बर्नडाउन चार्ट: वह सब कुछ जो आपको इसके बारे में जानने की आवश्यकता है

बर्नडाउन चार्ट क्या है?

बर्नडाउन चार्ट, Gantt chart या कानबान बोर्ड की तुलना में थोड़ा कम विस्तृत होता है। अत्यधिक विशिष्ट होने और इसमें शामिल प्रत्येक कार्य और प्रत्येक व्यक्ति का विवरण देने के बजाय, बर्नडाउन चार्ट केवल इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट पर कितना समय बचा है। यह दो अलग-अलग कारकों को देखकर ऐसा करता है, अर्थात् प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए बचा हुआ काम और उस काम को पूरा करने के लिए बचा हुआ समय। यह ग्राफ फिर आपको इन सवालों के जवाब सरल और सीधे तरीके से देखने की अनुमति देता है।

ये चार्ट जानकारी को दो थोड़े अलग तरीकों से भी देखते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह निर्धारित करने के लिए स्प्रिंट बर्नडाउन चार्ट देख सकते हैं कि उस कार्य में कितना काम बचा है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है या जिसे आप मापना चाहते हैं। यह आपको और बाकी टीम को एक अच्छा अंदाजा लगाने की अनुमति देता है कि आप छोटे स्प्रिंट में कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं। यह प्रक्रिया का एक अत्यंत महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है और यह सुनिश्चित करता है कि पूरी टीम उस स्प्रिंट पर यथासंभव कठिन परिश्रम कर रही है। यदि आप उन बड़े प्रोजेक्ट्स के लिए लक्ष्य निर्धारित करते हैं जिन्हें कम समय में पूरा करने की आवश्यकता है, तो यह एक अच्छा तरीका हो सकता है।

आप एक प्रोडक्ट बर्नडाउन चार्ट भी बना सकते हैं, जो आपको यह ट्रैक करने की अनुमति देगा कि आप जिस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, उसके लिए कुल कितना काम बाकी है। यह एक बड़ा प्रोजेक्ट या छोटा प्रोजेक्ट हो सकता है लेकिन आप और आपकी टीम अभी भी जानना चाहते हैं कि आप कैसे आगे बढ़ रहे हैं और इसे पूरा करने के लिए आपको और कितना काम करने की आवश्यकता है। प्रोडक्ट बर्नडाउन के साथ, आप ऐसा कर सकते हैं और इसके साथ ही आप यह तुलना भी कर सकते हैं कि आपने प्रोजेक्ट को पहले ही कितना पूरा कर लिया है। इससे आपको और भी अधिक काम जल्दी पूरा करने में मदद मिलती है।

बर्नडाउन चार्ट का उपयोग क्यों करें?

हमने पिछले भाग में इस पर थोड़ा चर्चा की थी, लेकिन यह कुछ ऐसा है जिस पर हमें फिर से विचार करना चाहिए। सामान्य तौर पर,  बर्नडाउन चार्ट आपके द्वारा बनाए जा सकने वाले अन्य प्रकार के उत्पादकता चार्ट, जैसे कि कानबान बोर्ड या Gantt chart के लिए एक बेहतरीन पूरक होने जा रहा है। हालाँकि यह आपको उस तरह की विस्तृत जानकारी नहीं देता है जो इस प्रकार के चार्ट देते हैं, यह आपको इस बारे में पर्याप्त जानकारी दे सकता है कि आप कैसे प्रगति कर रहे हैं और क्या आपको गति बढ़ाने की आवश्यकता है या आप जहाँ हैं वहीं जारी रखना चाहिए।

इस प्रकार के बोर्ड के उपयोग से आपको पता चल जाएगा कि आपका प्रोजेक्ट समय पर पूरा होने की राह पर है या नहीं। जहाँ एक कानबान बोर्ड आपको दिखा सकता है कि आपका कार्य आपके शेड्यूल में कहाँ है या एक Gantt chart आपको बता सकता है कि समय सीमा तक पहुँचने में आपके पास कितना समय है और यहाँ तक कि कितने प्रतिशत काम पूरा हो गया है, फिर भी यह समझना मुश्किल हो सकता है कि प्रोजेक्ट के भीतर क्या हो रहा है। बर्नडाउन चार्ट के साथ, आप एक चित्रात्मक प्रतिनिधित्व देख सकते हैं कि जब आपने शुरू किया था तब कितना करने की आवश्यकता थी, अब तक आपने कितना किया है, और समय पर पूरा करने के लिए आपको कितना करने की आवश्यकता होगी।

इस प्रकार का ग्राफ आपके लिए आपके द्वारा किए गए कार्य की गति और कार्य को समय पर पूरा करने के लिए आवश्यक गति को देखना आसान बनाता है। यह आपके लिए ठीक उसी को प्राप्त करना बहुत आसान बना सकता है। आप गति पर करीब से नज़र डाल सकते हैं और इसे अपनी बाकी टीम के साथ भी साझा कर सकते हैं, जिससे वे देख सकेंगे कि उन्हें अभी भी क्या करने की आवश्यकता है ताकि सभी को कार्य या प्रोजेक्ट के अंत तक पहुँचने में मदद मिल सके।

