Pour toute organisation ou entreprise, il est très important de gérer les choses de manière efficace. L'un des moyens de parvenir à l'efficacité est de mener à bien toutes les tâches, mais il n'est pas très facile pour les employés de niveau supérieur de s'acquitter de ces tâches. C'est la raison pour laquelle ils divisent les tâches énormes en petites tâches et les répartissent entre les départements et les employés.
Comme ces tâches sont divisées, elles ont besoin d'une description appropriée qui aidera la personne à comprendre les exigences de la tâche. Cette description de la tâche est connue sous le nom d'élément d'action de la tâche.
Un point d'action n'est pas un terme simple car il peut contenir de nombreuses informations sur la tâche et ici, nous allons discuter de ce qu'est un point d'action et de tout ce qu'il faut savoir à ce sujet.
Les 3 principaux W de l'action :
Chaque fois que l'on parle d'un point d'action, il y a trois W qui sont pris en compte dans ce point d'action. Il s'agit de Qui, Quoi et Quand. Ces trois éléments sont examinés en détail ci-dessous.
Qui ?
Comme le terme l'indique, il s'agit de la personne qui s'occupera de la tâche. Le point d'action de cette tâche indiquera clairement que la tâche spécifique est attribuée à cette personne spécifique.
Quoi ?
Il s'agit d'une partie très importante de l'action. En effet, c'est la description qui indiquera à la personne ce qu'elle doit accomplir pour la tâche. Non seulement elle doit être claire, mais elle doit aussi être courte et précise afin qu'il n'y ait aucune ambiguïté.
Quand ?
C'est le temps qui est accordé pour que la tâche soit accomplie. On l'appelle parfois la date limite du projet. Il est préférable que ce terme ne soit mentionné que dans le format incomplet de l'heure et de la date plutôt que dans les formats occasionnels mentionnés.
Des conseils pour mettre en œuvre ces W d'actions dans ta vie professionnelle :
Bien qu'une action semble être une chose très simple à réaliser, elle ne l'est pas tant que ça. En effet, toute présence d'informations incertaines signifie que la personne qui doit s'occuper de la tâche devra faire face à de nombreuses difficultés.
Nous avons donc ici quelques conseils pour améliorer le point d'action de n'importe quelle tâche. Cela ne sera pas seulement utile aux autorités supérieures, mais aussi aux employés qui seront affectés aux tâches.
Clarifie les choses en fournissant une description courte mais claire :
Lorsque tu fais un point d'action, tu dois faire en sorte que les choses soient claires et courtes. Mais ce n'est pas une très bonne pratique que de faire un point d'action court et peu clair en même temps. Cela créera des problèmes pour la compréhension de l'action. Par exemple, si nous prenons l'exemple d'un registre des ventes pour un bureau et que la tâche consiste à créer un rapport des ventes pour la semaine en cours.
Si tu définis ton action comme "Registre des ventes" et que tu l'attribues à un employé, celui-ci ne saura pas ce qu'il doit faire. Pour que les choses soient plus claires, tu peux la définir comme l'examen du registre des ventes ou la rédaction d'un rapport sur le registre des ventes. Cela permettra de clarifier la tâche qui doit être accomplie.
Commencer toujours ton action par un verbe t'aidera beaucoup :
La plupart du temps, les gens se demandent ce qu'est une action et comment la rendre efficace. Voici comment tu peux rendre ton action efficace. Comme un point d'action ne peut pas être composé d'un ou deux mots, car cela entraînerait de nombreuses ambiguïtés, c'est une bonne pratique que de faire ton point d'action sous la forme d'une phrase.
La meilleure pratique consiste à commencer le nom par un verbe, car cela présente plusieurs avantages. Certains de ces avantages sont énumérés ci-dessous.
- Cela t'aidera à ne pas t'éloigner de l'objet de l'action.
- Cela t'aidera à mieux comprendre.
- Cela rendra les instructions plus claires dès le départ.
Si nous reprenons le même exemple que dans le cas précédent, nous pouvons voir que le fait de rendre l'action comme "faire un rapport de vente" indiquera à la personne ce dont elle doit s'occuper dans cette tâche.
Fais en sorte que ton action ressemble à des instructions :
Une excellente façon de rendre tes actions efficaces est de les présenter sous forme d'instructions. Cela rendra très clair ce qui est demandé et parfois les descriptions aideront aussi à une meilleure compréhension.
