Alles über Ihre Projektumfang-Dokumentation

Das Projektumfangsdokument

Fangen wir ganz oben an. Was ist ein Projektumfangsdokument? Nun, es ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, die jemand über das Projekt wissen muss, an dem Sie arbeiten. Wenn wir von einem Dokument sprechen, meinen wir nicht, dass es kurz ist oder nur eine einzige Seite umfasst. Vielmehr könnte es sich um ein recht umfangreiches Paket von Papieren handeln, da es absolut alles erklären muss. Sie sollten es zwar so weit wie möglich kürzen, damit niemand mit einem 20-seitigen Stapel Papier herumläuft (je nachdem, woran Sie natürlich arbeiten), aber es sollte dennoch detailliert sein.

Jemand sollte in der Lage sein, dieses Dokument zu lesen und zu verstehen, was Ihr Endziel ist, wie Sie es erreichen wollen, was die Projektergebnisse sind und welche wichtigen Meilensteine Sie auf dem Weg dorthin anstreben. Es wird ein umfassendes Dokument sein, das sich zumindest Ihre Teammitglieder, Ihre Vorgesetzten und Ihr Kunde ansehen können sollten, um sicherzustellen, dass alles richtig und nach den Plänen gemacht wird, die Sie zu Beginn festgelegt haben. Kurz gesagt, Ihr Projektumfangsdokument sollte Folgendes enthalten:

• Projektziele
  
• Annahmen
  
• Einschränkungen
  
• Wichtige Projektergebnisse
  
• Anforderungen
  
• Wichtige Meilensteine
  

Dies sind die Dinge, auf die Sie sich unter Ausschluss von allem anderen konzentrieren sollten. Nichts anderes zählt, wenn es Sie nicht den in diesem Dokument skizzierten Zielen näher bringt. Wie also werden Sie dieses Dokument erstellen?

Warum Sie ein Projektumfangsdokument benötigen

Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie diese Art von Dokument überhaupt für Ihr Projekt benötigen. Wenn Sie bisher auch ohne sie gut ausgekommen sind, denken Sie vielleicht, dass es eine Verschwendung von Zeit und Energie ist. Die Wahrheit ist, dass ein Projektumfangsdokument oder eine Leistungsbeschreibung einen großen Unterschied für Ihren Gesamterfolg machen kann. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Faktoren bei der Erstellung dieser Art von Dokumenten und auf das, was Sie benötigen, um damit erfolgreich zu sein. Auf diese Weise können Sie sofort loslegen.

Der erste Punkt ist, dass Sie und Ihr Kunde genau verstehen werden, was Sie tun und was erledigt werden muss, damit das Projekt ein Erfolg wird. Sie werden dieses Dokument verwenden, um jeden Schritt des Prozesses zu erläutern und sicherzustellen, dass Sie beide wissen, was der jeweils andere erwartet. Das wird es Ihnen beiden erleichtern, das Projekt ordnungsgemäß abzuschließen und damit zufrieden zu sein. Niemand muss überrumpelt werden und niemand wird vom Ergebnis enttäuscht sein, da von Anfang an alles festgelegt und erklärt wurde.

Als Nächstes werden Sie einen Pfad für alle Aufgaben und Ergebnisse haben, die erstellt werden müssen. Dies wird für Sie oder den zuständigen Vorgesetzten wichtig sein, um die einzelnen Aufgaben zuzuweisen. Sie können alles sehen, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben, und so feststellen, welche Personen in Ihrem Team für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet sind. Ehe Sie sich versehen, haben Sie eine viel bessere Chance, dass die Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen ausgeführt werden. Außerdem können Sie einen kohärenteren Zeitplan für die Aufgaben und eine Timeline für die Fertigstellung erstellen.

