プロジェクトのスケジュールというと、シンプルなものを思い浮かべるかもしれない。結局のところ、私たちは皆、プロジェクトのスケジュールを作成しますよね？しかし、一般的にスケジュール表には詳細さや具体性はあまりありません。また、その時その時で違って見えるかもしれないし、通常は非公開のものだ。しかし、真のプロジェクトスケジュールを作成するのであれば、チーム全員が使用でき、全員がタスクに集中できるようなものが必要です。
そのためには、いつも使う具体的なプロジェクト・スケジュールが必要だ。
つまり、具体的で、明確で、協力的で、整理されたプロジェクトスケジュールが必要なのだ。チームの全員と、各自がやるべきタスクに責任を持つ全員とのコミュニケーションに必要なのだ。そして、全員が設定した目標を達成していることを確認する必要がある。では、プロジェクトスケジュールとその使い方について、他に知っておくべきことはあるだろうか？スケジュール表はどこから来て、どのように機能するのか。まあ、知っておくべきことはたくさんあります。
ここでは、プロジェクト・スケジュールについて、また、プロジェクト・スケジュールがあなたにとってどのような意味を持つのかについて、もう少し詳しく見ていこうと思う。あなたのビジネスがより良いものになるはずだ。
タスクリストをつけたり、カレンダーに書き込んだりすることは昔から行われていたので、プロジェクトスケジュールがどこから来たのか正確にはわからない。しかし、商業部門に移行して、より重要になり始めたことは間違いない。どのようなビジネスでも、何らかの形でプロジェクト・スケジュール管理が必要である。重要なのは、自分のビジネスで何が起きているのかを、いつでも把握できる方法を持つことだ。そこから、たくさんの選択肢が生まれます。
プロジェクトスケジュールには、ToDoリストやカレンダーからガントチャートやカンバンボードまで、さまざまな種類があります。どのタイプのスケジュールを維持するかは完全にあなた次第であり、どれが一番うまくいくかはあなたのビジネス次第だ。まとまりのある構造と、全員が常に軌道に乗っていることを確認する方法があれば、チーム全体がより良い方向に向かうだろう。
ToDoリスト ：ToDoリストは、現在取り組んでいる仕事を書き出す簡単な方法です。ToDoリストは、現在取り組んでいる各タスクを書き出す簡単な方法であり、各タスクを迅速に完了させることができます。しかし、タスクの数が多かったり、タスクの完了段階がバラバラだったりすると、こうしたリストを使うのは難しいかもしれない。また、あなたがすべてのタスクの責任者でない場合、さまざまな人のためのToDoリストを持つことは難しいでしょう。また、他人とのコミュニケーションも難しい。
カレンダー： カレンダーは理屈の上では素晴らしいアイデアのように思えますが、管理するのは少し難しいかもしれません。紙のカレンダーだと、全員が同時に見るのは難しい。カレンダーを行ったり来たりしなければならない。また、更新も難しく、全員とコミュニケーションを取るのも大変です。カレンダーは、全員が毎日行ったり来たりして見て初めて効果を発揮します。オンラインカレンダーは、これらの問題の多くをクリアすることができますが、それでも常に最新の状態を保つには多くの労力を必要とします。
ー ガントチャート: ガントチャートは、プロジェクトやチーム内でやるべきことをすべて記録するのに最適な方法です。完了する必要のあるタスク、開始と終了のタイミング、責任者など、必要な情報をすべて追跡できます。また、チャートの中で直接コミュニケーションをとることもできるため、全員の情報を把握しやすくなる。それだけでなく、このタイプのチャートは誰にとっても見やすく、整理整頓されているため、プロジェクトがさらに順調に進むようになる。
カンバンボード: このボードはガントチャートに似ていて、同じ情報を記録することができます。各カードにタスクを簡単にレイアウトし、エリアからエリアへ簡単に移動させることができるため、やるべきタスクから進行中のタスク、そして完了したタスクへと移動させることができる。開始日や終了日も自由に設定でき、カテゴリーも自由に設定できる。チーム全員とのコミュニケーション手段も確保でき、プロジェクト中の変更も簡単だ。
まず、プロジェクトスケジュールは、何をすべきかを示すものである。プロジェクトが完了したとみなされるために達成しなければならないさまざまなタスクをリストアップし、そのプロジェクトに必要なリソースやいつまでに完了しなければならないかなどの詳細情報を示します。スケジュール表は、そのプロジェクトに関わるすべての人が、自分が何をすべきかを知るために役立つものでなければならない。プロジェクトのスケジュールは、詳細であればあるほど効率的で効果的です。
