BRD बनाम PRD: नए प्रोडक्ट मैनेजर्स को क्या जानना चाहिए?

परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए अच्छे दस्तावेजीकरण और संचार की आवश्यकता होती है। गतिविधियों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए ये आवश्यक हैं। BRD एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है जिसका उपयोग व्यावसायिक आवश्यकता और उसके बाद के निष्पादन को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। PRD भी एक अन्य प्रमुख दस्तावेज है जिसका उपयोग परियोजना की आवश्यकता को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। सबसे पहले, दोनों के बीच थोड़ा अंतर है। हालांकि वे सुनने में एक जैसे लग सकते हैं, लेकिन वे अलग हैं। उनका उपयोग परियोजना के विभिन्न चरणों में किया जाता है। 

इस लेख में, हम परियोजना प्रबंधकों और टीमों को परियोजना विकास को बेहतर ढंग से समझने में मदद करने के लिए BRD और PRD के बीच मुख्य अंतरों का पता लगाएंगे।

PRD का परिचय 

PRD उत्पाद विकास चक्र (Product Development Cycle) के आवश्यक दस्तावेजों में से एक है। यह बताता है कि विकास और परीक्षण टीमों को आगे बढ़ने देने के लिए उत्पाद लॉन्च में कौन सी संपत्तियां और क्षमताएं जोड़ी जानी चाहिए। हालांकि PRDs पारंपरिक, चरण-वार SD मॉडल में प्रभावी ढंग से बनाए जाते हैं, वे एजाइल (agile) कार्यप्रणाली में भी फायदेमंद होते हैं।

PRD में वह सब कुछ शामिल होता है जो रिलीज का हिस्सा होना चाहिए ताकि उसे पूर्ण माना जा सके। यह रिलीज प्रक्रिया के दौरान बनाए गए अन्य दस्तावेजों के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करता है। हालांकि PRDs सुझाव दे सकते हैं कि किसी चीज़ को यह दिखाने के लिए कैसे लागू किया जा सकता है कि यह कैसे काम करता है, वे आमतौर पर यह सटीक रूप से निर्दिष्ट नहीं करते हैं कि इसे कैसे किया जाना चाहिए।

PRD के महत्वपूर्ण तत्व

यहाँ मुख्य भागों का एक सरल विवरण दिया गया है:

• उत्पाद का विवरण

यह उत्पाद क्या है और यह बाजार या कंपनी के दृष्टिकोण की बड़ी तस्वीर में कैसे फिट बैठता है, इसका एक अवलोकन प्रदान करता है।

• उद्देश्य

यह बताता है कि उत्पाद क्यों बनाया जा रहा है और इसका लक्ष्य किन विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं को हल करना है।

• लक्षित दर्शक

यह अंतिम उपयोगकर्ताओं की पहचान करता है और उनकी चुनौतियों और अपेक्षाओं को समझने में मदद करता है। इसमें अक्सर उपयोगकर्ताओं की जनसांख्यिकी और व्यवहार के बारे में जानकारी शामिल होती है।

• प्रमुख विशेषताएं

यह उत्पाद की मुख्य विशेषताओं और कार्यों पर प्रकाश डालता है। यह बेहतर समझ के लिए प्रत्येक को विस्तार से समझने में मदद करता है।

• यूजर इंटरफेस डिजाइन

यह उत्पाद के दिखने और महसूस होने के तरीके पर केंद्रित है, यह बताते हुए कि उपयोगकर्ता इसके साथ कैसे इंटरैक्ट करेंगे।

• तकनीकी विनिर्देश

इसमें इंजीनियरिंग टीम द्वारा आवश्यक तकनीकी विवरण शामिल होते हैं। इसमें सॉफ्टवेयर आर्किटेक्चर, डेटा स्टोरेज, प्रदर्शन आवश्यकताएं और फ्रेमवर्क जैसी चीजें शामिल हैं।