चूँकि वे डिजाइन में बहुत सरल और सीधे हैं, इसलिए किसी के लिए भी उन्हें देखना आसान हो जाता है। आप इसे बहुत कम समय में देख सकते हैं और तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं कि अभी भी क्या किया जाना बाकी है और आप कितनी अच्छी तरह आगे बढ़ रहे हैं। आप यह देखने के लिए दिन में कम से कम एक बार इस पर नज़र डालना चाहेंगे कि आप दिन की शुरुआत में या अंत में (या दोनों) कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं। इससे आपको और आपकी टीम को यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि ट्रैक पर आने या बने रहने के लिए आगे क्या करना है।

आप क्या देखेंगे

जब आप किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट के लिए अपना बर्नडाउन चार्ट बनाते हैं तो आप दो अलग-अलग लाइनें देखेंगे। आपके ग्राफ के y-अक्ष पर शेष कार्य की मात्रा होती है। x-अक्ष पर आप वह समय देखेंगे जो आपके पास काम पूरा करने के लिए है। ये दो चीज़ें आपको ग्राफ बनाने में मदद करेंगी और इसे पढ़ना आसान बना देंगी। उन्हें अलग-अलग तरीकों से भी प्रस्तुत किया जा सकता है ताकि आप जो ट्रैक कर रहे हैं उसके आधार पर समयरेखा लंबी या छोटी हो, लेकिन कार्य की मात्रा को 100% से 0% तक विस्तृत किया जा सकता है।

एक बार ग्राफ बन जाने के बाद उस पर दो लाइनें मौजूद होती हैं। पहली एक आदर्श कार्य रेखा है। यह वह रेखा है जो 100% से 0% तक के काम को जोड़ती है। तो, यह देखता है कि प्रोजेक्ट शुरू करने से लेकर खत्म करने तक आपको कम से कम बाधाओं के साथ खुद को कैसे गति देनी चाहिए। यदि आप इष्टतम स्तर पर काम करते हैं तो यह वह गति होगी जिसका आप उपयोग करेंगे और सब कुछ कैसे पूरा होगा। लेकिन चीजें हमेशा उस तरह से नहीं चलती हैं। बहुत कम ही चीजें उस तरह से चलती हैं।

दूसरी रेखा वास्तविक कार्य शेष रेखा है। यह रेखा प्रतिदिन देय कार्य की मात्रा को देखेगी और एक चार्ट बनाएगी जो आपको दिखाएगा कि आपने कितना किया है और कितना अभी भी किया जाना बाकी है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सटीक है और आप जानते हैं कि आप कितनी अच्छी तरह (या उतनी अच्छी तरह नहीं) प्रगति कर रहे हैं, यह बार-बार अपडेट होता है। यदि आप वास्तविक कार्य रेखा को आदर्श रेखा से ऊपर देख रहे हैं तो इसका मतलब है कि आपको वापस शेड्यूल पर आने के लिए थोड़ा और काम करने की आवश्यकता है। यदि रेखा आदर्श रेखा से नीचे है तो इसका मतलब है कि आप शेड्यूल से आगे हैं।

ध्यान रखें कि जैसे-जैसे आप और आपकी टीम प्रोजेक्ट पर काम करना जारी रखेंगे, आपकी वास्तविक कार्य रेखा में उतार-चढ़ाव होगा और यह शेष कार्य को संतुलित करेगी। इसलिए, यदि आपके पास प्रोजेक्ट पूरा करने के लिए अभी भी समय बचा है, तो यह आपकी वर्तमान स्थिति को लेगा और आपको अंत तक पहुँचने का एक आदर्श मार्ग दिखाएगा। यदि आप उस मार्ग का अनुसरण नहीं करते हैं, तो जैसे-जैसे आप काम पूरा करते हैं, यह आपको आगे बढ़ने का सबसे अच्छा तरीका दिखाने के लिए बदलता और अपडेट होता रहेगा। मुख्य बात यह सुनिश्चित करना है कि आप बार-बार इसकी जाँच करते रहें।

बर्नडाउन चार्ट से जुड़े लाभ

यदि आप बर्नडाउन चार्ट के साथ काम करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको इसके कई अलग-अलग लाभ मिलेंगे। मुख्य बात यह सुनिश्चित करना है कि आप उनका उचित उपयोग कर रहे हैं और आप उन्हें अपने स्प्रिंट या प्रोजेक्ट के लिए शुरुआत में ही शुरू कर दें। इससे आपके लिए समयसीमा के अंत में बहुत अधिक जल्दबाजी करने के बजाय शुरुआत से ही काम पर ध्यान केंद्रित करना आसान हो जाएगा। साथ ही, इन लाभों के साथ, आप विकल्पों को भी देखना चाहेंगे।

