गेटिंग थिंग्स डन पद्धति पर एक पूर्ण गाइड

जब हम बहुत अधिक सोचते हैं और चीजों को समय पर पूरा करने के लिए कुछ नहीं करते हैं, तो यह हमारी मानसिक शांति को गंभीर रूप से प्रभावित करता है। जब हम अपने दिमाग में योजना बनाते हैं, उसका अभ्यास नहीं करते हैं, और समय को बीतने देते हैं, तो यह केवल हमारे कंधों पर तनाव लाता है। इसलिए, चीजों को ठीक से प्रबंधित करने और उन्हें कार्य में लाने की बहुत आवश्यकता है। 

गेटिंग थिंग्स डन (Getting Things Done) कार्यप्रणाली पर एक संपूर्ण मार्गदर्शिका

एक वरिष्ठ और प्रसिद्ध उत्पादकता सलाहकार, डेविड एलन ने कार्यों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए ये विचार पेश किए, जिन्होंने बहुत ही सरल चरणों वाली एक कार्य प्रबंधन प्रणाली का प्रस्ताव दिया। उन्होंने विचारों को व्यावहारिक कार्य में लाने और वास्तव में चीजों को पूरा करने के लिए गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली की शुरुआत की। 

गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली प्रभावी चरणों को अपनाने और अनावश्यक चीजों को पीछे छोड़ने में मदद करती है, जिससे चीजें उनकी महत्ता और समय की सीमा के अनुसार अधिक उपयुक्त और व्यवस्थित हो जाती हैं, और उनकी समीक्षा करने की अनुमति मिलती है। 

गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली के चरण 

तो, यहाँ उन लोगों के लिए पूरी मार्गदर्शिका है जो नए हैं और चीजों को सही तरीके से पूरा करने का एक सरल लेकिन प्रभावी तरीका सीखना चाहते हैं। हम चीजों को सूचीबद्ध करके, अव्यवस्था को हटाकर और उन्हें व्यवस्थित करके मन के संघर्ष, विचारों और सूचनाओं को व्यवहार में लाने के लिए चरणों के एक क्रम का पालन करते हैं। 

कैप्चर (Capture): चीजों को सहेजें

हम जानते हैं कि हमारा मस्तिष्क हमारे कार्यों को आसान बनाने और फलदायी परिणाम प्राप्त करने के लिए रचनात्मक विचारों को सोचने के लिए पर्याप्त रूप से विकसित है। हमारा मस्तिष्क जो चीजें सोच रहा है वे निस्संदेह लीक से हटकर हैं, लेकिन इन्हें मस्तिष्क में संचित नहीं किया जा सकता है। 

हमें उन्हें कुछ शब्दों, प्रतीकों या संख्याओं के रूप में सहेजने की आवश्यकता है। इसलिए, पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम उन चीजों को लिखना है जो आपका मस्तिष्क किसी भी लक्ष्य को प्राप्त करने की योजना बनाने के लिए सोच रहा है। यह आप पर निर्भर करता है कि आप जो करना चाहते हैं उसे कैप्चर करने के लिए किस स्रोत का उपयोग करेंगे, चाहे वह पेन और पेपर हो, कोई एप्लिकेशन हो, या एक साधारण वॉयस रिकॉर्डर हो।

चूंकि हमारा दिमाग लाखों विचार सोच सकता है लेकिन उन्हें स्टोर नहीं कर सकता, या यदि आप किसी वर्कशॉप या ट्रेनिंग में जाते हैं, तो भी आप इसे याद नहीं रख सकते हैं, इसके बजाय आपको अपने दिमाग में ढेर लगाने के बजाय महत्वपूर्ण चरणों या सूचनाओं की कड़ियों को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता है। 

जब आप अपने दिमाग में जानकारी या विचारों का ढेर छोड़ देते हैं, तो वे आपको आपके लक्ष्य से भटकाते हैं और आपका समय बर्बाद करते हैं। लेकिन जब आप गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली का पालन करते हुए उन्हें कागज पर या मोबाइल एप्लिकेशन पर अपनी टू-डू सूची के रूप में लिखते हैं, तो आप शांत मन और नींद के साथ सहज होने का समर्थन करते हैं। 

