La chose unique : se concentrer sur la gestion de projet

De nos jours, on confond souvent le fait d'être occupé avec le fait d'être productif. Gary Keller et Jay Papasan suggèrent, dans leur best-seller The ONE Thing, qu'en nous posant cette question, tout le reste deviendra plus simple ou inutile. Le livre examine comment le fait de consacrer tous tes efforts à un objectif central peut t'aider à obtenir d'excellents résultats.

En plus d'aider les gens à réussir, cette façon de planifier joue un grand rôle dans la gestion, notamment avec les diagrammes de Gantt et les projets de groupe. Nous passerons en revue les idées principales de The ONE Thing et la façon dont elles peuvent avoir un impact sur ta planification, ta gestion et ton exécution des projets.

La question de la focalisation : Trouver l'élément unique de ton projet

Keller a consacré le livre The ONE Thing à répondre à la question centrale. Quelle est l'action que je peux entreprendre et qui, en la réalisant, rend tout le reste plus simple ou inutile ? Cela t'aide à te concentrer sur ce qui est important pour ton objectif. Dans les projets de gestion, la clé est de reconnaître, à chaque étape, quelle tâche ou réalisation est la plus importante.

À titre d'exemple, en réalisant un diagramme de Gantt, réfléchis :

• Quelle est la dépendance qui soutient et dirige tout le reste ?
• Quel élément de travail, s'il était repoussé, bloquerait l'avancement de l'ensemble du calendrier ?

Poser régulièrement cette question permet aux chefs de projet d'allouer leurs ressources de la meilleure façon. Elle aide à donner un sens à l'emploi du temps chargé, en rejoignant l'équipe pour effectuer les tâches les plus importantes.

Aligner les actions quotidiennes sur les objectifs : Fixer des objectifs et l'habitude de la réussite

En appliquant l'idée de Keller, tu peux prendre tes objectifs à long terme et en faire des projets sur lesquels tu peux travailler aujourd'hui. Il faut d'abord savoir exactement quel est ton objectif "un jour", puis examiner tes objectifs pour cette année, ce mois, cette semaine et aujourd'hui. Cette approche rend la planification stratégique plus efficace lorsqu'elle est intégrée à des outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt.

Les chefs de projet peuvent déterminer l'objectif final, le découper en sections significatives, utiliser chaque section comme un jalon, puis créer des tâches pour atteindre chaque jalon. Toutes les tâches font partie de l'objectif principal, de sorte que rien n'est ajouté qui ne sera pas utile.

Le multitâche ne doit pas régir la gestion de projet

The ONE Thing s'oppose à l'idée que diviser notre attention peut augmenter notre productivité. Keller pense qu'essayer de faire différentes choses en même temps conduit à un travail moins concentré. En réalité, le fait de sauter entre différentes tâches professionnelles entraîne une période de récupération, provoque des erreurs et allonge le temps nécessaire à la réalisation d'un projet.

Il déconseille de confier aux équipes plusieurs projets en même temps. Comme les travailleurs utilisent un diagramme de Gantt pour les affectations, chaque étape doit leur permettre de s'occuper de leur rôle principal.

L'application de ce principe permet de résoudre les problèmes suivants :

• Réduire l'épuisement professionnel.
• Rehausser les normes de ce qui est fourni.
• Accomplir plus rapidement les tâches importantes.

Souvent, le multitâche se produit parce que la planification n'a pas été bien faite. Utilise plutôt ton diagramme de Gantt pour répartir les tâches et aider chacun à ne pas perdre de vue ses objectifs.

Comment organiser ton travail de projet sur un calendrier ?

Le blocage du temps est une méthode puissante expliquée dans The ONE Thing. Keller conseille de mettre de côté un temps où tu ne seras pas interrompu pour travailler sur ce qui est le plus important pour toi. Tu peux tracer ces étapes directement dans le diagramme de Gantt de ton projet.

• Donne à tes chefs de projet suffisamment de temps pour se concentrer sur la planification stratégique.
• Fournis aux développeurs des heures fixes pour travailler sur les fonctionnalités importantes.
• Créer des fenêtres de test ininterrompues pour les équipes d'assurance qualité.

En bloquant le temps, tu te concentres mieux et tu rends le calendrier de ton projet plus organisé. Les intervenants comprendront que le temps bloqué dans le diagramme de Gantt signifie qu'ils ne doivent pas t'interrompre.

Les petites raisons de la réussite

L'effet domino est l'une des métaphores importantes employées par Keller. Le fait de se concentrer sur une seule chose cruciale enclenche un processus qui allège la nécessité des tâches suivantes dans de nombreux cas. En gestion, le fonctionnement de l'effet domino peut influencer la création de diagrammes de Gantt.

• Détermine la tâche essentielle dans chaque phase majeure du projet.
• Garde-le en tête dans tout ce que tu fais.
• Ne passe pas aux tâches secondaires tant que le premier domino n'a pas été renversé.

Grâce à ce principe, le travail est harmonisé de façon à ce qu'il se déroule efficacement. Au lieu de commencer le marketing avant de connaître tous les détails du produit, fais du produit ton élément principal de la stratégie. Chaque tâche est plus facile une fois que celle qui la précède est terminée.

