एक्शन आइटम क्या है? वह सब कुछ जो आपको जानने की आवश्यकता है

किसी भी संगठन या कंपनी के लिए चीजों को प्रभावी ढंग से संभालना बहुत महत्वपूर्ण है। दक्षता हासिल करने का एक तरीका सभी कार्यों को पूरा करना है, लेकिन इन कार्यों को करना उच्च-स्तरीय कर्मचारियों के लिए बहुत आसान नहीं होता है। यही कारण है कि वे बड़े कार्यों को छोटे कार्यों में विभाजित करते हैं और उन्हें विभागों और कर्मचारियों में वितरित करते हैं।

चूंकि इन कार्यों को विभाजित किया जा रहा है, इसलिए उन्हें एक उचित विवरण की आवश्यकता होती है जो व्यक्ति को कार्य की आवश्यकताओं को समझने में मदद करेगा। कार्य के उस विवरण को कार्य की कार्य मद (action item) के रूप में जाना जाता है।

एक एक्शन आइटम कोई सरल शब्द नहीं है क्योंकि इसमें कार्य के बारे में बहुत सारी जानकारी हो सकती है और यहाँ, हम चर्चा करेंगे कि एक्शन आइटम क्या है और इसके बारे में सब कुछ।

एक्शन आइटम के 3 मुख्य W:

जब भी हम एक्शन आइटम के बारे में बात करते हैं, तो इसमें तीन W पर विचार किया जाता है। ये हैं Who (कौन), What (क्या), और When (कब)। इन तीनों के बारे में नीचे विस्तार से चर्चा की गई है।

Who (कौन)?

जैसा कि शब्द से स्पष्ट है, यह वह व्यक्ति है जो कार्य को संभालेगा। इस कार्य के लिए एक्शन आइटम यह स्पष्ट करेगा कि विशिष्ट कार्य उस विशिष्ट व्यक्ति को सौंपा गया है।

What (क्या)?

यह एक्शन आइटम का एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह वह विवरण है जो व्यक्ति को बताएगा कि उसे कार्य के लिए क्या करना आवश्यक है। इसे न केवल स्पष्ट होने की आवश्यकता है, बल्कि इसे छोटा और सटीक होने की भी आवश्यकता है ताकि कोई अस्पष्टता न रहे।

When (कब)?

यह वह समय है जो कार्य को पूरा करने के लिए दिया जाता है। कभी-कभी इसे प्रोजेक्ट की समय सीमा (डेडलाइन) कहा जाता है। यह पसंद किया जाता है कि इस शब्द का उल्लेख केवल पूर्ण समय और दिनांक प्रारूप में किया जाए बजाय कि अनौपचारिक प्रारूपों के।

अपने पेशेवर जीवन में एक्शन आइटम के इन W को लागू करने के टिप्स:

हालाँकि एक एक्शन आइटम बनाना एक बहुत ही सरल चीज़ लगती है, लेकिन यह इतना आसान नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि अनिश्चित जानकारी की किसी भी उपस्थिति का मतलब होगा कि जिस व्यक्ति को कार्य को संभालना है उसे बहुत सी कठिनाइयों का सामना करना पड़ेगा।

इसलिए, यहाँ हमारे पास किसी भी कार्य के लिए एक्शन आइटम को बेहतर बनाने के लिए कुछ सुझाव हैं। यह न केवल उच्च अधिकारियों के लिए मददगार होगा, बल्कि यह उन कर्मचारियों के लिए भी बहुत मददगार होगा जिन्हें कार्य सौंपे जाएंगे।

संक्षिप्त लेकिन स्पष्ट विवरण प्रदान करके चीजों को स्पष्ट करें:

जब आप एक एक्शन आइटम बना रहे होते हैं, तो आपको चीजों को स्पष्ट और संक्षिप्त रखना चाहिए। लेकिन एक्शन आइटम को एक ही समय में संक्षिप्त और अस्पष्ट बनाना बहुत अच्छा अभ्यास नहीं है। इससे एक्शन आइटम को समझने में समस्याएँ पैदा होंगी। उदाहरण के लिए, यदि हम एक कार्यालय के लिए बिक्री रजिस्टर का उदाहरण लेते हैं और कार्य वर्तमान सप्ताह के लिए बिक्री की रिपोर्ट तैयार करना है।

