प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे बनें? विस्तृत मार्गदर्शिका

प्रोजेक्ट मैनेजर क्या है?

“प्रोजेक्ट मैनेजर” (Project Manager) शब्द अपने आप में स्पष्ट है, यानी वह व्यक्ति जो किसी प्रोजेक्ट का प्रबंधन करता है।

हमारे मामले में, यह वह व्यक्ति है जो उस दायरे के प्रोजेक्ट्स का प्रबंधन करता है जिसकी चर्चा हमने अपने परिचयात्मक पैराग्राफ में की है।

• वे सभी कर्मचारियों और उनकी प्रगति की निगरानी करने, समय-समय पर प्रोजेक्ट की समीक्षा करने और उसके अनुसार वरिष्ठों को रिपोर्ट सौंपने जैसी चीजों के लिए जिम्मेदार होते हैं।

• उनके पास कार्य सौंपने और समय-समय पर प्रोजेक्ट के लिए नए कर्मचारियों को काम पर रखने की जिम्मेदारी भी होती है।

ज्यादातर मामलों में, सीईओ और अन्य वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा प्रोजेक्ट मैनेजरों को प्रोजेक्ट प्रबंधित करने के लिए स्वतंत्र छोड़ दिया जाता है। हालांकि, अधिक से अधिक, उन्हें एक प्रेजेंटेशन देने के लिए कहा जाएगा जो कंपनी को प्रोजेक्ट के दायरे और उनकी टीम द्वारा की गई प्रगति को समझने में मदद करती है। प्रोजेक्ट मैनेजर शुरुआत से लेकर प्रोजेक्ट पूरा होने तक उससे जुड़े रहते हैं।

प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए आवश्यक कौशल:

सभी पेशेवर क्षेत्रों की तरह, एक अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए विशेष कौशल की आवश्यकता होती है। यदि किसी पीएम (PM) के पास वे कौशल हैं, तो उन्हें एक आदर्श और कुशल प्रोजेक्ट मैनेजर कहा जा सकता है। हालाँकि, यदि उनमें उन कौशलों की कमी है, तो वे एक अर्थ में अधूरे हैं, और उन्हें बहुत अधिक अनुभव की आवश्यकता हो सकती है। जब हम बात करते हैं कि प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे बनें, तो आपके पास होने वाले कुछ कौशल नीचे दिए गए हैं।

आपको जोखिम प्रबंधन में अच्छा होना चाहिए

जोखिम प्रबंधन (Risk management) एक महत्वपूर्ण कौशल है जिसे प्रोजेक्ट मैनेजरों को जानने की आवश्यकता है। इस शब्द का अर्थ है कि जब भी कोई संकट उत्पन्न होता है, या कोई ऐसा कार्य सौंपा जाता है जिसमें बहुत कुछ दांव पर लगा होता है, तो व्यक्ति का दिमाग शांत होना चाहिए। ऐसे मामले में, उनके पास इस तरह से आत्मनिरीक्षण करने, विश्लेषण करने, योजना बनाने और उसे लागू करने की क्षमता होगी जिससे टीम को अधिकतम लाभ मिले।

प्रोजेक्ट प्रबंधन का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू त्वरित और सहज निर्णय लेने में सक्षम होना है। एक व्यक्ति जिसे निर्णय तक पहुँचने के लिए दूसरों पर निर्भर रहना पड़ता है, अनिर्णायक रहता है, या किसी महत्वपूर्ण कार्य को करने के साहस की कमी रखता है, वह प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए अनुपयुक्त है। इसके लिए Gantt chart सॉफ्टवेयर महत्वपूर्ण हैं।

आपको अच्छी तरह से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए

यह संभवतः सबसे महत्वपूर्ण कौशल है जो एक प्रोजेक्ट मैनेजर के पास होना चाहिए। वास्तव में, एक व्यक्ति जो साक्षात्कार में यह कौशल दिखाता है, उसे प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में नौकरी मिलने की लगभग 100% संभावना होती है, बशर्ते उनके पास आवश्यक योग्यताएं हों।

अच्छे संचार के साथ, कोई भी लोगों को स्पष्ट कर सकता है कि क्या चल रहा है और क्या करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, अच्छा संचार कौशल कर्मचारियों के बीच बेहतर संबंध और सिस्टम के सुचारू कामकाज की अनुमति देता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अच्छे संचार कौशल में न केवल अच्छी बोली और आत्मविश्वास शामिल है, बल्कि धैर्य और दूसरों को सुनने और समझने की क्षमता (उनकी भावनाओं सहित) संचार कौशल का एक महत्वपूर्ण पहलू है।