प्रगति देखें – इस प्रकार के चार्ट में आप सबसे पहली चीज़ यह देखेंगे कि जानकारी तुरंत उपलब्ध होती है। आपको कुछ भी खोजने की ज़रूरत नहीं है और जो आप जानना चाहते हैं उसे देखने के लिए आपको लंबे समय तक चार्ट को देखने की ज़रूरत नहीं है। आप तुरंत देख सकते हैं कि आप अपनी अपेक्षित प्रगति की तुलना में कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं। इससे आपको तत्काल फीडबैक मिलेगा और अतिरिक्त जानकारी तथा सलाह के साथ अपनी बाकी टीम से तुरंत संपर्क करने की क्षमता मिलेगी।

समस्याएं देखें – यदि आप और आपकी टीम पीछे चल रहे हैं या पीछे छूटने का खतरा है, तो आपका बर्नडाउन चार्ट आपको बहुत कम समय में इसकी जानकारी दे देगा। इसका मतलब है कि आप देख सकते हैं कि आप पिछड़ रहे हैं और तुरंत कार्रवाई कर सकते हैं। यदि वास्तविक कार्य रेखा आपकी आदर्श कार्य रेखा से थोड़ी भी नीचे गिरती है, तो आप उसे देख पाएंगे और ट्रैक पर वापस आने के लिए तुरंत गति बढ़ा सकेंगे। यदि आपको समस्या का पता बहुत बाद में चलता है, तो इसका मतलब होगा कि आपको ट्रैक पर वापस आने के लिए और भी अधिक गति बढ़ानी होगी।

देखें कि आपको क्या चाहिए – यदि आपकी टीम में ऐसे सदस्य हैं जो अधिक जटिल चार्ट या सिस्टम पढ़ने में उतने कुशल नहीं हैं, तो उन्हें सूचित रखने का यह एक शानदार तरीका है। इसे सीखना सरल और सीधा है और आप इसे एक नज़र में पढ़ सकते हैं। आपको बस दो रेखाओं को देखना है और तुलना करनी है कि वे एक-दूसरे से कैसे संबंधित हैं। वहां से, आपको वह सारी जानकारी मिल जाएगी जिसकी आपको आवश्यकता है। विशेष रूप से अल्पकालिक प्रोजेक्ट्स पर काम करते समय उपयोग करने के लिए यह एक बेहतरीन चार्ट है।

बर्नडाउन चार्ट के नुकसान

बर्नडाउन चार्ट के साथ कुछ बेहतरीन संभावनाएं हैं, लेकिन कुछ ऐसी चीजें भी हैं जिन पर आपको अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होगी। ये चीजें आपको यह निर्धारित करने में मदद करेंगी कि क्या बर्नडाउन चार्ट आपकी टीम और आपके project management के लिए सही तरीका है। आखिर आप जो कर पाएंगे उसकी कुछ सीमाएं भी हैं।

1. सटीक योजना की आवश्यकता है

सटीक चित्रण प्राप्त करने के लिए आपको अपने स्प्रिंट की सटीक योजना बनानी होगी कि आपके पास कितना समय और कितना काम बचा है। यदि आप स्प्रिंट का गलत आकलन करते हैं, तो आप खुद को ट्रैक पर बने रहने के लिए संघर्ष करते हुए पाएंगे।

2. बैकलॉग की अनदेखी

आप ही वह व्यक्ति हैं जो चार्ट में सब कुछ डालने और यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं कि सब कुछ ठीक से काम करे। यदि आप कार्यों के बैकलॉग को पूरा नहीं करते हैं या यदि आप कार्यों के बैकलॉग को दर्ज नहीं करते हैं, तो आपका चार्ट गलत हो सकता है।

अपने चार्ट सेट करना

जब प्रोजेक्ट स्प्रिंट चलाने की बात आती है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप सही रास्ते पर हैं और आप सब कुछ ठीक से रिकॉर्ड कर रहे हैं। जब तक आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं और आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आप सभी बुनियादी नियमों को सही तरीके से निर्धारित करते हैं, तब तक आप और आपकी टीम इस चार्ट के साथ बहुत बेहतर स्थिति में रहेंगे। बस यह सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि इसे कैसे सेट करना है और इसकी निगरानी कैसे करनी है। और सुनिश्चित करें कि सभी कार्यों की ठीक से रिपोर्ट की जा रही है ताकि यह अपडेट रहे।
जब आप विभिन्न प्रकार के चार्ट और अपने द्वारा पूरे किए जाने वाले काम को ट्रैक करने के विभिन्न तरीकों को देखने के लिए तैयार हों, तो सुनिश्चित करें कि आप बर्नडाउन चार्ट देख रहे हैं। आपको यह जानकर आश्चर्य भी हो सकता है कि इस प्रकार का चार्ट आपके और आपकी टीम के काम को देखने के नज़रिये को कितना बदल सकता है। और जब आप त्वरित सिस्टम और ट्रैकिंग की तलाश कर रहे हों, तो आपकी सहायता के लिए बर्नडाउन चार्ट से बेहतर निश्चित रूप से कोई दूसरा तरीका नहीं है।