स्पष्ट करें (Clarify) कि आपको किन चीजों को रखना है या हटाना है 

जब आपने सारी जानकारी, विचार और वे चीजें जो आपको करनी हैं, कागज या एप्लिकेशन पर लिख ली हों, तो आपको पहले महत्वपूर्ण और जरूरी चीजों को चुनकर और अन्य चीजों को अगली बार के लिए छोड़कर चीजों को स्पष्ट करना होगा। कागज पर आपने जो कुछ भी लिखा है वह हर समय उपयोगी या समय की मांग के अनुरूप नहीं होता है।

 अब आपको यह तय करना चाहिए कि क्या अधिक आवश्यक है और इसे किसे करना चाहिए। काम शुरू करने से पहले, गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली के अनुसार, आपको कार्यों की प्रकृति के बारे में बहुत स्पष्ट होना चाहिए। 

अपना इनबॉक्स देखें जहाँ आप अधिकतर अपने कार्य लाते हैं और उन कार्यों पर स्पष्ट रहें जिन्हें आप पहले ही कर चुके हैं और उन पर अधिक ध्यान और समय देने की आवश्यकता नहीं है। अपनी कार्य सूची से ऐसे कार्यों को हटा दें और स्पैम के ढेर से बचने के लिए इसे और स्पष्ट करें। 

अपने कार्यों को व्यवस्थित (Organize) करके सुलझाएं 

गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली के अनुसार, आपको कार्यों की प्रकृति और महत्व तय करने के बाद समयरेखा देखनी चाहिए। इस उद्देश्य के लिए, आपका ईमेल या आपके डिवाइस का कोई अन्य एप्लिकेशन प्रत्येक अगले कार्य के लिए तारीख और समय की याद दिलाने के लिए उपयुक्त होगा। यहाँ आपको कुछ प्रश्नों से गुजरना होगा और कई कार्यों से निपटने और उन्हें व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका खोजना होगा। 

उन कार्यों की एक कतार बनाएं जो आप करेंगे।

सोचें कि कौन से कार्य अधिक प्रासंगिक हैं और जिन पर आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है 

• अपनी सूची से उन कार्यों को हटा दें जिन्हें आप बाद में कर सकते हैं और उन्हें शुरू करने की अपेक्षित तिथि निर्धारित करके अपने रिमाइंडर में चिह्नित करें। 
• उन चीजों को कचरे के डिब्बे में डाल दें जो आपको लगता है कि पहले ही पूरी हो चुकी हैं, और अब आपको उनकी आवश्यकता नहीं है।
• अपनी टीम को शामिल करना न भूलें। उन कार्यों को चुनें जो आपको लगता है कि आपकी टीम का कोई अन्य सदस्य कर सकता है। यह आपके दिमाग के बोझ को कम करेगा। 
• कार्यों की प्रकृति को देखें और पता करें कि क्या वे महत्वपूर्ण हैं, और क्या आपको उनके साथ आगे बढ़ना चाहिए।

देखें कि आप जो कार्य करने जा रहे हैं उनमें कुछ मिनट लगेंगे या अधिक समय। यदि कार्य पूरा करने का समय दो मिनट से अधिक नहीं है, तो इसे तुरंत करें, लेकिन यदि इसमें अधिक समय लगता है, तो इसे छोड़ दें और सबसे महत्वपूर्ण और तत्काल कार्य पर ध्यान केंद्रित करें। 

अपने काम की बार-बार समीक्षा (Review) करें। 

जब आप चीजों को सूचीबद्ध करने, सूची से अव्यवस्था हटाने और किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए कार्यों को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं, तो आपको इसका ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है। सूची में मौजूद हर चीज न तो स्पष्ट होती है और न ही हर समय ध्यान देने की आवश्यकता होती है। इसीलिए आपको प्रोजेक्ट की आवश्यकता के अनुसार कार्यों को शामिल करने या हटाने के लिए कुछ दिनों बाद कार्य सूची की समीक्षा करने की आवश्यकता है। 

साप्ताहिक रूप से सूची देखें और उन चीजों को हटा दें जो आपको लगता है कि पर्याप्त रूप से पूरी हो चुकी हैं, और उन्हें आपकी टीम के अधिक समय और दक्षता की आवश्यकता नहीं है। अन्यथा, यह अव्यवस्था की भूमिका निभाएगा और आपसे कई महत्वपूर्ण कार्यों को अनसुलझा छोड़ देगा।