PRD के उपयोग के मामले

PRD पूरी उत्पाद विकास प्रक्रिया के दौरान महत्वपूर्ण है। यह उत्पाद और उसकी आवश्यकताओं को परिभाषित करने के साथ शुरू होता है, और यह सुनिश्चित करने के लिए टीम का मार्गदर्शन करना जारी रखता है कि उत्पाद सही ढंग से बनाया गया है।

यहाँ कुछ स्थितियाँ दी गई हैं जहाँ PRD उपयोगी होता है:

व्यावसायिक आवश्यकताओं का अनुवाद करना 

जब आपको अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं को उत्पाद की विशेषताओं में अनुवाद करने की आवश्यकता होती है, तो आप PRD का उपयोग कर सकते हैं। PRD बताता है कि उत्पाद कैसे काम करेगा और इसकी विशेषताओं को सूचीबद्ध करता है।

स्पष्ट आवश्यकताएं प्रदान करना

इसमें तकनीकी विवरण शामिल होते हैं ताकि डेवलपर्स को पता चले कि उन्हें वास्तव में क्या बनाना है।

यूजर स्टोरीज को परिभाषित करना

PRD में यूजर स्टोरीज (user stories) लिखने से आवश्यकताओं को स्पष्ट करने और उपयोगकर्ताओं की जरूरतों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, "एक उपयोगकर्ता के रूप में, मैं तिथि सीमा के अनुसार डेटा को फ़िल्टर करना चाहता हूँ।"

निर्धारित करना कि उत्पाद व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करता है

PRD उत्पाद की विशेषताओं को समग्र व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ संरेखित करने में मदद करता है, जैसे कि लाइव चैटबॉट बनाना या ग्राहक सहायता प्रश्नों को कम करने के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs) जोड़ना।

क्रॉस-फंक्शनल टीमों का समन्वय करना

यह डिजाइन, गुणवत्ता आश्वासन और इंजीनियरिंग टीमों को जोड़ता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि हर कोई प्रभावी ढंग से मिलकर काम कर रहा है।

त्रुटि प्रबंधन और अपवाद मामलों (Edge Cases) का प्रबंधन

दस्तावेज रूपरेखा तैयार करता है कि असामान्य मामलों और त्रुटियों से कैसे निपटना है। यह एक सहज उपयोगकर्ता अनुभव और उचित त्रुटि प्रबंधन में मदद करता है।

BRD का परिचय

BRD सरल शब्दों में परिभाषित करता है कि एक व्यवसाय क्या करता है और परियोजना की आवश्यकता क्यों है। यह उन उपायों को परिभाषित करता है जिन्हें आवश्यक परियोजना आवश्यकताओं के साथ-साथ किए जाने की आवश्यकता है। 

BRD इस प्रश्न पर ध्यान केंद्रित करता है कि परियोजना को क्या वितरित करना चाहिए। इस BRD का एक अन्य लाभ यह है कि परियोजना के दौरान किसी भी बदलाव के मामले में, BRD को अपडेट किया जाना आवश्यक होता है।

इस कारण से, BRD को एक ऐसी योजना के रूप में मानें जो उद्देश्यों तक पहुँचने और ग्राहकों के साथ-साथ हितधारकों के लिए सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने की गतिविधियों को परिभाषित करती है। 

टीम के सभी प्रतिभागी यह परिभाषित करने के प्रयास में शामिल होते हैं कि परियोजना कैसे संचालित होगी और यह व्यवसाय की आवश्यकताओं को कैसे पूरा करेगी। 

इस प्रकार की योजना हितधारकों की भागीदारी के साथ की जाती है और इन हितधारकों द्वारा कार्य योजना को मंजूरी देने के बाद ही इसे लागू किया जा सकता है।

BRD के महत्वपूर्ण तत्व

आइए दस्तावेज के मुख्य भागों को समझते हैं:

• कार्यकारी सारांश (Executive Summary)

एक संक्षिप्त अवलोकन जो पूरे दस्तावेज़ का सार प्रस्तुत करता है और परियोजना की आवश्यकताओं को रेखांकित करता।

• परियोजना/विशेषता के उद्देश्य

इस बात का विवरण कि परियोजना (या विशिष्ट विशेषता) का लक्ष्य क्या हासिल करना है। इसमें इसके लक्ष्य और अपेक्षित परिणाम शामिल हैं।