आपको नेतृत्व करने और जिम्मेदारी लेने में सक्षम होना चाहिए

किसी प्रोजेक्ट के भीतर, एक प्रोजेक्ट मैनेजर आमतौर पर लीडर होता है या लीडर के बाद दूसरा व्यक्ति होता है। इसका मतलब है कि एक प्रोजेक्ट मैनेजर के पास दूसरों का नेतृत्व करने और उन्हें निर्देश देने की क्षमता होनी चाहिए। जो व्यक्ति स्वयं नहीं समझता कि क्या करना है, वह किसी भी तरह से दूसरों का मार्गदर्शन नहीं कर सकता है, और इसलिए वह प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए अनुपयुक्त है।

• दूसरा भाग जिम्मेदारी लेना है। किसी भी व्यवस्था, समाज या प्रोजेक्ट का नेता वही होता है जिसने दिशा दी और योजना बनाई।

• इस प्रकार, यदि चीजें विफल होती हैं या गलत हो जाती हैं, तो उनके पास जो कुछ भी हुआ उसकी जिम्मेदारी लेने की क्षमता होनी चाहिए, चाहे वह उनकी गलती हो या किसी कर्मचारी की।

• यदि प्रोजेक्ट मैनेजर जिम्मेदारी नहीं ले सकता है, तो उसके पास वहां होने का कोई कारण नहीं है।

इसलिए, यदि आप पूछ रहे हैं कि प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे बनें, तो यह कौशल होना वास्तव में महत्वपूर्ण है।

प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए स्टेप-बाय-स्टेप गाइड

प्रोजेक्ट मैनेजर बनने का रास्ता उतना लंबा नहीं हो सकता है, लेकिन आप इसे काफी रोमांचक पाएंगे। आप या तो बिना किसी कौशल या योग्यता के सीधे प्रोजेक्ट मैनेजर बन सकते हैं, या आप प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए मानक प्रक्रिया से गुजर सकते हैं। हालाँकि, इस खंड में, हम मानक प्रक्रिया पर चर्चा करेंगे। स्टेप-बाय-स्टेप गाइड इस प्रकार है:

अपनी आंतरिक क्षमता की पुष्टि करें

यदि आपके मन में प्रोजेक्ट मैनेजर बनने का विचार या इच्छा आती है, तो आपको अचानक निर्णय लेने से पहले अपने भीतर झांकना होगा। इसका मतलब है कि आपको यह देखना होगा कि क्या आपके पास प्रोजेक्ट मैनेजर बनने के लिए आवश्यक कौशल, अनुभव या क्षमता भी है।

• यदि आपको लगता है कि आपमें उनकी "गंभीर" रूप से कमी है, तो आपको किसी अन्य करियर विकल्प की तलाश करनी चाहिए।

• यहाँ "गंभीर" कमी का मतलब है कि यदि आप कितनी भी कोशिश क्यों न कर लें, आप आवश्यक कौशल प्राप्त नहीं कर सकते, क्योंकि यह आपके स्वभाव का हिस्सा नहीं है।

हालांकि, अगर आपको लगता है कि प्रशिक्षण और अनुभव के साथ आपके पास वे कौशल हो सकते हैं, तो आपके पास अपने सपने को छोड़ने का कोई कारण नहीं है। हालाँकि, आपको अपने प्रति ईमानदार होना होगा।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का कोर्स करें

आपको प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का कोर्स करने पर विचार करना चाहिए। यह आपको आवश्यक कौशल प्राप्त करने में मदद करेगा और आपको उन उपकरणों से अवगत कराएगा जिनकी एक सामान्य प्रोजेक्ट मैनेजर को पहले से आवश्यकता होती है।

हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आप बिना किसी कोर्स के प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं बन सकते। हालाँकि, यह रास्ता थोड़ा कठिन होगा। हमने अगले भाग में इस पर विस्तार से चर्चा की है।

अपनी आकांक्षाओं को महसूस करें

अब आपका अगला कदम प्रोजेक्ट मैनेजर की नौकरी के लिए आवेदन करना है। हालाँकि, ऐसी कंपनी या संगठन में आवेदन करने के लिए सतर्क रहें जहाँ आप अपने सपने के करीब पहुँच सकें, और आप वह वास्तविक विकास देखेंगे जिसकी आपने कामना और अपेक्षा की थी।

देखें कि क्या आपको एक मेंटर की आवश्यकता है

आपको एक मेंटर रखने पर विचार करना चाहिए। हालाँकि यह कोई आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपके पास हर समय एक सहायक और मार्गदर्शक होगा, जो आपको उन सभी गलतियों को करने से बचाएगा जो एक प्रोजेक्ट मैनेजर आमतौर पर करता है। इसके अलावा, एक मेंटर के माध्यम से, आप बहुत तेज़ी से आगे बढ़ने में सक्षम होंगे।

सर्टिफाइड प्रोजेक्ट मैनेजर बनना बेहतर क्यों है?

