Make Time: Wie du dich jeden Tag auf das Wichtigste konzentrierst

In Make Time erklären die Autoren Jake Knapp und John Zeratsky, wie man sich jeden Tag besser konzentrieren kann. Es bewegt sich weg von der Messung der Produktivität und zeigt stattdessen die Bedeutung gezielter Aktionen auf. Jeden Tag ein „Highlight“ zu setzen, ermutigt die Menschen dazu, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren.

Obwohl sie persönlicher Natur sind, funktionieren sie im Kontext von Projekten sehr gut. Wenn Gantt-Diagramme verwendet werden, haben Teams ein besseres Verständnis und organisieren ihre Arbeit entsprechend dem Managementplan.

Die Zusammenfassung konzentriert sich auf die vierteilige Methode – Highlight, Laser, Energize, Reflect – und beschreibt, wie sie zusammen mit Projektmanagement und Gantt-Diagrammen eingesetzt werden kann, um die Konzentration zu steigern, die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

1. Highlight: Den täglichen Grundstein definieren

Jeden Tag sollte das „Highlight“ Ihre Hauptpriorität sein, da es die Aufgabe ist, auf die Sie sich konzentrieren müssen. Solche Gelegenheiten könnten ein Kundentermin, das Zusammenfügen von Computercode oder das Testen einer Website mit Benutzern sein. Das Erste, was Sie morgens tun sollten, ist, Ihr Ziel festzulegen.

Die Bedeutung davon.

Wenn Sie kein Highlight haben, ist Ihr Tag nicht geplant. Es finden so viele Besprechungen statt, dass wichtige strategische Aktivitäten möglicherweise nicht abgeschlossen werden. Das Hauptaugenmerk im Projektmanagement liegt auf dem Highlight, da es die größte Wirkung erzielt.

Gantt-Diagramme zum Einsatz bringen

Die Highlight-Blöcke sollten jeden Tag in Ihr Gantt-Diagramm aufgenommen werden. Schenken Sie ihnen als Prioritätsaufgaben besondere Aufmerksamkeit. Blöcke sind als Grenzen nützlich, wenn sie geplant sind. Sie sagen aus: Nichts wird heute meinen Fokus von dieser Aufgabe ablenken.

Einsatz für Teams am Arbeitsplatz

Stellen Sie sicher, dass jedes Standup mit einem Highlight von jeder Person beginnt. Es fördert das Verständnis untereinander. Die richtige Nutzung von Gantt-Diagrammen und ähnlichen Tools wird so ermöglicht.

2. Laser: Zurück in die Spur finden

Die völlig ungestörte Arbeit an einem Thema wird als „Laser“ bezeichnet. Knapp und Zeratsky schlagen vor, dass Menschen die Benachrichtigungen auf ihren Telefonen deaktivieren, damit sie nicht von ihnen abgelenkt werden.

Starke Konzentration aufbauen

Wählen Sie Zeiträume von 60–90 Minuten, um ohne Ablenkungen zu arbeiten. Schließen Sie nicht benötigte Websites und schalten Sie die Internetverbindungen Ihrer Geräte aus.

Die Schweizer-Käse-Methode: Wie Sie auf Unterbrechungen reagieren

Wenn es nicht möglich ist, lange Zeitblöcke zu reservieren, erledigen Sie Ihre Arbeit in kurzen Zeitabschnitten, sobald diese sich ergeben.

Einbindung der Nutzung von Gantt-Diagrammen

Setzen Sie für jeden Laser-Block einen Balken in Ihre Gantt-Zeitachse. Geben Sie dem Element eine einzigartige Markierung oder verwenden Sie eine auffällige Farbe. So weiß das Team, dass es Sie nicht unterbrechen sollte. Es stellt sicher, dass konzentriertes Arbeiten in die Planung jedes Projekts einbezogen wird.

Teamgrenzen

Fördern Sie Möglichkeiten der zeitversetzten Zusammenarbeit. Versuchen Sie, gemeinsame Online-Tools oder Kommentare zu nutzen. Das hilft, die Zeit effizient zu nutzen und die Einträge im Gantt-Diagramm organisiert zu halten.

3. Energize: Das Wohlbefinden priorisieren

„Energize“ bezieht sich darauf, Körper und Geist neue Energie zuzuführen. Die Autoren erwähnen, dass Ruhephasen, Wassertrinken, Bewegung und Pausen die wichtigsten Wege sind, um die langfristige Energie zu unterstützen.

Wie man konzentriert bleibt

Projektarbeit erfordert oft eine stetige geistige Anstrengung. Legen Sie von Zeit zu Zeit kleine Pausen ein, um sich zu erholen.