Indem Sie genau wissen, was getan werden muss, können Sie ein Budget für die Kosten dieser Projekte erstellen. Außerdem können Sie einen besseren Zeitplan entwerfen. Indem Sie jede der verschiedenen Aufgaben und die Unteraufgaben, die zum Erreichen des Endziels erforderlich sind, näher erläutern, können Sie jeden Schritt betrachten und sehen, ob er ein paar Stunden, ein paar Tage oder ein paar Wochen in Anspruch nehmen wird. Dann können Sie alle Teile zusammenfügen. Sie kennen auch alle Materialien und Stunden, die benötigt werden, was es Ihnen ermöglicht, die Kosten zu kalkulieren und das Budget des Kunden zu berücksichtigen, um die erforderlichen Aufgaben abzuschließen.

Als Nächstes werden Sie sehen, wie Sie die Mitarbeiter auf die eigentlichen Ziele des Projekts konzentrieren können. Sie werden dieses Dokument verwenden, um alle Details im Zusammenhang mit dem Projektumfang darzulegen, und dann können Sie sicherstellen, dass jeder diese Ziele versteht. Dies wird es auch jedem ermöglichen, Klärung über die Ziele und über das zu erhalten, was sie tun sollen, wenn sie an ihren eigenen Aufgaben arbeiten. Auf diese Weise kommt niemand mit dem Problem durcheinander.

Schließlich können Sie sicherstellen, dass das Projekt innerhalb des ursprünglich vorgesehenen Rahmens bleibt. Es gibt keinen Grund zur Sorge, dass jemand in einen anderen Bereich abgleitet, der nicht durch das Projekt abgedeckt ist, denn Sie können schnell und einfach auf dieses Dokument zurückgreifen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Alles, was für das Projekt getan wird, kann auf dieses Dokument zurückgeführt werden, ohne dass jemand zu viele Fragen stellen oder Arbeiten ausführen muss, für die Ihr Unternehmen nicht bezahlt wird, was zu Zeitverlust führen kann.

Erstellung eines Projektumfangsdokuments

Okay, Sie müssen also etwas Mühe und Überlegung in diesen Prozess investieren. Sie müssen sich eingehend mit dem Projekt befassen, das Sie abschließen, und eine detaillierte Beschreibung jedes Aspekts erstellen. Denken Sie daran, dass diese erste Phase noch nicht so zusammenhängend sein wird. Im ersten Schritt des Prozesses geht es nur darum, alles schriftlich festzuhalten. Machen Sie sich einige Notizen zu jeder der unten aufgeführten Fragen oder Abschnitte und fangen Sie damit an. Sie können die Dinge später noch verfeinern.

Sobald Sie alles festgehalten haben, ist es an der Zeit, das Dokument etwas professioneller zu gestalten. Denken Sie daran, dass Sie dieses Dokument Ihrem Vorgesetzten, Ihrem Team und dem Kunden vorlegen werden. Sie möchten sicherstellen, dass jeder es verstehen kann und sieht, wo Dinge geändert, angepasst, verbessert oder geklärt werden müssen. Je besser Sie den Arbeitsumfang in diesem Dokument definieren können, desto besser wird es für alle Beteiligten bei der eigentlichen Ausführung des finalen Projekts sein.

Was Sie wissen müssen

Erstens: Welche Dinge sollten Sie in dieses Dokument aufnehmen? Es gibt mehrere verschiedene Teile, die Sie zusammentragen und sicherstellen sollten, dass Sie sie richtig formulieren, damit Sie das Beste aus Ihrer Leistungsbeschreibung herausholen können.

Übergeordnete Projektziele

Sie haben bei jedem Projekt, das Sie erstellen, ein Ziel vor Augen, also stellen Sie sicher, dass Sie damit beginnen. Dies ist wahrscheinlich die eine Sache (oder die wenigen Dinge), von der Ihr Kunde Ihnen gesagt hat, dass er sie von Ihnen erhalten möchte, wenn das Ganze fertig ist. Sie müssen also genau formulieren, was diese Ziele sind. Dann sollten Sie sicherstellen, dass Sie erklären, woher die Finanzierung kommt und wer das Ziel selbst unterstützen wird. Dies sind all die Dinge, die jemand (jeder) im Auge behalten muss, wenn er am Projekt selbst arbeitet.