Pourquoi il est utile d'utiliser la volonté et de planifier selon un calendrier

Selon Keller, ta volonté s'épuise lentement au fur et à mesure que tu l'utilises. Tu devrais donc essayer d'accomplir des tâches à forte concentration pendant les périodes où tes capacités mentales sont les plus fortes. La réalisation de ces tâches dans le cadre de la gestion de projet pourrait inclure :

• Fixe un moment dans la matinée pour organiser des séances de remue-méninges ou des sessions stratégiques.
• Organiser ce genre de réunions plus tard dans la journée.
• Planifie tes tâches de travail en profondeur dans les premières heures de ton diagramme de Gantt.

En faire plus quand tu as de l'énergie et moins quand tu es fatigué te rend à la fois plus productif et plus heureux au travail. Aujourd'hui, les équipes sont plus attentives à la façon dont elles organisent leur temps, et les chefs de projet peuvent identifier les tâches qui doivent être énergisantes, en plus d'être opportunes.

L'utilisation des diagrammes de Gantt et de la méthode ONE Thing peut faciliter la mise en forme de ton projet

Avec un objectif, les diagrammes de Gantt peuvent afficher des calendriers ainsi qu'ajouter de la force à la mission. Basé sur The ONE Thing, un diagramme de Gantt utile montre l'objectif de chaque phase d'un projet. Dans ce style, tu dois donner la priorité au travail clé, réduire les activités sans importance et réserver du temps dédié aux tâches concentrées.

Il y a deux façons de procéder : Premièrement, souligne les tâches importantes avec des couleurs distinctives ; deuxièmement, place toutes les tâches sans importance ensemble ; et enfin, fais ressortir les liens importants entre les tâches en les marquant sur le diagramme. En suivant cette méthode, le diagramme de Gantt passe du statut de simple outil de planification à celui d'outil utile d'alignement.

L'habitude de la réussite consiste à faire UNE seule chose chaque jour.

Parallèlement à la méthode de planification, Keller propose L'habitude du succès, c'est-à-dire que nous devons accomplir chaque jour la SEULE tâche qui compte. Être cohérent, pense-t-il, t'aide à atteindre tes objectifs.

Pour les équipes de projet, cela peut se traduire par des séances de contact quotidiennes concentrées sur la même priorité, des examens hebdomadaires pour réévaluer et affiner la liste, et se poser fréquemment la question : Quelle est notre SEULE chose à ce stade ? Si les dirigeants font en sorte que cette habitude fasse partie des activités quotidiennes et des comportements de groupe, les équipes sont plus susceptibles d'éviter de se sentir occupées et de travailler plutôt à la réalisation des objectifs fixés.

En faisant correspondre l'objectif et les actions à chaque étape, le projet développe une approche disciplinée pour obtenir des résultats. Grâce à ce changement culturel, l'objectif de l'équipe passe de faire beaucoup de choses à faire de réels progrès.

Lorsque les chefs de projet ajustent les habitudes de travail de l'équipe pour refléter les objectifs à long terme, tous les membres de l'équipe auront l'impression de travailler vers un objectif aligné sur le résultat global.

Appliquer The ONE Thing aux projets agiles et hybrides

Cette approche s'applique tout autant aux environnements Agile et aux projets mixtes. Bien que The ONE Thing soit compatible avec la planification linéaire, son principe principal, qui consiste à donner la priorité à une seule chose, se marie parfaitement avec la façon dont Agile fonctionne au fil du temps.

Chaque sprint peut n'avoir qu'un seul objectif principal et les diagrammes de Gantt avec des couches ajoutées permettent de suivre les dépendances entre les sprints. Pendant la planification du sprint et les rétrospectives, il est important de se concentrer profondément pour que tout le monde reste sur la même voie. Dans les hybrides, où Agile et Waterfall sont utilisés, l'attribution de la SEULE chose à chaque partie garantit à la fois la clarté et la cohérence, quelle que soit l'approche adoptée.

Vaincre la distraction : Rester fidèle à la SEULE chose

Être concentré sur un environnement de projet non-stop signifie que tu dois faire face aux distractions lorsqu'elles se présentent. Les outils de The ONE Thing sont utiles : Note tes tâches à ne pas faire, utilise des cartes ou des notes autocollantes pour te référer à tes objectifs et déterminer les demandes qui ne relèvent pas de ta responsabilité.

L'élargissement du champ d'application et les changements de priorités sont généralement causés par des distractions ; le fait d'indiquer clairement à chaque équipe l'objectif principal de leurs efforts permet aux équipes d'éviter la dilution. En outre, les diagrammes de Gantt peuvent être utilisés pour la planification et pour garder tout sur la bonne voie.

Conclusion

Dans ONE Thing, nous découvrons qu'il ne s'agit pas de faire plus, mais de faire ce qui compte. Grâce à cela, les équipes peuvent atteindre leurs objectifs avec moins de risques d'erreur. Lorsqu'ils sont utilisés avec cette intention, les diagrammes de Gantt permettent d'assurer le progrès, au lieu de gérer uniquement les tâches.

Si tu te concentres sur ta UNE chose au fur et à mesure, que tu relies tout le travail à ton objectif principal et que tu gères le travail en profondeur, tu restes productif et tu réalises de grandes avancées. Maintenant que le multitâche est devenu la norme, La SEULE Chose nous aide à réaliser qu'être concentré est la véritable clé pour faire avancer les choses. Le processus de gestion de projet commence lorsque tu te demandes : Quelle est la SEULE chose ?

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