アクションアイテムとは？知っておくべきこと

どのような組織や企業にとっても、物事を効率的に処理することは非常に重要である。効率化を達成する一つの方法は、すべてのタスクを完了させることであるが、これらのタスクを実行することは、上層部の従業員にとって非常に簡単なことではない。そのため、巨大なタスクを小さなタスクに分割し、部署や従業員に分配するのである。

これらのタスクは分割されるので、タスクの要件を理解するのに役立つ適切な説明が必要である。そのタスクの説明は、タスクのアクションアイテムとして知られている。

アクションアイテムは、タスクに関する多くの情報を持つことができるため、単純な用語ではありません、ここでは、アクションアイテムとは何か、そのすべてについて説明します。

アクション・アイテムの3大W：

アクション・アイテムについて語るとき、そこには必ず3つのWが考慮される。Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）である。この3つについて、以下で詳しく説明する。

誰が？

この言葉が指すように、これはタスクを処理する人のことである。このタスクのアクションアイテムは、特定のタスクがその特定の人に割り当てられていることを明確にする。

え？

これはアクションアイテムの非常に重要な部分である。というのも、これは、その人がそのタスクのために何をする必要があるのかを伝える説明だからである。これは明確である必要があるだけでなく、曖昧さが残らないように短く、要点を押さえている必要がある。

いつ？

これは、タスクが完了するまでに許される時間である。プロジェクトの期限と呼ばれることもある。この用語は、カジュアルなフォーマットで記載するのではなく、不完全な日時のフォーマットでのみ記載することが好ましい。

これらのWの行動項目をあなたの職業生活で実践するためのヒント：

アクション・アイテムは非常に単純なもののように見えるが、それほど単純ではない。不確定な情報があると、そのタスクに対処しなければならない人は多くの困難に直面することになるからだ。

そこで、タスクのアクション・アイテムを改善するためのヒントをいくつか紹介しよう。これは、上層部にとって役に立つだけでなく、タスクを担当する従業員にとっても非常に役立つだろう。

短いながらも明確な説明をすることで、物事を明確にする：

行動項目を作るときは、明確で短くしなければならない。しかし、行動項目を短くすると同時に不明確にするのは、あまり良いやり方ではありません。これは、アクションアイテムの理解に問題を生じます。例えば、あるオフィスの売上台帳を例にとると、タスクは当週の売上報告書を作成することです。

もし「売上登録」のようなアクション・アイテムを作り、それをどの従業員にも割り当てると、その従業員は自分が何をしなければならないのかわからなくなる。物事を明確にするために、販売台帳を見直すとか、販売台帳の報告書を作成するといった形にすることができる。そうすることで、実行すべきタスクが明確になります。

行動項目は常に動詞で始めると効果的です：

たいていの場合、アクション・アイテムとは何か、どうすれば効率的になるのかという疑問を持つ人が多い。ここでは、アクション・アイテムを効率的にする方法を紹介しよう。アクションアイテムは1語や2語では曖昧さが多くなるため、文の形にするのが良い方法です。

ベストプラクティスは、名前を動詞で始めることである。その利点のいくつかを以下に挙げる。

• アクション・アイテムの要点を抑えるのに役立つだろう。
• それがより良い理解の助けになるだろう。
• そうすれば、最初から指示が明確になる。

先ほどの例と同じように考えれば、「営業報告書を作る」というようなアクション・アイテムを作ることで、その人がこのタスクで何を扱う必要があるかがわかる。

行動項目を指示書のようにする：

アクションアイテムを効果的にする素晴らしい方法は、アクションアイテムを指示書のようにすることです。そうすることで、何が必要なのかが非常に明確になり、時には説明文も理解を深めるのに役立つだろう。

アクション・アイテムを指示書のようにすれば、膨大なタスクが分割しやすくなるだけでなく、従業員もプロジェクト全体のスコープを理解しやすくなる。

タイトルとは別に、説明書は指示書として作成することもできる。従業員にとっては、自分が何を扱う必要があるのかを理解するのに非常に役立つだろう。

この有用な説明を一連の指示に変えることで、あなたが対処しなければならない問題を選ぶための理解を容易にするのに役立つ。

すべてのアクションアイテムに期日を追加することを忘れない：

タスクを完了させるために人を駆り立てる他のすべての力とは別に、期日と締め切りは最も効果的なものである。なぜなら、期限はプロジェクトやタスクにタイムリミットを与えるからだ。アクションアイテムを作成し、それを従業員や特定のタスクに割り当てるときは、必ず期限を考慮しなければならない。

この締め切りは、従業員の時間管理を向上させるだけでなく、雇用主がプロジェクト全体の最終的な締め切りに対処する際にも役立つ。

このアクション・アイテム作成における大きな間違いのひとつは、「5日や2週間」といった日数で期限を決めてしまうことだ。これには多くの問題がある。そのいくつかを以下に挙げる。

• これはあまり正式な締め切りの指定方法ではないので、仕事を任された人にあまり良い影響を与えないだろう。
• 適切な締め切り時間が記載されていないため、時間に関する問題を抱えることになる。
• タイムゾーンが異なる人々は、多くの問題に直面する可能性がある。

これらの問題を解決する最善の方法は、これらの情報をすべて網羅した適切な期限を作ることである。

• AMとPMのある時間。
• 時間の位置領域。
• 日、日付、月、年。
  

これらすべてが期限に加わることで、期限は完全なものとなり、期限について曖昧さは残らない。

従業員に賢く仕事を割り当てる：

アクションアイテムが何であるかを知り、特定のタスクのアクションアイテムを作成する際に重要なことは、どの従業員がこのタスクに最適であるかを知ることである。会計関連のタスクを他部署の人間に割り当てるのは、あまり良いやり方ではない。 

情報やスキルが不足していると、パフォーマンスや生産性が低下するからだ。そのため、特定の部門に関連する従業員だけに仕事を割り当てる必要がある。

ステップ形式のアクション・アイテムは非常に役に立つだろう：

複数のタスクがある場合、複数のアクションアイテムが必要であり、この状況に対処する最善の方法は、情報をステップごとに提供することである。これは非常に有用であり、このアクションアイテムは最も複雑なタスクを解決するためのガイドとして機能する。

各アクション項目について、短いが説明的な詳細を記入する：

このような場合、一人の従業員が多くのタスクに対応しなければならず、各タスクに対してアクションアイテムを作成しなければなりません。アクションアイテムとは何か、そしてそれを従業員や雇用主にとってどのように役立てることができるかを探しているなら、これはあなたにとって最良の解決策となるでしょう。

アクションアイテムは、従業員が何をする必要があるかを伝えるために使用されるため、これは非常に明確にする必要があります。これを行うために、アクションアイテムは各タスクのための適切な説明を含んでいなければなりません。説明のいくつかのプロパティは、以下に与えられている。

• 短く、要点を押さえていなければならない。
• タスクの説明はわかりやすくなければならない。
• 重要な情報を見逃してはならない。

アクションアイテムの説明を作成すると、従業員がタスクの要件を理解することが非常に容易になり、このように、アクションアイテムは従業員にとって非常に有用になります。

結論

複雑で難しい仕事は、小さな塊に分ける必要があることがある。アクションアイテムとは何かという答えをお探しなら、その答えは、複雑なタスクの小さな塊をさまざまな従業員に割り当てるのに役立つ一連の指示書であるということです。これにより、各従業員は割り当てられたタスクとその要件を理解するのが非常に容易になる。

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