Cronogramas de projetos: O que você precisa saber para fazê-los funcionar para você

Para que isso aconteça, você precisa de um cronograma de projeto específico que use o tempo todo.
Isso significa que você precisa de um cronograma de projeto que seja específico, definitivo, colaborativo e organizado. É necessário que ele se comunique com todos os membros da equipe e com todos os responsáveis pelas tarefas que precisam ser realizadas. E você precisa ter certeza de que todos estão atingindo as metas que você definiu. Então, o que mais você precisa saber sobre cronogramas de projetos e como usá-los? O que mais há para saber sobre sua origem e como funcionam? Bem, há bastante coisa que você deve saber.
Vamos examinar um pouco mais de perto os cronogramas de projetos e o que eles realmente implicam e significam para você. Sua empresa ficará muito melhor com isso.

De onde vêm os cronogramas de projetos

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Não se sabe exatamente qual é a origem dos cronogramas de projetos, pois as pessoas mantêm listas de tarefas e escrevem em calendários há muito tempo. Mas eles definitivamente começaram a se tornar mais importantes no setor comercial. Qualquer empresa precisa de alguma forma de agendamento de projetos, embora você possa usar um método diferente de outras empresas ou até mesmo de outras empresas dentro da mesma empresa. A chave é ter algum método para acompanhar o que está acontecendo em sua empresa a qualquer momento. E, a partir daí, você tem muitas opções.

Tipos de cronogramas de projetos

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Há muitos tipos diferentes de cronogramas de projetos que você pode usar, desde listas de tarefas e calendários até gráficos de Gantt e quadros Kanban. Dependerá inteiramente de você qual desses tipos de cronogramas deseja manter e de sua empresa quais são os que funcionam melhor. Toda a sua equipe ficará melhor se você tiver uma estrutura coesa e uma maneira de garantir que todos estejam sempre no caminho certo.

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Listas de tarefas: Podem ser boas se você não tiver muita coisa para fazer em um determinado momento. Uma lista de tarefas é uma maneira fácil de anotar cada uma das tarefas em que está trabalhando no momento e garantir que cada uma delas seja concluída rapidamente. Entretanto, se você tiver muitas tarefas ou se elas estiverem em diferentes estágios de conclusão, pode ser difícil usar essas listas. Além disso, se você não for o único responsável por todas as tarefas, pode ser difícil ter uma lista de tarefas para diferentes pessoas. Também pode ser difícil se comunicar com outras pessoas.

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Calendários: Um calendário parece ser uma ótima ideia na teoria, mas pode ser um pouco difícil de controlar. Se você tiver um calendário de papel, é difícil que todos o vejam ao mesmo tempo. Eles precisam ficar indo e voltando ao calendário. Também é difícil atualizar as coisas, é difícil se comunicar com todos e o seu calendário só é eficaz se todos o consultarem diariamente. Os calendários on-line podem resolver muitos desses problemas, mas ainda assim exigem muito trabalho para serem mantidos em dia o tempo todo.

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Gráficos de Gantt: Esses gráficos são uma ótima maneira de acompanhar tudo o que precisa ser feito em seu projeto ou equipe. Eles permitem que você acompanhe todas as informações necessárias, como a tarefa que precisa ser concluída, quando deve ser iniciada e concluída, quem é o responsável e muito mais. Você também pode se comunicar diretamente no gráfico, o que facilita manter todos informados. Além disso, esse tipo de gráfico é fácil de ser lido por todos e mantém as coisas organizadas para que seus projetos possam se manter no caminho certo ainda melhor.

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Quadros Kanban: Esses quadros são semelhantes aos gráficos de Gantt, pois permitem que você acompanhe todas as mesmas informações. Você terá facilidade para organizar suas tarefas em cada um dos cartões e, em seguida, poderá movê-las facilmente de uma área para outra, de modo que elas passem das tarefas que precisam ser feitas para as que estão em andamento e, depois, para as que foram concluídas. Você pode atribuir diferentes datas de início e término e também pode configurar as categorias da maneira que desejar. Você ainda terá métodos de comunicação com todos os membros da sua equipe, além de facilitar as alterações durante o projeto.

O que o cronograma do projeto diz a você?

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Em primeiro lugar, um cronograma de projeto informa o que precisa ser feito. Ele lista cada uma das diferentes tarefas que precisam ser realizadas para que um projeto seja considerado concluído e fornece informações detalhadas sobre os recursos necessários para esse projeto e quando ele precisa ser concluído. O cronograma precisa fornecer uma grande quantidade de informações para ser útil e para que todos os envolvidos no projeto saibam o que devem fazer. Quanto mais detalhado for o cronograma do projeto, mais eficiente e eficaz ele será.
Você deve incluir cada tarefa, pois ela é o ponto do cronograma do projeto. Ao lado de cada tarefa, você deverá incluir a data de início, a data de término, os marcos, quem é responsável por essa tarefa ou pelos diferentes componentes da tarefa e tudo o mais que puder. Em resumo, você deseja incluir o máximo de informações possível para que qualquer pessoa que analise a tarefa e o projeto como um todo entenda o que está acontecendo e o que ainda precisa acontecer. É assim que você se certifica de que tudo está sendo feito corretamente.

