Projekt-Stakeholder – Wie alles beginnt
Wenn es um die Durchführung eines Projekts geht, wissen Sie, dass Sie einige Personen haben, die noch stärker involviert und verantwortlicher sind als andere. Sie wissen, dass es einige Personen gibt, die tatsächlich ein Interesse daran haben, was genau mit dem Projekt passiert. Und das sind die Projekt-Stakeholder.
Schauen wir uns einmal genauer an, wer sie eigentlich sind und was sie tun. Und warum Sie sie überhaupt in Ihrem Projekt brauchen, um den Erfolg zu sichern. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass Sie alles Menschenmögliche für Ihr Unternehmen tun.
Der Projekt-Stakeholder
Zunächst einmal sind die Projekt-Stakeholder Personen, die in irgendeiner Weise in das Projekt involviert sind. Man denkt bei einem Stakeholder vielleicht an jemanden, der eine finanzielle Beteiligung an etwas hat. Das ist beim Projektmanagement jedoch nicht unbedingt der Fall. Vielmehr sind Ihre Stakeholder Personen wie die Abteilungen in Ihrem Unternehmen, Ihr Kunde, Ihr Team, das Sie bei der Projektdurchführung unterstützt, und so weiter. Dies sind die Personen, die dafür verantwortlich sind, Sie von Ihrem jetzigen Stand bis zum Abschluss Ihres Projekts zu begleiten.
Wenn man sich die eigentliche Definition eines Stakeholders ansieht, handelt es sich um jemanden, der aktiv am Projekt beteiligt ist. Das kann eine Einzelperson oder eine ganze Organisation sein. Und das bedeutet, dass die betreffende Person oder Organisation davon betroffen ist, wie das Projekt abgeschlossen wird und ob es überhaupt abgeschlossen wird. Sie haben also (normalerweise) keine finanzielle Beteiligung, aber sie haben etwas zu verlieren, wenn etwas schief geht. Und sie haben etwas zu gewinnen, wenn alles gut läuft. Sie haben ein Interesse am Projekt als Ganzes.
Beachten Sie nun, dass einige Ihrer Stakeholder extrem offensichtlich sein werden. Andere wiederum sind etwas weniger offensichtlich. Nicht nur das, einige von ihnen haben ein größeres Interesse am Projekt als andere. Manche haben vielleicht eine wichtige Rolle im Projekt, aber eine untergeordnete Rolle bei der Entscheidungsfindung. Oder jemand hat eine untergeordnete Rolle im Projekt, aber eine Hauptrolle bei Entscheidungen. Sie möchten wissen, wer jede dieser Personen ist und welche Aufgaben sie gegenüber dem gesamten Team tatsächlich hat. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass jeder seine Aufgaben wahrnimmt und an der richtigen Stelle ist.
Arten von Stakeholdern
Wir können bei jedem Projekt, an dem Sie arbeiten, zwei verschiedene Arten von Stakeholdern unterscheiden. Die ersten sind die internen Stakeholder, was bedeutet, dass die anderen Ihre externen Stakeholder sind. Denken Sie daran, dass dies sehr wichtige Personen sind. Ganz gleich, um welche Art von Stakeholder es sich handelt, Sie müssen jedem einzelnen Beachtung schenken und verstehen, was er benötigt und wie dies erreicht werden kann. Sie müssen sich auch Gedanken darüber machen, in welcher Beziehung sie zum Rest des Teams stehen, damit alles reibungslos abläuft.
Interne Stakeholder sind diejenigen, die sich innerhalb Ihres Unternehmens befinden. Das sind die Teammitglieder, die mit Ihnen an dem Projekt arbeiten. Dazu gehören auch die Personen, die dafür verantwortlich sind, dass das Projekt abgeschlossen wird. Das bedeutet Projektmanager, Organisationsleiter und Führungskräfte, Vorstände und so weiter. Im Grunde genommen gilt jeder im Unternehmen, der in irgendeiner Form am Gesamtprojekt beteiligt ist, als interner Stakeholder. Mit diesen Personen sollte es Ihnen am leichtesten fallen zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass sie den Nutzen aus diesem Prozess ziehen, den sie benötigen.