यदि आप अपना एक्शन आइटम "बिक्री रजिस्टर" जैसा बनाते हैं और इसे किसी कर्मचारी को सौंपते हैं, तो उसे पता नहीं चलेगा कि उसे क्या करना है। चीजों को स्पष्ट करने के लिए आप इसे बिक्री रजिस्टर की समीक्षा करने या बिक्री रजिस्टर की रिपोर्ट बनाने जैसा बना सकते हैं। इससे किए जाने वाले कार्य के बारे में बहुत कुछ स्पष्ट हो जाएगा।

अपने एक्शन आइटम को हमेशा एक क्रिया (verb) के साथ शुरू करने से बहुत मदद मिलेगी:

अधिकांश समय लोगों के मन में यह सवाल होता है कि एक्शन आइटम क्या है और इसे कुशल कैसे बनाया जाए। यहाँ बताया गया है कि आप अपने एक्शन आइटम को कैसे कुशल बना सकते हैं। चूंकि एक एक्शन आइटम एक या दो शब्द नहीं हो सकता क्योंकि ऐसा करने से कई अस्पष्टताएँ पैदा होंगी, इसलिए अपने एक्शन आइटम को एक वाक्य के रूप में बनाना एक अच्छा अभ्यास है।

सबसे अच्छा अभ्यास नाम को क्रिया के साथ शुरू करना है क्योंकि इसके कई लाभ होंगे। कुछ लाभ नीचे सूचीबद्ध हैं।

• यह एक्शन आइटम को सटीक रखने में मदद करेगा।
• यह बेहतर समझ में मदद करेगा।
• यह शुरू से ही निर्देशों को स्पष्ट बना देगा।

यदि हम पिछले मामले का वही उदाहरण लें, तो हम देख सकते हैं कि एक्शन आइटम को "बिक्री रिपोर्ट बनाएं" जैसा बनाने से व्यक्ति को पता चल जाएगा कि उसे इस कार्य में क्या करना है।

अपने एक्शन आइटम को निर्देशों की तरह दिखाएं:

अपने एक्शन आइटम को प्रभावी बनाने का एक शानदार तरीका यह है कि आप अपने एक्शन आइटम को निर्देशों की तरह बनाएं। इससे यह बहुत स्पष्ट हो जाएगा कि क्या आवश्यक है और कभी-कभी विवरण भी बेहतर समझ में मदद करेंगे।

जब आप अपने एक्शन आइटम को निर्देशों की तरह दिखाते हैं, तो न केवल बड़े कार्यों को विभाजित करना आसान हो जाएगा, बल्कि कर्मचारियों के लिए पूरे प्रोजेक्ट के दायरे को समझना भी बहुत आसान हो जाएगा क्योंकि उन्हें पता होगा कि प्रोजेक्ट में कौन से हिस्से एक-दूसरे से संबंधित हैं और वे अपने कार्य की दक्षता कैसे बढ़ा सकते हैं।

शीर्षक के अलावा, विवरणों को निर्देशों के एक सेट के रूप में भी बनाया जा सकता है। कर्मचारियों के लिए यह समझना बेहद मददगार होगा कि उन्हें किस चीज़ से निपटना है क्योंकि विवरण पहले से ही बहुत मददगार होगा।

इस सहायक विवरण को निर्देशों के एक सेट में बदलने से उस समस्या को चुनना समझने में आसान हो जाएगा जिससे आपको निपटना है।

सभी एक्शन आइटम के लिए नियत तारीखें (due dates) जोड़ना कभी न भूलें:

किसी व्यक्ति को कार्यों को पूरा करने की ओर ले जाने वाली अन्य सभी ताकतों के अलावा, नियत तारीखें और समय सीमा सबसे प्रभावी हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि समय सीमा प्रोजेक्ट्स और कार्यों के लिए एक समय सीमा प्रदान करती है। जब भी आप एक एक्शन आइटम बना रहे हों और उसे किसी कर्मचारी या किसी विशिष्ट कार्य के लिए सौंप रहे हों, तो विचार करने वाली एक बात समय सीमा है।

यह समय सीमा न केवल कर्मचारी को बेहतर समय प्रबंधन में मदद करेगी, बल्कि यह नियोक्ताओं को पूरे प्रोजेक्ट की अंतिम समय सीमा को संभालने में भी मदद करेगी।

एक्शन आइटम बनाने के इस हिस्से में एक बड़ी गलती यह है कि लोग आमतौर पर दिनों के रूप में समय सीमा बनाते हैं जैसे "5 दिन या 2 सप्ताह"। इसमें कई समस्याएं हैं। उनमें से कुछ नीचे सूचीबद्ध हैं।