O que deve ser levado em conta

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Quando se trata de cronogramas de projetos, é preciso ter em mente que a sua equipe vai analisar esse documento e usá-lo como fonte de informações. Eles confiarão que tudo no cronograma do projeto não só é preciso, mas também atualizado e o mais recente possível. Isso significa que você, como gerente de projeto, precisa se certificar de que está monitorando o cronograma para garantir que isso seja realmente verdade. Se não o fizer, poderá descobrir que alguns membros da sua equipe estão trabalhando em coisas que não precisam ser feitas porque viram isso em uma versão antiga do cronograma.
Você também precisa ter em mente quem tem acesso ao cronograma do seu projeto. Se você estiver definindo tarefas para indivíduos de um departamento diferente, mas eles não tiverem acesso ou não souberem verificar o cronograma do projeto, o projeto poderá ficar para trás. Ou, se um membro da equipe não entender o que o cronograma está dizendo ou como marcar tarefas dentro do cronograma ou, de alguma forma, como usá-lo, ele também poderá atrasar todo o projeto simplesmente por não entender o que fazer.

Como configurar o cronograma de seu próprio projeto

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Quando se trata de definir o cronograma do seu projeto, você deve começar pelo básico. Isso significa fazer a si mesmo três perguntas importantes.
- O que precisa ser feito?
- Quando isso precisa ser feito?
- Quem vai fazer isso?

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Depois de responder a essas três perguntas, você pode começar a criar sua lista de tarefas, que lhe permitirá criar o cronograma que você procura e que sua equipe precisa para ter sucesso.

O que precisa ser feito?

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A primeira pergunta é sobre o que precisa ser feito. É aqui que você fará o layout do projeto como um todo e de cada uma das tarefas necessárias para que ele saia do ponto em que se encontra e seja concluído. Não tenha receio de apresentar suas tarefas em etapas tão simples quanto possível e de dividir as coisas cada vez mais para chegar às tarefas que sua equipe precisa concluir.
Você também deve observar quais tarefas dependem de outras tarefas nesse momento. Por exemplo, talvez você tenha uma tarefa que precise ser concluída antes que a próxima possa ser iniciada. Todas essas dependências devem ser anotadas porque desempenharão um papel importante na forma como as tarefas são atribuídas e no tipo de prazo que você colocará em cada uma delas.

Quando isso precisa ser feito?

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Sua próxima pergunta é descobrir quando tudo precisa ser feito. Algumas de suas tarefas precisarão ser feitas muito rapidamente e terão prazos curtos. Esses podem ser projetos e tarefas urgentes ou podem ser tarefas básicas que precisam ser concluídas para que qualquer outra coisa seja feita. Mas nem todas as suas tarefas se enquadram nessa categoria rápida. Algumas levarão mais tempo.
Agora que você tem uma lista de todas as diferentes tarefas que precisam ser concluídas, é hora de dar uma olhada em quando elas precisam ser concluídas. Não tenha medo de escrever datas de vencimento e datas de início para cada uma dessas tarefas. Será melhor trabalhar com os indivíduos e as equipes responsáveis pela tarefa para garantir que as estimativas que você tem (já que elas serão estimadas nesse estágio) sejam mais precisas.

Quem vai fazer isso?

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Começamos com as equipes e os indivíduos responsáveis pelas tarefas na pergunta anterior, mas isso também merece uma área própria. Você precisa ter certeza de que sabe quem será responsável por cada uma das diferentes tarefas que atribuiu. E precisa se certificar de que nenhuma pessoa ou equipe seja responsável por muitas coisas. É preciso delegar as tarefas que estão sendo trabalhadas para que as coisas sejam feitas no prazo.

Usando o sistema certo

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Quando estiver pronto para começar a criar o cronograma do projeto, é hora de analisar todas as opções. Veja os diferentes programas que existem para ajudá-lo a agendar suas tarefas de forma correta e considere diferentes formatos, como gráficos de Gantt e quadros Kanban. Com qualquer um desses formatos, você terá um método claro e conciso de acompanhar todos os seus projetos e garantir que toda a sua equipe esteja na mesma página do início ao fim. O agendamento correto do projeto fará toda a diferença.
O Instagantt é uma ótima maneira de garantir que você esteja concluindo tudo o que precisa, quando precisa. Quer você decida usar gráficos de Gantt ou quadros Kanban, ou mesmo alternar entre os dois, você poderá realizar tudo o que precisa com o Instagantt. E, o que é ainda mais importante, o software é simples de usar e fácil de colaborar. Você pode integrar toda a sua equipe de forma fácil e barata, o que facilita a implementação desse processo em sua empresa. Não importa em quantos projetos você trabalhe em um mês ou em um ano inteiro, você pode usar o Instagantt para mantê-lo no caminho certo.

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