Ein vollständiger Leitfaden zur Getting Things Done-Methodik
Wir haben viele Ideen, um effektiv zu arbeiten, aber es ist unmöglich, alle Ideen in die Tat umzusetzen oder sie sich alle zu merken, um sie nacheinander auszuprobieren. Wenn wir an einem Projekt arbeiten und gleichzeitig unsere geliebte Familie managen, müssen wir bewusster und aufmerksamer mit der Organisation der Dinge umgehen. Unser Gehirn kann viele Ideen entwickeln und Informationen speichern, aber es ist nicht wie ein Computer in der Lage, jedes Informationsstück zu speichern und es genau dann abzurufen, wenn wir es brauchen.
Wenn wir zu viel nachdenken und nichts unternehmen, um die Dinge rechtzeitig zu erledigen, beeinträchtigt das unseren Seelenfrieden erheblich. Wenn wir nur im Kopf planen, dies nicht in die Praxis umsetzen und die Zeit verstreichen lassen, verursacht das lediglich Stress. Daher ist es dringend notwendig, die Dinge richtig zu verwalten und sie in die Tat umzusetzen.
Ein vollständiger Leitfaden zur Getting Things Done-Methode
David Allen, ein erfahrener und bekannter Produktivitätsberater, entwickelte diese Ideen für ein effektives Aufgabenmanagement und schlug ein System vor, das aus sehr einfachen Schritten besteht. Er führte die Getting Things Done-Methode ein, um Ideen in die praktische Arbeit zu übertragen und die Dinge tatsächlich zu erledigen.
Die Getting Things Done-Methode hilft dabei, die effektiven Schritte zu erfassen und den Ballast hinter sich zu lassen. Sie sorgt dafür, dass Dinge angemessener gestaltet und entsprechend ihrer Wichtigkeit und Zeitvorgabe organisiert werden, und ermöglicht deren Überprüfung.
Schritte der Getting Things Done-Methode
Hier ist also der vollständige Leitfaden für alle, die neu sind und eine einfache, aber effektive Methode suchen, um Dinge auf angemessene Weise zu erledigen. Wir folgen einer Abfolge von Schritten, um das Gedankenchaos, Ideen und Informationen in die Praxis umzusetzen, indem wir die Dinge auflisten, Unordnung beseitigen und sie organisieren.
Erfassen: Halten Sie die Dinge fest
Wir wissen, dass unser Gehirn so entwickelt ist, dass es kreative Ideen hervorbringt, um unsere Aufgaben zu erleichtern und fruchtbare Ergebnisse zu erzielen. Die Dinge, die unser Gehirn denkt, sind zweifellos innovativ, aber sie lassen sich nicht im Gehirn speichern.
Wir müssen sie in Form von Wörtern, Symbolen oder Zahlen speichern. Daher besteht der erste und wichtigste Schritt darin, die Dinge aufzuschreiben, die Ihr Gehirn plant, um ein Ziel zu erreichen. Es liegt an Ihnen, welche Quelle Sie nutzen, um festzuhalten, was Sie tun möchten – sei es mit Stift und Papier, einer Anwendung oder einem einfachen Diktiergerät.
Da unser Gehirn Millionen von Ideen hervorbringen, sie aber nicht speichern kann – selbst wenn Sie einen Workshop oder eine Schulung besuchen, können Sie sich nicht an alles erinnern –, müssen Sie die wichtigen Schritte oder Informationsstränge auflisten, anstatt sie in Ihrem Kopf anzuhäufen.
Wenn Sie Informationsberge oder Ideen in Ihrem Kopf belassen, lenken diese Sie von Ihrem Ziel ab und verschwenden Ihre Zeit. Wenn Sie sie jedoch als To-do-Liste auf Papier oder in einer mobilen Anwendung festhalten und dabei der Getting Things Done-Methode folgen, verhilft Ihnen das zu Gelassenheit, einem ruhigen Geist und erholsamem Schlaf.
