परियोजना अनुसूची: उन्हें यो के लिए काम करने के लिए आपको क्या जानना चाहिए

ऐसा होने के लिए, आपको एक विशिष्ट प्रोजेक्ट शेड्यूल की आवश्यकता होती है जिसका आप हर समय उपयोग करते हैं।
इसका मतलब है कि आपको एक परियोजना अनुसूची की आवश्यकता है जो विशिष्ट, निश्चित, सहयोगी और संगठित हो। आपको टीम में सभी के साथ संवाद करने और उन कार्यों के लिए जिम्मेदार सभी लोगों के साथ संवाद करने की आवश्यकता है जो उन्हें करने की आवश्यकता है। और आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि हर कोई आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त कर रहा है। तो, आपको प्रोजेक्ट शेड्यूल के बारे में और क्या जानने की आवश्यकता है और उनका उपयोग कैसे करें? वे कहां से आते हैं और कैसे काम करते हैं, इसके बारे में जानने के लिए और क्या है? खैर, बहुत कुछ है जो आपको पता होना चाहिए।
हम प्रोजेक्ट शेड्यूल पर थोड़ा करीब से नज़र डालने जा रहे हैं और बस वे वास्तव में आपके लिए क्या मायने रखते हैं और इसका क्या मतलब है। आपका व्यवसाय इसके लिए बहुत बेहतर होने वाला है।

प्रोजेक्ट शेड्यूल कहाँ से आते हैं

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यह अनिश्चित है कि प्रोजेक्ट शेड्यूल कहां से आया क्योंकि लोग लंबे समय से कार्य सूची रख रहे हैं और कैलेंडर पर लिख रहे हैं। लेकिन वे निश्चित रूप से वाणिज्यिक क्षेत्र में आगे बढ़ने के लिए और अधिक महत्वपूर्ण बनने लगे हैं। किसी भी व्यवसाय को किसी प्रकार के प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग की आवश्यकता होती है, हालांकि आप अपने समान व्यवसाय के भीतर अन्य व्यवसायों या यहां तक कि अन्य लोगों की तुलना में एक अलग विधि का उपयोग कर सकते हैं। कुंजी यह है कि किसी भी समय आपके व्यवसाय में क्या हो रहा है, इस पर नज़र रखने का कोई तरीका है। और वहां से, आपके पास बहुत सारे विकल्प हैं।

परियोजना अनुसूचियों के प्रकार

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बहुत सारे विभिन्न प्रकार के प्रोजेक्ट शेड्यूल हैं जिनका उपयोग आप टू-डू सूचियों और कैलेंडर से लेकर गैंट चार्ट और कानबन बोर्ड तक कर सकते हैं। यह पूरी तरह से आप पर निर्भर करने जा रहा है कि आप इनमें से किस प्रकार के शेड्यूल को रखना चाहते हैं और यह आपके व्यवसाय पर निर्भर करेगा कि कौन सा सबसे अच्छा काम करता है। आपकी पूरी टीम बेहतर होने जा रही है यदि आपके पास एक सामंजस्यपूर्ण संरचना है और यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि हर कोई हर समय ट्रैक पर है।

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टू-डू सूचियाँ: ये अच्छे हो सकते हैं यदि आपके पास किसी भी समय बहुत कुछ नहीं चल रहा है। एक टू-डू सूची आपके प्रत्येक कार्य को लिखने का एक आसान तरीका है जिस पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं और सुनिश्चित करें कि उनमें से प्रत्येक जल्दी से किया जाता है। यदि आपके पास बहुत सारे कार्य हैं या यदि कार्य पूरा होने के विभिन्न चरणों में हैं, तो इन सूचियों का उपयोग करना मुश्किल हो सकता है। इसके अलावा, यदि आप सभी कार्यों के लिए जिम्मेदार नहीं हैं, तो अलग-अलग लोगों के लिए टू-डू सूची रखना मुश्किल हो सकता है। उन्हें दूसरों के साथ संवाद करना भी मुश्किल हो सकता है।

