Eat That Frog! Zusammenfassung von Brian Tracy

Brian Tracys Buch Eat That Frog! erklärt, dass Sie Ihren Tag damit beginnen sollten, Ihre wichtigste und schwierigste Aufgabe zu erledigen. Mit 21 nützlichen Strategien erklärt Tracy, wie man Aufschieberitis überwindet und effizienter wird.

Dieser Ansatz ist besonders nützlich bei Projekten, in denen Gantt-Diagramme helfen, Aufgaben zu organisieren, ihre Beziehungen aufzuzeigen und Teams zusammenzubringen. Die Einbindung dieser Strategien in geplante Projektschritte kann Teams dabei helfen, aufmerksamer zu sein, Ziele zu visualisieren und Verbesserungen bei den Ergebnissen zu erzielen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Ziele und Vorgaben haben

Tracy weist darauf hin, dass man sich über seine Ziele sehr im Klaren sein sollte, bevor man beginnt. Er rät dazu, Ziele so aufzuschreiben, dass sie messbar sind.

Wie Gantt-Diagramme und Projektmanagement zusammenhängen.

Das Projektziel ist nun das wichtigste Ergebnis (Deliverable). Unterteilen Sie dieses Ziel im Gantt-Diagramm in Aufgaben und Meilensteine, die erreicht werden können. Ein klares Ergebnis hilft dabei, jede Aufgabe auf ein spezifisches Ziel auszurichten. Wenn Teams jeden Meilenstein sehen können, können sie ihren Fortschritt verfolgen und unnötige Arbeit vermeiden.

2. Planen Sie Ihren Tag im Voraus

Gute Planung verwandelt unklare Ziele in organisierte Zeitpläne. Tracy schlägt vor, den Tag mit der Entscheidung über die wichtigsten Aufgaben zu beginnen.

Gantt-Diagramme in die Praxis umsetzen

Der Tagesplan sollte auf der Gantt-Zeitachse basieren. Ein kurzes morgendliches Meeting ermöglicht es den Teams zu sehen, was für den Tag geplant ist. Die Frösche können mit einem speziellen Tag markiert werden, um den Teammitgliedern zu helfen zu verstehen, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Dies trägt dazu bei, dass die täglichen Aufgaben mit den Hauptzielen des Projekts übereinstimmen.

3. Nutzen Sie die 80/20-Regel bei der Arbeit an Projekten.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 % Ihrer Tätigkeiten zu 80 % Ihrer Ergebnisse führen. Tracy schlägt vor, herauszufinden, welche Aufgaben am wichtigsten sind.

Bewerten Sie, was Ihr Gantt-Diagramm zeigt, und notieren Sie die Momente, in denen Ihr Team am schnellsten vorankommt, zum Beispiel beim Erstellen der Design-Spezifikationen, beim Formalisieren der Verträge und beim Einbinden wichtiger Systemteile. Verwenden Sie verschiedene Beschriftungen oder Farben, um die wichtigsten Aufgaben zu markieren. Wenn Sie sich auf diese Aufgaben konzentrieren, kommt Ihr Projekt in den wichtigsten Bereichen voran.

4. Denken Sie über die möglichen Ergebnisse nach.

Tracy erklärt, dass die Ergebnisse schlechter ausfallen, wenn man wichtige Aufgaben immer wieder aufschiebt. Wenn man dies versteht, kann man die Aufschieberitis überwinden.

Die Verwendung von Gantt-Diagrammen ist eine nützliche Methode zur Projektverwaltung. Beziehen Sie Risiko-Flags und Sensitivitätsindikatoren in die Planung wichtiger Meilensteine ein. Erklären Sie, wie Verzögerungen zu Dingen wie verspäteten Produkten, höheren Kosten oder Ressourcenproblemen führen können. Wenn das Projekt gut visualisiert ist, wird das Team ermutigt, die schwierigsten Aufgaben zuerst zu erledigen und während des gesamten Projekts rechenschaftspflichtig zu bleiben.

5. Versuchen Sie es mit kreativer Aufschieberitis.

Tracy rät, Aufgaben mit geringer Auswirkung bewusst zu ignorieren. Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf das, was wichtig ist.

