Para qualquer organização ou empresa, é muito importante lidar com as coisas de forma eficaz. Uma forma de obter eficiência é concluir todas as tarefas, mas realizá-las não é muito fácil para os funcionários de nível superior. É por isso que eles dividem as grandes tarefas em pequenas tarefas e as distribuem entre departamentos e funcionários.
Como essas tarefas estão sendo divididas, elas precisam de uma descrição adequada que ajudará a pessoa a entender os requisitos da tarefa. Essa descrição da tarefa é conhecida como o item de ação da tarefa.
Um item de ação não é um termo simples, pois pode conter muitas informações sobre a tarefa e, aqui, discutiremos o que é um item de ação e tudo sobre ele.
Os 3 principais W's do item de ação:
Sempre que falamos sobre o item de ação, há três perguntas que são consideradas nele. São eles: quem, o quê e quando. Todos os três são discutidos em detalhes abaixo.
Quem?
Como o termo se refere, essa é a pessoa que estará lidando com a tarefa. O item de ação para essa tarefa deixará claro que a tarefa específica está atribuída a essa pessoa específica.
O quê?
Essa é uma parte muito importante do item de ação. Isso se deve ao fato de que essa é a descrição que dirá à pessoa o que ela precisa fazer para realizar a tarefa. Ela não só precisa ser clara, mas também precisa ser curta e direta para que não haja ambiguidades.
Quando?
Esse é o tempo permitido para que a tarefa seja concluída. Às vezes, é chamado de prazo final do projeto. É preferível que esse termo seja mencionado apenas no formato de data e hora incompleta, em vez dos formatos casuais mencionados.
Dicas para implementar esses W's de itens de ação em sua vida profissional:
Embora um item de ação pareça ser algo muito simples de fazer, não é tão simples assim. Isso se deve ao fato de que qualquer presença de informações incertas significará que a pessoa que tiver de lidar com a tarefa terá de enfrentar muitas dificuldades.
Portanto, aqui estão algumas dicas para melhorar o item de ação de qualquer tarefa. Isso não será útil apenas para as autoridades superiores, mas também para os funcionários que serão designados para as tarefas.
Deixe tudo claro fornecendo uma descrição curta, mas clara:
Quando estiver criando um item de ação, você deve manter as coisas claras e curtas. Mas não é uma prática muito boa tornar o item de ação curto e pouco claro ao mesmo tempo. Isso criará problemas para a compreensão do item de ação. Por exemplo, se pegarmos o exemplo de um registro de vendas de um escritório e a tarefa for criar um relatório das vendas da semana atual.
Se você criar um item de ação como "Registro de vendas" e atribuí-lo a qualquer funcionário, ele não saberá o que precisa fazer. Para deixar as coisas mais claras, você pode definir como revisar o registro de vendas ou fazer um relatório do registro de vendas. Isso deixará muito clara a tarefa que precisa ser executada.
Iniciar seu item de ação sempre com um verbo ajudará muito:
Na maioria das vezes, as pessoas têm a dúvida sobre o que é um item de ação e como torná-lo eficiente. Veja como você pode tornar seu item de ação eficiente. Como um item de ação não pode ter uma ou duas palavras, pois isso causará muitas ambigüidades, é uma boa prática fazer seu item de ação na forma de uma frase.
A melhor prática é começar o nome com um verbo, pois isso trará vários benefícios. Alguns desses benefícios estão listados abaixo.
- Isso ajudará a manter o item de ação direto ao ponto.
- Isso ajudará a entender melhor.
- Isso tornará as instruções mais claras desde o início.
Se pegarmos o mesmo exemplo do caso anterior, podemos ver que fazer o item de ação como "fazer um relatório de vendas" dirá à pessoa com o que ela precisa lidar nessa tarefa.
Faça com que seu item de ação se pareça com instruções:
Uma ótima maneira de tornar seu item de ação eficaz é fazer com que os itens de ação sejam como instruções. Isso deixará bem claro o que é necessário e, às vezes, as descrições também ajudarão a entender melhor.