अपने प्रोजेक्ट की प्रभावशीलता को बढ़ावा देने के लिए कुछ नया जोड़ने का एक अन्य कारक भी है जिसे यदि आप हर हफ्ते कार्य सूची की समीक्षा नहीं करते हैं तो आप उपेक्षा कर रहे होंगे। आप अधूरी कड़ियों (open loops) को पाएंगे और आवश्यकतानुसार उनका समाधान करेंगे। इसलिए, गेटिंग थिंग्स डन कार्यप्रणाली का यह चरण आपको उन चीजों का पता लगाने में मदद करेगा जो आपने कर ली हैं और अपने लक्ष्य की ओर बढ़ने के लिए सप्ताह के नए कार्यों के लिए सूची को खाली कर देगा। 

अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए चरणों में संलग्न (Engage) हों

जब आप टू-डू लिस्ट बनाने और फिर प्रक्रिया के सभी चरणों से गुजर चुके होते हैं, तो आप काम के अत्यधिक बोझ के कारण थकने के बजाय अपने काम का बहुत आनंद लेने लगेंगे। जब आप व्यवस्थित रहने और चीजों को क्रमबद्ध तरीके से आगे बढ़ाने, और समय पर बेकार की चीजों को हटाने की आदत विकसित कर लेते हैं, तो आप नवाचार के नए रास्ते बना रहे होते हैं। चीजों को व्यवस्थित करने की आदत आपके दिमाग को चिंताओं और अभिभूत होने से मुक्त कर देगी जो निश्चित रूप से आपकी दक्षता को प्रभावित करेगी। 

गेटिंग थिंग्स डन पद्धति आपको ठीक से काम करने में कैसे मदद करती है?

गेटिंग थिंग्स डन पद्धति किसी प्रोजेक्ट या लक्ष्य को छोटे कार्यों में विभाजित करने और उन्हें समय पर पूरा करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा रही है। शुरुआती लोगों को अपने प्रोजेक्ट पर नज़र रखने और अभिभूत मन पर ऊर्जा बर्बाद किए बिना इसे समय पर पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए यहाँ कुछ सकारात्मक बिंदु दिए गए हैं। 

• आप मन की शांति के साथ बाधाओं से मुक्त रहेंगे। 

जब आप अपने प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए गेटिंग थिंग्स डन पद्धति का पालन करते हैं, तो आप उन बाधाओं से छुटकारा पा लेते हैं जो मन की शांति को खराब कर सकती हैं। जब आपके मन में चीजें होती हैं, उन्हें कागज या टू-डू लिस्ट पर लिखने के बजाय, तो आप कुछ न करके अपना समय बर्बाद कर रहे होते हैं और अपनी आंतरिक शांति के साथ समझौता कर रहे होते हैं। लेकिन यदि आप गेटिंग थिंग्स डन पद्धति को अपनाते हैं, तो आप अभिभूत नहीं होंगे और अपने दिमाग में हर समय अलग-अलग विचारों को सुलझाने के बजाय शांतिपूर्ण नींद का आनंद लेंगे। 

• आप व्यवस्थित रहेंगे। 

आपके आस-पास सब कुछ व्यवस्थित होगा, चाहे वह आपका कार्यस्थल हो या व्यक्तिगत जीवन। जब आपने सब कुछ योजनाबद्ध कर लिया है, कचरे से छुटकारा पा लिया है, और हर पहलू को स्पष्ट कर दिया है, तो आप एक सक्रिय व्यक्ति के रूप में कार्य करेंगे और आसानी से बाधाओं से बच सकेंगे। 

• आप अपना कीमती समय बचाएंगे। 

बहुत अधिक सोचना और कुछ न करना केवल आपके समय को नष्ट करता है। इसलिए, चीजों को केवल मन में रखना आपके मानसिक स्वास्थ्य के लिए हानिकारक है। चीजों को कागज या किसी एप्लिकेशन पर मैप करें और पूरा होने पर उन्हें मार्क करते रहें। 

• आप बेहतर संबंध विकसित करेंगे। 

जब आप चीजों को व्यवस्थित करते हैं, तो आपको निश्चित रूप से पता चल जाएगा कि कौन विशिष्ट कार्यों को बेहतर ढंग से संभाल सकता है। आप संबंधित कौशल वाले व्यक्ति को कार्य सौंपेंगे और इसे समय पर पूरा करवाएंगे। यह आपको कार्यस्थल में बेहतर संबंध विकसित करने में मदद करेगा। 

निष्कर्ष 

गेटिंग थिंग्स डन पद्धति हमेशा आपके प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक पूरा करने की यात्रा का एक मार्ग है क्योंकि यह आपको अपडेट रखती है और आपके और आपके टीम के सदस्यों के प्रत्येक कार्य की निगरानी करती है।