マイルストーンは、プロジェクトマネジメント計画における特定の期 間で、現在地と達成したことを振り返るものです。プロジェクトの最終的なゴールに到達するために、どこまで進み、どこまで到達しなければならないかを確認することができます。だからこそ、マイルストーンを設定し、それを注意深く監視することが重要なのです。実際、プロジェクト全体を通していくつかのマイルストーンを設定しておくと、クライアントが設定した期限に間に合うかどうかがわかります。
一般的に、規模の大きなプロジェクトでは、マイルストーンを増やしたくなるものです。1週間以内で完了するような小さなプロジェクトであれば、マイルストーンは1つ、あるいは2つかもしれません。あるいは、1つもないかもしれない。しかし、完成までに数ヶ月かかるようなプロジェクトなら、マイルストーンは絶対に必要だ。期限に間に合うかどうかを確認する方法が必要だ。そして、早めに軌道から外れていることに気づくことが、必要なところに飛び込めるようにする最善の方法のひとつになる。
最も重要なことは、クライアントはあなたが期限を守ることを期待しているということです。顧客は、あなたが言った期間内に課題を完了することを期待しています。マイルストーンは、あなたがそれを正確に実行するための正しい軌道に乗っていることを確認します。マイルストーンを持つことで、4分の1の時間が終わるまでにプロジェクトの4分の1を完了したかどうかを確認することができます。時間の半分が終わるまでに、プロジェクトの半分を完了したかどうかを知ることができる。などなど。
自分が何をしているのか、それが正しいのかを知るために、特定の指標を見ることができるようにしたい。マイルストーンの期限を迎えて、達成すべきことをすべて達成できていないことに気づいたら、次のマイルストーンまでに軌道に乗せるために少しステップアップする必要があることがわかる。そして、次のマイルストーンが近づいてきたら、同じことをすればいい。予定通りなのか、予定より遅れているのか、それとも予定より進んでいるのかがわかる。そうすれば、次のマイルストーンに到達するまでに、そしてその次のマイルストーンに到達するまでに、最終的な期限までに何を達成する必要があるかがわかる。
マイルストーンがなければ、開始日と期限しかない。ということは、プロジェクトを進めていくうちに、時間通りに終わるかどうかがわからなくなってしまうということだ。少なくとも、締め切りが目前に迫ってきて、やるべきことが山ほどあることに突然気づくまでは、自分がどう動いているのかわからないだろう。その場合、期限までにガントを完了させようと奔走することになり、間に合わなかったり、自分ができると思っていた質の高い仕事ができなかったりするかもしれない。
マイルストーンがあれば、最後の最後ですべてを圧倒されるような気持ちになる必要はない。マイルストーンに到達したら、自分の現状とあるべき姿を素早く徹底的に棚卸しすることができる。そして、これから何をすべきかの計画を立てることができる。すでに軌道に乗っているか、予定より進んでいるのであれば、今やっていることを続ければいい。しかし、遅れをとっている場合は、ペースを上げる必要があることがわかるので、残りの時間に必要なタスクを分散させることができる。
マイルストーンを設定すれば、チーム全体がプロジェクトの進捗状況を把握できる。チームの誰かがあなたのところにやってきて、「予定通り進んでいますか？あるいは、他にやるべきことはないかと尋ねたりすることはないだろうか？あなたのチームは、自分たちがすべて正しく行っていること、そして（少なくとも）自分のパートが時間通りに終わることを知りたがっている。
マイルストーンは、プロジェクトにアクセスできるすべての人に、在庫をどこに持っていくかを知らせる。また、その時点までに何をしなければならないかを正確に示すこともできる。そうすれば、その時点までプロジェクトに携わってきた全員が、特定のタスクの期限を知ることができる。それだけでなく、タスクを受注してからマイルストーンの締め切りが近づくまでのペース配分もわかる。これによって、より早く、より効率的に物事を終わらせることができるはずだ。
一般的に、マイルストーンは完了すべきタスクで構成されます。ですから、すでにプロジェクトを作成し、すべてのタスクを配置したのであれば、マイルストーンを追加する場所を決めるために、よく見てみましょう。マイルストーンは、必ずやらなければならないものではありません。報告書を書く」とか「書類を提出する」というようなものではない。その代わり、マイルストーンは、あなたがすでにそれらの設定されたタスクを達成し、あなたとクライアントが合意した期限内にプロジェクト全体を完了することを知らせるものだ。
