のステージに移動する必要があります。
スイムレーン - チャートを貫く横線です。それぞれの列の中に、より早く終わらせる必要のあるタスクや、より遅く終わらせる必要のあるタスクのカテゴリーを追加することができる。あなたはさまざまな「レーン」を選択し、そのレーンにカードを入れる。
このようなタイプのボードは、ビジネスの機能やチームワークを向上させるさまざまな方法があります。だからこそ、自分の目で確かめたくなるのだろう。では、なぜこのようなボードを使う必要があるのでしょうか？実際にどんな効果があるのか？そして、実際に組み立てる労力に見合うだけの価値があるのだろうか？さて、正しい方法でこれらを効果的に使うことによって、あなたが何を達成しようとしているのかを見てみよう。
カンバンボードがあれば、やるべきさまざまなタスクのすべてを視覚化するのがずっと簡単になります。それぞれのタスクを別々のカードとして見ることができるので、タスクの数がわかります。また、それぞれのタスクがどのようなカテゴリーに分類されているのかも、整理された列を見ればわかる。これらによって、チームが何に取り組んでいるのかを理解しやすくなる。
カンバンボードを一定期間使用することで、現在のプロセスがどのように機能しているのか、どこで遅れをとっている可能性があるのかをよりよく理解できるようになります。現在のプロセスの各ステップをよく観察し、同じ問題があれば、すぐに対策を講じることができます。そうすることで、今まで見えていなかったことや、問題だと認識していなかったことに目を向けることができる。
作業の進捗に制限を設けることで、作業の把握が容易になります。今は制限を設けているつもりでも、カンバンボードに制限を設けると、その制限を超えるタスクは却下されます。これにより、チームは余分なタスクに振り回されたり、やるべきことが多すぎて過負荷になったりすることなく、今あるタスクにより明確に集中できるようになります。
やるべきことを話したり、みんなが取り組んでいるタスクに追いつくためだけにミーティングをする必要はありません。もし全員がカンバンボードにアクセスできれば、どんなタスクが必要か、誰がそれに取り組んでいるかなどを簡単に見ることができます。また、自分のタスクの内容や、いつでも何をすべきかをチェックすることもできる。これらのことは、会議の回数が減り、時間をより効率的に使えるようになることを意味する。会議の代わりに仕事に集中することができる。
タスクを完了させるために邪魔なものがあるとき、それをプロセスに滞らせるのではなく、実際にブロックを置くことができる。例えば、クライアントの承認を待っているプロジェクトで、そのタスクが仕掛かりタスクの中に入っている場合、そのタスクにブロックをかけることで、仕掛かりタスクの空き枠を使わないようにすることができます。別のタスクを追加して、プロジェクト全体（またはボードにトラッキングされている他のプロジェクト）に必要なすべての作業を続けることができます。
最後に、カンバンボードを使えば、さまざまなタスクに関する評価基準やレポートを評価・追跡することができます。You’ll be able to see how well your team performs at different tasks and you’ll also be able to make sure that each of your projects is being completed in a timely fashion.追跡するためにいくつかの異なる指標を設定することができ、あなたはまだ作業が必要な場所や異なる方法で何ができるかを確認するために、すべてのレポートを監視することができます。
どのようなタイプのビジネスでも、カンバンボードがあれば良いことがたくさんあります。すでにうまくいっている、あるいはすでにうまくいっていると思っていることでも、すべてをより正確に追跡することができれば、変更や改善を続ける方法があります。かんばんボードがあれば、各タスクを整理してレイアウトすることができ、各タスクやプロジェクトが完了するまでの全体的な状況を常に把握することができます。
あなたの目標は、ビジネスで可能な限り成功し、効率的になることです。カンバンボードがあれば、絶対にできます。そして、カンバンボードが進化し続けるにつれて、さらに多くの使い方が見つかるでしょう。それだけでなく、自分用にカスタマイズすることもできます。ガントチャートで、あなたのビジネスとチームを、完璧に統合した追跡タスクを作成することができます。ただ、コツをつかむには少し練習が必要です。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