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कैलेंडर: एक कैलेंडर सिद्धांत में एक महान विचार की तरह लगता है लेकिन इसका ट्रैक रखना थोड़ा मुश्किल हो सकता है। यदि आपके पास एक पेपर कैलेंडर है, तो सभी के लिए एक ही समय में देखना मुश्किल है। उन्हें कैलेंडर में आगे-पीछे होते रहना पड़ता है। चीजों को अपडेट करना भी मुश्किल है, सभी के साथ संवाद करना कठिन है और आपका कैलेंडर केवल तभी प्रभावी होता है जब हर कोई इसे रोजाना देखने के लिए आगे और पीछे जाता है। ऑनलाइन कैलेंडर इनमें से कई समस्याओं को दूर कर सकते हैं लेकिन उन्हें अभी भी हर समय बनाए रखने के लिए बहुत काम करने की आवश्यकता होती है।

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गैंट चार्ट: ये चार्ट आपके प्रोजेक्ट या टीम के भीतर की जाने वाली हर चीज पर नज़र रखने का एक शानदार तरीका है। वे आपको उन सभी सूचनाओं को ट्रैक करने देते हैं जिनकी आपको आवश्यकता होती है जैसे कि वह कार्य जिसे पूरा करने की आवश्यकता होती है, जब इसे शुरू करने और समाप्त करने की आवश्यकता होती है, कौन जिम्मेदार है, और बहुत कुछ। आप चार्ट में सीधे संवाद भी कर सकते हैं, जिससे सभी को लूप में रखना आसान हो जाता है। इतना ही नहीं, बल्कि इस प्रकार का चार्ट सभी के लिए पढ़ना आसान है और चीजों को व्यवस्थित रखता है ताकि आपकी परियोजनाएं और भी बेहतर तरीके से ट्रैक पर रह सकें।

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कानबन बोर्ड : ये बोर्ड गैंट चार्ट के समान हैं, क्योंकि वे आपको सभी समान जानकारी को ट्रैक करने देंगे। आपको प्रत्येक कार्ड पर अपने कार्यों को आसानी से रखने में मदद मिलेगी और फिर आप उन्हें आसानी से एक क्षेत्र से दूसरे क्षेत्र में ले जा सकते हैं ताकि उन्हें उन कार्यों से पास किया जा सके जिन्हें करने की आवश्यकता है, उन कार्यों में जो प्रगति पर हैं और फिर वे जो पूरे हो चुके हैं। आपको अलग-अलग आरंभ और समाप्ति तिथियाँ निर्दिष्ट करने को मिलती हैं और आप अपनी इच्छानुसार श्रेणियाँ भी सेट कर सकते हैं। आपके पास अभी भी अपनी टीम के सभी लोगों के साथ संचार के तरीके होंगे और साथ ही पूरे प्रोजेक्ट में आसान बदलाव भी होंगे।

प्रोजेक्ट शेड्यूल आपको क्या बताता है?

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सबसे पहले, एक प्रोजेक्ट शेड्यूल आपको बताता है कि क्या करने की आवश्यकता है। यह उन विभिन्न कार्यों में से प्रत्येक को सूचीबद्ध करता है जिन्हें किसी परियोजना को पूरा करने के लिए पूरा करने की आवश्यकता होती है और यह उस परियोजना के लिए आवश्यक संसाधनों के बारे में विस्तृत जानकारी देता है और जब इसे पूरा करने की आवश्यकता होती है। शेड्यूल को उपयोगी होने के लिए और उस परियोजना में शामिल सभी लोगों के लिए यह जानने के लिए बहुत सारी जानकारी देने की आवश्यकता है कि वे क्या करने वाले हैं। आपका प्रोजेक्ट शेड्यूल जितना विस्तृत होगा, वह उतना ही अधिक कुशल और प्रभावी होगा।
आप प्रत्येक कार्य को शामिल करना चाहेंगे क्योंकि यह आपके प्रोजेक्ट शेड्यूल का बिंदु है। प्रत्येक कार्य के साथ, आप प्रारंभ दिनांक, समाप्ति दिनांक, मील के पत्थर, उस कार्य के लिए कौन ज़िम्मेदार है या कार्य के विभिन्न घटक, और कुछ भी जो आप संभवतः कर सकते हैं, शामिल करना चाहेंगे। संक्षेप में, आप जितनी संभव हो उतनी जानकारी शामिल करना चाहते हैं ताकि जो कोई भी उस कार्य और उस परियोजना को समग्र रूप से देखता है, वह समझ जाएगा कि क्या हो रहा है और अभी भी क्या होना चाहिए। इस तरह आप सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ ठीक से हो रहा है।