एक सर्टिफाइड प्रोजेक्ट मैनेजर वह होता है जिसने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट (PMI) से प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्रोफेशनल (PMP) सर्टिफिकेशन प्राप्त किया हो। PMP के रूप में प्रमाणित होना बेहतर है क्योंकि इससे आपको बेहतर प्रोजेक्ट्स को संभालने का अवसर मिलेगा, और कंपनियों को आप पर अधिक भरोसा होगा।

• इसके अलावा, यह सर्टिफिकेशन आपको ऐसे कौशल प्रदान करता है जिन्हें आप केवल यूँ ही प्रोजेक्ट मैनेजर बनकर हासिल नहीं कर सकते।

• PMI से सीखे गए कौशल आपको उन गलतियों से बचने में सक्षम बनाएंगे जो आप अन्यथा (संभावित रूप से) करते, और इससे आप और आपको काम पर रखने वाली कंपनी को बहुत सारे नुकसान और शर्मिंदगी से बचत होती है।

बिना योग्यता और अनुभव के प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे बनें?

हम पहले ही प्रोजेक्ट मैनेजर बनने की मानक प्रक्रिया पर चर्चा कर चुके हैं। हालाँकि, हमने बिना योग्यता और अनुभव के PM बनने वाले हिस्से को छोड़ दिया था। हमने उस हिस्से को बाद के लिए बचाकर रखा था, और अब हम उस पर चर्चा करेंगे। यहाँ बताया गया है कि आप बिना योग्यता और अनुभव के प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे बन सकते हैं:

आपको कॉर्पोरेट वातावरण के बारे में पता होना चाहिए

एक प्रोजेक्ट मैनेजर कॉर्पोरेट वातावरण का सार होता है। दूसरे शब्दों में, यह ऐसा है जैसे वे इस प्रणाली का एक अभिन्न अंग हैं, बल्कि इसी से बने हैं। यदि आप इस बात से अवगत नहीं हैं कि सामान्य 9-से-5 की नौकरी में चीजें कैसे चलती हैं, तो आपको एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में खुद को ढालना काफी कठिन लगेगा।

यह आपके लिए काफी डरावना हो सकता है। भले ही आपके पास प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में योग्यता या अनुभव न हो, आपको (कम से कम) उस वातावरण के बारे में पता होना चाहिए जिसमें उन्हें काम करना पड़ता है। 'प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे बनें' की बात आने पर यह वास्तव में महत्वपूर्ण है।

आपके पास एक मेंटर होना चाहिए

इस विशेष मामले में (पिछले वाले के विपरीत), आपके पास एक मेंटर होना ही चाहिए। मेंटर के बिना, आप यह नहीं समझ पाएंगे कि आपको क्या करना है, और चीजों के पूरी तरह से विफल होने की अधिक संभावना है। एक मेंटर के साथ, कम से कम आपके पास एक दिशा होगी।

पढ़ने की आदत होना एक अतिरिक्त लाभ होगा

यदि आपको किताबें पढ़ने की आदत है, विशेष रूप से स्वयं सहायता और नेतृत्व पर, तो आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में काफी अच्छा प्रदर्शन करेंगे। आपका अध्ययन आपको सभी आवश्यक उपकरण प्रदान करेगा और आपको प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के सभी मूलभूत कौशल सिखाएगा।

अंतिम विचार

इस लेख में, हमने प्रोजेक्ट मैनेजर के बारे में हर बारीक पहलू पर चर्चा की है, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे बनें?

प्रोजेक्ट मैनेजर एक अच्छी तनख्वाह वाली नौकरी है जो आपको नेतृत्व के बारे में बहुत कुछ सिखाती है और आपके कौशल को निखारती है। इसके अलावा, एक सामान्य कर्मचारी के विपरीत, आपको कई अन्य क्षेत्रों में बहुत सी चीजें सीखने को मिलती हैं, जो आपके क्षितिज को विस्तृत करती हैं और आपको एक बेहतर दृष्टिकोण प्रदान करती हैं। स्पष्ट रूप से, यहाँ विकास की बहुत संभावना है, और जो लोग प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की नौकरी का अच्छा उपयोग करते हैं, वे निश्चित रूप से उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं और शक्ति एवं नेतृत्व के पदों तक पहुँचते हैं।