Externe Stakeholder sind Personen, die außerhalb Ihrer Organisation stehen, aber ein Interesse an den Abläufen haben. Dies sind Kunden oder Investoren. Es könnten auch Lieferanten sein, die auf Zahlungen warten, oder Personen, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nutzen. Dies sind Menschen, die von den internen Stakeholdern und deren Handeln beeinflusst werden. Sie sind auch die Personen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Unternehmen weiter auszubauen, da Sie Menschen brauchen, die Ihre Produkte und Dienstleistungen kaufen oder nutzen, und Sie Menschen brauchen, die bereit sind, in Sie und Ihr Angebot zu investieren.
Was Sie tun müssen
Wenn Sie der Projektmanager sind, besteht Ihre Aufgabe darin, dafür zu sorgen, dass die Dinge in Ihrem Projekt richtig erledigt werden. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass alle Ihre Stakeholder während des gesamten Prozesses wissen, was vor sich geht. Sie sollten gut informiert sein und (in dem Maße, wie es vorgesehen ist) in das Projekt einbezogen werden, an dem Sie arbeiten. Sie sollten mit allem, was geschieht, einverstanden sein und wissen, was wann zu tun ist. Aber sie sollten auch zufrieden sein, achten Sie also darauf, dass Sie während des gesamten Prozesses daran arbeiten, die Stakeholder zufrieden zu stellen.
Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch
Sobald Sie wissen, wer Ihre Stakeholder sind, können Sie eine Stakeholder-Analyse durchführen. Hierbei gewinnen Sie ein besseres Verständnis dafür, wer genau beteiligt ist und wie diese Personen involviert sind. Dies ist definitiv ein wichtiger Schritt, der sicherstellt, dass Ihr gesamtes Team bei jedem Schritt auf dem gleichen Stand ist. Wie führen Sie also eine vollständige Stakeholder-Analyse durch? Wir schauen uns das jetzt genauer an.
1. Kennen Sie Ihre Stakeholder
Zunächst müssen Sie eine Liste aller Personen erstellen, die in Ihrem Unternehmen als Stakeholder gelten. Denken Sie daran, dass Sie interne und externe Stakeholder haben werden. Denken Sie auch daran, dass Sie während des gesamten Prozesses Stakeholder haben. Wenn jemand erst gegen Ende des Projekts Lieferungen erbringt, gilt er dennoch als Stakeholder, und es ist wichtig, ihn auf Ihre Liste zu setzen. Sie möchten niemanden übersehen oder die Auswirkungen verkennen, die jemand auf das Projekt haben könnte, da Sie das später aus der Bahn werfen kann.
2. Setzen Sie Prioritäten
Welche der von Ihnen identifizierten Stakeholder werden die wichtigsten sein? Bringen Sie sie in eine gewisse Reihenfolge, von den Personen, die für das Projektergebnis am wichtigsten sind, bis hin zu denen, die weniger wichtig sind. Ihre wichtigsten oder am meisten geschätzten Entscheidungsträger sollten ganz oben auf der Liste stehen. Diejenigen, die eine Verantwortung für das Projekt tragen, aber keine wirklich großen Entscheidungsträger sind, stehen eher am Ende der Liste. Sie werden keine so große Rolle im Projekt spielen, sind aber dennoch wichtig und müssen einbezogen werden.
3. Wissen, was sie brauchen
Sie möchten sicherstellen, dass Sie nicht nur genau verstehen, wer Ihre Stakeholder sind, sondern auch, was sie von diesem Projekt erwarten. Legen sie Ziele und Standards für das Projekt fest? Sind diese Dinge Ihren Zielen ähnlich oder unterscheiden sie sich davon? Welche Art von Fragen, Bedenken oder Erwartungen haben sie? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie und jeder Ihrer Stakeholder bei dieser Investition auf derselben Wellenlänge sind, was Ihre Wünsche und Bedürfnisse betrifft?
Als Erstes sollten Sie mit jedem Ihrer Stakeholder sprechen. Sie möchten all diese Dinge und mehr wissen, damit Sie sicherstellen können, dass Ihr Projekt gut verläuft. Denken Sie daran, dass nicht alle Ihre Stakeholder die gleichen Interessen oder Erwartungen an Ihr Projekt haben werden. Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, Erwartungen zu steuern und sicherzustellen, dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Sie möchten sicherstellen, dass sie verstehen, welche Art von Ergebnis Sie anstreben, und dass sie auf dieses Ergebnis hinarbeiten.
