एजाइल मीटिंग्स के बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना चाहिए

एजाइल मीटिंग्स एजाइल मैनेजमेंट के प्रमुख तत्वों में से एक हैं क्योंकि वे कुशल सहयोग और त्वरित निर्णय लेने के सिद्धांतों का उपयोग करती हैं। सही एजाइल मीटिंग्स टीम को एक समान धरातल पर रहने और प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करने की अनुमति देती हैं। इस टीम में स्क्रम मास्टर, प्रोडक्ट ओनर और डेवलपमेंट टीम शामिल होती है, क्योंकि यह पारदर्शी होती है और प्रगति पर नज़र रखती है।

स्प्रिंट प्लानिंग, डेली स्क्रम, स्प्रिंट रिव्यू और स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव सहित विभिन्न प्रकार की एजाइल मीटिंग्स होती हैं। प्रत्येक मीटिंग टीमों को संरेखित रखने, नई स्थितियों पर तुरंत प्रतिक्रिया देने के साथ-साथ निरंतर सुधार लागू करने में मदद करती है। यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में काम कर रहे हैं, तो एजाइल मीटिंग्स के बारे में आपको जो कुछ भी जानने की आवश्यकता है वह यहाँ है।

एजाइल मीटिंग्स के प्रमुख सदस्य

प्रत्येक एजाइल मीटिंग में कई सदस्य होते हैं। यह जानना कि आपकी एजाइल मीटिंग का हिस्सा कौन होगा और उसके अनुसार एजेंडा तैयार करना आपकी मीटिंग्स को अधिक प्रभावी बना सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि इनमें से प्रत्येक सदस्य अलग-अलग भूमिकाएँ निभाता है। तो, यहाँ एजाइल मीटिंग्स के प्रमुख सदस्यों और उनकी भूमिकाओं के बारे में सब कुछ दिया गया है।

डेवलपमेंट टीम 

एजाइल मीटिंग्स में डेवलपमेंट टीम उन विशेषज्ञों से बनी होती है जो प्रोडक्ट को विकसित करने में शामिल होते हैं। यह इन डिलिवरीज के आधार पर होता है कि अन्य लोग दिखाते हैं कि प्रत्येक स्प्रिंट में योजना के अनुसार क्या उत्पादित किया गया था। मीटिंग्स के दौरान, उनकी राय आवश्यक होती है क्योंकि वे प्रोजेक्ट को सबसे गहराई से समझते हैं, कि क्या किया गया है, क्या सुधारा जा सकता है, और किन समस्याओं का सामना करना पड़ा है।

स्क्रम मास्टर 

स्क्रम मास्टर एजाइल मीटिंग प्रक्रिया की देखरेख करता है और गारंटी देता है कि प्रक्रिया के प्रवाह में कुछ भी बाधा न डाले और कोई भी मुद्दा अनसुलझा न रहे। वे टीम के लिए उपयोगी होते हैं क्योंकि ये चेकलिस्ट याद दिलाती हैं कि चर्चाएँ वर्तमान स्प्रिंट के दायरे में हैं।

एक नियमित मैनेजर के विपरीत, स्क्रम मास्टर लोगों की स्वायत्तता और प्रक्रिया अनुकूलन को प्रोत्साहित करता है। उनका कार्य यह सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण है कि मीटिंग्स अधिक सटीक हों और सबसे बढ़कर वहाँ आवश्यक हों जहाँ टीम सफलताओं और कमियों पर विचार करने के लिए बैठती है।

प्रोजेक्ट मैनेजर 

प्रोजेक्ट मैनेजर पूरे प्रोजेक्ट की प्रगति और समय, संपत्ति और विस्तार के बीच संबंधों को प्रबंधित करने के लिए जिम्मेदार होता है। जैसे-जैसे टीमें दैनिक कार्यों को निष्पादित करती हैं, प्रोजेक्ट मैनेजर रणनीतिक गतिविधियों के लिए जिम्मेदार रहता है। मीटिंग्स में, वे व्यापक अमूर्त, सामग्री और ऐसे अन्य मुद्दों में रुचि रखते हैं।

इन मुद्दों में विकास के मुद्दों के बजाय अन्य हितधारकों के साथ संचार रणनीतियों के कार्यान्वयन का कार्यक्रम शामिल है। इसका अर्थ कुछ अर्थों में गेटकीपर होना है, जहाँ वे प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाते हैं लेकिन एजाइल के सिद्धांतों के प्रति सच्चे रहते हैं।

प्रोडक्ट ओनर और अन्य हितधारक 

प्रोडक्ट ओनर ग्राहकों की जरूरतों और प्रोडक्ट बैकलॉग के लिए जिम्मेदार होता है। वे स्प्रिंट प्लानिंग और रिव्यू सहित कई मीटिंग्स में मददगार होते हैं, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रोजेक्ट टीम के लिए मूल्यवान है।