Verwendung des als Gantt-Diagramm bekannten Tools:

Gehen Sie Ihren Projektzeitplan durch und identifizieren Sie Teilaufgaben, die nicht unbedingt beibehalten werden müssen oder an jemand anderen delegiert werden können. Erledigen Sie Aufgaben mit niedriger Priorität nach Möglichkeit in Zeiten, in denen Sie weniger zu tun haben. Dies hilft dem Team, sich auf Aktivitäten zu konzentrieren, die für den Projekterfolg wichtig sind.

6. Wenden Sie die ABCDE-Methode bei der Arbeit an Projektaufgaben an.

Tracy schlägt eine ABCDE-Kennzeichnung vor:

• Steht für kritische Aufgaben
• B bedeutet wichtige Aufgaben
• C bedeutet Aufgaben, die man gerne erledigt, die aber nicht zwingend sind
• D kann delegiert werden
• E sind Aufgaben, die eliminiert werden können.

Reservieren Sie Arbeit, die Sie mit einem roten Tag markieren, um hohe Wichtigkeit anzuzeigen. Stakeholder können so schnell erkennen, was sofort erledigt werden muss. Mit D markierte Aufgaben sollten den richtigen Teammitgliedern zugewiesen werden, damit wichtige Aktivitäten nicht blockiert werden.

7. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben (die Frösche).

Es ist wichtig, die wichtigste Aufgabe gleich am Morgen in Angriff zu nehmen. Vermeiden Sie Ablenkungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die frühen Morgenstunden für Ihre wichtigsten Aufgaben reservieren. Verteidigen Sie diese Zeitfenster davor, von Meetings oder anderen Ablenkungen eingenommen zu werden. Das Gantt-Diagramm hebt Zeiträume hervor, in denen Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Versuchen Sie nach den täglichen Stand-ups, 60–90 Minuten für Ihre wichtigsten Aufgaben aufzuwenden.

8. Stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, bevor Sie beginnen

Tracy weist darauf hin: Die Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen einrichten, spielt eine große Rolle. Wenn Ihr Schreibtisch unordentlich ist, ist es Ihr Geist wahrscheinlich auch. Sammeln Sie Anforderungen, Design-Spezifikationen und Teamerkenntnisse, bevor Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen. Fügen Sie vor wichtigen Aktivitäten „Vorbereitungs“-Teilaufgaben in Ihr Gantt-Diagramm ein.

Stellen Sie zu Beginn sicher, dass vor dem Codieren Zeit bleibt, um Ihre Architektur zu überprüfen und Ihre Coding-Umgebung einzurichten. Dies hilft, zusätzliche Arbeit zu vermeiden und hält den Prozess am Laufen. 

9. Arbeiten Sie an Ihren Zielen immer nur eine Minute lang

Unterteilen Sie große Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Teile. Kleine Fortschritte in nur 5 Minuten sind dennoch wichtig. Unterteilen Sie große Arbeitspakete in kleinere Aufgaben, die in Ihrem Gantt-Diagramm nacheinander folgen. Die Arbeit an kleineren Aufgaben hilft Ihnen, sichtbar zu sein, reduziert Schwierigkeiten und lässt Sie stetige Fortschritte machen.

Wenn Ihre Aufgabe zu groß erscheint, unterteilen Sie sie in den nächsten kleinen Schritt, um am Ball zu bleiben und ein Aufschieben zu vermeiden.

10. Wenden Sie die Fünfer-Regel beim Schreiben an.

Wählen Sie fünf wichtige Aufgaben aus, auf die Sie sich jeden Tag konzentrieren sollten. Markieren Sie fünf wichtige Aufgaben in der Wochenansicht. Behandeln Sie diese als Ihre wöchentlichen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sobald Sie die erste beendet haben, beginnen Sie mit der zweiten. Den Fortschritt in Gantt-Diagrammen zu sehen, ermutigt das Team und hilft ihm, während des gesamten Projekts zusammenzuarbeiten.

11. Reservieren Sie längere Zeiträume, um sich auf Ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren (Rock Breakthrough)

Tracy ist überzeugt, dass es wichtig ist, über längere Zeiträume ohne Unterbrechungen zu arbeiten. Reservieren Sie mindestens 90 Minuten ungestörte Zeit für schwierige Aufgaben wie das Entwerfen von Computersystemen, das Überprüfen von Code oder das Durchführen von Datenanalysen.