4. Ihr Team managen
Sobald Sie all diese Dinge erledigt haben, müssen Sie immer noch wissen, wie Sie Ihr Team führen. Sie müssen verstehen, was in jeder Phase des Unternehmens oder des Projekts getan werden muss. Und während Sie Ihre Stakeholder zufriedenstellen und ihre Meinungen berücksichtigen möchten, müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie insgesamt die richtigen Entscheidungen treffen. Manchmal bedeutet das, den Rest des Teams zu ignorieren oder eine Entscheidung zu treffen, die nicht bei jedem beliebt ist. Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen, auch wenn diese unpopulär sind.
5. Verantwortlichkeiten schriftlich festhalten
Um Ihr Team wirklich so zu führen, wie Sie es sollten, empfiehlt es sich, die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten schriftlich festzuhalten. Dies hilft Ihnen zu wissen, wer was wann tun muss. Es signalisiert auch Ihrem Team und allen anderen Beteiligten, dass Sie die Sache ernst nehmen und jemanden wollen, der die Aufgabe bewältigen kann. Ganz zu schweigen davon, dass jeder Einzelne erfährt, was seine Aufgabe ist, damit es keine Unklarheiten darüber gibt, wer für was verantwortlich war.
Es passiert sehr leicht, dass man in eine Routine verfällt und etwas übersieht, das eigentlich die eigene Aufgabe ist. Wenn man alle Verantwortlichkeiten jeder Person aufschreibt, ist es für sie einfacher, auch den Überblick über die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu behalten. Sie könnten die Liste sogar priorisieren, damit sie wissen, welche Aufgaben am schnellsten erledigt werden müssen oder die meiste Sorgfalt und Liebe zum Detail erfordern. Von dort aus könnten Sie die restlichen kleineren Aufgaben auflisten, für deren Erledigung sie verantwortlich sind, damit Sie den Überblick behalten.
6. Kommunikation aufrechterhalten
Wenn es um die Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern geht, können Sie keinen einmaligen Ansatz wählen. Das bedeutet, dass Sie sich nicht einfach einmal mit ihnen treffen und dann in eine andere Richtung davoneilen können, in der Annahme, dass alles gut gehen wird. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie mit ihnen zusammenarbeiten und regelmäßige Zeiten festlegen, in denen Sie mit diesen Personen interagieren können, um sicherzustellen, dass Sie sie bei der Stange halten (und sie Sie ebenfalls auf Kurs halten). Durch den regelmäßigen Austausch mit Ihrem Team können Sie Probleme finden, bevor sie zu einer großen Sache werden.
Es passiert leicht, dass mangelnde Kommunikation zu einem großen Problem für jede Art von Projekt wird, an dem Sie arbeiten, egal ob es sich um ein großes oder ein kleines handelt. Wenn Sie nicht mit den Leuten reden, denen Sie vertrauen, dass sie den Job mit Ihnen erledigen, wie wollen Sie dann tatsächlich etwas erreichen? Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie regelmäßig mit diesen Personen sprechen und dass Sie alle auf derselben Wellenlänge sind. Das wird Ihnen helfen, die Arbeit schneller zu erledigen und sicherzustellen, dass Sie auch Ihr Projektmanagementsystem einhalten.
Wahl eines Projektmanagement-Systems
Wenn es darum geht, sich auf die Einführung eines Projektmanagementsystems vorzubereiten, benötigen Sie ein Programm, das Ihnen dabei hilft. Instagantt bietet Gantt-Diagramme, die Ihnen und Ihrem gesamten Team helfen, bei der Sache zu bleiben. Dieser Service bietet Ihnen alle Diagramme und Zeitpläne, die Sie benötigen, um Zeitpläne, Aufgaben, Fristen und mehr festzulegen. Das wird wichtig sein, wenn es darum geht, das Beste für Ihre Stakeholder zu erreichen, womit Sie sich unbedingt befassen müssen.
Wenn Sie keine Stakeholder haben, sind Sie auf sich allein gestellt, und das ist nie eine gute Idee, besonders für ein Startup. Suchen Sie also nach jemandem (oder ein paar Personen), die daran interessiert sein könnten, eine völlig neue Methode des Projektmanagements auszuprobieren.