Nehmen Sie sich Zeit für gesunde Ernährung und tägliche Übungen.

Machen Sie Pausen zum Spazierengehen, Wassertrinken oder Dehnen Ihres Körpers. Fügen Sie jedes Mal eine Notiz ein, wenn Sie nützliche Informationen in einem großen, hervorgehobenen Bereich sehen.

Strukturierte Ruhephasen

Geschäftsereignisse in Form von Energize können in Ihr Gantt-Diagramm integriert werden. Es handelt sich dabei um geplante wichtige Aufgaben und nicht um Zufallsprodukte. Auf diese Weise bleiben Fokus und Kreativität während des gesamten Projekts erhalten.

4. Reflect: Messen, Lernen, Wiederholen

Am Ende des Tages verbessert das Nachdenken über das Geschehene unser Verständnis. Sie schlagen vor, das Team zu fragen: Was hat zu guten Ergebnissen geführt? Was nicht? Welche Aspekte des Falls muss ich ändern?

Die Kraft der Reflexion

Über Ihre Erfahrungen nachzudenken, hilft Ihnen, Ihr Projektmanagement zu verbessern. Durch Selbsteinschätzung können Teams Ereignisse erkennen, die sie bremsen, und Informationslücken aufspüren.

Informationen zu Gantt-Diagrammen hinzufügen

Behandeln Sie wöchentliche Reflexionstreffen als wichtige und regelmäßige Ereignisse. Wenn der Sprint oder der monatliche Fortschritt abgeschlossen ist, nehmen Sie sich Zeit, Ihren Plan zu überprüfen und notwendige Änderungen an der Gantt-Zeitachse vorzunehmen.

Dem Bedarf gerecht werden

Nehmen Sie die Informationen, die Sie aus den Daten lernen, und fügen Sie sie dem Diagramm hinzu. Passen Sie die Zeitrahmen an, unterstreichen Sie die Beziehungen zwischen bestimmten Aufgaben und detaillieren Sie den Rang jeder Aufgabe. Auf diese Weise bleibt Ihr Gantt-Diagramm flexibel, anstatt starr zu sein.

5. Teamwork-Methoden für Unternehmen

Die Autoren geben Beispiele für Taktiken, die mit dem MT-Ansatz einhergehen. Sie helfen dabei, sich besser zu konzentrieren, wenn es schwierig wird.

Zero-Based Scheduling

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit jede Woche planen und sich nicht nur auf Gewohnheiten verlassen. Erstellen Sie während der Arbeit an einem Projekt für jede Phase ein neues Gantt-Diagramm von Grund auf neu.

Machen Sie Ihren Tag zu etwas Besonderem

Geben Sie jedem Tag ein Thema, dem Sie folgen, zum Beispiel Meeting-Montag und Daten-Dienstag. Gruppieren Sie die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm nach ihren Themen, um den Plan besser zu visualisieren.

Die Ablenkungsliste

Anstatt jedem Impuls zu folgen, führen Sie eine Liste mit Ideen, die nicht dringend sind. Bearbeiten Sie Ihre Erkenntnisse während der regelmäßigen Reflexion. Dies stellt sicher, dass die Laser-Zeit frei von Störungen und Unordnung bleibt.

Stapelverarbeitung (Batch Processing)

Organisieren Sie Aufgaben zur Überprüfung von Feedback, Berichterstattung und Dokumentation zusammen im selben Teil Ihres Tages. Richten Sie die verschiedenen Stapel im Gantt-Diagramm ein, um das Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben zu minimieren.

6. Stellen Sie sicher, dass im Projektmanagement ausreichend Zeit eingeplant wird.

Make Time kann Ihnen und Ihrem Team helfen, fokussierter und verantwortungsbewusster zu bleiben und alles zu erledigen, was getan werden muss.

Schritt 1: Highlights den Meilensteinen zuordnen

Konzentrieren Sie sich im weiteren Verlauf auf die Highlights jeder Woche. Jeder trägt zu bedeutenden Verbesserungen im Projekt bei, sei es durch das Erreichen eines Etappenziels für den Kunden, das Abhalten eines Review-Meetings oder die Demonstration der Software.

Schritt 2: Laser-Slots im Gantt schützen

Achten Sie darauf, Deep-Work-Zeiten in den Teamkalendern einzutragen und im Gantt-Diagramm hervorzuheben. 

Schritt 3: Routinemäßige Energize-Aktivitäten hinzufügen

Schaffen Sie Zeit für die Menschen, um sich zu strecken, eine Pause zu machen und sich nach dem Wohlbefinden der Kollegen zu erkundigen. Das fördert die Nachhaltigkeit und die Effizienz bei der Bewältigung anspruchsvoller Projekte.