Klären Sie, welche Dinge Sie behalten oder löschen möchten
Wenn Sie alle Informationen, Ideen und Aufgaben auf Papier oder in einer Anwendung festgehalten haben, müssen Sie Klarheit schaffen, indem Sie die wichtigen und dringenden Dinge zuerst auswählen und den Rest auf ein anderes Mal verschieben. Nicht alles, was Sie aufgeschrieben haben, ist nützlich oder entspricht den aktuellen Anforderungen.
Es wäre hilfreich, wenn Sie jetzt entscheiden, was notwendiger ist und wer es tun sollte. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie sich gemäß der Getting Things Done-Methode über die Art der Aufgaben im Klaren sein.
Überprüfen Sie Ihren Posteingang, in dem Sie meist Ihre Aufgaben sammeln, und verschaffen Sie sich Klarheit über die Aufgaben, die Sie bereits erledigt haben und denen Sie keine weitere Aufmerksamkeit und Zeit mehr widmen müssen. Löschen Sie solche Aufgaben von Ihrer Liste, um sie übersichtlicher zu gestalten und Spam-Ansammlungen zu vermeiden.
Sortieren Sie Ihre Aufgaben durch Organisieren
Nach der Entscheidung über Art und Wichtigkeit der Aufgaben sollten Sie laut der Getting Things Done-Methode auf den Zeitplan achten. Zu diesem Zweck eignet sich Ihre E-Mail oder jede andere Anwendung auf Ihrem Gerät, um Sie an Datum und Uhrzeit für jede nächste Aufgabe zu erinnern. Hier müssen Sie einige Fragen durchgehen und den besten Weg finden, um mit vielen Aufgaben umzugehen und diese zu organisieren.
Erstellen Sie eine Warteschlange für die Aufgaben, die Sie erledigen werden.
Überlegen Sie, welche Aufgaben relevanter sind und Ihre dringende Aufmerksamkeit erfordern
- Nehmen Sie die Aufgaben von Ihrer Liste, die Sie später erledigen können, und markieren Sie diese in Ihrer Erinnerung mit dem voraussichtlichen Startdatum.
- Werfen Sie die Dinge in den Papierkorb, von denen Sie glauben, dass sie bereits erledigt sind und die Sie nicht mehr benötigen.
- Vergessen Sie nicht, Ihr Team einzubeziehen. Übertragen Sie die Aufgaben, von denen Sie glauben, dass ein anderes Teammitglied sie erledigen kann. Das wird Ihre Nerven entlasten.
- Betrachten Sie die Art der Aufgaben und stellen Sie fest, ob sie wichtig sind und ob Sie damit fortfahren sollten.
Prüfen Sie, ob die Aufgaben, die Sie ausführen möchten, nur wenige Minuten oder mehr Zeit in Anspruch nehmen. Wenn die Erledigungszeit zwei Minuten nicht überschreitet, erledigen Sie sie sofort. Wenn sie jedoch mehr Zeit in Anspruch nimmt, überspringen Sie sie und konzentrieren Sie sich auf die wichtigste und unmittelbarste Aufgabe.
Überprüfen Sie Ihre Arbeit regelmäßig.
Wenn Sie die Dinge aufgelistet, den Ballast aus der Liste entfernt und die Aufgaben zum Abschluss eines Projekts organisiert haben, müssen Sie den Überblick behalten. Nicht alles auf der Liste ist offensichtlich oder erfordert ständige Aufmerksamkeit. Deshalb müssen Sie die Aufgabenliste einige Tage später überprüfen, um Aufgaben entsprechend den Projektanforderungen aufzunehmen oder auszuschließen.
Schauen Sie wöchentlich in die Liste und streichen Sie Dinge, die Ihrer Meinung nach ausreichend erledigt sind und nicht mehr Zeit und Effizienz Ihres Teams benötigen. Andernfalls wirken sie wie Ballast und führen dazu, dass viele wichtige Aufgaben unbearbeitet bleiben.