Lorsque tu fais ressembler tes actions à des instructions, les tâches énormes deviennent non seulement plus faciles à diviser, mais les employés comprennent aussi très facilement la portée de l'ensemble du projet parce qu'ils savent quelles sont les parties qui sont en corrélation dans les projets et comment ils peuvent augmenter l'efficacité de leur tâche.
Outre le titre, les descriptions peuvent également être faites sous forme d'instructions. Il sera extrêmement utile aux employés de comprendre ce dont ils doivent s'occuper, car la description sera déjà très utile.
Transformer cette description utile en un ensemble d'instructions te permettra de comprendre plus facilement le problème auquel tu dois faire face.
N'oublie jamais d'ajouter des dates d'échéance pour toutes les actions :
En dehors de toutes les autres forces qui poussent une personne à accomplir ses tâches, les dates d'échéance et les délais sont les plus efficaces. En effet, une date limite fixe un délai pour les projets et les tâches. Chaque fois que tu fais une action et que tu l'attribues à un employé ou à une tâche spécifique, l'une des choses à prendre en compte est la date limite.
Cette date limite n'aidera pas seulement l'employé à mieux gérer son temps, mais elle aidera aussi les employeurs à gérer les délais ultimes du projet complet.
Une grande erreur dans cette partie de l'élaboration des actions est que les gens fixent généralement des échéances sous forme de jours comme "5 jours ou 2 semaines". Cela pose de nombreux problèmes. En voici quelques-uns.
- Ce n'est pas une façon très formelle d'assigner une date limite, elle n'aura donc pas un très bon impact sur la personne à qui l'on confie la tâche.
- Tu auras des problèmes liés au temps car aucune date limite n'est mentionnée.
- Les personnes qui ont des fuseaux horaires différents peuvent être confrontées à de nombreux problèmes.
La meilleure solution à tous ces problèmes est de faire une date limite appropriée qui comporte toutes ces parties d'information.
- L'heure avec AM et PM.
- La région de localisation du temps.
- Jour, date, mois et année.
Avec tous ces éléments ajoutés dans la date limite, celle-ci sera complète et il ne restera plus aucune ambiguïté sur la date limite.
Attribue aux gens leurs tâches de manière intelligente :
Tout en sachant ce qu'est une action et en élaborant les actions pour une tâche spécifique, il faut savoir quel employé sera le mieux placé pour cette tâche. Ce n'est pas une très bonne pratique que de confier une tâche liée à la comptabilité à une personne d'un autre service.
En effet, le manque d'informations et de compétences entraînera un manque de performance et de productivité. C'est pourquoi tu ne dois confier les tâches qu'aux employés liés à un service spécifique.
Les mesures à prendre sous forme d'étapes seront extrêmement utiles :
S'il y a plus d'une tâche, il doit y avoir plus d'une action et la meilleure façon de gérer cette situation est que tu fournisses les informations étape par étape. Cela te sera très utile et cette action servira de guide pour résoudre les tâches les plus complexes.
Fournis des détails courts mais descriptifs sur chaque action :
Il arrive que tu ne confies pas une seule tâche à un employé. Dans ce cas, un employé doit s'occuper d'un grand nombre de tâches et pour chacune d'entre elles, un point d'action doit être établi. Si tu cherches à savoir ce qu'est un point d'action et comment tu peux le rendre utile pour les employés et les employeurs, ceci sera la meilleure solution pour toi.
Comme la fiche de suivi sert à indiquer aux employés ce qu'ils doivent faire, il faut que cela soit très clair. Pour ce faire, la fiche d'action doit contenir une description appropriée pour chaque tâche. Certaines propriétés de la description sont indiquées ci-dessous.
- Elle doit être courte et aller droit au but.
- La description de la tâche doit être facile à comprendre.
- Aucune des informations importantes ne doit être omise.
Lorsque tu créeras une description pour l'action, il sera très facile pour l'employé de comprendre les exigences de la tâche et, de cette façon, l'action sera très utile pour l'employé.
Conclusion :
Il est parfois nécessaire de diviser des tâches complexes et difficiles en petits morceaux. Si tu cherches la réponse à la question de savoir ce qu'est une action, la réponse est qu'il s'agit d'un ensemble d'instructions qui permet d'attribuer ces petits morceaux d'une tâche complexe à différents employés. Cela permet à chaque employé de comprendre facilement la tâche qui lui est assignée et ses exigences.