Achten Sie nun darauf, dass Sie die ursprünglich gesetzten Ziele im Auge behalten und stellen Sie sicher, dass alles andere, was Sie tun, zu diesen Zielen passt. Wenn der Kunde oder ein Mitglied Ihres Teams etwas hinzufügen möchte, sollten Sie auf diese Ziele zurückgreifen und prüfen, ob es dort aufgeführt ist oder ob es dazu beiträgt, dieses Ziel zu erreichen. Wenn nicht, sollte es für ein anderes Mal beiseitegelegt werden. Konzentrieren Sie sich auf die spezifischen Aufgaben, die Sie zu dem von Ihnen gesetzten Ziel führen.

Beschreibung des Projekts

Als Nächstes sollten Sie genau erklären, was Sie dem Kunden liefern werden, wenn das Projekt vollständig abgeschlossen ist. Was sind die letzten Teile des Puzzles? Vielleicht liefern Sie 2000 Planer in physischer Form, entworfen und für den Verkauf verpackt. Vielleicht liefern Sie ein 6-seitiges Skript für einen kurzen Werbespot, der auf der Website des Unternehmens ausgestrahlt wird. Vielleicht erstellen Sie eine in C++ kodierte Version der Kunden-Website, komplett mit Video- und Audioclips.

Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Teilergebnis spezifisch angeben, das Sie während des Projekts benötigen (z. B. die Lieferung eines Mock-ups der Website in Woche drei und ein Endergebnis in Woche sechs). Insgesamt sollte dieser Abschnitt jedes der verschiedenen Dinge erklären, die Sie an den Kunden senden werden, und zwar in kurzen und leicht verständlichen Punkten. Wenn Sie sich das Teilergebnis ansehen, sollten Sie also schnell erkennen können, was es genau bedeutet und wie Sie es dem Kunden übergeben werden. Geben Sie daher das Format, die Länge, die Farben oder Stile oder alles andere an, was Sie vom Kunden erhalten haben. Auf diese Weise wird das Teilergebnis akzeptiert.

Abnahmekriterien

Was müssen Sie bereitstellen, damit der Kunde das Projekt akzeptiert? Was genau möchte er erhalten? Stellen Sie sicher, dass Sie noch vor Beginn des Projekts ein Dokument erstellen, das genau umreißt, wonach Ihr Kunde sucht. Möchte er den Text in einer bestimmten Schriftart? Erwartet er Code in einem bestimmten Format? Benötigt er ein Dokument mit einer bestimmten Länge? Erfassen Sie jedes Detail, das Sie über die Wünsche des Kunden herausfinden können, und nehmen Sie es in Ihr Dokument zum Arbeitsumfang auf.

Indem Sie all diese Details ausfüllen, können Sie sicherstellen, dass jeder Schritt im Prozess ordnungsgemäß ausgeführt wird. Wenn das Endergebnis (oder Zwischenergebnisse auf dem Weg dorthin) nicht diesen spezifischen Kriterien entsprechen, bedeutet dies, dass es nicht akzeptiert wird. Wenn von Anfang an alles genau festgelegt ist, wissen Sie das und können Ihr Produkt verbessern und sicherstellen, dass es genau den Wünschen des Kunden entspricht. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass es direkt beim ersten Mal akzeptiert wird.

Festgelegte Grenzen

Hier legen Sie gegenüber dem Kunden fest, welche Dinge Sie nicht tun können. Berücksichtigen Sie den Zeitplan, den der Kunde (und Sie) festgelegt haben, sowie das verfügbare Budget und das Endergebnis, das der Kunde wünscht. Was sind die Dinge, die Sie tun können, und was sind die Dinge, die Sie nicht tun können? Legen Sie diese Dinge dem Kunden gegenüber offen dar, damit er weiß, was er erwarten kann und was Sie ihm im Rahmen des ursprünglichen Umfangs nicht versprechen werden.