• यह समय सीमा तय करने का एक बहुत औपचारिक तरीका नहीं है, इसलिए इसका उस व्यक्ति पर बहुत अच्छा प्रभाव नहीं पड़ेगा जिसे कार्य सौंपा गया है।
• आपको समय से संबंधित समस्याओं का सामना करना पड़ेगा क्योंकि समय सीमा का कोई उचित समय नहीं बताया गया है।
• अलग-अलग समय क्षेत्रों वाले लोगों को कई समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है।

इन सभी समस्याओं का सबसे अच्छा समाधान एक उचित समय सीमा बनाना है जिसमें जानकारी के ये सभी भाग हों।

• AM और PM के साथ समय।
• समय का स्थान क्षेत्र।
• दिन, तारीख, महीना और वर्ष।
  

समय सीमा में इन सभी को जोड़ने के साथ, समय सीमा पूरी हो जाएगी और समय सीमा के बारे में कोई अस्पष्टता नहीं रहेगी।

लोगों को उनके कार्य बुद्धिमानी से सौंपें:

एक्शन आइटम क्या है, यह जानने और किसी विशिष्ट कार्य के लिए एक्शन आइटम बनाने के दौरान एक बात यह जानना है कि इस कार्य के लिए कौन सा कर्मचारी सबसे अच्छा होगा। किसी अन्य विभाग के व्यक्ति को खातों से संबंधित कार्य सौंपना एक अच्छी पद्धति नहीं है। 

ऐसा इसलिए है क्योंकि जानकारी और कौशल की कमी के कारण प्रदर्शन और उत्पादकता में कमी आएगी। इसीलिए आपको केवल विशिष्ट विभाग से संबंधित कर्मचारियों को ही कार्य सौंपने चाहिए।

चरणों के रूप में एक्शन आइटम अत्यंत सहायक होंगे:

यदि एक से अधिक कार्य हैं, तो एक से अधिक एक्शन आइटम होने चाहिए और इस स्थिति से निपटने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप चरण-दर-चरण जानकारी प्रदान करें। यह बहुत मददगार होगा, और यह एक्शन आइटम सबसे जटिल कार्यों को हल करने के लिए एक मार्गदर्शिका के रूप में कार्य करेगा।

प्रत्येक एक्शन आइटम के बारे में संक्षिप्त लेकिन वर्णनात्मक विवरण प्रदान करें:

कई बार ऐसा होता है जब आप किसी कर्मचारी को केवल एक कार्य नहीं सौंप रहे होते हैं, इस मामले में, एक कर्मचारी को बहुत सारे कार्यों से निपटना पड़ता है और प्रत्येक कार्य के लिए एक एक्शन आइटम बनाया जाना होता है। यदि आप यह देख रहे हैं कि एक्शन आइटम क्या है और आप इसे कर्मचारियों और नियोक्ताओं के लिए भी कैसे उपयोगी बना सकते हैं, तो यह आपके लिए सबसे अच्छा समाधान होगा।

चूंकि एक्शन आइटम का उपयोग कर्मचारियों को यह बताने के लिए किया जाता है कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है, इसे बहुत स्पष्ट किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए एक्शन आइटम में प्रत्येक कार्य के लिए एक उचित विवरण होना चाहिए। विवरण के कुछ गुण नीचे दिए गए हैं।

• यह संक्षिप्त और सटीक होना चाहिए।
• कार्य का विवरण समझने में आसान होना चाहिए।
• कोई भी महत्वपूर्ण जानकारी छूटनी नहीं चाहिए।

जब आप एक्शन आइटम के लिए एक विवरण बनाते हैं, तो कर्मचारी के लिए कार्य की आवश्यकताओं को समझना बहुत आसान हो जाएगा और इस तरह, एक्शन आइटम कर्मचारी के लिए बहुत मददगार होगा।

निष्कर्ष:

कभी-कभी जटिल और कठिन कार्यों को छोटे टुकड़ों में विभाजित करने की आवश्यकता होती है। यदि आप इस प्रश्न का उत्तर ढूंढ रहे हैं कि एक्शन आइटम क्या है, तो उत्तर यह है कि यह निर्देशों का एक समूह है जो उस जटिल कार्य के इन छोटे टुकड़ों को विभिन्न कर्मचारियों को सौंपने में मदद करता है। यह प्रत्येक कर्मचारी के लिए उनके सौंपे गए कार्य और उसकी आवश्यकताओं को समझना बहुत आसान बनाता है।