Pianificazione del progetto: Cosa c'è da sapere per farli funzionare per te

Affinché ciò accada, hai bisogno di un programma di progetto specifico che utilizzi sempre.
Ciò significa che hai bisogno di un programma di progetto che sia specifico, definitivo, collaborativo e organizzato. Devi comunicare con tutti i membri del team e con tutti i responsabili dei compiti che devono svolgere. E devi assicurarti che tutti raggiungano gli obiettivi che hai stabilito. Quindi, cos'altro c'è da sapere sui programmi di progetto e su come usarli? Cos'altro c'è da sapere sulla loro origine e sul loro funzionamento? Beh, ci sono parecchie cose che dovresti sapere.
Daremo un'occhiata più da vicino ai programmi di progetto e a cosa comportano e significano per te. La tua azienda ne trarrà vantaggio.

Da dove nascono le pianificazioni dei progetti

‍
Non si sa esattamente da dove siano nate le pianificazioni dei progetti, perché le persone tengono elenchi di attività e scrivono sui calendari da molto tempo. Ma sicuramente hanno iniziato a diventare più importanti nel settore commerciale. Qualsiasi azienda ha bisogno di una qualche forma di pianificazione dei progetti, anche se tu potresti utilizzare un metodo diverso da quello di altre aziende o addirittura di altre aziende. Il segreto è avere un metodo per tenere traccia di ciò che accade nella tua azienda in qualsiasi momento. Da qui, hai a disposizione molte opzioni.

Tipi di programmazioni di progetto

‍
Esistono diversi tipi di pianificazione dei progetti che puoi utilizzare: dalle liste di cose da fare ai calendari, dai diagrammi di Gantt alle tavole Kanban. Dipende solo da te quale di questi tipi di pianificazione vuoi tenere e dipende dalla tua azienda quali sono quelli che funzionano meglio. L'intero team si troverà meglio se avrà una struttura coesa e un modo per assicurarsi che tutti siano sempre in regola.

‍
Elenchi di cose da fare: Queste possono essere utili se non hai molte cose da fare in un determinato momento. Una lista di cose da fare è un modo semplice per annotare tutti i compiti a cui stai lavorando e fare in modo che ognuno di essi venga portato a termine rapidamente. Tuttavia, se hai molti compiti o se i compiti sono in fasi diverse di completamento, può essere difficile usare queste liste. Inoltre, se non sei tu il responsabile di tutti i compiti, può essere difficile avere un elenco di cose da fare per diverse persone. Può anche essere difficile comunicare con gli altri.

Calendari: Un calendario sembra un'ottima idea in teoria, ma può essere un po' difficile da tenere sotto controllo. Se hai un calendario cartaceo, è difficile che tutti lo vedano contemporaneamente. Devono andare avanti e indietro dal calendario. È anche difficile aggiornare le cose, è difficile comunicare con tutti e il tuo calendario è efficace solo se tutti lo guardano ogni giorno. I calendari online possono risolvere molti di questi problemi, ma richiedono comunque molto lavoro per essere sempre aggiornati.

‍
Grafici di Gantt: Questi grafici sono un ottimo modo per tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto all'interno del tuo progetto o del tuo team. Ti permettono di tenere traccia di tutte le informazioni di cui hai bisogno, come il compito da completare, quando deve essere iniziato e terminato, chi è il responsabile e altro ancora. Puoi anche comunicare direttamente nel grafico, il che rende più facile tenere tutti informati. Non solo, ma questo tipo di diagramma è facile da leggere per tutti e mantiene l'organizzazione in modo che i tuoi progetti possano essere seguiti ancora meglio.

‍

‍
Schede Kanban: Queste schede sono simili ai diagrammi di Gantt in quanto ti permettono di tenere traccia di tutte le stesse informazioni. Potrai disporre facilmente i tuoi compiti su ogni scheda e poi spostarli facilmente da un'area all'altra in modo da passare dai compiti da svolgere a quelli in corso e poi a quelli completati. Puoi assegnare diverse date di inizio e fine e puoi anche impostare le categorie nel modo che preferisci. Avrai comunque a disposizione metodi di comunicazione con tutti i membri del tuo team e la possibilità di apportare facilmente modifiche nel corso del progetto.

Cosa ti dice la pianificazione di un progetto?

‍
In primo luogo, un programma di progetto ti dice cosa deve essere fatto. Elenca tutti i diversi compiti che devono essere svolti affinché un progetto possa essere considerato completato e fornisce informazioni dettagliate sulle risorse necessarie per quel progetto e sui tempi di realizzazione. Il programma deve fornire molte informazioni perché sia utile e perché tutti i partecipanti al progetto sappiano cosa devono fare. Quanto più dettagliata è la pianificazione del progetto, tanto più efficiente ed efficace sarà la sua realizzazione.
Dovrai includere ogni attività come se fosse un punto del tuo programma di progetto. Accanto a ogni attività, dovrai includere la data di inizio, la data di fine, le tappe fondamentali, i responsabili di quell'attività o dei diversi componenti dell'attività e qualsiasi altra cosa possibile. In breve, devi includere il maggior numero di informazioni possibili, in modo che chiunque osservi quell'attività e il progetto nel suo complesso capisca cosa sta accadendo e cosa deve ancora accadere. In questo modo ti assicuri che tutto venga svolto correttamente.