Quando você faz com que seus itens de ação se pareçam com instruções, as tarefas enormes se tornarão mais fáceis não apenas de dividir, mas os funcionários também acharão muito fácil entender o escopo de todo o projeto, pois saberão quais são as partes que se correlacionam nos projetos e como podem aumentar a eficiência de suas tarefas.
Além do título, as descrições também podem ser feitas como um conjunto de instruções. Isso será extremamente útil para os funcionários entenderem com o que devem lidar, pois a descrição já será muito útil.
Transformar essa descrição útil em um conjunto de instruções ajudará a facilitar a compreensão para escolher o problema com o qual você precisa lidar.
Nunca se esqueça de adicionar datas de vencimento para todos os itens de ação:
Além de todas as outras forças que levam uma pessoa a concluir as tarefas, as datas de vencimento e os prazos são as mais eficazes. Isso se deve ao fato de que um prazo fornece um limite de tempo para os projetos e as tarefas. Sempre que estiver criando um item de ação e atribuindo-o a um funcionário ou a uma tarefa específica, um aspecto a ser considerado é o prazo.
Esse prazo não só ajudará o funcionário a gerenciar melhor o tempo, mas também ajudará os empregadores a lidar com os prazos finais do projeto completo.
Um grande erro nessa parte da elaboração dos itens de ação é que as pessoas geralmente estabelecem prazos em forma de dias, como "5 dias ou 2 semanas". Isso tem muitos problemas. Alguns deles estão listados abaixo.
- Essa não é uma maneira muito formal de atribuir um prazo, portanto, não terá um impacto muito bom sobre a pessoa a quem a tarefa foi atribuída.
- Você terá problemas relacionados ao tempo, pois não é mencionado um prazo adequado.
- Pessoas com fusos horários diferentes podem enfrentar muitos problemas.
A melhor solução para todos esses problemas é criar um prazo adequado que contenha todas essas informações.
- Hora com AM e PM.
- A região de localização do tempo.
- Dia, Data, Mês e Ano.
Com tudo isso adicionado ao prazo, o prazo estará completo e não haverá ambiguidades sobre o prazo.
Atribua às pessoas suas tarefas de forma inteligente:
Um aspecto importante ao saber o que é um item de ação e ao criar os itens de ação para qualquer tarefa específica é saber qual funcionário será o melhor para essa tarefa. Não é uma prática muito boa atribuir uma tarefa relacionada a contas a uma pessoa de outro departamento.
Isso se deve ao fato de que a falta de informações e habilidades causará falta de desempenho e produtividade. É por isso que você deve atribuir as tarefas somente aos funcionários relacionados a um departamento específico.
Itens de ação na forma de etapas serão extremamente úteis:
Se houver mais de uma tarefa, deve haver mais de um item de ação e a melhor maneira de lidar com essa situação é fornecer as informações passo a passo. Isso será muito útil, e esse item de ação funcionará como um guia para resolver as tarefas mais complexas.
Forneça detalhes curtos, mas descritivos, sobre cada item de ação:
Há ocasiões em que você não atribui a um funcionário apenas uma tarefa; nesse caso, um funcionário tem de lidar com muitas tarefas e, para cada tarefa, é necessário criar um item de ação. Se estiver procurando saber o que é um item de ação e como torná-lo útil para os funcionários e também para os empregadores, esta será a melhor solução para você.
Como o item de ação é usado para informar aos funcionários o que eles precisam fazer, isso deve ficar bem claro. Para isso, o item de ação deve conter uma descrição adequada para cada tarefa. Algumas propriedades da descrição são apresentadas a seguir.
- Ele deve ser curto e direto ao ponto.
- A descrição da tarefa deve ser fácil de entender.
- Nenhuma das informações importantes deve ser perdida.
Quando você criar uma descrição para o item de ação, será muito fácil para o funcionário entender os requisitos da tarefa e, dessa forma, o item de ação será muito útil para o funcionário.
Conclusão:
Às vezes, é necessário dividir tarefas complexas e difíceis em partes menores. Se estiver procurando a resposta para o que é um item de ação, a resposta é que se trata de um conjunto de instruções que ajuda a atribuir essas pequenas partes de uma tarefa complexa a diferentes funcionários. Isso torna muito fácil para cada funcionário entender a tarefa que lhe foi atribuída e seus requisitos.