Schritt 4: Reflektieren und Iterieren

Nehmen Sie sich bei jedem Review Zeit, um zu überlegen, was gut gelaufen ist und wo der Fortschritt blockiert wurde. Gestalten Sie den Zeitplan für den nächsten Zeitraum detaillierter, um die Konzentration auf das Kommende zu unterstützen. Wenn sich die Mitarbeiter verbessern und dazulernen, können die Gantt-Diagramme entsprechend aktualisiert werden.

7. Make Time und Gantt wurden in diesem Fall verwendet, um eine neue Funktion einzuführen.

Stellen Sie sich eine Gruppe vor, die in vier Wochen ein neues App-Update einführt.

• Woche 1: Erstellung der Feature-Spezifikation. Blockieren Sie Ihren Vormittag für das Schreiben der Spezifikationen und vergessen Sie nicht, in der Pause neue Energie zu tanken.
• Woche 2: Implementierung des Core-Engineering und der Unit-Tests. Verteidigen Sie Ihre Laser-Slots, prüfen Sie Ihre Energiemuster und passen Sie diese an, sobald Abhängigkeiten bestehen.
• Woche 3: Die Aufmerksamkeit gilt dem Testen und Beheben von Fehlern. Stimmen Sie Ihre Laser-Blöcke und Energie-Pausen mit den Prioritäten im Gantt-Diagramm ab.
• Woche 4: Fertigstellung der Dokumentation und Durchführung einer Demo für wichtige Stakeholder. Die Reflexion am Wochenende hilft bei der Entwicklung der Strategie für das nächste Release.

Der Zeitplan schützt Sie vor Burnout, macht Sie produktiver und stellt sicher, dass die Arbeitsbelastung den menschlichen Grenzen entspricht.

8. Verbesserungen durch die Kombination von Make Time und Projektwerkzeugen

Es gibt zahlreiche Vorteile für verschiedene Nutzertypen, darunter:

• Für Einzelpersonen: Verbesserter Fokus, weniger Ablenkungen und eine bessere Nutzung Ihrer Energie.
• Für Teams: Ruhigere Gespräche, weniger Durcheinanderreden und klarere Regeln, die befolgt werden müssen.
• Für Projekte: Bessere Zeitpläne, optimierte Ergebnisse und zeitnahe Verbesserungen.

9. Herausforderungen und Wege zu ihrer Überwindung

Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger im Buch erläuterten Herausforderungen und wie man sie bewältigt:

Herausforderung: Unterbrechungen

Sie können Laser-Blöcke verwenden und den Status von Aufgaben asynchron aktualisieren; schränken Sie Ihre Nachrichten ein, wenn von Ihnen erwartet wird, dass Sie an Aufgaben arbeiten.

Herausforderung: Widerstand im Team

Widerstand im Team ist eine der größten Herausforderungen. Helfen Sie den Beteiligten, die Techniken von Make Time kennenzulernen. Wählen Sie ein Pilotteam aus und lassen Sie die Leute wissen, wie sie erfolgreich waren.

Herausforderung: Nicht abgestimmte Zeitpläne

Planen Sie Laser-Sessions gemeinsam; reservieren Sie die Zusammenarbeit nur für Zeiträume, in denen jeder konzentriert arbeitet.

10. Die Denkweise langfristig unterstützen

Konsequenz ist sehr wichtig. Integrieren Sie diese Gewohnheiten weiterhin in die Art und Weise, wie Ihr Team Projekte verwaltet. Ein Gantt-Diagramm bedeutet, dass Sie es auch zur Organisation Ihrer täglichen Aufgaben verwenden können. Bei Problemen kehren Sie zum MT-Framework zurück.

Fazit

Make Time vermittelt ein angenehmes Gefühl von Einfachheit. Es ermöglicht uns, unsere Tage sowohl mit Absicht als auch mit Energie zu gestalten. Wenn Sie Gantt-Diagramme und Projektmanagement-Richtlinien verwenden, hilft dieses System Menschen und Gruppen, mehr zu erreichen, sich wohlzufühlen und kontinuierliche Fortschritte zu genießen.

Nutzen Sie die Vier-Schritte-Strategie. Diagramme wie Gantt machen es einfach, Ihre Pläne vom Anfang bis zum Ende eines jeden Tages zu überprüfen. Tauschen Sie Geschäftigkeit gegen Zielstrebigkeit ein. Sie werden feststellen, dass Ihre Projekte schneller vorankommen, einen klaren Zweck erhalten und aussagekräftigere Ergebnisse liefern.