Wenn der Kunde bestimmte Anforderungen gestellt hat, die Ihre Möglichkeiten einschränken, sollten Sie dies angeben. Wenn er möchte, dass etwas in einer bestimmten Sprache programmiert wird, und Sie wissen, dass die Programmierung mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, müssen Sie ihn wissen lassen, wo die Grenzen dessen liegen, was Sie innerhalb des Zeitplans und des verfügbaren Budgets liefern können. Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Kunde so früh wie möglich über all diese Dinge informiert wird, damit es keine Missverständnisse gibt und später im Prozess niemand verärgert ist.

Annahmen & Ausschlüsse

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Annahmen, die Sie in Bezug auf das Projektergebnis treffen, schriftlich festhalten. Wenn Ihr Kunde Ihnen sagt, dass er eine Diashow wünscht, aber kein Programm oder keinen Typ von gantt chart software angibt, geben Sie an, dass Sie davon ausgehen, PowerPoint (oder das von Ihnen bevorzugte Diashow-Format) zu verwenden. Wenn der Kunde kein Textformat oder keine Schriftgröße angibt, geben Sie an, dass Sie von Times New Roman und einer Schriftgröße von 12 Punkt ausgehen. Wenn Sie Ihre Annahmen sofort darlegen, stellen Sie sicher, dass später niemand verwirrt oder unzufrieden ist (und der Kunde kann Ihnen sofort mitteilen, falls diese Annahmen falsch sind).

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie auch alles angeben, was nicht geliefert oder bereitgestellt wird. Wenn der Kunde für einen in C++ geschriebenen Inhalt bezahlt, stellen Sie sicher, dass Sie angeben, dass er nur in dieser Sprache verfasst wird. Wenn er ein physisches Produkt wünscht, geben Sie an, dass Sie kein digitales Format dafür erstellen werden. Alles, was nicht bereitgestellt wird, aber als mit der endgültigen Lieferung verwandt angesehen werden könnte, sollte hier aufgeführt werden, damit es bei Bedarf mit dem Kunden besprochen werden kann.

Kosten & Budget

Besprechen Sie, was die spezifischen Meilensteine für das Projekt sind und wie viel jeder davon kosten wird. Dies hilft dabei, genau zu skizzieren, was Sie für den Kunden tun und wofür dessen Budget ausgegeben wird. Stellen Sie sicher, dass Sie alles so detailliert wie möglich aufführen, einschließlich der Kosten für Mitarbeitergehälter und der Kosten für spezifische Arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Kostenpunkt der Aufgabe zuordnen, für deren Erledigung er gezahlt wird, damit der Kunde weiß, was er für sein Geld bekommt.

Endgültige Vereinbarung

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Personen das von Ihnen erstellte Dokument unterschreiben. Das bedeutet, dass Sie, Ihr Vorgesetzter (mindestens eine Ebene über Ihnen) und der Kunde das Dokument unterzeichnen sollten. Sie sollten sicherstellen, dass mindestens zwei Personen aus dem Unternehmen des Kunden das Dokument unterschreiben, es sei denn, Sie arbeiten mit einem Einzelunternehmer zusammen, da Ihnen dies die Bestätigung gibt, dass die Vereinbarung von der vollen Kraft des Unternehmens getragen wird. Dies gibt Ihnen eine Grundlage, auf die Sie sich berufen können, falls es später einmal ein Problem geben sollte. Sie können dem Kunden zeigen, dass er dieses Dokument unterzeichnet hat, in dem alle Informationen über das Projekt dargelegt sind.