• व्यावसायिक आवश्यकताएं और परियोजना का दायरा

परियोजना में शामिल कार्य की एक स्पष्ट परिभाषा, यह सुनिश्चित करना कि यह निर्धारित सीमाओं के भीतर रहे।

• हितधारक (Stakeholders)

परियोजना में शामिल लोगों की सूची और परियोजना में शामिल प्रत्येक व्यक्ति की भूमिका और जिम्मेदारी।

• समयरेखा (Timeline)

यह एक योजना है जो परियोजना के विभिन्न चरणों और प्रत्येक चरण में लगने वाले संभावित समय को दर्शाती है।

• बजट और लागत-लाभ विश्लेषण

अनुमानित लागतों के साथ-साथ परियोजना के प्रत्याशित लाभों का विवरण। लागत-लाभ विश्लेषण परियोजना के निवेश पर प्रतिफल (ROI) के लिए एक औचित्य प्रदान करता है।

• सीमाएं

परियोजना के दौरान आने वाली कोई भी सीमाएं या चुनौतियां, और उन्हें हल करने के लिए संसाधन।

BRD के उपयोग के मामले

यह दस्तावेज़ सामान्यतः परियोजना विकास की शुरुआत में तैयार किया जाता है। यह सुनिश्चित करने में सहायता करता है कि सभी लोग एक ही बात पर सहमत हैं, भ्रम को कम करता है, और जोखिमों को दर्शाता है। यह अधिकारियों से अनुमोदन प्राप्त करने और बजट सुरक्षित करने के लिए भी महत्वपूर्ण है।

यहाँ कुछ ऐसी स्थितियाँ दी गई हैं जब आपको एक BRD बनाना चाहिए:

परियोजनाओं की योजना बनाना और दिशा निर्धारित करना

परियोजना की आवश्यकताओं और लक्ष्यों को रेखांकित करने के लिए BRD का उपयोग करें। यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई एक ही बात पर सहमत है और कार्यक्षेत्र में बदलाव के कारण होने वाली महंगी देरी से बचाता है।

एप्लीकेशन बनाना और बदलना

एक नया एप्लीकेशन बनाने या पुराने को बदलने के लिए आवश्यक सभी व्यावसायिक आवश्यकताओं को BRD के भीतर एकत्रित करें।

प्रस्तावों के अनुरोधों (RFPs) का जवाब देना

व्यावसायिक आवश्यकताओं और अपेक्षाओं का विवरण देकर नई परियोजनाओं के लिए RFPs को संबोधित करने हेतु एक BRD का मसौदा तैयार करें।

व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करना

यदि आपकी कंपनी विस्तार कर रही है, तो BRD आवश्यक व्यावसायिक आवश्यकताओं को दस्तावेजीकरण करने में मदद कर सकता है।

व्यावसायिक समस्याओं का समाधान करना

एक BRD विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं और उन्हें हल करने के लिए वांछित परिणामों को रेखांकित कर सकता है।

बाजार की जरूरतों को प्राथमिकता देना

यदि आप एक नए बाजार में प्रवेश कर रहे हैं, तो BRD प्रमुख अवसरों की पहचान करने और उन्हें आपके व्यावसायिक लक्ष्यों के साथ संरेखित करने में मदद कर सकता है।

BRD बनाम PRD: दोनों दस्तावेजों का मुख्य उद्देश्य 

BRD

BRD का मुख्य उद्देश्य यह दर्शाना है कि व्यावसायिक दृष्टि से सिस्टम कैसा दिखना चाहिए। अक्सर यह उन व्यावसायिक, विशिष्ट एप्लीकेशन और तकनीकी पहलुओं को परिभाषित करता है जिनकी परियोजना को आवश्यकता होगी। BRD इस बारे में महत्वपूर्ण प्रश्नों के उत्तर देने में मदद करता है कि व्यवसाय को क्या चाहिए और परियोजना कैसे वितरित की जाएगी। इसमें उन सुविधाओं और आवश्यकताओं की एक प्राथमिकता वाली सूची भी होती है जिन्हें अंतिम उत्पाद, सिस्टम या सेवा में शामिल किया जाना चाहिए।

