Les calendriers de projet : Ce que tu dois savoir pour qu'ils fonctionnent pour toi

Pour que cela se produise, tu as besoin d'un calendrier de projet spécifique que tu utilises tout le temps.
Cela signifie que tu as besoin d'un calendrier de projet qui soit spécifique, définitif, collaboratif et organisé. Tu en as besoin pour communiquer avec tous les membres de l'équipe et tous les responsables des tâches qu'ils doivent accomplir. Et tu dois t'assurer que tout le monde atteint les objectifs que tu as fixés. Alors, que dois-tu savoir d'autre sur les calendriers de projet et sur la façon de les utiliser ? Qu'y a-t-il d'autre à savoir sur leur origine et leur fonctionnement ? Eh bien, il y a pas mal de choses que tu devrais savoir.
Nous allons examiner de plus près les calendriers de projet et ce qu'ils impliquent et signifient vraiment pour toi. Ton entreprise s'en portera beaucoup mieux.

D'où viennent les calendriers de projet

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On ne sait pas exactement d'où viennent les calendriers de projet, car les gens tiennent des listes de tâches et écrivent sur des calendriers depuis longtemps. Mais ils ont définitivement commencé à prendre de l'importance en passant au secteur commercial. Toute entreprise a besoin d'une certaine forme de planification de projet, bien que tu puisses utiliser une méthode différente de celle d'autres entreprises ou même d'autres personnes au sein de la même entreprise. L'essentiel est d'avoir une méthode pour suivre ce qui se passe dans ton entreprise à tout moment. Et à partir de là, tu as de nombreuses options.

Types de calendriers de projet

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Il existe de nombreux types de plannings de projet que tu peux utiliser et qui vont des listes de tâches aux calendriers en passant par les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban. C'est à toi de décider lequel de ces types de plannings tu veux conserver et c'est à ton entreprise de déterminer ceux qui fonctionnent le mieux. Toute ton équipe se portera mieux si tu disposes d'une structure cohérente et d'un moyen de t'assurer que tout le monde est sur la bonne voie à tout moment.

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Listes de choses à faire : Elles peuvent être utiles si tu n'as pas beaucoup de choses à faire à un moment donné. Une liste de tâches est un moyen facile d'écrire chacune des tâches sur lesquelles tu travailles actuellement et de t'assurer que chacune d'entre elles est réalisée rapidement. Si tu as beaucoup de tâches ou si les tâches sont à différents stades d'achèvement, il peut cependant être difficile d'utiliser ces listes. De plus, si tu n'es pas le responsable de toutes les tâches, il peut être difficile d'avoir une liste de tâches pour différentes personnes. Il peut aussi être difficile de communiquer avec les autres.

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Calendriers : Un calendrier semble être une excellente idée en théorie, mais il peut être un peu difficile à suivre. Si tu as un calendrier en papier, il est difficile pour tout le monde de le voir en même temps. Il faut constamment faire des allers-retours vers le calendrier. Il est également difficile de mettre à jour les choses, de communiquer avec tout le monde et ton calendrier n'est efficace que si tout le monde le consulte quotidiennement. Les calendriers en ligne peuvent résoudre beaucoup de ces problèmes, mais ils demandent toujours beaucoup de travail pour rester à jour à tout moment.

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Diagrammes de Gantt: Ces diagrammes sont un excellent moyen de garder une trace de tout ce qui doit être fait au sein de ton projet ou de ton équipe. Ils te permettent de suivre toutes les informations dont tu as besoin, comme la tâche à accomplir, quand elle doit être commencée et terminée, qui en est responsable, et bien plus encore. Tu peux aussi communiquer directement dans le tableau, ce qui facilite la mise au courant de tout le monde. De plus, ce type de tableau est facile à lire pour tout le monde et permet d'organiser les choses pour que tes projets restent encore mieux sur la bonne voie.

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Cartes Kanban: Ces tableaux sont similaires aux diagrammes de Gantt en ce sens qu'ils vont te permettre de suivre toutes les mêmes informations. Tu vas pouvoir facilement disposer tes tâches sur chacune des cartes et les déplacer d'une zone à l'autre pour passer des tâches qui doivent être faites à celles qui sont en cours, puis à celles qui sont terminées. Tu peux assigner différentes dates de début et de fin et tu peux aussi créer des catégories comme tu le souhaites. Tu auras toujours des méthodes de communication avec tous les membres de ton équipe et tu pourras facilement apporter des changements tout au long du projet.

Que dit le calendrier d'un projet ?