Behalten Sie es im Hinterkopf

Legen Sie das Dokument zum Projektumfang an einem Ort ab, an dem jedes Teammitglied es einsehen kann. So können sie sehen, was Sie versprochen haben und what Sie nicht versprochen haben. Auf diese Weise können sie, wenn sie davon ausgehen, dass eine Aufgabe zu ihrer Tätigkeit gehört, prüfen, ob sie in den Leistungen oder Annahmen enthalten ist oder ob sie zu den Ausschlüssen gehört. In jedem Fall sollte niemand Arbeiten ausführen, für die er nicht bezahlt wird oder die der Kunde nicht angefordert hat.

Den Projektumfang aufschlüsseln

Wenn es darum geht, die Dinge für Ihr Team darzulegen, möchten Sie das Dokument zum Projektumfang vielleicht noch weiter unterteilen. Auch wenn Sie Ihrem Kunden Aufgaben erklären, sollten Sie diese Ihrem Team noch genauer erläutern, damit sie wissen, was sie tun, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein muss. Beginnen Sie also damit, dieses Dokument an einem Ort abzulegen, auf den jeder zugreifen kann, der es benötigt (z. B. in Ihrem Gantt chart), und fangen Sie dann an, es aufzuschlüsseln.

Erstellen Sie einzelne Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit jeder weiß, was auf dem Weg dorthin passieren muss. Sie können auch angeben, wie lange die Aufgaben dauern werden (oder dauern sollten) und bei Bedarf sogar das Budget dafür festlegen. Denken Sie daran, dass das Setzen von Erwartungen wichtig ist, ebenso wie die Zuweisung jeder Aufgabe an eine Person oder ein Team zur Erledigung. Sie möchten sicherstellen, dass jeder weiß, was er tut, und dass alle über die Aufgaben, an denen sie arbeiten, miteinander kommunizieren können.

Laden Sie Ihr Team ein, Kommentare, Fragen oder Bedenken in das Dokument zu posten, damit jeder sie sehen kann. Dies kann auch direkt in dem Gantt chart erfolgen, das Sie für das Dokument zum Projektumfang erstellen. Auf diese Weise kann jeder sehen, was alle anderen sagen. Sie können auch sicherstellen, dass Fragen und Bedenken schnell geklärt werden und dass alle Beteiligten wissen, ob sich der Projektumfang oder die endgültigen Leistungen, die Sie Ihrem Kunden erbringen werden, geändert haben. Fördern Sie die ständige Kommunikation mit anderen Teammitgliedern.

Was Sie liefern

Am Ende wird Ihr Dokument zum Projektumfang viel Zeit und Mühe kosten. Sie müssen viel Arbeit hineinstecken und sich Zeit nehmen, um es mit dem Kunden und Ihrem Vorgesetzten durchzugehen. Planen Sie mindestens ein Treffen ein, um das Dokument durchzugehen, nachdem Sie es an Ihren Vorgesetzten und den Kunden weitergeleitet haben. Versenden Sie es per Post oder E-Mail und geben Sie ihnen eine Woche (oder so), um das Dokument selbst durchzugehen. Planen Sie ein Treffen ein, wenn Sie das Dokument versenden, damit sie wissen, bis wann sie es geprüft haben müssen.

Wenn die Zeit für das Treffen gekommen ist, setzen Sie sich mit beiden Parteien zusammen (oder mit ihnen nacheinander, wenn Sie das bevorzugen) und gehen Sie das Dokument durch. Dies gibt Ihnen Zeit, um sicherzustellen, dass jeder versteht, was versprochen wird und was nicht. Es stellt auch sicher, dass Sie alle notwendigen Änderungen vornehmen können, bevor Sie mit der Umsetzung des Plans beginnen. Sie müssen sicherstellen, dass alle dem Plan zustimmen und dass jeder ihn abzeichnet, bevor die Arbeit beginnt. Sobald Sie all dies getan haben, sind Sie besser auf das endgültige Projektergebnis vorbereitet.