各タスクは、プロジェクトスケジュール上のポイントとして記載するようにしましょう。各タスクと並行して、開始日、終了日、マイルストーン、そのタスクの責任者、またはタスクのさまざまなコンポーネント、その他可能な限り何でも記載したいと思うでしょう。要するに、そのタスクやプロジェクト全体を見る人が、何が起きていて、何がまだ必要なのかを理解できるように、できるだけ多くの情報を盛り込みたいのだ。そうすることで、すべてが適切に行われていることを確認できるのだ。
プロジェクトスケジュールに関しては、チームがこの文書を見て、情報源とすることを念頭に置きたい。彼らは、プロジェクトスケジュールに書かれていることが、正確であるだけでなく、最新で、できるだけ新しいものであることを信頼しようとします。つまり、プロジェクトマネージャーであるあなたは、スケジュールを監視し、それが実際に正しいかどうかを確認する必要があるのです。そうしないと、古いバージョンのスケジュールで見たからという理由で、チームの何人かがやらなくてもいいことに取り組んでいることに気づくかもしれない。
また、誰がプロジェクトスケジュールにアクセスできるかということも念頭に置いておく必要があります。もし、違う部署の人のタスクを設定しているにもかかわらず、その人がプロジェクトスケジュールにアクセスできなかったり、チェックすることを知らなかったりすると、プロジェクトが遅れてしまう可能性があります。また、スケジュールの内容やタスクのマーク方法、スケジュールの使い方を理解していないメンバーがいると、プロジェクト全体が滞ってしまう可能性もあります。
プロジェクトのスケジュールを立てるときは、基本的なことから始めたい。つまり、3つの重要な質問をすることです。
- 何をする必要があるのか？
- いつまでにする必要があるのか？
- 誰がするのか？
これら3つの質問ができたら、タスクリストの作成に取りかかることができる。タスクリストによって、あなたが求めている、そしてチームが成功するために必要なスケジュールを作成することができる。
最初の質問は、何をすべきかについてです。ここでは、プロジェクト全体と、現状から完成に至るまでの各タスクをレイアウトします。可能な限りシンプルなステップでタスクをレイアウトし、チームが完了すべきタスクにたどり着くために物事をどんどん分解していくことを恐れないでください。
また、この時点で、どのタスクが他のタスクに依存しているかも見ておきたい。例えば、次のタスクに取り掛かる前に完了しなければならないタスクがあるかもしれない。このような依存関係は、タスクの割り振り方や、それぞれのタスクにどのような期限を設けるかにおいて重要な役割を果たすため、すべて記録しておく必要がある。
次の質問は、いつまでにすべてを終わらせる必要があるかを考えることです。タスクのなかには、非常に短時間で完了させなければならないもの や、期限が短いものもあるでしょう。急ぎのプロジェクトやタスクかもしれませんし、基本的なタスクで、何か他のことをするために完了させる必要があるかもしれません。しかし、すべてのタスクがこのような迅速なカテゴリーに当てはまるわけではありません。
完了させる必要のあるさまざまなタスクのリストができたので、次はいつまでに完了させなければならないかを見てみましょう。それぞれのタスクについて、期日と開始日を書き出すことを恐れないでください。タスクを担当する個人やチームと協力して、（この段階では見積もりになるため）見積もりがより正確なものになるようにするとよいだろう。
前問では、タスクの責任者であるチームと個人から始めましたが、これにも独自の領域があります。割り当てた各タスクの責任者が誰なのかを確認する必要があります。そして、一人の人間やチームが責任を持ちすぎないようにする必要がある。時間内に物事を終わらせることができるように、作業中のタスクを委譲する必要がある。
プロジェクトのスケジュール作成を始める準備ができたら、様々なオプショ ンを見てみましょう。タスクのスケジュールを立てるのに役立つ様々なプログラムを見たり、ガントチャートやカンバンボードなどの様々なフォーマットを検討してみましょう。これらのいずれかを使用すると、すべてのプロジェクトを追跡し、チーム全体が最初から最後まで同じページにあることを確認するための明確かつ簡潔な方法を持つことになります。適切なプロジェクト・スケジューリングが、すべての違いを生む。
Instaganttは、必要なときに必要なものをすべて完成させるための素晴らしい方法です。ガントチャートとカンバンボードのどちらを使うか、あるいは2つを切り替えて使うかに関わらず、Instaganttを使えば必要なものをすべて実現することができます。さらに重要なことは、このソフトウェアがシンプルで使いやすく、共同作業がしやすいということです。チーム全員を簡単かつ安価に参加させることができるので、このプロセスをビジネスに導入することが容易になります。1ヶ月にどれだけのプロジェクトに取り組んでも、1年を通してどれだけのプロジェクトに取り組んでも、Instaganttを使用することで、計画通りに進めることができます。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
