परियोजनाओं का अनुमान कैसे लगाएं? संपूर्ण मार्गदर्शिका

एक प्रोजेक्ट मैनेजर एक बड़ा आर्थिक निवेश करने से पहले सही अनुमान लगाने के लिए जिम्मेदार होता है। किसी प्रोजेक्ट का अनुमान लगाना हमेशा आसान और सटीक नहीं होता है, लेकिन खर्चों को पूरा करने, कार्यों को शेड्यूल करने और एक कुशल टीम को काम पर रखने के लिए ऐसा करना आवश्यक है।

यदि अनुमान नहीं लगाए जाते हैं, तो आपके project management के लिए एक बेहतर योजना बनाना संभव नहीं है और आप नहीं जानते कि आपके पास जो संसाधन हैं वे प्रोजेक्ट के पूरा होने के लिए पर्याप्त हैं या नहीं। यह स्थिति आपको प्रोजेक्ट छोड़ने के लिए मजबूर कर सकती है जिससे आपके प्रयास, निवेश और संसाधन बेकार हो सकते हैं।

प्रोजेक्ट्स का अनुमान कैसे लगाएं, इस पर एक संपूर्ण मार्गदर्शिका

प्रोजेक्ट्स का अनुमान लगाने के लिए कुछ महत्वपूर्ण टिप्स साझा किए गए हैं जो बिजनेस प्रोजेक्ट शुरू करने से पहले आपकी सहायता करेंगे। तो, चलिए समझते हैं कि प्रोजेक्ट्स का अनुमान कैसे लगाया जाए।

प्रोजेक्ट अनुमान के मुख्य घटक हैं:

• बजट का अनुमान
• संसाधन का अनुमान
• प्रयास का अनुमान
  

1. टॉप-डाउन अनुमान

टॉप-डाउन अनुमान प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा अन्य उच्च प्रबंधन के साथ मिलकर लगाए जाते हैं जिसमें वित्तीय प्रबंधक, मालिक और कंपनी के अनुभवी जूरी सदस्य शामिल होते हैं। टॉप-डाउन प्रोजेक्ट अनुमान पिछले अनुभवों और प्रोजेक्ट शुरू करने के लिए कार्यों को निर्दिष्ट करने पर आधारित होता है।

• आप कह सकते हैं कि टॉप-डाउन अनुमान किसी प्रोजेक्ट के लक्ष्यों और मिशन विवरण को निर्धारित करने और फिर इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए तदनुसार टीम के सदस्यों का चयन करने का एक दृष्टिकोण है।
• इस अनुमान के लिए काम को टुकड़ों में विभाजित करने की आवश्यकता होती है ताकि इसे टीम के सदस्यों के लिए अधिक सटीक और स्पष्ट बनाया जा सके। लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, कार्यों को आगे छोटे टुकड़ों में विस्तारित किया जाता है।

उसी प्रोजेक्ट के पिछले अनुभवों पर विचार करके, आवश्यक कदमों को परिभाषित किया जाता है और टीम के सदस्यों को एक बड़ी स्पष्ट तस्वीर दिखाते हुए वर्गीकृत किया जाता है। प्रोजेक्ट मैनेजर प्रमुख कार्यों की पहचान करना आसान बनाता है जिन्हें टीम द्वारा आगे परिष्कृत किया जाता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा समयसीमा, लागत और बजट का एक मोटा अनुमान लगाया जाता है जो बिल्कुल सटीक नहीं होता है लेकिन प्रोजेक्ट को संभालने के लिए एक प्रारंभिक दिशा प्रदान करता है। बजट के बारे में यह प्रारंभिक मोटा खाका आपके क्लाइंट को अनुमानित बजट और अवधि के बारे में संतुष्ट करने के लिए फायदेमंद हो सकता है। लेकिन यह विवरण जाने बिना और प्रक्रिया में पड़े बिना केवल भविष्यवाणी आधारित अनुमान है।

2. बॉटम-अप अनुमान

बॉटम-अप अनुमान टॉप-डाउन अनुमान के समान ही लगता है क्योंकि यह भी पिछले प्रोजेक्ट अनुभवों पर आधारित है लेकिन यह टॉप-डाउन अनुमान की तुलना में अधिक सटीक और निश्चित अनुमान है। इस प्रकार का अनुमान प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट पूरा करने के लिए अनुमानित लागत और समयसीमा के बारे में सबसे अधिक आश्वस्त बनाता है।

• अनुमानित लागत और अवधि में बदलाव की बहुत कम संभावना होती है। बॉटम-अप अनुमान अधिक विस्तृत होता है क्योंकि इसे प्रोजेक्ट के लंबे अध्ययन और इसे शुरू करने से पहले निर्धारित लक्ष्यों के बाद बनाया जाता है।
• प्रोजेक्ट मैनेजर टीम के सदस्यों को व्यक्तिगत रूप से हर कार्य को परिभाषित करता है, उन्हें समूहों से अलग करता है जैसा कि टॉप-डाउन अनुमान में बनाया गया था।

