クリス・ベイリーが1年にわたり行った生産性の実験と、ガントチャートとプロジェクト管理を使った彼の洞察を、よりハードにではなく、よりスマートに働くために応用する方法を学ぶ。
クリス・ベイリーは、1年間かけて個人の生産性ハックをテストし、習慣、注意力、効果について実験を行った。著書『The Productivity Project（生産性向上プロジェクト）』では、私たちがどのように働き方を組織化するのがベストなのか、具体的な教訓を述べている。
ガントチャートやプロジェクトマネジメントのベストプラクティスと組み合わせることで、スケジュール、依存関係、コラボレーションが重要なプロジェクト環境において、ベイリーが提供する洞察は非常に強力なものとなる。このアウトラインは、作業プロセスを設計し、エネルギーを最適化し、持続可能なチームの成果を得る方法を示している。
クリス・ベイリー氏は、人生の1年間を生産性の研究に捧げ、低下習慣の改善、集中力、効率性などを研究した。生産性向上プロジェクト」は、彼の発見を共有し、時間制限、共同作業、努力の調整が不可欠なプロジェクト環境で応用できる有益な教訓を提供する。
ガントチャートや体系的なプロジェクトマネジメントと組み合わせた彼の洞察は、効率的なワークフローを構築し、エネルギーを持続させ、定期的な成果を達成するためにチームを支援することができる。
ベイリーが強調するのは、生産性とは意志の力や単なる時間管理ではなく、注意力とエネルギー管理であるということだ。プロジェクトにおける最も堅実な計画でさえ、精神的疲労や注意散漫によって台無しになる可能性がある。エネルギーの高い時間帯に合わせて最も重要な仕事を展開することが、生産性を高める。
現実的には、最も注意力が高いときに仕事をスケジューリングし、時々エネルギーを補給することが必要だ。ガントチャートは、集中ブロックと充電期間を配置することで、このような戦略をとらえ、質の高いアウトプットと時間内のプロジェクト完了を高めることができる。
ベイリーによれば、いわゆる「3の法則」を編み出したという。それによれば、毎日、朝、昼、晩の3回、実行すべき重要な行動を定義することから始める。これにより、過負荷を避け、バランスの取れた有意義な一日を過ごすことができる。
これらのタスクは、プロジェクトの文脈でガントチャートで最も優先順位の高いものとして記述することができる。プロジェクトのクリティカルパスに従ってスケジューリングし、これらの時間のかたまりを雑念から守ることで、より集中的で効果的な仕事が期待できる。
忙しいことは生産的であることを意味しない。ベイリーが指摘する2つの罠は、低生産性（重要でないことに忙殺される）と超生産性（休まず働く）である。これらをコントロールするには、時間を意図的に整理する必要がある。
例えるなら、プロジェクトマネージャーはミーティングやメールの時間を割り当て、それ以外の時間を深く集中した仕事の時間として確保することができる。ガントチャートでこれらのゾーンを視覚的に区別することで、チームメンバーがエンゲージメントとバーンアウトのバランスを取ることができる。
私たちのエネルギーレベルは、日中に自動的に下がったり上がったりする。ベイリーがエネルギーの高い局面と集中力の高い活動を組み合わせてみたところ、パフォーマンスが大幅に向上した。個人とグループのエネルギー・サイクルを認識し、それに沿って活動することは、プロジェクト・チームにとって有利である。
エネルギーレベルが高い時間帯に難易度の高い仕事を割り当て、午後はあまり重要でない仕事を割り当てる方が、より持続可能なワークフローとなり、気分も高揚するだろう。
マルチタスクは集中力と卓越性を低下させる。ベイリーが発見したのは、60分から90分1つのタスクに集中し、その後休憩を取ることで、より良いパフォーマンスを発揮できるということだった。これは、短時間の休憩を挟んで集中的な作業セッションを組み立てるチームでも見習うことができる。
このようなウィンドウの中で成果を追跡することで、チームはスケジュールを最適化し、燃え尽きを防ぐことができる。
通知やEメールなどの気が散るものによって中断されると、集中力は失われる。ベイリー氏は、深いワークセッションの間、これらに触れる機会を制限するようアドバイスしている。これは、チームが集中時間帯に共通の静かな場所を指定し、ガントチャートにうまく表示することで促進できる。個人のカレンダーを共有することで、誰も他の人の時間と注意を無駄にすることがない。
ベイリーが発見したのは、日々の小さな習慣が広く結果をもたらすということだった。そのひとつが時間管理であり、これによって彼は自分の仕事の習慣とエネルギー消費量をよりよく理解できるようになった。チームは、大きなプロジェクトを展開する前に同じことをすることができる。タスクに対するエネルギーを測定することで、スケジュールを最適化し、プロジェクトを計画する際に賢くなることができる。