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Tout d'abord, un calendrier de projet t'indique ce qui doit être fait. Il énumère chacune des différentes tâches qui doivent être accomplies pour qu'un projet soit considéré comme terminé et il donne des informations détaillées sur les ressources nécessaires à ce projet et sur le moment où il doit être achevé. Le calendrier doit donner beaucoup d'informations pour être utile et pour que toutes les personnes impliquées dans le projet sachent ce qu'elles sont censées faire. Plus le calendrier de ton projet est détaillé, plus il est efficace.
Tu voudras inclure chaque tâche, car c'est le point du calendrier de ton projet. À côté de chaque tâche, tu voudras inclure la date de début, la date de fin, les étapes importantes, la personne responsable de cette tâche ou des différentes composantes de la tâche, et tout ce que tu peux faire d'autre. En bref, tu veux inclure autant d'informations que possible pour que toute personne qui examine cette tâche et ce projet dans son ensemble comprenne ce qui se passe et ce qu'il reste à faire. C'est ainsi que tu t'assures que tout est fait correctement.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

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Lorsqu'il s'agit de plannings de projet, tu dois garder à l'esprit que ton équipe va regarder ce document et l'utiliser comme source d'information. Ils vont avoir confiance dans le fait que tout ce qui figure sur le calendrier du projet est non seulement exact, mais aussi à jour et aussi récent que possible. Cela signifie qu'en tant que chef de projet, tu dois t'assurer que tu surveilles le calendrier pour t'assurer que c'est bien le cas. Si tu ne le fais pas, tu pourrais découvrir que certains membres de ton équipe travaillent sur des choses qui n'ont pas besoin d'être faites parce qu'ils l'ont vu sur une ancienne version du calendrier.
Tu dois aussi garder à l'esprit qui a accès au calendrier de ton projet. Si tu définis des tâches pour des personnes d'un autre service mais qu'elles n'ont pas accès au calendrier du projet ou ne savent pas qu'elles doivent le consulter, ton projet risque de prendre du retard. De même, si un membre de l'équipe ne comprend pas ce que dit le calendrier, comment marquer les tâches dans le calendrier ou comment l'utiliser, il risque de retarder tout le projet simplement parce qu'il ne comprend pas ce qu'il faut faire.

Comment établir ton propre calendrier de projet

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Lorsqu'il s'agit d'établir le calendrier de ton projet, tu veux commencer par les bases. Cela signifie que tu dois te poser trois questions importantes.
- Qu'est-ce qui doit être fait ?
- Quand cela doit-il être fait ?
- Qui va le faire ?

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Une fois que tu as répondu à ces trois questions, tu peux commencer à créer ta liste de tâches et cette liste de tâches va te permettre de créer l'emploi du temps que tu recherches et dont ton équipe a besoin pour réussir.

Que faut-il faire ?

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La première question porte sur ce qu'il faut faire. C'est ici que tu vas présenter le projet dans son ensemble et chacune des tâches qui permettent de le faire passer de l'état actuel à l'état final. N'hésite pas à présenter tes tâches en étapes aussi simples que possible et à décomposer les choses de plus en plus pour arriver aux tâches que ton équipe doit accomplir.
Tu devras également déterminer quelles tâches dépendent d'autres tâches à ce stade. Par exemple, il se peut qu'une tâche doive être terminée avant que la tâche suivante puisse commencer. Ces dépendances doivent être notées parce qu'elles joueront un rôle important dans la façon dont tes tâches seront attribuées et dans le type d'échéances que tu fixeras pour chacune d'entre elles.

Quand faut-il le faire ?

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Ta prochaine question consiste à déterminer quand tout doit être fait. Certaines de tes tâches devront être accomplies très rapidement et auront des délais courts. Il peut s'agir de projets et de tâches urgentes ou de tâches de base qui doivent être accomplies pour que tout le reste puisse être fait. Mais toutes tes tâches ne rentreront pas dans cette catégorie rapide. Certaines prendront plus de temps.
Maintenant que tu as une liste de toutes les différentes tâches qui doivent être accomplies, il est temps de voir quand elles doivent l'être. N'hésite pas à écrire les dates d'échéance et les dates de début de chacune de ces tâches. Tu feras mieux de travailler avec les personnes et les équipes responsables de la tâche pour t'assurer que les estimations que tu as (puisqu'elles seront estimées à ce stade) sont plus précises.

Qui va le faire ?

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Nous avons commencé par les équipes et les personnes qui sont responsables des tâches dans la question précédente, mais cela mérite aussi son propre domaine. Tu dois t'assurer que tu sais qui sera responsable de chacune des différentes tâches que tu as attribuées. Et tu dois t'assurer qu'aucune personne ou équipe n'est responsable de trop de choses. Tu dois déléguer les tâches sur lesquelles tu travailles pour que les choses soient faites à temps.

Utiliser le bon système

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Lorsque tu es prêt à créer le calendrier de ton projet, il est temps d'examiner toutes les options qui s'offrent à toi. Regarde les différents programmes qui existent pour t'aider à planifier tes tâches avec précision et envisage différents formats comme les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban. Avec l'un ou l'autre de ces formats, tu disposeras d'une méthode claire et concise pour suivre tous tes projets et t'assurer que toute ton équipe est sur la même longueur d'onde du début à la fin. Une bonne planification de projet fera toute la différence.
Instagantt est un excellent moyen pour toi de t'assurer que tu réalises tout ce dont tu as besoin quand tu en as besoin. Que tu décides d'utiliser des diagrammes de Gantt ou des tableaux Kanban, ou même de passer de l'un à l'autre, tu pourras réaliser tout ce dont tu as besoin avec Instagantt. Et plus important encore, le logiciel est simple à utiliser et facile à collaborer. Tu peux embarquer toute ton équipe facilement et à peu de frais, ce qui facilite la mise en place de ce processus au sein de ton entreprise. Quel que soit le nombre de projets sur lesquels tu travailles en un mois ou une année entière, tu peux utiliser Instagantt pour te maintenir sur la bonne voie.

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