Cosa tenere a mente

‍
Quando si parla di pianificazione del progetto, devi tenere presente che il tuo team guarderà questo documento e lo userà come fonte di informazioni. Si fideranno del fatto che tutto ciò che è contenuto nel programma di progetto non solo sia accurato, ma anche aggiornato e il più recente possibile. Questo significa che tu, in qualità di project manager, devi assicurarti di monitorare il calendario per verificare che sia effettivamente così. Se non lo fai, potresti scoprire che alcuni membri del tuo team stanno lavorando a cose che non devono essere fatte perché le hanno viste in una vecchia versione del programma.
Devi anche tenere presente chi ha accesso alla tua pianificazione del progetto. Se stai impostando dei compiti per persone di un altro reparto, ma queste non hanno accesso o non sanno come controllare il calendario del progetto, quest'ultimo potrebbe rimanere indietro. Oppure, se un membro del team non capisce cosa dice la tabella di marcia o come segnare le attività all'interno della tabella di marcia o come utilizzarla, potrebbe bloccare l'intero progetto semplicemente perché non capisce cosa fare.

Come impostare il calendario del tuo progetto

‍
Quando si tratta di definire il programma del tuo progetto, devi iniziare dalle basi. Ciò significa porsi tre domande importanti.
- Cosa deve essere fatto?
- Quando deve essere fatto?
- Chi lo farà?

‍
Una volta che hai queste tre domande puoi iniziare a creare il tuo elenco di attività che ti permetterà di creare il programma che stai cercando e di cui il tuo team ha bisogno per avere successo.

Cosa bisogna fare?

‍
La prima domanda riguarda ciò che deve essere fatto. È qui che dovrai definire il progetto nel suo complesso e tutti i compiti che lo porteranno dal punto in cui si trova al completamento. Non aver paura di organizzare i compiti nel modo più semplice possibile e di suddividerli sempre più per arrivare ai compiti che il tuo team deve portare a termine.
A questo punto dovrai anche considerare quali compiti dipendono da altri compiti. Ad esempio, potresti avere un'attività che deve essere completata prima di poter iniziare l'attività successiva. Queste dipendenze devono essere annotate perché giocheranno un ruolo importante nell'assegnazione dei tuoi compiti e nel tipo di scadenze che vorrai dare a ciascuno di essi.

Quando è necessario farlo?

‍
La tua prossima domanda è capire quando tutto deve essere fatto. Alcuni dei tuoi compiti dovranno essere svolti molto rapidamente e avranno scadenze ravvicinate. Potrebbe trattarsi di progetti e attività urgenti o di attività di base che devono essere completate per poter fare qualsiasi altra cosa. Ma non tutti i tuoi compiti rientreranno in questa categoria veloce. Alcune richiederanno più tempo.
Ora che hai un elenco di tutte le diverse attività che devono essere completate, è il momento di vedere quando devono essere completate. Non aver paura di scrivere le date di scadenza e di inizio per ogni compito. La cosa migliore da fare è collaborare con i singoli e i team responsabili delle attività per assicurarti che le stime che hai fatto (visto che in questa fase si tratta di stime) siano più accurate.

Chi lo farà?

‍
Abbiamo iniziato con i team e gli individui responsabili dei compiti nella domanda precedente, ma anche questo aspetto merita un'area a sé stante. Devi assicurarti di sapere chi sarà responsabile di ciascuno dei diversi compiti che hai assegnato. E devi assicurarti che nessuna persona o team sia responsabile di troppe cose. Devi delegare i compiti da svolgere in modo da poterli portare a termine in tempo.

Utilizzare il sistema giusto

‍
Quando sei pronto per iniziare a creare il tuo programma di progetto, è il momento di esaminare tutte le diverse opzioni. Guarda i diversi programmi che esistono per aiutarti a pianificare i tuoi compiti in modo preciso e prendi in considerazione diversi formati come i diagrammi di Gantt e le tavole Kanban. In entrambi i casi, avrai un metodo chiaro e conciso per tenere traccia di tutti i tuoi progetti e assicurarti che tutto il tuo team sia sulla stessa pagina dall'inizio alla fine. La giusta pianificazione dei progetti farà la differenza.
Instagantt è un ottimo modo per assicurarsi di completare tutto ciò che serve quando serve. Sia che tu decida di utilizzare i diagrammi di Gantt o le tavole Kanban, sia che tu decida di passare da una all'altra, con Instagantt sarai in grado di ottenere tutto ciò di cui hai bisogno. Inoltre, cosa ancora più importante, il software è semplice da usare e facile da collaborare. Puoi coinvolgere tutto il tuo team in modo semplice ed economico, il che rende facile l'implementazione di questo processo all'interno della tua azienda. Indipendentemente dal numero di progetti su cui lavori in un mese o in un anno intero, puoi usare Instagantt per tenerti in carreggiata.

‍

‍