क्या ध्यान रखें

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जब प्रोजेक्ट शेड्यूल की बात आती है, तो आप यह ध्यान रखना चाहते हैं कि आपकी टीम इस दस्तावेज़ को देखने जा रही है और इसे अपनी जानकारी के स्रोत के रूप में उपयोग कर रही है। वे भरोसा करने जा रहे हैं कि परियोजना अनुसूची पर सब कुछ न केवल सटीक है, बल्कि अद्यतित और यथासंभव हाल ही में है। इसका मतलब है कि आपको, परियोजना प्रबंधक के रूप में, यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप यह सुनिश्चित करने के लिए शेड्यूल की निगरानी कर रहे हैं कि यह वास्तव में सच है। यदि आप नहीं करते हैं, तो आप पा सकते हैं कि आपकी टीम के कुछ सदस्य उन चीजों पर काम कर रहे हैं जिन्हें करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि उन्होंने इसे शेड्यूल के पुराने संस्करण पर देखा था।
आपको यह भी ध्यान रखना होगा कि आपके प्रोजेक्ट शेड्यूल तक किसकी पहुंच है। यदि आप एक अलग विभाग में व्यक्तियों के लिए कार्य स्थापित कर रहे हैं, लेकिन उनके पास पहुंच नहीं है या परियोजना अनुसूची की जांच करना नहीं जानते हैं, तो आपकी परियोजना पीछे रह सकती है। या, यदि टीम का एक सदस्य यह नहीं समझता है कि शेड्यूल क्या कह रहा है या शेड्यूल के भीतर कार्यों को कैसे चिह्नित किया जाए या किसी भी तरह से इसका उपयोग कैसे किया जाए, तो वे पूरी परियोजना को भी पकड़ सकते हैं क्योंकि उन्हें समझ में नहीं आता कि क्या करना है।

अपना खुद का प्रोजेक्ट शेड्यूल कैसे सेट करें

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जब अपना प्रोजेक्ट शेड्यूल सेट करने की बात आती है, तो आप मूल बातें शुरू करना चाहते हैं। इसका मतलब है कि अपने आप से तीन महत्वपूर्ण प्रश्न पूछें।
- क्या करने की आवश्यकता है?
- इसे कब करने की आवश्यकता है?
- यह कौन करने जा रहा है?

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एक बार जब आपके पास ये तीन प्रश्न हों, तो आप अपनी कार्य सूची बनाना शुरू कर सकते हैं और वह कार्य सूची आपको वह शेड्यूल बनाने की अनुमति देने जा रही है जिसे आप ढूंढ रहे हैं और सफल होने के लिए आपकी टीम को इसकी आवश्यकता है।

क्या किए जाने की आवश्यकता है?

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पहला सवाल यह है कि क्या किए जाने की जरूरत है। यह वह जगह है जहां आप परियोजना को समग्र रूप से लेआउट करने जा रहे हैं और प्रत्येक कार्य जो इसे प्राप्त करने में जाता है जहां से इसे अब पूरा करना है। अपने कार्यों को यथासंभव सरल चरणों में रखने से डरो मत और अपनी टीम को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यों को प्राप्त करने के लिए चीजों को आगे और आगे तोड़ने के लिए।
आप यह भी देखना चाहेंगे कि इस बिंदु पर कौन से कार्य अन्य कार्यों पर निर्भर हैं। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपके पास एक कार्य हो जिसे आपके अगले कार्य को प्रारंभ करने से पहले पूर्ण करने की आवश्यकता हो. इन निर्भरताओं पर ध्यान दिया जाना चाहिए क्योंकि वे इस बात में महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे कि आपके कार्यों को कैसे सौंपा गया है और आप उन कार्यों में से प्रत्येक पर किस प्रकार की समय सीमा लगाने जा रहे हैं।

इसे कब करने की आवश्यकता है?