タスクとは、プロジェクト内で行わなければならない具体的な事柄のことだが、一般的には小さな項目である。これらはプロジェクトに沿った個々のステップです。しかし、マイルストーンは、各フロアの後に到達する踊り場です。そこで振り返って、すべてのステップをカバーしたかどうかを確認する。一つも飛ばしていないことを確認し、次のフロアに進む準備が整っていることを確認するのだ。マイルストーンがなければ、必要なところまで到達できたかどうかはわからない。マイルストーンは、単にその通知を受け取るポイントなのだ。
マイルストーンには例外もある。クライアントがマイルストーンを設定する場合もある。いくつかのタスクを完了し、報告書を提出するまでの期間を指定されるかもしれない。定期的にアップデートを求められたり、プロジェクトの異なる部分を異なるタイミングで提出するよう求められたりするかもしれません。このような場合、マイルストーンはタスクを兼ねることになる。あなたはクライアントのためにすべての情報をまとめ、約束の時間にクライアントに渡すようにする必要があります。
次に進む前に特定のタスクの承認を得る必要がある場合も、マイルストーンを設定する良い機会だ。次に進むためにはすでに承認を得る必要があるため、その主要なタスク（または一連のタスク）を承認を得て完了させる必要がある。これは、どんな大きなプロジェクトについても起こりうる自然なマイルストーンだ。このようなマイルストーンは、クライアントや上司、あるいは株主との間にもあるかもしれない。誰に報告し、承認を得なければならないかはプロジェクトによって異なるが、誰かに承認を得なければならない場合はマイルストーンとなる。
プロジェクト全体のまとまった戦略と計画を立てる必要があります。そうすることで、プロジェクトに必要なマイルストーンを作ることができるのです。だから、プロジェクトの基本をしっかり把握しておくこと。プロジェクトを引き受ける前に、開始日と締め切りを知っておくべきです。また、プロジェクトの期待される成果や、どのようなタスクを完了させる必要があるのかも知っておく必要がある。
もしプロジェクトに入札しなければならないのであれば、契約書や契約書にすべてのタスクとそのタスクの責任者が記載されているはずなので、さらに多くの情報を持っているはずだ。もしそうでなければ、最終的な成果物を見て、達成すべき各タスクの詳細なアウトラインを作成し、誰がそれを担当するのかを決める必要がある。
プロジェクト全体の重要な日時も把握しておきたい。プロジェクトの途中で株主総会がありますか？更新が必要でしょうか？クライアントは、一定期間ごとにミーティングを開いて話し合いをしたいのでしょうか？これらの日時をプロジェクトのタイムラインに追加する必要があります。これがマイルストーンとなる。そして、これらをすぐに追加すれば、プロジェクトに関する他のすべての概要をすでに説明し、他の期限を考え出そうとしてから追加するよりも、はるかに良い結果が得られるでしょう。
その時、クライアント／ボス／株主は何を必要としているのでしょうか？彼らが知る必要のある情報は何か？どのタスクが完了している必要があるのか？こうすることで、プロジェクト内で行うべきすべてのスケジュールを立てることができ、チーム全体が正しい軌道に乗ることができる。このようにマイルストーンを設定する期間を設けることで、その期間前、期間中、期間後にそれぞれ完了させる必要がある作業に自然と分かれる。これにより、準備を整え、すべてを把握することができる。
マイルストーンが少なすぎるのは問題です。定期的にチェックしないと、予定より大幅に遅れてしまう可能性があるからです。そうなれば、遅れを取り戻すのに苦労することになる。そして、予定が狂っていることに気づかずにいる時間が長ければ長いほど、時間内に追いつくのは難しくなる。締め切りに間に合わなかったり、クライアントに電話して延長を頼まなければならなくなるかもしれない。
一方で、マイルストーンが多すぎるのも負担になります。マイルストーンを達成することに集中しすぎて、実際にタスクを完了することにあまり集中していないと、気が散ってしまいます。必要なのは、プロセスの重要な段階におけるいくつかのマイルストーンだ。それが、必要なことを達成する助けとなる。マイルストーンが多すぎると、すべてが希薄になり、チームが本来のタスクに取り組むことが難しくなる。
全体として、マイルストーンがプロジェクトに大きな違いをもたらす方法はいくつもあります。まだ設定していないのであれば、絶対に考え始める必要があります。すでにマイルストーンを設定している場合は、それを見直す時間を十分に確保してください。マイルストーンは、プロジェクトプロセスの中で必要な位置にあるか？プロジェクト内でマイルストーンを増やすべきか、減らすべきか？設定したマイルストーンの達成は順調か？これらはすべて重要なことであり、クライアントが結果に満足するかどうか......を見極める助けになる。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