PRD

उत्पाद विकास प्रक्रिया में PRD बहुत महत्वपूर्ण होते हैं क्योंकि वे पूरी टीम के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करते हैं। वे यह स्पष्ट करने में मदद करते हैं कि उत्पाद का लक्ष्य क्या हासिल करना है।

वे शामिल सभी लोगों को इस बात पर सहमत होने में मदद करते हैं कि कौन सी सुविधाएँ सबसे महत्वपूर्ण हैं और किसी भी समझौते को समझने में मदद करते हैं। PRD यह सुनिश्चित करते हैं कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है, जिससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि अंतिम उत्पाद उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं को पूरा करता है।

Agile या Waterfall विधियों का उपयोग करने वाली टीमों के लिए, एक सुव्यवस्थित PRD स्पष्ट दिशा-निर्देश प्रदान करके और समय सीमा चूकने या परियोजना के कार्यक्षेत्र में बदलाव से बचने में मदद करके विकास को आसान बना सकता है।

BRD का उपयोग कब करें?

आपको परियोजना नियोजन चरण के दौरान BRD लिखना चाहिए। परियोजना की शुरुआत में, BRD परियोजना के लक्ष्य और पहुंच को निर्दिष्ट करता है।

यह व्यावसायिक आवश्यकताओं और उद्देश्यों को भी रेखांकित करता है।

हालांकि BRD इन शुरुआती चरणों में परिभाषित किया जाता है, लेकिन बदलाव आने पर इसे पूरी परियोजना के दौरान अपडेट किया जा सकता है। यह दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है क्योंकि यह परियोजना की सफलता के लिए एक ठोस आधार तैयार करता है। यह बेहतर योजना, निष्पादन और संचार में मदद करेगा।

इसे प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए आपको प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होगी जो कार्यों को व्यवस्थित करता है और आपकी पूरी टीम को जोड़ता है। Instagantt एक ऑनलाइन टूल है जो विभिन्न व्यूज़ में रीयल-टाइम डेटा प्रदान करता है। यह सभी को अपने पसंदीदा तरीके से काम करने की अनुमति देता है। इसका इंटरैक्टिव गैंट चार्ट टीमों और हितधारकों के साथ साझा किया जा सकता है, जो टाइमलाइन पर व्यवस्थित कार्यों को दिखाता है। 

आप निर्भर कार्यों को जोड़ सकते हैं, मील के पत्थर निर्धारित कर सकते हैं, और महत्वपूर्ण पथ की पहचान कर सकते हैं। इसके अलावा, आप एक आधार रेखा निर्धारित कर सकते हैं और परियोजना के आगे बढ़ने के साथ वास्तविक समय में अपने BRD को ट्रैक कर सकते हैं। 

PRD का उपयोग कब करें?

एक उत्पाद आवश्यकता दस्तावेज़ आमतौर पर उत्पाद प्रबंधक द्वारा विकास टीम के उत्पाद पर काम शुरू करने से पहले बनाया जाता है। हालाँकि, यह महत्वपूर्ण है कि हर कोई इस पर सहयोग करे। एक PRD उत्पाद प्रबंधक के लिए एक सबसे अच्छे दोस्त की तरह है क्योंकि यह रिलीज का मार्गदर्शन करता है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आप वह प्रदान करें जो ग्राहक चाहते हैं, समय पर।

रिलीज में शामिल हर व्यक्ति—जिसमें डेवलपर्स, टेस्टर्स और प्रोजेक्ट मैनेजर शामिल हैं—को PRD से परिचित होना चाहिए।

अंतिम विचार 

BRD और PRD दोनों ही आवश्यकता-आधारित दस्तावेज़ हैं। ये आपके व्यवसाय को सफलता की ओर ले जाने में सहायक हैं। आप इन दस्तावेजों का उपयोग करके अपनी टीम को संरेखित कर सकते हैं और उन्हें अपने व्यावसायिक लक्ष्यों के बारे में बता सकते हैं।