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आपका अगला सवाल यह पता लगाना है कि सब कुछ कब किया जाना चाहिए। आपके कुछ कार्यों को बहुत जल्दी करने की आवश्यकता होगी और उनकी समय सीमा कम होगी। ये भीड़ की परियोजनाएं और कार्य हो सकते हैं या वे बुनियादी कार्य हो सकते हैं जिन्हें कुछ और करने के लिए पूरा करने की आवश्यकता होती है। लेकिन आपके सभी कार्य इस त्वरित श्रेणी में फिट नहीं होने वाले हैं। कुछ में अधिक समय लगेगा।
अब जब आपके पास उन सभी विभिन्न कार्यों की एक सूची है जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, तो यह देखने का समय है कि उन्हें कब पूरा करने की आवश्यकता है। उन कार्यों में से प्रत्येक के लिए नियत तिथियां और प्रारंभ तिथियां लिखने से डरो मत। आप सबसे अच्छा करने जा रहे हैं यदि आप उन व्यक्तियों और टीमों के साथ काम करते हैं जो कार्य के लिए जिम्मेदार हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके पास जो अनुमान हैं (क्योंकि वे इस स्तर पर अनुमानित होने जा रहे हैं) अधिक सटीक हैं।

यह कौन करने जा रहा है?

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हमने उन टीमों और व्यक्तियों के साथ शुरुआत की जो पिछले प्रश्न में कार्यों के लिए जिम्मेदार हैं लेकिन यह अपने क्षेत्र के भी योग्य है। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप जानते हैं कि आपके द्वारा सौंपे गए प्रत्येक विभिन्न कार्यों के लिए कौन जिम्मेदार होगा। और आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कोई एक व्यक्ति या टीम बहुत अधिक के लिए जिम्मेदार नहीं है। आपको उन कार्यों को सौंपने की आवश्यकता है जिन पर काम किया जा रहा है ताकि आप समय पर काम कर सकें।

सही प्रणाली का उपयोग करना

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जब आप अपना प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाना शुरू करने के लिए तैयार हों, तो अपने सभी विभिन्न विकल्पों को देखने का समय आ गया है। विभिन्न कार्यक्रमों को देखें जो आपके कार्यों को एकमुश्त निर्धारित करने में आपकी सहायता करने के लिए हैं और गैंट चार्ट और कानबन बोर्ड जैसे विभिन्न स्वरूपों पर विचार करें। इनमें से किसी एक के साथ, आपके पास अपनी सभी परियोजनाओं को ट्रैक करने और यह सुनिश्चित करने का एक स्पष्ट और संक्षिप्त तरीका होगा कि आपकी पूरी टीम शुरू से अंत तक एक ही पृष्ठ पर है। सही प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग से सभी फर्क पड़ने वाला है।
Instagantt आपके लिए यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आप जरूरत पड़ने पर अपनी जरूरत की हर चीज को पूरा कर रहे हैं। चाहे आप गैंट चार्ट या कानबन बोर्ड का उपयोग करने का निर्णय लें या यहां तक कि दोनों के बीच स्विच करें, आप इंस्टागैंट के साथ वह सब कुछ हासिल करने में सक्षम होंगे जो आपको चाहिए। और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि सॉफ्टवेयर का उपयोग करना आसान है और सहयोग करना आसान है। आप अपनी पूरी टीम को आसानी से और सस्ते में बोर्ड पर ला सकते हैं, जिससे आपके व्यवसाय के भीतर इस प्रक्रिया को लागू करना आसान हो जाता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप एक महीने या पूरे वर्ष में कितने प्रोजेक्ट पर काम करते हैं, आप ट्रैक पर रखने के लिए इंस्टागैंट का उपयोग कर सकते हैं।

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