बॉटम-अप अनुमान बजट, शेड्यूल और संसाधनों के उपयोग के बारे में सही साबित होता है। इसलिए, आप कह सकते हैं कि यह बजट अपेक्षित और वास्तविक लागत, समय अवधि और उपयोग की गई संसाधन मात्रा में स्पष्ट अंतर करने में सहायक है।

यदि आप बॉटम-अप अनुमान तकनीक का पालन करते हैं तो आपको योजना विकसित करने के लिए लंबी समय अवधि की आवश्यकता होगी। सटीक अनुमान लगाने के लिए अधिक संसाधनों को ध्यान में रखा जाता है जैसे कि आपको साइट के बारे में विस्तृत अध्ययन करने के लिए फील्ड टूर करने के लिए परिवहन की आवश्यकता होगी।

जिसके लिए आप भर्ती करने के लिए मजदूरों की संख्या का अनुमान लगाएंगे; आप संसाधनों के उपयोग का निर्णय लेंगे और हाँ, क्लाइंट को संतुष्ट करने के लिए सटीक समय सीमा तय करेंगे।

अनुरूप अनुमान:

इस प्रकार का अनुमान एक ही प्रकार के पिछले प्रोजेक्ट की तुलना हाल के प्रोजेक्ट से करने पर आधारित है। यह अनुमान तब सहायता प्रदान करता है जब आपके पास प्रोजेक्ट की लागत और उसे पूरा करने के लिए आवश्यक समय के बारे में पर्याप्त जानकारी नहीं होती है।

जब क्लाइंट द्वारा आपके साथ पर्याप्त विवरण साझा नहीं किए जाते हैं या क्लाइंट को प्रोजेक्ट के बारे में अधिक जानकारी नहीं होती है और वह आपसे प्रोजेक्ट को पूरा करने के खर्चों को पूरा करने के लिए लागत का अनुमान लगाने के लिए कहता है और निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए टीम के सदस्य द्वारा आवश्यक संसाधनों के बारे में पूछता है।

एक अनुरूप अनुमान निर्धारित करने के मुख्य तत्व हैं:

• पिछले और हाल के प्रोजेक्ट की जानकारी की तुलना की जाती है
• मान लीजिए कि पिछले प्रोजेक्ट की लागत दस लाख थी और अनुमान है कि इस प्रोजेक्ट की लागत भी उतनी ही होगी
• इसी तरह, समय की अवधि की तुलना की जाती है और अनुमान लगाया जाता है
• एक अच्छा अनुमान लगाने के लिए समान प्रकृति के प्रोजेक्ट पर विचार किया जाता है और तुलना की जाती है
• सफल परिणाम प्राप्त करने के लिए पिछले प्रोजेक्ट को पूरा करने के दौरान किए गए कार्यों को प्राथमिकता दी जाती है

इस प्रकार का अनुमान टॉप-डाउन अनुमान जैसा लगता है और हर समय सटीक नहीं होता है। यदि आपने पहले उसी प्रकृति के प्रोजेक्ट को संभाला है तो यह फायदेमंद हो सकता है।

3. विश्लेषणात्मक अनुमान

यह अन्य तकनीकों की तुलना में अधिक सटीक है क्योंकि यह आपके प्रोजेक्ट का अधिक सटीक अनुमान लगाने के लिए ऑटो गणना (auto calculations) पर चर्चा करता है। विश्लेषणात्मक अनुमान अधिक सटीक है क्योंकि यह आपको प्रोजेक्ट की अधिक सटीक समय सीमा और लागत का अनुमान लगाने की अनुमति देता है।

आपको हाल के प्रोजेक्ट के बारे में कुछ बुनियादी जानकारी एकत्र करने और उन्हें पिछले प्रोजेक्ट के साथ मिलाने और समानताएं खोजने की आवश्यकता है। उसके बाद, आप उस पर काम करने के लिए रणनीतियाँ निर्धारित करते हैं। आप लक्ष्य प्राप्त करने के लिए इकाइयों को परिभाषित करने में सक्षम होंगे।

प्रत्येक गतिविधि के लिए दिए जाने वाले समय का अनुमान लगाकर उसे व्यवस्थित करने की आवश्यकता है और फिर उन इकाइयों को अपने साथ सहायक के रूप में लें। इकाइयां उपकरण, मशीनरी, सॉफ्टवेयर या कर्मचारी हो सकते हैं। परियोजना पूरा करने के लिए आप जो आंकड़े लेने जा रहे हैं, उनके बारे में बहुत स्पष्ट रहें।

उसके बाद पिछले प्रोजेक्ट के कार्यों (to-dos) को व्यवस्थित करें और लागत तथा समयसीमा के बारे में स्पष्ट गणना करें ताकि आप हालिया प्रोजेक्ट के लिए इसका सटीक अनुमान लगा सकें।

यह केवल पहले से एकत्र किए गए डेटा पर निर्भर नहीं करता है, बल्कि हालिया प्रोजेक्ट की मांग और परिणाम-उन्मुख अनुमान लगाने की आवश्यकता पर भी निर्भर करता है जो आपके और आपके क्लाइंट या बॉस के बीच विश्वास विकसित करेगा।