休息は生産性を高める燃料なのだ。ベイリーによれば、計画的な休養期間がなければ、パフォーマンスは低下する。休憩、食事、ダウンタイムなどは、他の仕事と同じようにプロジェクトで計画されなければならない。ガントチャートにそれらを含めることで、回復力を高め、疲労によるミスの可能性を低くすることができる。
毎日同じ儀式を行うことで、脳に仕事モードに入るよう指示しているのだ。ベイリーは、仕事場の掃除や優先順位の再検討といった簡単な合図に頼っていた。プロジェクト・チームは、計画と実際の仕事の間の正式な移行を提供するために、毎日の仕事始めに予定することができる儀式的タスクの助けを借りることができる。このような習慣は、生産性をより無意識的かつ持続的なものにする。
時間管理能力には練習が必要だ。ベイリー氏は、計画-実行-反省-調整のサイクルを提案している。プロジェクト計画には、チームによる振り返りのチェックポイントを組み込むべきである。すべてのマイルストーンの後に学んだ教訓は、今後の計画に生かすことができる。
会議は時間の浪費になりかねない。ベイリー監督は、短時間でゴール志向の訪問を好む。プロジェクトチームは、長時間のミーティングを短時間のスタンドアップに置き換え、各ミーティングを明確な結果に焦点を当てたものにすることができる。こうすることで、実作業をする時間がなくなり、プロジェクト目標に沿ったコミュニケーションが可能になる。
ベイリーが行ったのは、努力、エネルギー、満足度をカウントした仕事のフォローアップだけではなかった。同じことをプロジェクト環境で行うと、パターンが浮かび上がり、長期的な成果を高めるような変更を加えることができる。ガント・ワークフローでは、集中度やエネルギー・スコアなどの測定が行われ、チャートが自己分析や能力開発のツールになることもある。
完了した仕事の数が価値を決めるのではない。ベイリーが発見したのは、無関係な仕事を編集することで、より効率的になることだった。この原則は、実施プロセスの前に無関係なタスクを排除するため、プロジェクトに有利である。週次レビューは、雑然としたものを排除し、重要なことに集中するための刈り込みセッションともいえる。
本当の生産性とは、どれだけ忙しいかではなく、結果によってもたらされる。ベイリーが重視したのは労働時間ではなく、成果だった。プロジェクトでは、成果物や根本的なタスクを定量化可能な目標に明記しなければならない。例えるなら、コーディングの時間ではなく、機能的な機能の達成度を数えることで、チームは結果に集中することができる。
計画に費やした時間は、のちのち何時間も節約できる。ベイリーが実証したように、準備、ツールのセットアップ、習慣作りは長期的には価値があることがわかった。プロジェクト管理では、タスクの定義、役割、ツールのトレーニングなどを事前に行うことで、可能な限りシームレスに実行し、混乱を防ぐことができる。
燃え尽き症候群の原因は、何にでもイエスと言うことだ。ベイリーが提案するのは、それを選択し、意味づけることだ。これはプロジェクト計画にも応用できる。タスクを詰め込みすぎても、3の法則を毎日使っても、チームを過剰に引き伸ばすことはできないし、一貫した進捗を確保することもできない。
人によって仕事のやり方は違う。Bailey氏は、何が最適になるか、いろいろ試してみることを提案している。チームは、どのスケジューリング・パターンが最良の結果を生むかをモニターし、その情報を、その後のプロジェクト計画を調整するために活用することもできる。ワークフローを個人にカスタマイズすることで、全体のアウトプットが増加する。
生産性を向上させるということは、大きなジャンプをすることではなく、小さな一定のジャンプをすることである。ベイリー氏は、小さな変化も積み重なることを実証した。チームはまた、スピード、品質、手戻りの削減における週ごとの利益を測定・監視し、ガントツールでこの利点を視覚的に示すことができる。
ベイリー氏のアプローチは、チームとして拡張性がある。相互に調整された作業セッションとグループ休憩を計画することで、団結とグループの生産性が促進される。主な作業ブロックを整理し、振り返りポイントをガントスケジュールに導入することで、すべての人の足並みをそろえ、モチベーションを維持することができる。
生産性は人生の奴隷であるべきで、主人であってはならない。ベイリー氏は、常に働き続けるのではなく、ワークライフバランスとウェルビーイングを奨励している。チームは、四半期ごとにウェルビーイングとレジリエンスのチェックインを設定し、カレンダーにまとまった休憩時間を追加することで、燃え尽き症候群を回避し、パフォーマンスを維持することができる。
クリス・ベイリーによる『生産性向上プロジェクト』は、生産的であることは幸運であることではなく、磨くべきスキルであることを明らかにする。これらの原則は、ガントチャートの使用や優れたプロジェクト管理の実践とともに、集中し、調和し、持続可能な労働条件をもたらす。
注意をコントロールし、エネルギーを温存し、重要な結果に集中すれば、チームは正しい方向に前進することができる。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