कुछ अन्य लोगों में क्लाइंट या एक्जीक्यूटिव शामिल हो सकते हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक इनपुट देने के लिए रिव्यू में भाग ले सकते हैं कि विकसित हो रहा प्रोडक्ट उनकी व्यावसायिक जरूरतों के अनुरूप है। वे सुनिश्चित करते हैं कि प्रोजेक्ट शेड्यूल पर बना रहे और अपने वादे को पूरा कर रहा है।

एजाइल मीटिंग्स के विभिन्न प्रकार 

जब आप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में काम कर रहे होते हैं, तो आप 4 अलग-अलग प्रकार की एजाइल मीटिंग्स के साथ काम कर सकते हैं। इनमें से प्रत्येक प्रकार अपने लक्ष्यों और इसे संचालित करने के तरीके में थोड़ा अलग है। नीचे एजाइल मीटिंग्स के 4 प्रकारों के बारे में विवरण दिया गया है जिन्हें आपको जानना आवश्यक है।

स्प्रिंट प्लानिंग 

स्प्रिंट प्लानिंग अगले स्प्रिंट में हासिल करने के लिए प्रोजेक्ट का लक्ष्य निर्धारित करने पर केंद्रित है। प्रत्येक डेवलपमेंट टीम, स्क्रम मास्टर और प्रोडक्ट ओनर प्राथमिकताओं पर बातचीत करते हैं। संयुक्त रूप से, वे उन सभी चीजों पर सीमाएँ निर्धारित करते हैं जिन्हें स्प्रिंट के भीतर पूरा किया जा सकता है।

प्रोडक्ट बैकलॉग को परिष्कृत करना प्रोडक्ट ओनर की जिम्मेदारी है और इसमें शामिल प्रयासों का अनुमान लगाने की गतिविधियाँ टीम द्वारा की जाती हैं। यह वह मीटिंग है जो काम शुरू होने से पहले सभी को स्प्रिंट के फोकस और लक्ष्यों के बारे में जागरूक करती है।

डेली स्टैंड-अप 

हर दिन आयोजित किया जाने वाला स्टैंड-अप संक्षिप्त होता है जिसमें केवल पंद्रह मिनट लगते हैं। टीम के प्रत्येक सदस्य को संक्षेप में रिपोर्ट देनी चाहिए कि क्या किया गया है, आज क्या किया जाना है, और किन समस्याओं का सामना करना पड़ा है। स्क्रम मास्टर यह सुनिश्चित करता है कि यदि उन्हें कोई समस्या है तो उसका समाधान किया जाए।

यह मीटिंग टीम को एक ही पृष्ठ पर रखने में प्रभावी है और यह सुनिश्चित करती है कि दिन में कम से कम एक बार संचार हो और सभी समस्याओं का मौके पर ही समाधान हो जाए। इस तरह यह टीम को लंबी चर्चाओं का उपयोग करने से एक स्प्रिंट की अवधि में एक चुनी हुई दिशा से भटकने से रोक सकता है।

स्प्रिंट रिव्यू 

स्प्रिंट रिव्यू एक ऐसी प्रक्रिया है जो प्रत्येक चुने हुए स्प्रिंट के अंत में होती है। हितधारकों को डेवलपमेंट टीम द्वारा किए गए कार्य की प्रगति दिखाई जाती है। प्रोडक्ट ओनर पुष्टि करता है कि परिणाम लक्ष्य प्रदान करता है या केवल अपेक्षाओं को पूरा करता है।

पाठक टिप्पणियाँ देते हैं और संभावित परिवर्तनों के बारे में बात करते हैं। यह मीटिंग सुनिश्चित करती है कि पारदर्शिता के कारण व्यवसाय की गई प्रगति का आकलन कर सकें।

स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव 

स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव पूरी तरह से टीम की प्रक्रिया के बारे में है। स्क्रम मास्टर स्प्रिंट के अंत में इस मीटिंग का संचालन करता है। टीम के सदस्य सफलता और विफलता के संदर्भ में सोच सकते हैं।

वर्तमान स्प्रिंट पूरा करने के बाद, वे बात करते हैं कि अगले स्प्रिंट की तैयारी कैसे करें। यह मीटिंग सुनिश्चित करती है कि दृष्टिकोण में निरंतर सुधार हो और भविष्य में समस्याओं को हल करते समय टीम को अधिक प्रभावी बनाती है। 

अपनी एजाइल मीटिंग्स को अधिक प्रभावी कैसे बनाएं? 