यह प्रोजेक्ट्स का अनुमान कैसे लगाया जाए, इस प्रश्न का उचित स्पष्टीकरण था।

शुरुआती लोगों के लिए सफल अनुमान लगाने के कुछ महत्वपूर्ण कदम:

आप एक अनूठी और प्रभावी शैली में काम करने के लिए कुछ प्रबंधकीय कदम भी उठा सकते हैं जैसे आप निम्नलिखित तकनीकों पर विचार कर सकते हैं

• अपने टीम के सदस्यों की प्रोफाइल का गहन अध्ययन करें

जब आप एक लीडर की तरह टीम के साथ काम करने जा रहे हों, तो अपनी टीम के सदस्यों के कार्य इतिहास के बारे में जानने के लिए समय निकालें। यह आपको किसी विशिष्ट कार्य को करने के लिए उपयुक्त व्यक्ति खोजने में मदद करेगा।

आप अपनी टीम को उनके कार्य के अनुसार अपना समय व्यवस्थित करने के लिए कहकर उनके कार्यों को करने के लिए निर्देशित कर सकते हैं। इससे आपको अपनी टीम को ट्रैक पर रखने और उस बिंदु का विश्लेषण करने में मदद मिलेगी जहां आपके प्रोजेक्ट में कमी है और इसके पीछे क्या कारण है। उसके बाद, आप इसे प्रभावी ढंग से सुलझाने में सक्षम होंगे।

• कंपनी की कार्यशैली का अध्ययन करें

अलग-अलग कंपनियां अलग-अलग शैलियों में काम करती हैं। कुछ कंपनियां अपनी वित्तीय स्थिति के कारण छोटे पैमाने के प्रोजेक्ट लॉन्च करती हैं और कुछ बड़े पैमाने पर और महंगे प्रोजेक्ट पर काम करती हैं क्योंकि वे उनके खर्चों को वहन कर सकती हैं।

कंपनी के इतिहास, वे कैसे काम करते हैं और अतीत में उन्होंने क्या योजना बनाई थी, यह जानना बेहतर होगा। यह आपको प्रोजेक्ट की लागत और समय का अच्छा अनुमान लगाने में मदद करेगा।

• अपने प्रोजेक्ट कार्यों को छोटे-छोटे टुकड़ों में विभाजित करें

अपने क्लाइंट के साथ अच्छा संवाद करने और प्रोजेक्ट के उद्देश्यों को जानने के बाद, आप बेहतर जानते हैं कि आपके क्लाइंट की मांग को पूरा करने के लिए आपको क्या कार्य करना है जिसकी वह इस प्रोजेक्ट से उम्मीद कर रहा है।

आपको कार्यों को उप-कार्यों (subtasks) में विभाजित करने की आवश्यकता है ताकि आप भूमिका और प्रदर्शन पर चर्चा करके अपनी टीम के साथ विस्तार से काम कर सकें। जब कार्यों को विभाजित और उप-विभाजित किया जाता है, तो किसी व्यक्ति के लिए इसके पीछे के उद्देश्य को समझना बहुत स्पष्ट हो जाता है।

उसके बाद, आप यह जान पाएंगे कि इन विशिष्ट कार्यों को करने के लिए आपको कितने श्रमिकों की आवश्यकता है, अपने काम को ठीक से करने के लिए आपको किस प्रकार के उपकरणों और सामग्रियों की आवश्यकता है। इन चीजों को परिभाषित करके आप प्रोजेक्ट पूरा होने की लागत और समय का अनुमान लगा सकते हैं।

• टीम Gantt chart विकसित करके अपने अनुमान को सटीक बनाएं

सबसे प्रभावी प्रबंधन कौशल समय पर प्रबंधन करने के लिए आपके कार्यों को ठीक से निर्धारित करने की मांग करते हैं। आप टीम Gantt chart विकसित करके ऐसा कर सकते हैं। यह आपके लिए यह अनुमान लगाने में मददगार होगा कि आपका प्रोजेक्ट कितने दिनों या महीनों में पूरा होगा और प्रोजेक्ट के पूरा होने तक आपको कितने खर्च की उम्मीद करनी चाहिए।

Conclusion:

विभिन्न प्रोजेक्ट अनुमान तकनीकें आधिकारिक तौर पर पेश की गई हैं और छोटे प्रोजेक्ट के लिए अनुमान लगाने में शुरुआती लोगों के लिए फायदेमंद हो सकती हैं। पिछले अनुभव उसी प्रोजेक्ट से निपटने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं लेकिन यदि आप नए हैं तो चिंता करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

आप अपने प्रोजेक्ट का अच्छा अनुमान लगाने और अपने क्लाइंट या बॉस को संतुष्ट करने के लिए लेख के अंत में ऊपर बताए गए चरणों का पालन कर सकते हैं। उपरोक्त दिशानिर्देशों का पालन करके आप जानेंगे कि प्रोजेक्ट्स का अनुमान कैसे लगाया जाता है।