Die „Rock Breakthrough“-Zeitfenster sollten in Ihrem Gantt-Diagramm deutlich markiert und für die Zeit eingeplant werden, in der Sie die meiste Energie haben. Dies garantiert, dass die Organisation an den wichtigsten Aufgaben arbeitet.

12. Verbessern Sie Ihre wichtigsten Fähigkeiten

Es ist wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln. Tracy schlägt vor, dass Lernen Ihnen helfen kann, schneller voranzukommen.

Einbindung von Kompetenzentwicklung in den Prozess

Nehmen Sie Schulungs- oder Zertifizierungsaktivitäten in das Gantt-Diagramm auf. Geben Sie Ihren Teammitgliedern beispielsweise Zeit, an der Verbesserung ihrer Werkzeuge oder Techniken zu arbeiten. Dies führt zu einer schnelleren und besseren Erledigung von Aufgaben.

13. Nutzen Sie Technologie, um Ihre Arbeit organisiert zu halten.

Lassen Sie sich bei Ihren Hauptaufgaben von der Technologie unterstützen, aber lassen Sie nicht zu, dass sie Ihre Aufmerksamkeit ablenkt. Wählen Sie Gantt-Plattformen, die Teamarbeit ermöglichen, Sie an Aufgaben erinnern und sich mit Kommunikations-Apps verbinden lassen. Nutzen Sie Automatisierung für Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen, damit Sie sich auf die Hauptaufgaben konzentrieren können. Verwenden Sie Gantt-Benachrichtigungen nur für wichtige Ereignisse.

14. Belohnen Sie sich für Ihre Bemühungen

Tracy weist darauf hin, dass Belohnungen für den Abschluss von Aufgaben sehr wertvoll sein können. Wann immer wichtige Projektmeilensteine erreicht werden, sollten Sie diese mit dem Team feiern oder kleine Belohnungen vergeben. Fügen Sie dem Diagramm „Reward Time“-Workflow-Blöcke hinzu, damit Ihr Team etwas hat, worauf es sich freuen kann. Wenn Anstrengung anerkannt wird, fühlen sich die Menschen besser und können sich besser konzentrieren.

15. Stellen Sie sich die Ergebnisse vor, die Sie erreichen möchten.

Stellen Sie sich vor, wie Sie erfolgreich sind. Der Blick auf Ihre Fortschritte hilft Ihnen, motiviert zu bleiben. Behalten Sie bei jedem Schritt das Endziel im Auge. Nutzen Sie bei der Überprüfung eines Projekts Visualisierungen zusammen mit dem Diagramm, um den Zweck zu verdeutlichen. Wenn Teams erkennen, wie ihre aktuellen Bemühungen ihnen helfen, zukünftigen Erfolg zu erzielen, werden sie stärker.

16. Achten Sie auf Ihre Gesundheit und Ihr Energieniveau.

Tracy ist der Überzeugung, dass eine gute Gesundheit den Menschen hilft, sich zu konzentrieren und mehr zu erledigen. Planen Sie unbedingt „Energize“-Pausen in den Gantt-Zeitplan ein, wie z. B. Dehnen, Wasser trinken oder Spazierengehen. Erledigen Sie wichtige Aufgaben dann, wenn Sie die meiste Energie haben. Planen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben nicht direkt nach Besprechungen oder wenn Sie müde sind.

Fazit

Erledigen Sie Ihre größte Aufgabe zuerst. Brian Tracy gibt goldene Tipps, um Aufschieberitis endgültig zu besiegen und produktiv zu sein. Die Anwendung der Strategien einer effektiven Methodik in Projekten zusammen mit Gantt-Diagrammen ermöglicht es Einzelpersonen und Teams, Arbeiten abzuliefern, die besser, schneller und leichter verständlich sind.

Die Organisation der Arbeit in Aufgaben mit unterschiedlicher Bedeutung, das Einsparen von Zeit für fokussiertes Arbeiten und das Loben von Erfolgen helfen dabei, ungeordnete Arbeit in einen geordneten Zeitplan zu verwandeln. Wenn Sie sich von Ihrem Projekt überfordert fühlen, rufen Sie sich ins Gedächtnis: Was ist der heutige „Frog“, und schauen Sie nach, ob er in Ihrem Übersichtsdiagramm mit allen Aufgaben enthalten ist. Es hilft sehr, wenn Sie frühzeitig mit Ihrem Projekt beginnen.