गैंट चार्ट का उपयोग करना आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यों को बेहतर बनाने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है। हालांकि, जब आप एजाइल बैठकें आयोजित कर रहे होते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है कि आप हर कदम सही ढंग से उठाएं। नीचे चर्चा किए गए विशेषज्ञ सुझाव आपको प्रभावी एजाइल बैठकें आयोजित करने के लिए सही निर्णय लेने में मदद कर सकते हैं:

एजाइल बैठकों को छोटा और केंद्रित रखें  

प्रतिभागियों को ध्यान केंद्रित करने और प्रभावी ढंग से काम करने की अनुमति देने के लिए एजाइल बैठकें छोटी होनी चाहिए। इधर-उदर की बातें न करें और शेड्यूल के उद्देश्य पर अडिग रहें और केवल आवश्यक कार्यों को ही पूरा करें। इस तरह, छोटी बैठकें निर्णय लेने के समय को कम करने में भी योगदान देती हैं।

बैकलॉग के साथ बैठक की तैयारी करें  

प्रोजेक्ट मैनेजर को बैठक की कार्यवाही शुरू करने से पहले प्रोडक्ट बैकलॉग की प्रगति का फॉलोअप लेना चाहिए। यह टीम को कई प्राथमिकताओं पर विचार करने और काम को सर्वोत्तम तरीके से व्यवस्थित करने में भी सक्षम बनाता है। एक तैयार बैकलॉग के परिणामस्वरूप अधिक कुशल बैठकें होती हैं और आगे क्या किया जाना चाहिए इसकी बेहतर समझ बनती है।

उद्देश्यों के बारे में स्पष्ट होने के लिए बैठक का एजेंडा निर्धारित करें  

बैठक के प्रवाह को नियंत्रित करने के लिए एक एजेंडा निर्धारित किया जाना चाहिए। यह फायदेमंद है क्योंकि यह पूरी कमेटी के लोगों को प्रोजेक्ट के दायरे की हर चीज़ पर चर्चा करने की अनुमति नहीं देता है। इसलिए, यह लोगों को इस बारे में सूचित रखता है कि बैठक का उद्देश्य क्या होना चाहिए।

बैठक के मुख्य लक्ष्य की दिशा में काम करें  

चर्चा को विशेष रूप से बैठक के उद्देश्य के लिए प्रासंगिक रखें। योजना बनाने, समीक्षा करने या कुछ समस्याओं को हल करने के लिए लक्ष्य पर केंद्रित रहें। इसका अर्थ यह भी है कि बैठकों का उपयोग परिवर्तन का नेतृत्व करने और कार्यों को करने की प्रक्रिया को आगे बढ़ाने के लिए किया जाता है।

बार-बार फीडबैक दें  

सुनिश्चित करें कि आप प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में बैठक के दौरान बार-बार फीडबैक दें। यह आगे की चर्चा और बाद के सुधार के लिए हाइलाइट किए गए बिंदुओं की समीक्षा करने में मददगार होता है। टीम के सदस्य टीम के सामने आने वाली किसी भी समस्या को साझा करने में स्वतंत्र महसूस करते हैं, और यह स्थितियों के अनुसार जल्दी ढलने में सहायता करता है।

टीम की अंतर्दृष्टि सुनें  

टीम के सभी सदस्यों को विचार और/या संदेह व्यक्त करने के लिए प्रोत्साहित करें। उपयोगी समाधान प्राप्त करने के लिए, उनकी राय सुनना बहुत मददगार होता है क्योंकि यह सभी को एक टीम प्लेयर बनने के लिए प्रोत्साहित करने में मदद करता है। यह सुनिश्चित करता है कि हर किसी की बात सुनी जाए और उस पर विचार किया जाए।

संदेह स्पष्ट करके और सारांश प्रस्तुत करके समाप्त करें

बैठक के समापन चरण में कार्यों और निर्णयों का सारांश प्रस्तुत करें और उन प्रश्नों के उत्तर दें जो अनुत्तरित रह गए हों। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि सभी लोग समझें कि आगे क्या किया जाना चाहिए और इससे बाद में भ्रम को रोकने में मदद मिलती है।

इन बिंदुओं को लागू करके, कोई भी प्रोजेक्ट मैनेजर अपनी एजाइल बैठकों को अधिक प्रभावी बना सकता।

निष्कर्ष 

 लचीलापन लागू करने और टीमों में काम करने के अवसरों के कारण आधुनिक project management की दुनिया में एजाइल बैठकों का एक पद्धति के रूप में उपयोग व्यापक है। सभी एजाइल बैठकों की संरचना कठोर नहीं होती है। हालांकि, कभी-कभी पारंपरिक प्रोजेक्ट की तरह Gantt chart का पालन करना मददगार होता है।

इस तरह, बैठकें संक्षिप्त और प्रत्यक्ष होती हैं और इनका संचालन करते समय, प्रोजेक्ट मैनेजर उत्पादकता की गारंटी देते हैं। समस्याओं के बारे में फीडबैक और उन्हें संबोधित करना, तथा स्पष्ट एजेंडा उनके समाधान और प्रोजेक्ट की प्रगति की ओर ले जाते हैं। वास्तव में, टीमों के लिए सफल बैठकें प्रोजेक्ट्स में दक्षता और आदर्श रूप से उपयुक्त प्रवाह ला सकती हैं।