Ein weiterer Faktor ist das Hinzufügen von Neuem, um die Effektivität Ihres Projekts zu fördern – etwas, das Sie vernachlässigen würden, wenn Sie die Aufgabenliste nicht jede Woche überprüfen. Sie werden offene Punkte finden und diese nach Bedarf behandeln. Dieser Schritt der Getting Things Done-Methode hilft Ihnen also dabei, erledigte Dinge zu lokalisieren und die Liste für neue Aufgaben der Woche frei zu machen, um Ihrem Ziel näher zu kommen.
Wenden Sie die Schritte an, um Ihr Ziel zu erreichen
Wenn Sie alle Schritte zur Erstellung einer To-do-Liste und deren anschließende Bearbeitung durchlaufen haben, werden Sie Ihre Arbeit viel mehr genießen können, anstatt durch die Überlastung erschöpft zu sein. Wenn Sie sich angewöhnt haben, organisiert zu sein, Dinge der Reihe nach abzuarbeiten und den Ballast rechtzeitig abzuwerfen, ebnen Sie neue Wege für Innovationen. Die Gewohnheit, Dinge anzugehen, wird Ihren Geist von Sorgen und Überforderung befreien, was sich mit Sicherheit positiv auf Ihre Leistungsfähigkeit auswirkt.
Wie hilft Ihnen die Getting-Things-Done-Methodik dabei, ordnungsgemäß zu arbeiten?
Die Getting-Things-Done-Methodik spielt eine zentrale Rolle dabei, ein Projekt oder Ziel in kleine Aufgaben zu unterteilen und diese rechtzeitig abzuschließen. Hier sind einige Pluspunkte, um Anfänger dazu zu ermutigen, den Überblick über ihr Projekt zu behalten und es pünktlich fertigzustellen, ohne sich zu verausgaben oder Energie durch einen überforderten Geist zu verschwenden.
- Sie werden frei von Hindernissen sein, die Ihren Seelenfrieden stören.
Wenn Sie die Getting-Things-Done-Methodik für den Abschluss Ihres Projekts anwenden, beseitigen Sie Hindernisse, die den inneren Frieden stören können. Wenn Sie Dinge nur im Kopf haben, anstatt sie auf Papier oder in einer To-do-Liste festzuhalten, verschwenden Sie Zeit mit Untätigkeit und gefährden Ihre innere Ruhe. Wenn Sie jedoch die Getting-Things-Done-Methodik anwenden, werden Sie nicht überfordert sein und einen ruhigen Schlaf genießen, anstatt ständig im Kopf über verschiedene Ideen zu grübeln.
- Sie werden organisiert sein.
Alles um Sie herum wird organisiert sein, egal ob an Ihrem Arbeitsplatz oder in Ihrem Privatleben. Wenn Sie alles geplant, den Ballast abgeworfen und jeden Aspekt geklärt haben, werden Sie proaktiv handeln und Hindernisse leicht vermeiden können.
- Sie werden Ihre wertvolle Zeit sparen.
Zu viel nachzudenken und nichts zu tun, verschlingt nur Ihre Zeit. Daher ist es schädlich für Ihre geistige Gesundheit, Dinge nur im Kopf zu behalten. Halten Sie die Dinge in einer Anwendung oder auf Papier fest und haken Sie sie ab, wenn sie vollständig erledigt sind.
- Sie werden bessere Beziehungen aufbauen.
Wenn Sie die Dinge organisieren, werden Sie sicher erkennen, wer bestimmte Aufgaben am besten bewältigen kann. Sie übertragen die Aufgaben der Person mit den entsprechenden Fähigkeiten und lassen sie termingerecht erledigen. Dies wird Ihnen helfen, eine bessere Beziehung am Arbeitsplatz aufzubauen.
Fazit
Die Getting-Things-Done-Methodik ist stets ein Weg zum erfolgreichen Abschluss Ihres Projekts, da sie Sie auf dem Laufenden hält und Ihnen hilft, jede Aufgabe von sich selbst und Ihren Teammitgliedern im Griff zu behalten.